Організація обліку касових операцій в підприємстві

Ведення касових операцій регламентується Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України.

В бухгалтерії підприємства ведуть операції за рухом готівки у касі за допомогою Журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, який заповнюється бухгалтером, а також ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових ордерів повинен бути серед числа обов’язкових документів [21, с. 139].

Для обліку касових операцій застосовують наступні документи:

• 1. Прибутковий касовий ордер (ф. №КО-1) для оформлення грошових коштів, що надходять до каси. Прибутковий касовий ордер заповнює бухгалтер, підписує головний бухгалтер і передається касиру. Касир повинен перевірити правильність заповнення всіх реквізитів документів, прийняти готівку, підписати касовий ордер і квитанцію до нього, яка видається особі, що внесла гроші. Прибутковий касовий ордер виписують в одному екземплярі. Одночасно з заповненням прибуткового касового ордера до нього оформляють квитанцію, яка видається особі, що здає грошові кошти в касу. У прибутковому ордері вказують підставу для його складання і в реквізиті «Додаток» перераховують документи, що додаються до нього:
  • — корінець чека (при отриманні коштів з банку);
  • — авансовий звіт (повернення невикористаних підзвітних сум);
  • — акт інвентаризації (погашення нестачі);
  • — накладна, акт, рахунок (оплата покупцем за реалізовану продукцію);
  • — статут, протокол зборів засновників (внесок до статутного фонда підприємства).

В прибуткових касових ордерах забороняється робити виправлення.

• 2. Видатковий касовий ордер (ф. №КО-2) — для видачі грошових коштів з каси. Видатковий касовий ордер виписують в одному екземплярі. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер підприємства або уповноважені особи. У видатковому ордері вказують документи, що є підставою для його складання:
  • — об'ява на внесок готівки (при здаванні виручки в банк)
  • — наказ керівника (господарські цілі, відрядження);
  • — платіжна відомість (заробітна плата).

При отриманні видаткових касових ордерів касир зобов’язаний перевірити: а) наявність і достовірність підписів головного бухгалтера і дозвільного надпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених; б) правильність оформлення документів, наявність всіх реквізитів; в) наявність перерахованих в документах додатків [24, с. 97].

3. Журнал реєстрації прибуткових і витратних касових документів (ф.№КО-3 або КО-3А) — для реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

О.С. Китайчук вказує, що при автоматизації робочого місця бухгалтера передбачає ведення бухгалтерського обліку в електронному вигляді. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, зазвичай, ведеться лише за допомогою комп’ютерної техніки, але якщо відбувається збій роботи комп’ютера з втратою усієї інформації, то наявність друкованої форми Журналу допоможе відновити певну інформацію про рух готівки [21, с.141].

• 4. Касова книга (ф. №КО-4) — вказуються кожне надходження і кожна видача готівки на підприємстві. Касова книга повинна бути пронумерована і прошнурована. Порядок заповнення наступний:
  • — при отриманні або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видачі здійснюється запис у книзі;
  • — щодня в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі;
  • — після підведення підсумків касир передає в бухгалтерію звіт (відривний лист касової книги) разом з прикладеними до нього прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Касова книга може заповнюватися також в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має здійснювати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт кассира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму і зміст касової книги в паперовій формі [45, с. 260].

Облік наявності й руху грошових коштів в касі за рахунком 30 ведеться на підставі перевірених касових звітів за кожен день — в Журналі 1 (за кредитом 301) і Відомості 1.1 (за дебетом 301). За наявності залишку грошових коштів на кінець місяця його звіряють із залишком на цю ж дату в касовому звіті.

Інвентаризація грошових коштів, що знаходяться в касі, здійснюється один раз на квартал. Матеріальна відповідальність за зберігання коштів і ведення касових операцій покладена на касира [35, с. 20].

З касиром укладають договір про матеріальну відповідальність. Ліміт залишку готівки в касі (далі - ліміт каси) — граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Установлений ліміт каси встановлюється підприємствами самостійно та затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства [37].

Розрахунок ліміту каси проводиться з урахуванням наступних чинників:

• — розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи;
• — режиму і специфіки роботи підприємства;
• — строку здавання підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку;
• — віддаленості від банку, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками, на перші три місяця їх роботи ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками.

Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси в двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності. Підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки [6, с. 95].

Підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим протягом одного дня можна здійснювати тільки в межах 10 000 грн. Якщо сума розрахунків перевищить 10 000 грн. до підприємства-платника коштів застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в двократному розмірі [19, с. 187].

На підприємствві для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси слід розробити робочі інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером (табл. 1.1).

Таблиця 1.1 Робочі інструкції працівників бухгалтерії щодо видачі готівки з каси видатковим касовим ордером [19, с. 187].

Для полегшення роботи касира і забезпечення своєчасності виконання ним своїх обов’язків на підприємстві слід складати графік роботи касира, який має затверджуватися керівником. Приклад такого графіку представимо в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2 Приклад графіку роботи касира підприємства [23].

На сьогоднішній день методологічні підходи до організації бухгалтерського обліку касових операцій підприємства вже достатньо розроблені, хоча і потребують постійного перегляду і вдосконалення існуючих методів. Саме тому, в умовах сьогодення для вдосконалення облікового процесу в питаннях касових операцій особливої уваги набувають проблеми вдосконалення його організації, вирішення яких, в кінцевому підсумку, дозволить підвищити ефективність роботи каси підприємства і знизити ризики помилок і прорахунків під час роботи працівників каси [34, с. 169].