Основні принципи класифікації управлінської документації

Через складність завдань та мінливість факторів, що впливають на їх вирішення, питання вдосконалення управління в цілому і державного управління зокрема не втрачає своєї значущості. Навпаки, воно актуалізується під впливом складних державотворчих процесів, що відбуваються у нашій державі. У зв’язку з цим набуває особливої ваги забезпечуючи роль всього спектра чинників, сукупності засобів, методів і способів, які гарантують нормальний перебіг управлінських процесів.

З огляду на це важливою є необхідність усвідомлення того, що процеси управління повинні базуватися на раціонально організованій інформаційній базі, яка в наш час репрезентована переважно у формі документа. Активне впровадження в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій висуває завдання створення технічно і програмно сумісних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. У свою чергу реалізація цього завдання вимагає створення єдиних, співставлюваних, уніфікованих систем документації, пристосованих до автоматизованого оброблення [45, C. 51].

Створення систем документації - проблема багатоаспектна. Одним з таких аспектів є класифікація документів. У загальнотеоретичному аспекті класифікація (від лат. сlassik — розряд, клас) — це система співпідпорядкованих понять (класів, об'єктів) якої-небудь галузі знання чи діяльності людини, що використовується як засіб для встановлення зв’язків між цими поняттями чи класами. Найчастіше поняття «класифікація» використовується одночасно і у значенні процесу — класифікування документів, і у значенні результату — класифікації документів, тобто розуміється і як групування, і як отримана внаслідок цього схема. Вживання двох термінів є важливим для розмежування процесу класифікації і його наслідків.

За визначенням Н. М. Кушнаренко, під класифікуванням документів слід розуміти процес упорядкування або розподілу документів за класами з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. А класифікація документів, за формулюванням цього ж автора, — це система їх співпідпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв’язків між класами документів, а також для орієнтації у їх різноманітності [60].

Науково-теоретичне і прикладне значення класифікації управлінських документів важко переоцінити. Адже побудова ієрархії управлінських документів, запровадження їх єдиної номенклатури дозволяє розібратися в існуючому розмаїтті документних форм і підійти до вирішення практичних питань удосконалення управлінського документаційного господарства на науковій основі, створити необхідні засади для здійснення ефективних прикладних розробок, спрямованих на вироблення та застосування оптимальних правил документування та організації роботи з документами.

Одним із спонукальних факторів здійснення цієї спроби дослідження проблеми класифікації управлінських документів також є тривала неоднозначність її висвітлення у навчальній та навчально-методичній літературі з діловодства в останні десятиріччя радянської доби та у сучасний період. Необхідність такого дослідження викликана ще й потребою з’ясування причин значних розходжень з цього питання та вироблення бачення шляхів створення оптимально прийнятної, узгодженої, співпідпорядкованої, науково обґрунтованої класифікації управлінських документів. Так як класифікація документів наводиться практично у кожному підручнику чи навчальному посібнику з документування та організації роботи з документами, то для дослідження означеної проблеми було довільно взято 11 праць, підготовлених 14 авторами. За роками виходу у світ ці праці охоплюють період тривалістю понад 25 останніх років. Серед них 3 роботи російських і 2 роботи українських авторів радянського періоду, 2 праці сучасних російських і 4 праці сучасних українських авторів [39, c.105].

Узагальнені наслідки дослідження обраних відповідними авторами ознак класифікації документів відображено у додатку А. Із зазначеної табл. видно, що загалом у всіх проаналізованих роботах використано 45 критеріїв класифікації документів, кількість яких у конкретних працях коливається від 5 у роботі А. П. Коваль (графа 9 у додатку А) до 17 у роботі Ю. І. Палехи (графа 12 додатку А) [39, c. 103].

З огляду на інтенсивність використання можна стверджувати, що більшість авторів до найбільш суттєвих ознак класифікації документів відносять походження, найменування, місце складання, строки зберігання документів та деякі інші.

Однак, як засвідчує здійснений порівняльний аналіз досліджуваної проблеми, незважаючи на чвертьсторічний період, протягом якого видані зазначені праці, їх об'єднують значні стійкі розбіжності наведених у них класифікацій документів. Детальний розгляд поданих у досліджених роботах класифікацій документів показує, що у них використано непорівнянні як за номіналом, так і за ієрархічним рівнем критерії, їх назви не упорядковані, вибір сукупності не є системним і не відображає ступеня сутнісної значущості мети і практичного значення класифікації управлінських документів. Підтвердженням цього є, до прикладу, наведені у табл. 1 чотири ідентичні за змістом, але різні за назвами критерії класифікації документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, два тотожні за змістом, але різні за формулюванням їх назв критерії, пов’язані з функціональним характером документів, два однакових за змістом, але з різними назвами критерії, що характеризують етапи появи документів у часі, та деякі інші.

