Діяльність Інституту раціоналізації управління в напрямі документаційного забезпечення управління

Сучасне діловодство в Україні являє собою ділянку управлінської праці, що має розвинуте нормативно-методичне, організаційно-правове забезпечення та відповідну матеріально-технічну базу. Разом з тим, слід пам’ятати, що успіхи сучасного діловодства стали можливими на основі використання досвіду організації діловодства у попередні роки, зокрема в період становлення та розвитку радянського державного апарату в 1920; 1930;ті рр. Цей період характерний закладенням основ апарату управління, який потім функціонував більше сімдесяти років, до 1991 р. Організація діловодства відноситься до функції забезпечення управлінської діяльності та нерозривно пов’язана з організацією роботи управлінського апарату загалом. Питаннями документаційного забезпечення управління в такому контексті у зазначений період займалися багато установ, зокрема оргбюро, Радноп, Укроргбуд, Асоціація працівників управлінської праці, органи державного контролю, Всеукраїнський інститут праці та інші. Проте, якщо діяльність зазначених інституцій більшою чи меншою мірою вивчена у спеціальній літературі, то діяльність Інституту раціоналізації управління (ІРУ) в напрямі розробки й удосконалення діловодних процесів потребує окремого ґрунтовного документознавчого дослідження з огляду на накопичений ним багатий досвід, що є надзвичайно складним і суперечливим, пов’язаним з подоланням труднощів і недоліків у творчій роботі, яка в силу свого новаторства не була позбавлена помилок і прорахунків.

Отже метою даної статті є дослідження діяльності, безпосередньо пов’язаної з розробкою та удосконаленням організації діловодства в радянських установах України, однієї з провідних наукових інституцій у 1920; 1930;ті роки в Україні - Інституту раціоналізації управління.

З огляду на той факт, що опрацювання, а головне — критичний аналіз даних питань стало можливим лише в останні десятиліття, діяльність наукових інституцій зокрема та історія діловодства 1920;1930;х рр. загалом розглянута в незначній кількості публікацій. Це, зокрема, праці таких вчених, як К. Мітяєв, Я.З. Лівшиць, С.Н. Іконніков, А. М. Сокова, Н. С. Костинська, С. Г. Кулешов, М.І. Додонова, М.В. Ларін, І.Є. Тамм, Д.І. Сольський та інші [21;22;24;25;27;30;31;33], в яких розкрито окремі аспекти історії діловодства в Україні в різні періоди.

Окремо слід відзначити працю С. Г. Кулешова «З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920;1920;х роках>>[25], де автор звертає увагу на необхідність дослідження різних періодів історії діловодства, зокрема періоду 1920;1930;х років, та вперше за архівними матеріалами дає аналіз діяльності ІРУ. Однак на сьогодні все ж відсутня фундаментальна праця з історії діяльності ІРУ, що й зумовлює необхідність подальших розробок.

Інститут раціоналізації управління при Народному комісаріаті Робітничо-селянської інспекції (HK PCI) УСРР Постановою Ради народних комісарів від ЗО липня 1929 р. було утворено на базі колишнього Всеукраїнського інституту праці, що фактично працював ще з 1921 рокуГ 12, арк.1].

Положення про ІРУ було затверджене Колегією HK PCI УСРР, протокол № 10, п.1[12,арк.1] та визначало ІРУ як науково-дослідницький орган, що розробляє проблеми раціоналізації управління та здійснює допомогу HK PCI у справі розробки заходів з реконструкції управління у відповідності з основними завданнями соціалістичного будівництва та досягненнями в сфері сучасної науки та техніки.

Для здійснення цих цілей, відповідно до Положення, Інститут повинен був організовувати роботу за такими напрямами:

• — науково-дослідницька розробка питань раціоналізації управління та пов’язаних з ними методологічних питань;
• — на основі використання результатів науково-дослідницької роботи та узагальнення раціоналізаторського досвіду розроблення раціоналізаторських заходів для їх масового розповсюдження в апаратах управління;
• — поширення раціоналізаторських знань в масах та організація консультацій практико-раціоналізаторських органів з питань методології та методики раціоналізації;
• — підготовка раціоналізаторських кадрів[ 12, арк.2].

