Підготовка і проведення ділових нарад. 
Документаційне забезпечення

Вступ

Кваліфікований секретар — це права рука керівника, його незамінний помічник і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов’язаній із зарубіжними партнерами.

У обов’язки секретаря, як правило, входить: — прийом відвідувачів, ведення діловодства (хоч би реєстрація вхідної і вихідної документації);

— обслуговування керівника (нерідко планування його робочого дня);

— прийом телефонних дзвінків, що надходять керівникові;

— організація прийомів і нарад, замовлення готелів і авіаквитків (для керівника і для решти співробітників);

— замовлення канцтоварів і інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами.

Специфіка роботи секретаря — численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. А тому доброзичливість, комунікабельність і культура спілкування (делікатність і тактовність) для секретаря просто незамінні. У будь-якої людини, після спілкування з секретарем повинне залишитися відчуття, що фірма зробить все можливе, щоб вирішити його проблему.

Важливим умінням для секретаря є здатність організувати своє робоче місце і час. Запізнення абсолютно не допустимі для людей цієї професії. Це стосується як часу приходу на роботу, так і своєчасності підготовки документів і доповіді їх керівникові. Також сюди можна віднести професіоналізм, відповідальність, дипломатичність і хорошу пам’ять.

Розділ 1. Підготовка і проведення ділових нарад. Документаційне забезпечення

1.1 Технологія організації та проведення ділових нарад

Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90% ідей виникає у процесі колективного обміну думками. Очевидно, цим зумовлене використання її в організації роботи колективу.

Нарада — організаційна форма спільного обговорення і вирішення керівником разом з підлеглими певних проблем, питань.

Керівники і спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20−30% робочого часу. Більшість із них, як правило, є масовими, що породжує різноманітні проблеми. Наради не завжди забезпечують очікуваний ефект, що спричинене неправильною технологією їх організації та проведення. Характерними недоліками нарад є часте їх скликання, незадовільна підготовка, залучення до участі багатьох осіб (здебільшого перших керівників), необґрунтована тривалість основної доповіді і дебатів, нечіткий стиль проведення нарад, що призводить до їх затягування. Прийняті на нарадах рішення часто бувають незадовільно оформленими, а їх виконання погано контролюється, що знижує їх ефективність, породжує необхідність повторних засідань. До подібних наслідків призводить незнання чи невміння керівника правильно обрати вид наради, чітко сформулювати проблему, належно організувати її обговорення і прийняття рішення.

У процесі управління організаціями використовують такі види нарад:

а) диктаторська нарада — керівник ознайомлює присутніх зі своїми розпорядженнями, власним поглядом, з постановою чи наказом вищого керівництва. Інколи дозволяє учасникам наради ставити запитання. Обмін думками відсутній;

б) автократична нарада — різновид диктаторської. Керівник кожному ставить запитання і вислуховує відповіді. У такій нараді бере участь небагато працівників.

Крім ситуації, коли підлеглому доводиться відповідати на запитання керівника, він поводиться пасивно. Активізація учасника наради, як правило, не передбачає суперечки з керівником;

в) сегрегативна нарада — керівник або працівник за його дорученням виголошує доповідь, потім відбуваються дебати, в яких бере участь кілька учасників за вибором головуючого. Ця нарада є псевдо дискусійною (виступ підготовлений заздалегідь). Вона може спричинити розкол колективу, виникнення антипатії до керівника чи до промовців, тому не варто нею зловживати;

г) дискусійна нарада — вільний обмін думками, загальне голосування, прийняття рішення, яке потім підлягає затвердженню керівництвом. Варіантом може бути одноосібне прийняття рішення керівником після осмислення висловленого і запропонованого на нараді;

ґ) вільна нарада — аморфна, без чітко сформульованого порядку денного, а інколи й без головуючого. Метою її є обмін думками; прийняття рішення необов’язкове. Така нарада, як правило, виникає в автомобілі, в кулуарах офіційної наради тощо;

д) проблемна нарада — спрямована на пошук вирішення певної проблеми. Відбувається вона за традиційною схемою: доповідь — запитання — дебати — прийняття рішення. Для вирішення проблем часто використовують метод «мозкової атаки»;

є) інструктивна (інформативна) нарада — передбачає передавання розпоряджень та необхідних даних зверху донизу ієрархічними щаблями управління. Організовують її за необхідності конкретизувати завдання для виконавців, роз’яснити питання, що назріли, встановити терміни виконання доручень;

є) оперативна («диспетчерська», «п'ятихвилинка», «літучка» тощо) нарада — призначена для отримання інформації про стан справ у виробництві (знизу догори за схемою управління). Отримавши необхідні дані, головуючий на місці приймає рішення, надає необхідну допомогу. В організації оперативних нарад важливо чітко визначити їх основну мету, яка може бути інформаційно-пізнавальною (взаємний обмін інформацією між дирекцією і керівниками цехів, підрозділів про рух матеріальних потоків у виробництві), контрольно-регулювальною (виявлення порушень, відхилень і спонукання винних до їх усунення), нормативно-оцінною (підбиття підсумків роботи за добу, визначення передовиків) або творчо-пошуковою (пошук колективних рішень складних та міжвідомчих проблем).