Іншою, не менш важливою, проблемою є розходження категорій документів, що виділяються різними авторами за одними і тими ж самими критеріями, або навпаки, віднесення однакових категорій документів до різних ознак класифікації [33, c. 23].

Тобто відбувається фактична підміна змісту понять. Саме через це спроба побудувати виклад аналізу цього дослідження за логічною змістовною відповідністю між критеріями і категоріями виділених документів з урахуванням ступеня істотної значущості застосовуваних авторами критеріїв не увінчалась успіхом. Навпаки, підміна змісту понять змусила вибудовувати поданий нижче аналіз класифікацій за ланцюговою алогічністю, викликаною непередбачуваністю віднесення авторами певних категорій документів до різних ознак їх класифікації.

Виклад аналізу опрацьованих класифікацій документів логічно розпочати з виділення документів за видами, так як саме вид документа, будучи одним з основних критеріїв їх поділу, несе істотну інформацію про документ: його цільове призначення, формуляр, характер викладу і юридичне значення відображеної у документі інформації.

Автори Т.М. Бондирєва [8, c. 175] і А.Н. Віденко [17, c. 124] за видами документів виділяють типові, трафаретні, індивідуальні і примірні документи, тоді як такі категорії документів виділяють, але за ступенем уніфікації - М.І. Басаков, за способом виготовлення — А. С. Головач, за формою — Л. В. Балабанова [2, c. 78] і О. В. Сардак, М.В. Кірсанова, М.І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю.І. Палеха. За структурними ознаками документів виділяє категорії регламентованих (стандартних) і нерегламентованих (нестандартних) документів А. П. Коваль [23, c.158].

Залежно від функціонального характеру документів Л. В. Балабанова і О [1, c. 56]. В. Сардак, М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. Н. Кузнєцова категорії організаційно-розпорядчих документів, документів з особового складу, документів з фінансово-розрахункових питань та інші, виділені за таким характером, групи документів класифікують за видом діяльності. А. С. Головач, М. І. Молдованок і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман такі ж категорії документів визначають за іншим критерієм — за змістом документів. Ці ж самі категорії документів Т. М. Бондирєва і А. Н. Діденко виділяють і за родом діяльності, і за змістом, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха — і за змістом, і за спеціалізацією. В основному на такі ж категорії, але за призначенням класифікують документи А. П. Коваль, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха.

Однак за цим же критерієм (за призначенням) розглядають документи як засоби фіксації інформації і як засоби передачі інформації А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, тоді як Т. М. Бондирєва і А. С. Головач за призначенням класифікують документи на оригінали, копії (відпуски, витяги, дублікати) і чернетки. Такі ж категорії, проте за низкою інших критеріїв виділяють: М. І. Басаков — за стадіями підготовки, за стадіями створення (утворення) — Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха, за стадіями виготовлення — А. Н. Діденко, за видом оформлення — М. В. Кірсанова, за ступенем справжності - А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман.

Відсутня єдність і у класифікації документів за складністю. За цією ознакою М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова класифікують документи на односкладові і складні. Прості і складні документи за цим же критерієм виділяють А. Н. Діденко і Ю. І. Палеха, за ступенем складності - М. І. Басаков, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, за кількістю відображених питань — Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, А. Н. Кузнєцова, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, за змістом — М. В. Кірсанова.

Щодо класифікації документів за походженням переважно думки авторів майже повністю збігаються. М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. П. Коваль, А. Н. Кузнєцова виділяють за цією ознакою службові та особисті документи, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман — офіційні та особисті документи, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак — офіційні (службові) і особисті (іменні) документи, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач і А. Н. Діденко — службові та офіційно-особисті (іменні) документи. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова до виділених ними, як і іншими авторами, категорій документів за походженням додають внутрішні документи та зовнішні документи, а за надходженням виділяють офіційні документи та особисті документи. Ю. І. Палеха також офіційні документи та особисті документи виділяє за надходженням, а внутрішні документи і зовнішні документи — за походженням. У той же час на внутрішні документи та зовнішні документи більшість авторів класифікують документи за таким критерієм як місце складання (виникнення) документа.

Якщо М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха виділяють первинні документи і вторинні документи за джерелами виникнення, то М. І. Басаков ці категорії документів виводить із характеру змісту документів.

Спостерігається відносна одностайність авторів у класифікації документів за номінальним складом, хоча і тут в одному випадку цей критерій подається як назва документа, а у ряді інших — як найменування документа. Немає розбіжностей у класифікації документів за напрямом руху. За строками (термінами) виконання переважає поділ документів на термінові документи і нетермінові документи. Поряд з цим, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха за цією ознакою виділяють звичайні (безстрокові) документи, термінові документи і дуже термінові документи.