Отож, робота ІРУ в 1929;1930 рр. в основному була зосереджена на таких питаннях, як раціональна постановка управлінського апарату; механізація обліку; вивчення раціоналізаторських профілів; та підготовка кадрів[13,арк.24], значно зменшивши увагу до діловодних процесів у порівнянні з діяльністю того ж ВУІП, хоча окремі завдання, пов’язані з раціоналізацією окремих його процесів, продовжували фіксуватися в планах Інституту.

На сьогодні за архівними матеріалами досить складно визначити, якою точно була структура Інституту, однак достеменно відомо, що 1933 року вона виглядала таким чином:

Як видно з наведеної схеми, у складі Інституту працювали й філії: Дніпропетровська, Київська, Одеська та у Сталіно. Однак кількість працівників у них була досить незначною: якщо станом на 1 січня 1934 року в ІРУ працювало 120 осіб, з яких 58 були керівники та наукові співробітники, то у філіях — не більше 10, з них до семи чоловік — науковці[13,арк.10].

За даними сектору кадрів, які він готував кожні три роки на кожну групу працівників для їх подання за спеціальною формою до облікового відділу ЦК КП (б)У, станом на грудень 1930 року[ 13] наукових працівників в ІРУ нараховувалося 58 осіб, переважну більшість з яких складали люди віком від 24 до 40 років (72%), безпартійні, бувші службовці з вищою освітою (76%). В такому ж звіті за 1933 рік[13,арк.36−37] ситуація з науковими кадрами дещо інша: як і раніше переважну більшість складають люди віком від 24 до 40 років (74%), однак у порівнянні з 1930 роком збільшується кількість селян, які працюють в ІРУ (31%). Кількість осіб з вищою економічною освітою становить 72% від загальної кількості, які здебільшого закінчили вищі навчальні заклади у період з 1922 по 1929 роки та пізніше (50%). Також збільшується частка партійних працівників серед науковців і становить 14%. Однак зазначена категорія працівників має незначний стаж роботи в даній сфері - від року до п’яти — 65%, а на займаних посадах працює переважно від двох-трьох років і дещо більше — 67%[13,арк.36−37].

Слід також зазначити, що серед працівників Інституту були раціоналізатори-організатори вищої кваліфікації й раціоналізаторипрактики, інженери й техніки, бухгалтери, філософи, агрономи та бібліографи. Така різнорідність кваліфікації кадрів ІРУ пояснювалася комплексним характером роботи Інституту, що вимагав від працівників, крім основних спеціальностей, обізнаності із спорідненими спеціальностями, що досягалося шляхом підвищення кваліфікації наукових працівників[ 13, арк.32].

Інститут видавав інформаційний бюлетень «За соціалістичну раціоналізацію>>[12,арк.148], в рубриках якого вміщувалися різні матеріали, що висвітлювали діяльність Інституту, це, зокрема, плани, повідомлення про заходи, конференції, звіти про виконану роботу, в тому числі й окремих підрозділів тощо, організаційні, розпорядчі та інші документи. Таку інформацію подавали й деякі філії Інституту, наприклад Дніпропетровська, у «Трибуні раціоналізатора"[12,арк.і74].

Єдиною працею з діловодства, підготовленою працівниками ІРУ, є, як зазначено у вступній частині, посібник під назвою: «Материалы о ведении делопроизводства^ 10]. Це машинописний текст обсягом 169 сторінок, оформлений у справу. Перші розділи посібники присвячені розміщенню структурних підрозділів, організації робочих місць і довідкової служби, умовам праці, порядку надсилання поштових відправлень та роботі кур'єрської служби, внутрішньому та зовнішньому зв’язку.