Вибір конкретного виду наради залежить від предмета обговорення, управлінських традицій в організації, уподобань керівника та ін. Як правило, більшість нарад поєднують у собі елементи різних їх видів, бо головна вимога до них — об'єктивний аналіз проблеми, прийняття ефективного рішення, доведення його до виконавців тощо.

Раціональна організація ділових зустрічей забезпечує швидкість і діловитість їх проведення, ефективність прийнятих рішень. Підготовка до проведення наради потребує певних організаційних зусиль, часу, тому вона теж має свою «вартість». Для визначення її фіксують кількість учасників наради, її тривалість, вираховують годинну тарифну ставку одного учасника, використовуючи формулу:

Отримана величина іноді засвідчує непродуктивне витрачання робочого часу на проведення наради.

Підготовка нарад передбачає:

— визначення видів нарад;

— структури нарад;

— розроблення процедур проведення нарад з визначенням кола учасників;

— регулярне інформування зацікавлених осіб про виконані або виконувані роботи;

— оперативне оцінювання якості виконаних і виконуваних робіт;

— регулярні консультації фахівців спорідненого характеру.

Багато питань можна з’ясувати і без нарад. Вони потрібні тоді, коли необхідно обмінятися інформацією, з’ясувати думки і позиції, проаналізувати складні ситуації й проблеми, прийняти рішення з комплексних питань. Альтернативами нарад можуть бути одноосібне прийняття рішення відповідальним керівником, низка телефонних розмов чи селекторна нарада, об'єднання з іншою нарадою.

План основних нарад складають на перспективу — місяць, квартал, рік.

Формулювання теми наради повинно окреслювати предмет обговорення, бути точним, конкретним, мати активну форму.

У графі «Мета наради» фіксують очікуваний від її проведення результат. Це може бути попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення, прийняття рішення тощо.

«Порядок денний наради» містить перелік питань у послідовності, в якій їх винесено на обговорення.

До початку наради її учасники отримують письмовий документ, що також носить назву «Порядок денний наради», у якому зафіксовані тема, мета наради, перелік питань для обговорення, час та місце проведення наради, прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань, час, відведений для обговорення кожного питання (Додоток 1).

Складаючи план проведення нарад, необхідно продумати коло учасників. Не завжди велика їх кількість забезпечує ефективні рішення. Доцільно запрошувати тільки тих працівників і радників, яких безпосередньо стосуються рішення засідання, які володіють відповідними знаннями, мають досвід вирішення аналогічних проблем, уміють співпрацювати й враховувати інтереси інших. Це не принижує авторитет керівника, навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник підбирав кваліфікованих спеціалістів, здатних вносити продуктивні пропозиції, відповідати за рішення у межах власної компетенції. Плідний обмін думками можливий за участі у ньому 7−9 осіб (проблемні наради). Збільшення кількості учасників знижує середній коефіцієнт участі (віддачі) присутніх, потребує більше часу для її проведення. Для оптимального залучення компетентних і зацікавлених осіб рекомендують потенційних учасників наради поділити на такі групи:

— особи, яких менше стосуються обговорювані питання і які не є визначальними в їх вирішенні;

— особи, яких питання наради безпосередньо не стосуються, але з певних міркувань вони мають знати про прийняті рішення.

Добре зарекомендували себе наради зі змінним складом учасників. Під час таких нарад працівники, чиї питання обговорені, виходять, а їх місця у визначений час займають інші і включаються в обговорення актуальних для них питань. Деяких співробітників не запрошують на нараду особисто, а повідомляють, що вони мають бути протягом певного часу на своєму робочому місці, щоб за необхідності їх можна було залучити до розмови або отримати від них довідку по телефону.

План проведення нарад узгоджують з усіма зацікавленими службами і посадовими особами. Його затверджують керівники і надсилають у всі підрозділи. Це дає змогу впорядкувати час засідань, їх частоту, якісний і кількісний склад учасників, а також знімає проблему негайності їх скликання

Іноді наради скликають раптово за нагальних потреб, однак правильно продуманий план сприяє переведенню багатьох нарад з розряду термінових до розряду планових.

Наступним етапом підготовки наради є повідомлення про неї учасників. За 2−3 дні до наради їх сповіщають про місце та час її проведення, а також про зміни у порядку денному. З цією метою використовують оголошення, телефонограми та ін. Нерідко їм надсилають разом з порядком денним доповідь або її тези, проект рішення. Особливо ефективним є ознайомлення майбутніх учасників з доповіддю, оскільки, відкривши нараду, можна відразу розпочати обговорення, зекономивши чимало часу. Доцільно заздалегідь підготувати й розіслати список промовців у дебатах, що дасть змогу чіткіше дотримуватися оптимального регламенту — 3−5 хв. Триваліші виступи на нарадах недоцільні (Додаток 2).

