Методичні аспекти організації робіт з узагальнення даних обліку при складанні звітності

Основні етапи організації облікової роботи зі складання річного звіту: інвентаризація господарських засобів; закриття облікових регістрів; заповнення форм звітності; складання пояснювальної записки; відображення змін в обліковій політиці; висновок незалежної аудиторської організації; розгляд і затвердження річного звіту керівником, представником власника тощо.

До складання заключного балансу обов’язкова звірка оборотів і залишків за аналітичними та синтетичними рахунками і записами у Головній книзі або в іншому аналогічному регістрі. Узагальнення даних по обліку фінансових результатів Філії здійснюється при журнальній формі обліку у журналі № 6.

На складання звітності, як обов’язкової, так і управлінської, в умовах ведення паперового обліку, витрачається досить багато часу. Саме тому підприємці не можуть вчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників.

Рис. 2.8 Порядок ведення комп’ютерного обліку фінансових результатів підприємства (власна розробка)

Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості складання звітності. Порядок ведення комп’ютерного обліку фінансових результатів Філії подано на рис. 2.8.

Схема формування і відображення доходів, фінансових результатів на рахунках бухгалтерського обліку, використання нерозподілених прибутків подана в додатку Ж.

При використанні комп’ютерних програм уся звітність, яка надається користувачам, умовно поділяється на три групи:

• 1) системні внутрішні звіти, до яких входять оборотно-сальдова відомість, шахова відомість, обороти за рахунками, інші вбудовані звіти;
• 2) зовнішні (регламентовані) звіти — фінансова, податкова, статистична та галузева звітності;
• 3) нестандартні звіти — це інформація про: кількість запасів на складах, заборгованість перед бюджетом, залишки за банківськими рахунками, стан розрахунків з дебіторами і кредиторами підприємства.

Список усіх звітів, наприклад, в програмі «1С: Підприємство 8.2» конфігурація «Бухгалтерський облік для України», знаходиться в робочому вікні комп’ютерної програми «1С:Підприємство» меню «Звіти». Інший спосіб відкрити список звітів — вибрати в меню «Операції» команду «Звіти». При цьому відкривається вікно запитів, представлене на рисунку 2.9.

Рис. 2.9 Вікно вибору звіту

Для забезпечення перевірки правильності ведення обліку й оцінки майнового стану підприємства достатньо двох системних внутрішніх звітів: «Книга обліку господарських операцій» і «Оборотно-сальдовий баланс».

Щоб сформувати оборотно-сальдову відомість, потрібно в меню «Звіти» вибрати команду «Оборотно-сальдова відомість». Відкриється діалогове вікно, яке представлене на рисунку 2.10.

Рис. 2.10 Діалогове вікно звіту Оборотно-сальдової відомості

Оборотно-сальдова відомість дозволяє одержати інформацію з оборотів, а також по початковим і кінцевим залишкам усіх рахунків, для яких ці величини мають ненульові значення.

Рис. 2.11 Фрагмент вкладки Розгорнуте сальдо

Як видно з рисунку 2.10, включаючи прапорці «Деталізація по субрахунках» і «Дані по валютах», можна одержати у відомості додаткову інформацію із субрахунків і по валютах. Якщо включити прапорець «Розгорнуте сальдо», то у вікні з’являється додаткова вкладка з тією ж назвою. Фрагмент цієї вкладки показаний на рисунку 2.11.

Для активно-пасивних рахунків можна розрахувати розгорнуте сальдо. Сальдо, розгорнуте за субрахунками, відповідає застосуванню до рахунку групи функцій бухгалтерських підсумків з кінцевою буквою Р, наприклад, СКДР, розгорнуте по субконто — застосуванню групи функцій з кінцевими буквами РС, наприклад, СКДРС.

Далі бухгалтер формує оборотно-сальдову відомість. Для активно-пасивних рахунків визначає розгорнуте сальдо, вставляє у таблицю на вкладці «Розгорнуте сальдо» рахунків 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» і 37 «Розрахунки з іншими дебіторами» з атрибутами, показаними на рисунку 3, і аналізує отриманий звіт.

Нестандартні звіти, це звіти, що вже налаштовані на рішення досить вузького завдання одержання підсумків. До цієї групи належать звіти, які є засобом для проведення оперативного аналізу, наприклад, щоденний звіт про оприбуткування грошових коштів і напрямки їх використання. Такий звіт не може бути заздалегідь передбачений розробниками, відповідно, його неможливо безпосередньо отримати штатними засобами програми. Тому діалогові форми цих звітів, як правило, містять лише найнеобхідніші поля.

У групу регламентованих входять звіти, які підприємство формує для подання державним органам, інвесторам, кредиторам тощо. Під ними розуміють можливість автоматичного отримання у програмах звітів для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітних довідок, фінансових звітів. Існують також види звітів, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності й регламентовані лише для деяких підприємств. Це так звані специфічні звіти. До цієї групи можна віднести консолідовану звітність (для холдінгових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку (для спільних підприємств і підприємств з іноземними інвестиціями). Комп’ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограмування.

Наведемо порядок формування регламентованих звітів у програмі «1С:Підприємство 8.2» конфігурація «Бухгалтерський облік для України». Перш ніж починати формування регламентованих звітів, бухгалтер перевіряє, чи зазначена назва папки для збережених звітів у довіднику Фірми. Для цього відкривається даний довідник і вибирається потрібна фірма, двічі клацнувши її назву в списку. У діалоговій формі довідника, що відкрилася, вибирається вкладка «Додатково» й аналізується зміст текстового поля «Каталог звітів». Воно повинне бути заповнене назвою папки для збережених регламентованих звітів. Якщо поле не заповнене, то створені регламентовані звіти неможливо буде зберегти.

Щоб відкрити список регламентованих звітів, потрібно вибрати у меню «Звіти» команду «Регламентовані звіти». Відкриється діалогове вікно, представлене на рисунку 2.12. Як видно з рисунка, всі звіти групуються за кварталами. Конкретну групу звітів можна вибрати зі списку Груп звітів, розташованого у верхній частині діалогового вікна.

Рис. 2.12 Діалогове вікно регламентованих звітів

Розглянемо формування регламентованого звіту на прикладі фінансового звіту «Баланс». Для цього необхідно вибрати у списку звітів (рис. 4) цей звіт і натиснути кнопку «Відкрити». У робоче поле програми буде завантажене діалогове вікно звіту, представлене на рисунку 2.13.

Рис. 2.13 Регламентований звіт «Баланс»

Щодо порядку подання сформованої фінансової та податкової звітності зацікавленим користувачам, то цікавою можливістю є її подання в електронному вигляді - із застосуванням електронної пошти. Тобто підприємці та бухгалтери можуть відправити необхідну інформацію податківцям, не виходячи з офісу. Цьому сприяє і те, що на екрані комп’ютера дані можуть бути подані у зручнішій для користувача формі, наприклад, шляхом використання гіпертекстових документів, побудованих за допомогою Internet-технологій.

З точки зору узагальнення даних документів первинного обліку, автоматизовані системи мають недоліки. При автоматизованій формі обліку оборотна відомість формується на підставі первинних записів про бухгалтерські операції у Журналі обліку господарських операцій. Тому бухгалтер не має проміжних підсумків роботи над нею, які раніше з’явилися в результаті групування та узагальнення операцій на окремих ланках бухгалтерії.

Однак ці підсумки необхідні для складання звітності та аналізу діяльності підприємства. У результаті єдиний процес бухгалтерської роботи розділився на дві задачі, що вирішуються окремо. З однієї сторони, по всім операціям складається баланс, з іншої сторони, по деяким даним складається звітність.