Безпосередньо діловодні процеси розглядаються у контексті планування роботи президії міськради і райвиконкому та організацією так званого «протокольного діловодства». При цьому значну увагу зосереджено на питаннях ведення протоколів, оформлення постанов, контролі їх виконання, систематизації питань у картотеці, «переховуванню матеріалів» тощо. діловодство управління інститут раціоналізація У посібнику обґрунтовується ефективність безреєстраційної системи діловодства, підтримуючи тогочасну поширену думку про її переваги завдяки подоланню зайвих, бюрократичних перешкод у роботі й прискоренню документообігу. Посібник також містить схему діловодних процесів за такої системи. Крім того, для контролю за виконанням листів у посібнику пропонувалося застосовувати так звані «меморіальні індекси».

Значну увагу у посібнику зосереджено на правилах створення «бумаг» (як тоді називали усі документи), зокрема їх виготовленні друкаркою та надсиланні. Також розглядаються процеси оформлення справ «відроблених» документів із зазначенням їх обсягу — не більше 150 аркушів. Детально охарактеризовано методи контролю та перевірки стану діловодства. В окремому розділі розглядається загальне діловодство сільських рад, акцентуючи при цьому увагу на питаннях оформлення документів, фіксування окремих реквізитів, необхідності розмітки площі документа для цього тощо.

Значний інтерес представляють інструктивні та інші матеріали посібника, які можна вважати додатками до нього. Це, зокрема, загальні методичні засади побудови класифікаторів справ, приклади класифікаторів справ міськради, райвиконкому та сільради, «Інструкція про роботу по виконанню завдань вищих органів в апараті міськрад та райвиконкомів» тощо.

У посібнику також проаналізовано процеси роботи кадрової служби установи, зокрема оформлення особової картки, номенклатурного списку, документів з обліку кадрів тощо.

Слід звернути увагу, що в ході дослідження не було знайдено безпосередньо результатів роботи Інституту, пов’язаних з організацією діловодства, крім проаналізованого машинописного посібника. Разом з тим лишилися відомості про окремі публікації працівників Інституту з діловодства. Це такі праці, як: Р. Даннерт — «Організація і техніка діловодства», О. Брагинський та М. Горенштейн — «Організація машинопису (організація роботи, нормування, відрядна система обліку)», В. Зімелєв — «Графический контроль плана», «Простейшие диаграммы"[13,арк.31].

На питання удосконалення діловодства ІРУ звертав недостатню увагу порівняно з розробленням теорії та практики раціоналізації, організації управління виробництвом тощо. Однак поодинокі відомості про роботу Інституту в напрямі удосконалення діловодства радянських установ все ж можна знайти серед документів ІРУ. Так, на заводі «Серп и молот» бригадою Інституту 1929 року було розроблено, зокрема, систему документообліку, розроблено технічну документацію, запроваджену по всьому заводу. Проектуючи всю систему документообліку, ІРУ ставив власний підпис під всією технічною документацією заводу. Одночасно проводилася робота з налагодження первинної документації в окремих цехах заводу[ 13, арк.27].

У змісті план-карти з теми «Внутрішня організація апарату рудоуправління «Комсомолець України» плану роботи сектору організації управлінських апаратів на 1933 рік зазначено, що ділянками, які мали обстежуватися бригадою Інституту, було «загальне діловодство», зокрема процеси приймання вхідної кореспонденції, її обробка, розподіл та надсилання, «протокольне діловодство», «множильна справа», організація контролю виконання. За результатами обстежень повинні були підготовлені положення та інструкції. У цьому ж плані йдеться про намір розробити норми праці конторського персоналу та «відрядності роботи друкарки» [ 15, арк.6].

На одному з Харківських заводів 1933 року було розроблено та запроваджено в цеху кріпильних частин серед інших й технологічне планування (технічна документація), первинний облік роботи бригад виробництва тощо[13,арк.29].

Робота ІРУ з організації управлінського апарату мала безпосереднє практичне значення для того апарату, де проводилася робота, разом з тим накопичувався досвід організації роботи на окремих ділянках і цим самим створювалася можливість його масового поширення і впровадження в державний апарат.