Більшість нарад проводять у кабінеті керівника. Однак краще скликати їх у спеціально обладнаному технічними засобами (диктофонами, засобами зв’язку, спеціальними столами та іншою оргтехнікою) приміщенні. Площа такого приміщення не обов’язково повинна бути великою, у ньому не потрібні денне освітлення, сцена та ін. Для цього придатні невеликі, на десять-двадцять осіб, кімнати. Спеціальні приміщення зручні тим, що керівник може бути присутнім лише при обговоренні найважливіших питань порядку денного, а потім працювати у своєму кабінеті. Це стосується й інших учасників наради (Додаток 3).

Найкраще проводити наради за столом трапецієвидної форми (Додаток 4).

За таким столом усі учасники добре чують і бачать одне одного, що підвищує якість комунікативного процесу.

В окремих випадках (особливо це стосується «оперативок», «п'ятихвилинок») наради можна проводити стоячи, що скорочує їх тривалість.

У будь-якому разі керівник повинен забезпечити максимально ефективну участь в обговоренні проблеми всіх учасників, ділову атмосферу, фіксування конструктивних пропозицій, що є передумовою вироблення обґрунтованих рішень.

1.2 Документаційне забезпечення керівника при діловій нараді

Службові наради є ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи. Під час проведення наради відбувається спільне обговорення певних питань, що дає змогу прийняти об'єктивне рішення, прискорити процес доведення конкретних доручень до безпосередніх виконавців, покращити організацію контролю за виконанням цих доручень. Втім, якщо на службову нараду виносяться питання, які не потребують колегіального вирішення, втрачається її основна сутність і вона перетворюється просто на марнування часу. Крім того, слід пам’ятати, що нарада досить дорогий вид управлінської діяльності, адже її вартість складається із заробітку всіх учасників, а також працівників, які її готують і обслуговують, витрат на відрядження, оренду приміщень, технічні засоби тощо.

Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу.

Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній.

Наради можуть мати разовий характер або скликатися систематично.

За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види:

— наради, пов’язані з виробленням і прийняттям рішень;

— наради, пов’язані з організацією реалізації прийнятих рішень;

— наради за підсумками виконання якого-небудь рішення з метою оцінки його результатів;

— наради, що скликаються з метою вирішення поточних виробничих завдань.

Безумовно, цей перелік можна продовжити. Проте найголовніше — уміння правильно організувати й успішно провести нараду.

Підготовка Ефективність проведення службової наради значною мірою залежить від якості її підготовки. Залежно від виду наради, її тривалості та кількості учасників проводяться різні підготовчі організаційно-технічні заходи. Для організації великої наради створюють робочу групу зі співробітників, відповідальних за її підготовку засідання. Обслуговування невеликих нарад покладається, як правило, на секретаря керівника установи або на одного з працівників.

В установах з постійно діючими колегіальними органами (радами, колегіями, комісіями тощо) має бути типовий регламент проведення засідань, в якому визначено їх періодичність та всі процедури підготовки і проведення із зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру. В колегіальних органах, як правило, обирають секретаря, основним обов’язком якого є підготовка, обслуговування засідань та ведення відповідної документації.

Починаючи роботу з підготовки наради, слід:

— ухвалити рішення про необхідність її проведення;

— визначити питання порядку денного;

— визначити учасників, у тому числі тих, кого передбачається запросити;

— визначити час і місце проведення.

Невелику короткотривалу нараду краще призначати на початок або кінець робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший.

Оперативні наради з невеликою кількістю учасників зазвичай проводяться в кабінеті керівництва. Великі розширені наради, як правило, відбуваються у спеціально призначених для цього залах.

До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов’язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2−3 місця, для великої - не менше 15−20). Крім того, якщо це необхідно, визначають можливість застосування технічних засобів та обладнання.

Порядок денний — перший документ, що його складають при підготовці наради, — розробляється за вказівками керівника й узгоджується з ним.

Розпочинати нараду варто з розгляду питань, в обговоренні яких мають взяти участь якнайбільше запрошених осіб, аби після цього вони мали змогу залишити засідання. Послідовність обговорення інших питань залежить від ступеня їх складності: від більш складних до простіших.

Після кожного з питань, що виносять на обговорення, зазначають посаду, прізвище та ініціали доповідача. Питання нумерують і формулюють у називному відмінку або у знахідному з прийменником «про», наприклад:

1 Підготовка до переходу на нове програмне забезпечення. Доповідач — начальник інформаційно-технічного відділу Саєнко А. О. або 1 Про підсумки атестації персоналу. Доповідач — заступник директора Павлов В. П.

