Вдосконалення організації та методології облікових операцій вибуття виробничих запасів

Облік виробничих запасів є однією з найважливіших ділянок облікової роботи, оскільки питома вага вартості сировини і матеріалів у структурі собівартості виробу в середньому в сільського господарських товариствах становить біля 70%. Тому передумовою підвищення ефективності виробництва і забезпечення його безперебійної роботи є економія виробничих запасів, а також визначення потреби в них.

Для здійснення належного контролю за веденням обліку вибуття виробничих запасів з використанням норм витрат, норм природного убутку, з метою запобігання крадіжок на підприємстві необхідно організувати оперативний облік виробничих запасів за допомогою персональних комп’ютерів. На практиці трапляються різні варіанти організації машинної обробки інформації обліку виробничих запасів. Вони залежать від методології обліку, способів оцінки запасів, складу і групування задач, особливостей організації інформаційної бази, технічних засобів, що використовуються для обробки.

При машинній обробці інформації обліку виробничих запасів задачі доцільно згрупувати так:

• 1) облік та контроль за надходженням запасів на склади підприємства;
• 2) облік і контроль наявності та руху запасів на складах і в експлуатації;
• 3) облік та контроль вибуття запасів зі складів підприємства на сторону;
• 4) облік переоцінки виробничих запасів;
• 5) відображення операцій із виробничими запасами в облікових реєстрах.

Кожну поставлену задачу доцільно розділяти на підзадачі. При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.

Після придбання, відповідно до виписаних документів, виробничі запаси надходять на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку виробничих запасів, ведеться аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні - це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу.

Щодо бухгалтерських програм, то вони повинні мати спеціально розроблений контрольний модуль, який може підключатися до бухгалтерської програми у процесі контролю обліку матеріальних запасів. За допомогою цього модуля може забезпечуватись як систематичний контроль операцій, так і вибірковий контроль за визначеними операціями. Необхідно також підкреслити, що на практиці, по суті, не існує спеціальних програм, призначених саме для контролю. Але впровадження ЕОМ і комп’ютеризованих систем у процес обліку дозволяє значно скоротити і процес контролю з боку працівників обліку.

Отже, при впровадженні ЕОМ у процес обліку і контролю необхідно знати, що комп’ютер також може помилятися внаслідок відмови або збоїв у роботі техніки, що трапляється часто, до того ж програмою можна передбачити такі випадки і відновлювати інформацію. Але в основному помилки виникають не з вини комп’ютерної технології, а внаслідок некомпетентних, неуважних або навмисних дій самого користувача. При цьому потрібно зауважити, що контролюючі не повинні повністю довіряти автоматизованим системам, а використовувати їх як засіб, який допомагає при здійсненні процедур контролю матеріальних запасів.

Облік матеріалів у бухгалтерії ведеться в кількісному та вартісному вияві, у розрізі матеріально-відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків та облікових груп на основі зданих первинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Також здійснюється розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру, виконується аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу.

Технологічний процес автоматизованого оброблення даних з обліку виробничих запасів полягає у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й надання потрібної інформації, групування даних на рахунках, із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.

Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності.

Спільна інформаційна база дає можливість спільно використовувати таку нормативно-довідкову інформацію, як довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних підрозділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо.

Для обліку матеріальних цінностей використовуються типові форми первинних документів, що утворюють вхідну інформацію: прибутковий меморіальний ордер, здавальна накладна, товарно-транспортна накладна, накладна на переміщення матеріалів, акт про приймання матеріалів, лімітно-забірна картка, вимога, накладна на відпуск матеріалів на сторону, картка складського обліку.

Вихідною інформацією складського обліку є: картка складського обліку матеріалів, оборотна відомість матеріальних цінностей, довідкова інформація, інформація про переоцінювання матеріальних цінностей, реєстр первинних документів, інвентаризаційна відомість.

А в бухгалтерії основною регламентованою вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей є: інвентаризаційна відомість наявності матеріальних цінностей, зведена відомість надходження матеріальних цінностей, зведена відомість витрат матеріальних цінностей, оборотна відомість матеріальних цінностей, картка підзвітної особи, відомість відображення господарських операцій з обліку матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку, відомість переоцінювання матеріальних цінностей, відомість надходження матеріальних цінностей в аналітичному розрізі, відомість використання матеріальних цінностей, довідкова інформація обліку та аудиту матеріальних цінностей, відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей, реєстр первинних документів, журнал обліку відпуску матеріальних цінностей, прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей, прогнозування використання матеріальних цінностей.