На відміну від діловодних процесів, стандартизація мала б бути одним з провідних напрямів роботи, що зафіксовано в Основних настановах роботи Інституту та плані роботи сектору організаційних постановок. Однак, як і про удосконалення діловодства, так і про конкретні роботи із стандартизації серед документів Інституту є лише окремі згадки. Так, відомо, що при ІРУ працював кабінет у справах стандартизації, а в одній з праць Інституту — згаданому машинописному посібнику, міститься параграф з назвою «Стандартизація"^ 10]. В цьому параграфі розкрито роль стандартизації та подано окремі відомості з історії стандартизації документів, зокрема про застосування німецьких стандартів на формат паперу, охарактеризовано стандарти на формати паперу та їх застосування під час виготовлення певної номенклатури виробів, система статформатів, зафіксована в ОСТ-364.

Інститут був одним з перших, хто розробив нормативну систему обліку виробництва (радянський «Стандарт-Каст») в машинобудуванні на основі організації відповідних технічних і планових підстав.

Стосовно підготовки раціоналізаторських кадрів Інститутом 1931 року було проведено роботу з вивчення раціоналізаторських професій і розробки профілів; безпосередньої організації навчання (Вища школа та курси); підготовки масових кадрів раціоналізаторського руху (курси робочого й економактиву, курси перепідготовки технічного персоналу); та забезпечення методичного керівництва цією підготовкою[ 13, арк.25].

При розробці профілів, програм, навчальних планів тощо враховувалися вимоги, що висувалися відповідними зацікавленими органами та установами.

Підготовка кадрів з організації управління як одне із завдань, покладених на Інститут, здійснювалася шляхом організації навчальної роботи безпосередньо через сектор кадрів в Вищій школі раціоналізації управління та однорічних курсів раціоналізації управління без відриву від виробництва, які 1930 року були передані в відання ІРУ і готували цих самих працівників середньої кваліфікації. Після цього передання курси раціоналізації управління спеціалізувалися на підготовці окремо для виробництва та управління[6,арк.1−5].

Вища школа раціоналізації управління була організована Постановою Секретаріату ЦК и Президіуму ЦКК від 7 квітня 1930 року і ставила за мету підготовку раціоналізаторів вищої кваліфікації з управління та організації відповідних галузей народного господарства та радянського апарату [ 13, арк. 12].

Раціоналізаторів управління середньої кваліфікації готували відповідно однорічні курси раціоналізаторів, розташовані, в основному на периферії, а також у Харкові. В адміністративному відношення курси підпорядковувалися місцевим філіям Інституту, а в навчальнометодичному — безпосередньо ІРУ. Курси раціоналізації управління, а також Вища школа раціоналізації управління працювали на госпрозрахункових засадах. Тому одним з негативних моментів в роботі курсів і Вищої школи було систематичне невчасне переведення коштів окремими установами та закладами, що ускладнювало роботу.

У 1931;1932 роках курси раціоналізації управління (в Харкові, Києві, Одесі, Дніпропетровську, Запоріжжі, Сталіно, Луганську) випустили більше 400 раціоналізаторів середньої кваліфікації[7,арк.1−5].

Навчальний план курсів був достатньо обширним: до нього включалися питання раціоналізаторської техніки управління, організації праці тощо. Діяльність цих курсів широко висвітлювалася на сторінках місцевої преси (газета «Харьковский пролетарий» та ін.).

Випускники Вищої школи раціоналізації управління 1931 року поповнили науковий склад Інституту. 1932 року було проведено 2 випуск ВІПРУ в кількості 138 чоловік, на курсах разом із слухачами з регіонів цього ж року навчалося 368 чоловік[13,арк.12].

Другий цикл (випуск 1933 року) мав п’ять факультетів, а саме: машинобудівний, гірничий, сільськогосподарський, торгово-кооперативний та радапарату. Було випущено 195 осіб, з яких 75% партійців та комсомольців за партійною приналежністю, та 40% робітників — за соціальним станом[13,арк.12].