Список учасників — другий важливий при підготовці службової наради документ. У випадку, коли планується проведення постійно діючої наради, що має певний склад учасників, до списку додають лише відомості про запрошених осіб.

До участі в нараді варто залучати лише тих осіб, які безпосередньо причетні до обговорюваних питань, мають спеціальні знання або досвід у вирішенні проблем, що є аналогічними винесеним на порядок денний.

Чіткій організації роботи сприяє складання списку за певною формою, в якій можна передбачити всі відомості, необхідні для контролю за ходом підготовки і проведенням наради .

Такий список (за необхідності його можна доповнити іншими графами), розмножений у потрібній кількості примірників, стане у нагоді і для роботи адміністративно-господарських служб при підготовці приміщень, і для реєстрації учасників наради. Не зайвим буде він і на столі президії - за цим списком головуючому легше буде орієнтуватися під час ведення засідання.

Після того як складено порядок денний і список учасників, визначено місце і час проведення наради, розпочинають оповіщення її учасників. Це потрібно зробити завчасно, аби запрошені мали можливість спланувати свій робочий день, перенести за необхідності справи та підготуватися до наради. У процесі оповіщення список ще раз уточнюється.

Повідомити учасників про нараду можна двома способами: письмово, надіславши запрошення (повідомлення), або усно (по телефону). Якщо всі учасники наради — працівники однієї установи, достатньо сповістити їх, зателефонувавши особисто або передавши порядок денний через співробітників.

Учасникам наради з інших установ надсилають телефонограму або лист-запрошення Членам нарад постійно діючих колегіальних органів порядок денний із зазначенням місця і часу засідання, як правило, розсилають.

У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо. Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів. Листи-запрошення мають бути оформлені бездоганно — грамотно й ретельно, що засвідчить повагу до адресата.

Для оперативного розсилання запрошень найчастіше використовують сучасні засоби зв’язку — факс або електронну пошту (e-mail). З використанням комп’ютера розсилання запрошень здійснюється автоматично за списком, що, безумовно, прискорює і полегшує цей процес.

Надіславши письмове запрошення будь-якою формою зв’язку, бажано згодом зателефонувати і пересвідчитися, чи отримав адресат запрошення. При цьому в списку учасників наради роблять позначку про повідомлення (надіслано листа, передано телефонограму, повідомлено усно) й отриману відповідь (згоден взяти участь, не згоден, причини відмови тощо) Отже, можна виділити такі основні етапи підготовки наради:

1. Підготовка порядку денного, визначення кола учасників і часу проведення наради.

2. Організація робочої групи з проведення наради та розподіл обов’язків.

3. Визначення місця проведення наради (вибір приміщення).

4. Оповіщення учасників наради:

— складання запрошень;

— розіслання запрошень.

5. Уточнення списку учасників.

6. Підготовка пакета документів для розгляду на нараді:

— основних доповідей;

— довідково-інформаційних матеріалів;

— проектів рішень та підсумкових документів.

7. Визначення фінансових витрат.

8. Проведення організаційних заходів:

— замовлення готелю;

— замовлення транспорту;

— організація кава-паузи;

— організація культурно-масових заходів;

— закупівля канцелярського приладдя, води, квітів тощо.

9. Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічне оснащення).

Розпочинаючи підготовку наради, добре мати такий перелік під рукою, щоб не забути яку-небудь деталь Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.

Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіота відеозапису.

Стенограма і фонограма — дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення. Втім, це досить дорогий вид документування. Його доцільно використовувати лише під час проведення важливих заходів, коли передбачено публікацію матеріалів наради.

Протокол — організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах.

Протокол оформлюють на підставі записів, зроблених під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографують або здійснюють аудіозапис, протокол складають після розшифрування записів. Вести запис під час засідання має секретар або спеціально призначений співробітник. Від його кваліфікації, вміння усвідомити обговорювані питання і розібратися в їх суті залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, яка вестиме протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.

Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу. До формуляра входять: назва установи-автора, назва виду документа (протокол), дата, номер, місце проведення наради, заголовок, текст, підписи.

У протоколі проставляють дату проведення наради, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У випадку, коли засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і закінчення засідання (наприклад: «10−12.12.2012').

Номер протоколу є порядковим номером проведення наради від початку календарного року (у навчальному закладі - від початку навчального року).

У реквізиті «місце проведення засідання» зазначають місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу відповідає на запитання «чого?» і містить зазначення виду колегіальної діяльності (нарада, засідання, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Назву виду засідання узгоджують з назвою колегіального органу. Заголовок пишуть з великої літери (наприклад: «Наради директорів», «Засідання колегії», «Зборів трудового колективу»).

