Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами

Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами — другий етап процесу контролю й складається в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. На цьому етапі повинне бути встановлене наскільки досягнуті результати відповідають очікуванням, і є чи відхилення від стандартів. Діяльність, що здійснюється на цій стадії контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. На цьому етапі дається оцінка, що є основою для рішення про початок дій.

Масштаб відхилень.

Важливій складовій даного етапу є визначення масштабу відхилень, вимір результатів, передача інформації і її оцінка.

Одна з характерних рис ефективного планування полягає в тім, що воно задає припустимі рамки можливих відхилень від стандартів. Установлення масштабу припустимих відхилень — дуже важливе питання. Якщо взято занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть придбати критичний характер. Але якщо взято занадто малий, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що досить неприбутково, і вимагає багато часу буде скоріше заважати ніж сприяти процесу керування. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але його ефективність дуже низька.

Для того щоб бути ефективним контроль повинен бути економічним, тобто переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу на збір, передачу й аналіз інформації, а також витрат на всі види встаткування, використовуваного для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу й пошук інформації, пов’язаної з питаннями контролю.

Один зі способів підвищення ефективності контролю складається у використанні методу керування за принципом виключення. Цей принцип полягає в тім, що система контролю повинна реагувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимір результатів, що дозволяють установити, наскільки вдалося дотримати встановлених стандартів — самий важкий і дорогий елемент контролю. Для того щоб ефективної система вимірів повинна відповідати того виду діяльності, що піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру аналогічну тої, котра використовується для характеристики стандарту.

Будь-яка система збору й обробки інформації відносно дорога. Вартість проведення вимірів найчастіше є найбільш великим елементом витрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, а чи варто проводити контроль. Тому іноді не варто прагнути виміряти всі як можна більш точно, витрати можуть бути набагато більше корисного ефекту.

Передача й поширення інформації.

Передача й поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю, тому що обов’язково необхідно довести до відома співробітників організації як істота встановлених стандартів, так і досягнуті результати.

Подібна інформація повинна бути точної, надходити вчасно й доводити до відомості співробітників у доступному для розуміння виді. Отже, до системи передачі й поширення інформації пред’являються більші вимоги. Основні труднощі пов’язані з різними проблемами комунікаційних систем.

Потрібно відзначити, що передача даних нерідко сполучена з наявність суб'єктивних помилок у виді того, що здійснюється людиною.

Оцінка інформації про результати є заключною стадією етапу зіставлення, на якій чи вирішується та, що потрібно інформація отримана й наскільки вона важлива для організації. Важлива — це та інформація, що адекватно описує досліджувані процеси й необхідна для ухвалення вірного рішення [20,с.335].

Після оцінки інформації процес контролю переходить на заключний етап, на якому вибирається одна із трьох ліній поводження:

залишити досягнуті результати без зміни;

усунути відхилення;

переглянути стандарти.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися функціонування організації відповідно до плану. Якщо зіставлення встановлених стандартів з досягнутими результатами показує, що мети досягаються, то краще нічого не вживати.

Однак іноді необхідно докладати зусиль для усунення яких-небудь відхилень. Система контролю, що не дозволяє усунути відхилення перш, ніж вони придбають критичний характер, безглузда. Проведене коректування повинна концентруватися на усуненні причин відхилень. Стадія виміру повинна показувати масштаб відхилень від стандарту й точно вказувати на причину виникаючих відхилень. Зміст коректування полягає в тому, щоб зрозуміти причину виниклих відхилень і повернутися до правильного образу дій. Важливо відзначити, що причиною відхилень може бути будь-який змінний фактор. У силу того, що організація є відкритою системою, на неї впливають різноманітних зовнішніх і внутрішніх факторів.

Існують ситуації, коли не всі відхилення від стандартів варто усувати. Нерідко самі стандарти необхідно переглянути, у виді їхньої нереальності. Це виникає тому що вони ґрунтуються на планах, а плани — усього лише деяке подання про майбутнє, що може виявитися не вірним. Часто трапляється так, що сама система вказує на необхідність перегляду стандартів. Так якщо планові завдання деякого митного органа по перерахуванню коштів у федеральний бюджет систематично не виконується на 20%, те видиме це занадто велика вимога.

Потрібно пам’ятати, що стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, роблять марними прагнення персоналу досягти сформульованих цілей і зводять нанівець мотивацію [20,с.337].