Напрямки удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

Запровадження електронного документообігу в рекламній агенції

Електронний документообіг (ЕДО) рекламної агенції - це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства». Електронний документ (ЕД) — це документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Основні принципи електронного документообігу:

• 1) єдиноразова реєстрація документа;
• 2) можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
• 3) безперервність руху документа;
• 4) єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів;
• 5) ефективно організована система пошуку документа;
• 6) розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу [18, 45].

Система електронного документообігу — це типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє автоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко переналаштована з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.

Програмний комплекс Система електронного документообігу P. S. (СЕД P. S.) призначений для створення систем документообігу і має наступну функціональність:

• 1) підтримка функцій діловодства (вхідні, вихідні, розпорядчі, внутрішні);
• 2) бібліотечні послуги зі створення, зберігання і пошуку документів;
• 3) мережеві послуги з організації спільної роботи;
• 4) підтримка безпеки і автентичної ідентифікації при роботі з документами;

5) повнотекстовий пошук по загальному масиву документів;

6) послуги зі створення і супроводу сховища документів;

7) підтримка архівації документів зі встановленим терміном зберігання;

• 8) підтримка різних форматів текстових, аудіоі відеоданих;
• 9) підтримка аудіорезолюцій і відеопротоколів засідань;
• 10) ведення історії змін і пропозицій по зміні документів [18, 67].

Для того, щоб електронний документообіг в рекламній агенції виконував свої завдання, замовнику слід розуміти необхідність перегляду і врегулювання бізнес процесів підприємства. При всій вигоді такого рішення, можуть з’явитися кілька особливостей, які необхідно враховувати керівнику компанії і IT-фахівцям. На жаль, часом не всі співробітники компаній мають належну технічну підготовку. І, незважаючи на простоту навчання користуванню, відмовляються підвищувати рівень кваліфікації у роботі з новим програмним забезпеченням. Необхідно підготувати персонал до впровадження системи електронного документообігу (надалі СЕД), пояснити вигоди нової організації робочого процесу, використання СЕД покликане полегшити виконання рутинних щоденних завдань, а значить — прискорити робочий процес.

Запроваджувати електронний документообіг в рекламній агенції слід проводити в усіх її підрозділах, оскільки робота СЕД пов’язана із створенням, зміною та зберіганням денних, необхідних для всього підприємства. В даній області не повинно і не може бути «слабких ланок». Дуже багато залежить від правильності рішення керівника, який повинен розуміти, що автоматизація робочих процесів веде до більш ретельного структурування роботи рекламної агенції, яке спрямоване на досягнення загальних, чітких і злагоджених дій. Водночас виграш від прийняття такого рішення, при всіх витратах, дійсно високий.

При повній прозорості дій, не потрібно буде складувати тисячі запорошених томів службових записок, листів, іншої документації. Практично повністю виключається втрата документів, оскільки після впровадження електронного документообігу файли, що зберігаються в базі, завжди можна легко знайти і сортувати. Робота з СЕД дійсно економить час, тим більше, коли вона впроваджена на всіх рівнях рекламної агенції. Замість того, щоб перевозити чи переносити численні томи документації, досить перенаправити робочі файли від користувачів одного відділу в інший. З прийняттям закону про використання електронного цифрового підпису, який дає юридичний статус електронним документам, процес прийняття рішень та їх підтвердження значно спрощується. Тим більше, що можна постачати нормативні електронні документи паперовим варіантом. Всі документи, отримані ззовні, легко заносяться в базу, наприклад, за допомогою сканування, і можуть використовуватися в подальшому. При необхідності, за допомогою сканування і інтеграції з іншими програмними засобами, в електронний варіант можна перевести вже існуючий архів.

Іноді життєво необхідна можливість доступу до будь-якого документу, створеному в певний відрізок часу, щоб відстежити дії персоналу, етапи роботи і її кінцевий результат. Впровадження системи документообігу допоможе вирішити це та багато інших питань, а кваліфіковані фахівці встановлять і налаштують СЕД, враховуючи потреби рекламної агенції.