Після оформлення заголовка (це можна зробити до початку проведення наради) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розподіляють на дві частини:

перша — вступна, де зазначають прізвище та ініціали головуючого, секретаря, присутніх осіб і порядок денний;

друга — основна, де фіксують хід наради.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) без абзацного відступу з великої літери; після тире зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад: Голова — Чернова С. О. Секретар — Гончаренко Т. М.

У протоколі наради постійно діючого колегіального органу список присутніх постійних членів складають в алфавітному порядку без зазначення посад. Далі записують прізвища запрошених осіб із зазначенням їхніх посад. У протоколах розширених зборів і засідань, на яких присутні понад 15 осіб, вказують лише кількість учасників, а список із прізвищами додають, про що роблять відповідний запис у протоколі. Наприклад: Присутні: 48 осіб (список додається).

Далі наводять порядок денний. У цій частині протоколу перелічують питання, винесені на нараду. Слова «Порядок денний» друкують без абзацного відступу, в кінці ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують і друкують з абзацу. Формулювання питань порядку денного, як вже зазначалося вище, може починатися з прийменника «про», але можливий і інший варіант, коли питання формулюють у називному відмінку. Після кожного питання зазначають прізвище та ініціали доповідача.

У ряді випадків, наприклад, при протоколюванні великих нарад порядок денний може бути доданий до протоколу. Тоді його не вносять до тексту, а роблять лише посилання:

Порядок денний засідання додається.

Основна частина тексту протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.

У кожному розділі мають бути такі частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», («ВИРІШИЛИ»).

Ці слова зверху та знизу відокремлюють двома інтервалами й друкують великими літерами, кожне з нового рядка без абзацного відступу, після них ставлять двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з цифрою, що позначає порядковий номер питання.

Прізвище та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з нового рядка з абзацу (після прізвища з ініціалами ставиться тире). При цьому посаду доповідача не вказують, тому що вона вже зазначена в порядку денному. Після прізвища та ініціалів тих, хто бере участь в обговоренні, посаду краще зазначити.

У протоколі мають фіксуватися всі міркування щодо розглядуваних питань і всі ухвалені рішення.

Зміст виступів викладають від третьої особи однини. За наявності текстів (або тез) доповідей і виступів їх додають до протоколу, а через тире після прізвища доповідача зазначають:

Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.

Після кожного виступу в протоколі фіксують запитання (якщо вони були) і відповіді в порядку надходження, наприклад:

Баліка С. В.- яких заходів вжито щодо ліквідації аварії?

Іванова К. М. — о 6-й годині ранку відновлено енергопостачання.

Якщо через припинення обговорення учасники, які мали виступити, не отримали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові доповіді, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

Наприкінці кожного розділу записують рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і містити складові частини: кому, що зробити і в які терміни.

У деяких випадках, а при виборах посадових осіб — обов’язково, у протоколі зазначають результати голосування з кожного пункту окремо.

За наявності особливої думки щодо прийнятого рішення, її можна викласти на окремому аркуші, підписати та додати до протоколу. У протоколі після запису відповідного рішення наводять особливу думку.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі та повні.

Стислий протокол містить зазначення прізвища доповідача, тему доповіді, прізвища промовців, рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг наради. Стислий протокол доцільно оформляти тільки за наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додають до протоколу. Стисло протоколюють також оперативні наради.

Повний протокол містить записи виступів доповідачів та інших учасників наради, відбиває роботу колективу, процес вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях. У повному протоколі фіксують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Під час засідання, звичайно, складають лише чернетку протоколу. У п’ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами і аудіозаписами, редагують та оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу: «Нарада у заступника голови комітету стенографувалася. Стенограма додається». Остаточно підготовлений протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, оформлюють наказами. У решті випадків роблять витяги з протоколів (Додаток 4).

Протоколи формують у справи разом з документами (по одному примірнику), створеними в процесі підготовки засідання: порядком денним, запрошеннями, списками учасників засідання і запрошених осіб, доповідями або тезами виступів, довідковими матеріалами з обговорюваних питань, проектами рішень і підсумкових документів та іншими документами, переданими учасниками під час засідання.

Розділ 2. Технічне та програмне забезпечення

2.1 Сучасні технічні засоби секретаря-керівника

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп’ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

Комп’ютер Комп’ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву займає місце «номер один» на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широке коло завдань:

* складання і редагування документів;

* реєстрація і контроль виконання документів;

* збереження і пошук документів, іншої корисної інформації;

* прийом та передача документів каналами зв’язку;

* архівне зберігання документів;

* організація свого робочого часу і часу керівника і ін.

Сучасні комп’ютери відрізняються за архітектурою і виробляйності.

Основу архітектури комп’ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура.

Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Intel Pentium, Intel PentiumPro, Pentium II, Pentium III, AMD K6−3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп’ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп’ютера. Марка комп’ютера на робочому столі секретаря являє ся показником рівня технічної оснащеності фірми.

Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані ін формації, необхідної для користувача, про що відбуваються в компьютере процесах.

Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі находяться клавіші чотирьох видів:

* алфавітно-цифрові;

* функціональні;

* зі стрілками;

* керуючі.

У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані.

Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми

драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням визналенного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп’ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої та пристосування, що дозволяють розширювати можливості комп’ютера (збільшувати швидкодію або пам’ять, модернізувати введення / виведення інформації і т. п.).

Миша є маніпулятор для введення інформації в комп’ютер. В основному використовуються миші з двома або трьома кнопками. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхностью килимка.

Принтер призначений для виведення інформації з пам’яті комп’ютера на паперовий носій. Частіше використовуються струменеві та лазерні принтери. Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрино притягуються частинки фарби. Друкує барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп’ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольорову печатку. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, відкритках. Надійними, з високою швидкодією і хорошою якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам’яті комп’ютера (введених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою). Конструктивно факсмодем може бути виконаний у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп’ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп’ютера через послідовний порт. В даний час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість прийому/передачі повідомлень, а також інші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в па м’яти комп’ютера. У секретарської практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетні для сканування книг та інших зброшурованих або переплетених документів.

Можливості комп’ютера визначають:

— Тип і тактова частота процесора;

— Обсяг оперативної пам’яті і жорсткого диска;

— Характеристики материнської плати;

— Характеристики відео-карти;

— Наявність CD-ROM і звукової плати;

— Можливість підключення додаткових пристроїв;

— Можливість енергозбереження.

Комп’ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет Комп’ютерна мережа створюється для ефективного використання не-скількох комп’ютерів, виконують обробку однотипної документації. Комп’ютери з'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп’ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.

Комп’ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т. д.). У мережі один комп’ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділу периферійних пристроїв. Інші комп’ютери є робочими місцями комп’ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації до центральної бази даних, що охоплює не тільки управлінську, але й кадрову, бухгалтерську документацію. Це полить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (за наявності в комп’ютерній мережі спеціальних пристроїв — модемів або факс-модемів).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп’ютера на комп’ютер на електронну адресу, включений у комп’ютерну мережу. Доступ в комп’ютерну мережу забезпечує зв’язка комп’ютер — модем — телефонна мережа — модем — комп’ютер. Адреса електронної пошти повинен мати E-mail. За такою адресою можна направити повідомлення з комп’ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одночасно Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:

— Відправляти документи адресатам, які входять в автоматизовану

інформаційну систему;

— Отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;

— Виводити на екран дисплея отримані документи;

— Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам’яті ПК і пересилати іншій особі;

— Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;

— Відправляти документи одному користувачеві чи групі користувачем системи за списком;

— Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;

— Складати і «прикріплювати» до документів резолюції, інші службові помітки про необхідність тих чи інших дій і термінах виконання.

Сучасний телефон недарма називають комп’ютеризованим. Багатофункціональний телефон може мати багатьма корисними для роботи секретаря функціями, які потрібно враховувати при виборі телефону для вашої фірми, наприклад:

— автоматично додзвониться по потрібному номеру;

— автоматично набере номер, наявний у пам’яті;

— простить і прискорить дозвонювання до абонента в іншому місті;

— автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;

— попросить абонента передзвонити за вказаною вами номером;

— запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;

— запам'ятає час і дату дзвінка;

— покаже тривалість розмови;

— містить у пам’яті необхідні вам номери телефонів (в записнику);

— покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;

— 8 будильників нагадають про необхідність зателефонувати за телефоном і самі вироблять набір номера;

— забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на час;

В даний час багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить певна відстань не по дротах, а по радіо. Тому відстань, на якому можлива зв’язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких як розташування передавального чи приймаючої устрою на місцевості (у западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будівлі або серед багатьох будівель, що заважають проходженню радіохвиль). Зв’язок погіршується, якщо радіотелефон виявляється поруч з високовольтною лінією, під час грози і навіть під час сильного дощу або снігопаду.

Радіотелефон — це телефонний апарат, сполучений з радіо станцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротам, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність становить 60 — 100 км. Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.

Пейджер — це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає в пам’ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Можна переглянути повідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше.

Факс В даний час, з урахуванням вимог оперативності у бізнесі, все частіше використовується факсимільний зв’язок. Якщо ви не в змозі ви слати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу після його розробки чи терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат — це, по су ти, копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, за діваючи звичайні телефонні канали.

2.2 Програмне забезпечення секретаря-керівника

Комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління в умовах зростаючої з кожним днем обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні офісні системи, при всій складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувальницький інтерфейс, що дозволяє секретарю-референту та іншим фахівцям, що мають справу з документами, без особливої підготовки виконувати свої функції за допомогою ПК. Системи автоматизації діловодства повинні володіти наступними можливостями:

— Введення, підготовки та редагування документів;

— Введення та обробки відомостей про документи (реєстрації);

— Обміну документами з керівником і співробітниками, спільної робіт над документами;

— Здійснення контролю виконання документів;

— Зберігання та пошуку документів (створення баз даних);

— Приймання і пересилання документів;

— Систематизації документів, формування папок (справ);

— Підготовки до архівного зберігання і їх архівування.