В СТОВ «Відродження» нажаль для ведення бухгалтерського обліку не використовує жодного програмного забезпечення. Враховуючи те, що господарство не має великих оборотів активів то можна застосовувати програмний продукт 1-с «Бухгалтерія». Але для використання цієї програми підприємству необхідно буде змінити форму бухгалтерського обліку з меморіально-ордерної на журнально-ордерну і забезпечити персональними комп’ютерами всіх працівників бухгалтерії. Програма 1-с «Бухгалтерія» значно полегшує роботу бухгалтера при створенні зведених документів та складанні звітності. Існує можливість сформувати, зведений реєстр, розподілення матеріалів по напрямках виробничих витрат, звіт по залишкам складських запасів), сформувати картку складського обліку запасів за будь який період, проведення інвентаризації. При використанні цієї програми кожен з бухгалтерів зможе вести свою ділянку обліку на своєму робочому місті за допомогою персонального комп’ютера, а головний бухгалтер зможе виконувати операції зведеного характеру — формування різного роду звітності і таке інше. В системі відстежується робота кожного користувача, фіксуються помилки, отже роботодавець має можливість доступу до оперативної інформації як фінансової так і управлінської діяльності.

Становлення ринкової економіки в Україні, поява нових господарських структур різних форм власності, розвиток міжнародних економічних зв’язків зумовили необхідність удосконалення обліку відповідно до вимог міжнародних стандартів. Створенню інформаційної бази для забезпечення переходу до системи, орієнтованої на ринкові умови господарювання, підвищенню ефективності облікової інформації, необхідної для потреб управління і контролю на всіх рівнях, сприяло прийняття Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», який є головним нормативно-правовим документом у системі регулювання обліку і закріпив перехід підприємств і організацій України на систему фінансового обліку і звітності, основану на національних Положеннях (Стандартах) бухгалтерського обліку, що відповідають вимогам міжнародних стандартів. Перехід від планово-розподільчої до ринкової економіки вимагає перегляду методологічної основи обліку, уточнення його об'єктів, технологію збору і обробки даних. Зрозуміло, що методологічні аспекти відіграють вирішальну роль у структуризації внутрішньої будови інформаційної системи підприємства та визначають технологію облікового процесу, а тому їх розвиток в умовах ринку є об'єктивною необхідністю.

Здійснення ефективних заходів щодо стабілізації економіки України і перехід до ринкових відносин потребують принципово нових підходів до управління запасами підприємства. Це зумовлює необхідність удосконалення організації та методики обліку запасів підприємства та відповідність до вимог ринкової інфраструктури.

Проблеми обліку вибуття виробничих запасів в умовах реформування економіки набувають особливої актуальності в зв’язку з потребою отримати точної і достовірної інформації. Система їх обліку, яка склалася роками, не задовольняє вимоги ринку, оскільки умови функціонування значно розширюють коло операцій, що проводяться з запасами. У нашому випадку базове підприємство веде бухгалтерський облік за допомогою меморіально-ордерної системи обліку, що є вже досить відсталою формою.

Облікова політика підприємства дозволяє визначити свої форми бухгалтерського обліку, але є загально прийняті типові форми.

При веденні складського обліку виробничих запасів на підприємствах використовуються типові форми первинного обліку запасів затверджені наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Аналітичний облік запасів — це пооб'єктний облік, який ведеться в інвентарних картках типової форми. Формування первісної вартості відбувається залежно від форми надходження запасів на підприємство (грошові розрахунки, бартер, безоплатне одержання тощо). Облік запасів ведеться за допомогою другого класу рахунків в розрізі по субрахунках. Найдоцільніше застосовувати відпрацьований на підприємстві спосіб відображення в синтетичному і аналітичному обліку фактичної собівартості запасів з врахуванням змін за ПСБО 9 «Запаси» та нового Плану рахунків бухгалтерського обліку. Підставою для списання використаних у виробництва матеріалів служить відомість розподілу витрат матеріалів і палива за рахунками і статтями витрат, яка складається за видатковими документами (лімітно-забірними картками, вимогами, актами тощо). Переоцінка виробничих запасів ведеться відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» в бухгалтерському обліку і звітності запаси відображаються за найменшою з двох оцінок: первинною вартістю або чистою вартістю реалізації. Результати уцінки відображаються у тому місяці, в якому було складено опис-акт уцінки. Інвентаризація виробничих запасів здійснюється інвентаризаційною комісією, призначеною наказом керівника підприємства, по місцях зберігання матеріальних цінностей у присутності матеріально відповідальних осіб. Положенням (стандартом) 9 передбачено, що з метою бухгалтерського обліку запаси включають: малоцінні і швидкозношувані предмети, які використовуються не більше одного року або одного операційного циклу, якщо він більше року. Тобто до малоцінних і швидкозношуваних належать предмети, які мають відносно короткий строк використання, і включати їх вартість до витрат виробництва або обігу шляхом нарахування амортизації недоцільно. Тому такі предмети, незалежно від вартості, визнаються малоцінними і швидкозношуваними й обліковуються як запаси. Аналітичний облік малоцінних і швидкозношуваних предметів ведеться за видами предметів (однорідними групами), установленими виходячи з потреб підприємства.

вибуття виробничий запас звітність.