Функції прес-секретаря. 
Структура прес-служби

Прес-секретар — керівник прес-служби або її єдиний представник, який відповідає в організації за роботу зі ЗМІ.

Прес-секретар — особлива посада в апаратах влади. На заході СРСР секретарі обкомів КПРС услід за М. С. Горбачовим стали вводити таку посаду і запрошувати на неї журналістів. Проте в той період вважалося, що в прес-центрах органів влади «працювали в основному ті журналісти, що не могли знайти для себе роботу в газеті, на радіо або телебаченні». Від цих людей дійсно мало що залежало. Їх функції були формальними, обмежувалися обробкою текстів і розміщенням їх в слухняній пресі.

Після серпня 1991 року ситуація різко змінилася. Функція взаємодії зі ЗМІ у зв’язку з новим громадським устроєм стала свого роду «лакмусовим папірцем» процесів демократизації органів влади і суспільства в цілому. Як правило, на цю посаду запрошували талановитих, досвідчених журналістів. При цьому апарати органів влади помінялися трохи. У стилі роботи, в ділових проявах журналісти відрізнялися від звичайних чиновників. Часто прес-секретарі, працівники прес-служб виглядали «білими воронами» серед чиновників.

Прес-секретар — роль посередницька. З одного боку — владна структура і її лідер зі своїми вимогами до ЗМІ, своїми очікуваннями. З іншої - строкатий (пестрый) світ засобів масової інформації, що має свої інтереси в стосунках з владою, далеко не однорідні інтереси.

Як показує досвід країн розвиненої демократії, взаємовідносини між владою і засобами масової інформації і в умовах громадянського суспільства залишаються непростими. Журналісти виступають представниками громадськості, виразниками інтересів громадян і прагнуть узяти на себе функцію контролю за діяльністю органів влади. Такі норми правової демократії.

На сьогодні практика взаємодії влади зі ЗМІ є предметом професійних дискусій. Тут доки багато суперечливих явищ, характерних для перехідних етапів розвитку суспільства. Проте тенденція вибудовування цивілізованих взаємовідносин влади зі ЗМІ, на думку аналітиків, переважає.

Узагальнюючи діяльність прес-секретаря, працюючого в органах влади, можна виділити ряд основних функцій:

Зовнішня — аналіз службової інформації і донесення її до ЗМІ. Прес-секретар виступає в ролі «перекладача»: важку для сприйняття рядовим читачем мову документів він перекладає на доступну, зрозумілу усім. Це функція популяризації рішень влади, що вимагає не лише уміння поводитися із словом, але і здатності оцінити значущість, важливість для населення того або іншого документу.

Прес-секретар часто виступає спічрайтером, готує тексти виступів або заяв керівника. Не лише тексти, але і характер зйомок першої особи на телебаченні є турботою прес-секретаря. У якому приміщенні, на якому фоні більше виграшно виглядає керівник — важливо простежити і оцінити.

Безпосереднім обов’язком прес-секретаря є організація і ведення прес-конференцій (брифінгів) керівника. «Доступ» журналістів до першої особи — пряма прерогатива прес-секретаря. Він регулює зустрічі, інтерв'ю, їх тривалість і регулярність.

Завдання прес-секретаря — створювати і підтримувати безконфліктну, краще дружню атмосферу взаємовідносин між керівником органу влади і ЗМІ, особливо їх керівниками. Тут потрібні комунікабельність, дипломатичність, гнучкість.

Охоронна — захист службової інформації, державної таємниці. Кожне відомство, кожна владна структура має інформацію, яка не може бути загальним надбанням. Хоча в українському законодавстві доки не пропрацювали належним чином питання охорони службової таємниці в органах влади, державні інтереси диктують необхідність обмеження гласності з певних питань. Преса, особливо приватна, комерційна, у свою чергу прагне дістати саме таку інформацію. Прес-секретареві важливо уміло вибудовувати стосунки з журналістами, щоб не створювати відчуття зайвої закритості влади, при цьому захистити службову інформацію.

Внутрішня — збір і аналіз інформації про освітлення в ЗМІ діяльності органу влади, його керівника. Щодня на стіл президента (мера) лягає оперативний огляд ЗМІ. Модель цього огляду, на що слід звертати особливу увагу — усе це вирішується в кожному апараті по-своєму.

Як видно, виконання функцій вимагає від прес-секретаря певної мужності, оскільки професійна чесність, етика диктують прес-секретареві одні норми, а логіка чиновницького пристосування — інші.