Добре спроектована і правильно використовується система автоматизації офісної роботи крім полегшення виконання рутинних операцій діловодства дозволяє отримати додаткові можливості.

Сучасний рівень розвитку комп’ютерних технологій дозволяє вирішувати поставлені завдання. У нашій країні створені й успішно застосовуються чудові програмні продукти, що реалізують різні функції і призначені для автоматизації традиційного діловодства на основі новітніх технологій з використанням електронних мереж. Сучасні офісні системи розробляються російськими компаніями на основі популярних пакетів офісних систем — Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office та ін.

Найбільш відомими офісними програмами на сьогоднішній день є:

— Система автоматизації діловодства і документообігу «ДЕЛО», розроблена компанією «Електронні офісні системи»;

— Система автоматизації конфіденційного документообігу і організації потоків робіт «OPTIMA-Work Flow», розроблена фірмою «Оптіма»;

— Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»;

— Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій і підприємств на базі DOCS Open і WorkRoute.

Існує безліч програм для складання і редагування службових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами або текстовими процесорами (Word та ін).

При використанні цих програм для складання документів текст редагованого документа виводиться на екран дисплея і в нього можна вносити необхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти для виділення окремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями та списками, багаторазово роздруковувати текст на принтері і т.д. програми включають словник синонімів ділової мови, перевірку орфографії та граматики, сучасне стильове оформлення документа, можливість складання документа на декількох мовах і багато іншого.

Складання документа в текстовому редакторі можна виробляти з використанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь введених в пам’ять ПК.

Велику популярність у секретарів придбали текстові процесори Word 2010.

У програмний пакет Word включені шаблони документів, які допомагають створювати конкретний документ — стандартне, вишукане і сучасне лист, а також резюме, факс. Можна вибрати що цікавить варіант документа, відредагувати його, заповнити змінні реквізити: дату, номер документа, підпис, адресат, прізвище та телефон виконавця і т.д. пунктуації.

Створені у текстовому редакторі документи запам’ятовуються, зберігаються і пересилаються у вигляді файлів або виводяться на друк на паперовий носій.

Розділ 3. Охорона праці

Працівники допускаються до самостійної роботи після проходження інструктажу на робочому місці за даною професією, стажування і набуття навиків безпечних методів праці.

3.1 Облаштування робочих місць

При виборі приміщень для розташування робочих місць з ПЕОМ необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиски на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо влітку і в сонячні дні.

Приміщення з ПЕОМ повинні мати природне і штучне освітлення. При незадовільному освітленні знижуються продуктивність праці оператора (користувача) ПЕОМ, можлива поява близорукості, швидкої втоми.

Не допускається розташування робочих місць з ПЕОМ у підвальних і для учбових закладів і дошкільних закладів в підвальних і цокольних поверхах.

Робочі місця з ВДТ і ПЕОМ при виконанні творчої роботи, яка вимагає значного розумового навантаження або високої концентрації уваги, слід ізолювати одне від одного перегородкою висотою 1,5−2,0 м.

Площа на одного працюючого за ПЕОМ повинна складати не менше 6,0 кв. м, об'єм — не менше 20 куб.м.

Недопустимо розташування ПЕОМ при якому працюючий повернений лицем або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПЕОМ, в яку вмонтовані вентилятори. Приміщення з ПЕОМ для операторів (користувачів) і дисплейні класи повинні бути ізольовані від джерела шуму.

Система освітлення повинна задовольняти наступним вимогам:

— необхідно забезпечити достатньо рівномірний розподіл яскравості на робочій поверхні ВДТ, а також у межах навколишнього простору;

— на робочій поверхні не повинно бути різких тіней;

— в полі зору не повинно бути підвищеної яскравості поверхонь, які викликають осліплення;

— величина освітленості повинна бути постійною у часі;

— слід вибирати оптимальний напрямок світлового потоку і необхідний спектральний склад світла.

По відношенню до світлових прорізів робочі місця повинні розташовуватися на відстані не менше 2,5 м. від них; щоб природне світло падало на робочі місця збоку, переважно зліва. Штучне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ повинно здійснюватися системою загального освітлення. У випадках переважної роботи з документами (рукописні, друковані тексти і под.) рекомендується застосування системи комбінованого освітлення (до загального освітлення додатково встановлюються світильники місцевого освітлення). Місцеве освітлення призначено для освітлення зони розташування документів.

Штучне освітлення повинно забезпечувати на робочих місцях з ПЕОМ освітлення не нижче 400−500 лк.

При штучному освітленні рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.

Допускається застосування ламп розжарювання в світильниках місцевого освітлення.