Усі випускники після закінчення школи працювали безпосередньо на підприємствах, у радгоспах та апаратах управління тих установ, з якими були укладені договори та від яких до ІРУ надходили кошти на утримання школи.

Про зміст роботи свідчить той факт, що із загальної кількості часу на машинобудівному факультеті близько 14% було відведено на соціально-економічні дисципліни, 24% - на загально-технічні, 16% - спеціально-технічні та економічні, 40% - організаційнораціоналізаторським дисциплінам. Значна частка часу була відведена практичним роботам безпосередньо на підприємствах[13,арк.12].

1933 року, відповідно до постанов РНК СРСР та ЦК ВКП (б), Інститут був вимушений внести певні корективи в плани підготовки раціоналізаторів, збільшивши кількість спеціальних (галузевих) дисциплін з урахуванням необхідності їх тісного зв’язку з організаційнораціоналізаторським циклом, щоб забезпечити підготовку таких кадрів організаторів управління, які б могли цілком виконати завдання, що стояли перед народним господарством.

Керуючись цими міркуваннями, з метою забезпечення: якості та кількості підготовки кадрів, необхідних для народного господарства; необхідної організації питань комплектування навчання та розподілу кадрів ІРУ вважав за необхідне встановити з 1933;1934 навчального року такі основні положення в подальшій роботі та організаційних формах ВШРУ[13,арк.14−15]:

• — вища школа раціоналізації управління при ІРУ HK PCI є стаціонарним навчальним закладом, що готує раціоналізаторів управління. Термін навчання — два роки;
• — вища школа функціонує відповідно до положень про вищі навчальні заклади (інститути) УРСР, затверджених PHK УСРР 5 липня 1931р.;
• — школа мала такі відділення: промислове (з машинобудівним, металургійним та гірничим циклами); сільськогосподарське та радапарату (з адміністративним і кооперативним циклами);
• — школа здійснює набір на конкурсній основі;
• — школа функціонувала за рахунок держбюджету;
• — для студентів школи була встановлена стипендія в розмірі 175 крб. на місяць, що диференціювалася в залежності від успішності.

Однак того ж 1933 року підготовку кадрів в Інституті з нез’ясованих причин було припинено[13,арк.26].

1932 року ІРУ випустив збірник статей, в якому висвітлювалася організаційна робота самого Інституту, а також узагальнювався досвід навчання слухачів на Харківських курсах раціоналізації управління[32].

ІРУ функціонував до 1934 року і був ліквідований як і ряд інших наукових установ. Після ліквідації ГРУ іншого органу, який би займався питання раціоналізації управління в Україні не було. Цю роботу почали виконувати певною мірою відомства, кожне з яких вирішувало їх стосовно лише певної системи, що призводило до різнобою в цій діяльності.

Підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що вирішення питань, визначених Інститутом в якості першочергових, в їх комплексній постановці забезпечило розв’язання ІРУ важливої проблеми — раціональної організації управління виробництвом і раціональної побудови управлінського апарату в Українській PCP на початку 1930;х років. Однак проблематика діловодства посідала незначне місце в планах Інституту. Ta навіть за таких обставин, здобутки Інституту в напрямі удосконалення діловодства радянських установ відіграли важливу роль у справі організації діловодних процесів в УСРР.

Насамкінець слід зазначити, що раціоналізація управління, що проводилася у 19 210- 1930;х роках, без сумніву принесла свого часу велику користь організації діловодства. Були вироблені методичні рекомендації з його організації, розроблені різні види технічних засобів і пристосувань, підготовлені посадові кваліфікаційні вимоги, що стало своєчасним і корисним для діловодства, заклало основи для його подальшого удосконалення. Діяльність різних інституцій у цьому напрямі, зокрема й ІРУ, в 1920;1930;х роках висвітлена нерівномірно, що актуалізує необхідність подальшого дослідження діяльності зазначених інституцій з документаційного забезпечення управління.