Досить суперечливими є класифікації документів як за ознаками, що пов’язані з документуванням інформації, так і за виділеними відповідно до застосованих ознак категоріями документів. Для виділення категорій документів за їх матеріальною основою та факторами, пов’язаними з фіксацією, матеріалізацією інформації у придатні для її відтворення та сприйняття людиною форми, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман класифікують документи за носієм інформації, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак — за матеріалом фіксації інформації і за засобами фіксації інформації. На відміну від М. В. Кірсанової, яка за засобами фіксації інформації виділяє письмові документи, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак серед інших категорій документів за цією ознакою зазначають рукописно-друковані документи. Майже ідентичні категорії документів за способом фіксації інформації виділяють Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, А. Н. Діденко, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха. Цікаво, що незважаючи на принципово різні завдання класифікації і відповідні їм критерії (узагальнено — за матеріальним носієм інформації, за засобами фіксації інформації і за способами фіксації інформації), певні спільні категорії документів виділяються майже у кожній з них. До прикладу, серед названих тут авторів письмові документи не визначаються лише у класифікаціях Л. В. Балабанової і О. В. Сардак та А. Б. Фельзера і М. О. Міссермана [27, C. 10].

Дещо перегукуються із зазначеними вище інші категорії класифікації документів. Так, за способом виготовлення А. С. Головач виділяє типові документи, трафаретні документи та індивідуальні документи. На рукописні документи, машинописні документи та типографські документи класифікує документи за технікою створення А. Н. Кузнєцова. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха за технікою відтворення виділяють рукописні документи та документи, створені механічним способом. За засобами обробки класифікують документи на машиноорієнтовані документи, машинозчитувані документи та машинні документи А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман.

З позиції класифікації документів за строками зберігання авторів можна поділити на дві групи. Перша, і менш чисельна, група, яку представляють М. І. Басаков, А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, за цією ознакою класифікують документи на дві категорії - документи постійного зберігання і документи тимчасового зберігання. Друга, більш чисельна, група, до якої ми відносимо Л. В. Балабанову і О. В. Сардак, Т. М. Бондирєву, А. Н. Діденка, М. І. Молдованова і Г. М. Сидорову, Ю. І. Палеху, класифікують документи за строками (термінами) зберігання на три категорії - документи постійного зберігання, документи тривалого зберігання та документи тимчасового зберігання.

Важливою класифікаційною ознакою управлінських документів є ступінь їх впливу на коло осіб, яких вони стосуються. Зазначена обставина залежить від статусу документів, який проявляється через їх особливу властивість, котру прийнято називати юридичною силою і яка визначає місце документів в ієрархічній документаційній системі. Названа властивість управлінських документів по-різному розуміється і реалізується у здійснених авторами класифікаціях документів. Ті автори, котрі класифікують документи за юридичною силою, виділяють по дві категорії документів, які, однак, не завжди збігаються. Так, за цією ознакою А. Н. Діденко виділяє справжні (істинні) чинні і нечинні документи та фальшиві (підроблені) документи, Т. М. Бондирєва та А. С. Головач — справжні (дійсні і недійсні) документи та підроблені документи, Ю. І. Палеха — дійсні (істинні) документи і документи, що мають або втратили юридичну силу. На відміну від попередніх авторів М. І. Басаков поряд з класифікацією документів за юридичною силою на справжні документи і несправжні документи105 за дещо схожим з попереднім критерієм — за ступенем обов’язковості - виділяє інформаційні документи та директивні документи.

По-різному класифікуються також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом. Ю. І. Палеха за доступом до інформації класифікує документи на дві категорії - на документи, що містять відкриту інформацію, і на документи з обмеженим доступом. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова за секретністю поділяють документи на три категорії - документи для службового користування, секретні документи і цілком секретні документи. А. Н. Діденко та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман для класифікації документів такого характеру обрали такий критерій як гласність і за ним виділяють звичайні документи, документи для службового користування, таємні (секретні) документи, конфіденційні документи. На звичайні документи, секретні документи та документи для службового користування класифікують, але за ступенем гласності, масив документів з обмеженим доступом Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, на конфіденційні документи і секретні документи — Ю. І. Палеха.

Навіть побіжне ознайомлення із викладеним вище аналізом переконує у наявності не лише, так би мовити, міжавторських розбіжностей класифікацій документів, але й викриває їх внутрішньо-класифікаційні суперечності, які не лише могли б стати, але й потребують бути предметом ретельного аналізу і заслуговують справедливої науково обґрунтованої критики.

Основних причин такого стану є, принаймні, дві. Першою серед них, є ступінь авторської відповідальності за свою працю, достовірність і наукова обґрунтованість наявних у ній положень. Другою причиною, можна вважати прояви формального підходу щодо проходження такими видами робіт експертних стадій усіх рівнів, пов’язаних з прийняттям рішень щодо рекомендації зазначених праць до друку і випуску у світ.