Світлий і особливо блискучий одяг працівників небажаний.

Вміст шкідливих хімічних речовин в приміщеннях з ПЕОМ не повинен перевищувати концентрацій, вказаних у переліку «Гранично допустимих концентрацій забруднюючих речовин в атмосферному повітрі населених пунктів «№ 3086−84 від 27.08.84 р. і доповнення до них, затверджених Мінздоров'я. Основним обладнанням робочого місця оператора (користувача) ПЕОМ, являється відео термінал, клавіатура, принтер, робочий стіл, стілець (крісло), допоміжний п’юпітер, підставка для ніг.

При розташуванні елементів робочого місця слід враховувати:

— робочу позу оператора (користувача) ПЕОМ;

— простір для розташування оператора (користувача);

— можливість огляду елементів робочого місця;

— можливість ведення записів, розташування документації і матеріалів, використовуваних оператором (користувача);

— можливість огляду простору за межами робочого місця;

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

Екран ВДТ ПЕОМ повинен знаходитися від очей оператора (користувача) ПЕОМ на відстані 600−700 мм., який повинен мати гостроту зору на відстані 500 мм.

Клавіатура повинна розташовуватися так, щоб на ній було зручно виконувати роботи двома руками. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні стола або спеціальній підставці на відстані 100−300 мм від краю, оберненого до оператора (користувача) ПЕОМ. Кут нахилу до панелі клавіатури повинен бути в межах від 5 до 25 град.

Принтер повинен бути розташований в зручному для оператора (користувача) ПЕОМ положенні так, щоб максимальна відстань до клавіш управління принтером не перевищувало довжину витягнутої руки.

Висота робочої поверхні стола повинна регулюватися в межах 680−800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні вибирається рівною 725 мм.

Крісло повинно створювати умови: для підтримування корпуса оператора (користувача) ПЕОМ у фізіологічно раціональному положенні та із збереженням природних згинів позвонку; з метою зниження статичної напруги пози, і не повинно обтяжувати робочих рухів.

Робоче місце повинно бути обладнано підставкою для ніг, яка повинна мати ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки — до 20 град. Поверхня підставки повинна бути рифленою, мати бортик висотою 10 мм по нижньому краю.

Робоче місце оператора (користувача) ПЕОМ повинно бути обладнане легко пересувним п’юпітром для документів, розміщеним на одному рівні з екраном на відстані не більше 200 мм.

Розташування екрана ВДТ на технологічному обладнанні повинно передбачати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом ± 30 град. від нормальної лінії погляду оператора (користувача) ПЕОМ.

При експлуатації ПЕОМ необхідно дотримуватися правил особистої гігієни.

У випадку аварії або виникнення пожежі, працюючий повинен здійснити заходи до їх ліквідації, якщо це не загрожує його життю і життю оточуючих. Про випадок негайно сповістити адміністрацію.

За порушення або не виконання вимог даної інструкції оператор (користувач) ПЕОМ несе відповідальність згідно з чинним законодавством.

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

3.2 Вимоги безпеки перед початком роботи

Оглянути робоче місце. Привести в порядок робоче місце, впевнитись, що на робочому місці відсутні сторонні предмети, усі прилади і блоки ПЕОМ під'єднанні до системного блоку.

Перевірте:

— справність роз'єднання кабелю електроживлення і блоків механізмів;

— відсутність поломок і пошкодження ізоляції живлячих приводів;

— відсутність відкритих струмопровідних частини в системах ПЕОМ.

Підготуйте робоче місце для роботи з відео терміналом типу «Дисплей»:

— відрегулюйте сидіння робочого стільця (крісло) на оптимальну зручну висоту; кут нахилу спинки стільця повинен змінюватися в межах 90−220 град до поверхні сидіння;

— розмістіть крісло і систему для відображення інформації - відео термінал (ВДТ), так щоб кут зору на екрані ВДТ складав 25 град, а відстань до екрана 600−800 мм;прослідкуйте, щоб при нормальному освітлення робочого місця пряме світло не попадало на екрани систем.

Протерти зволоженою серветкою (марлевою) клавіатуру (для зниження рівня статистичної електроенергії), зовнішньої поверхні екрана ВДТ.

Перед початком роботи необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиск на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо літом і в сонячні дні, тому натуральне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ необхідно регулювати жалюзями або занавісками або іншими сонцезахисними засобами.

Перед включенням штепсельної вилки кабелю електроживлення в розетку 220 В впевніться в тому, що всі вимикачі мережі на всіх системах ПЕОМ знаходяться в положенні «виключено», а корпуса систем «заземленні».

3.3 Вимоги безпеки під час роботи

Не залишайте включеними ПЕОМ та його пристрої без нагляду.

Підключайте і відключайте роз'єднання кабелів пристроїв ПЕОМ тільки при виключеній напрузі електромережі.