Документи як джерело первинної інформації, їх класифікація та вимоги до їх змісту і оформлення

Для відображення в обліку об'єктів необхідно мати про них уяву, тобто спостерігати за ними. Результати спостереження оформлюють за допомогою первинних документів.

ДОКУМЕНТУВАННЯ — це процес оформлення господарських операцій відповідними первинними документами, перший етап облікового процесу на якому здійснюється спостереження, вимірювання об'єктів обліку і реєстрація одержаної інформації.

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій, вони фіксують факти здійснення господарських операцій, а також їх дані слугують підставою для записів у фінансовій, податковій, статистичній та іншій звітності. Первинні документи можуть бути створені в письмовій або електронній формі.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів України за погодженням Державної служби статистики України. Документування може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити показники типових форм та всі обов? язкові реквізити. Порядок створення первинних документів, записів в регістрах обліку та зберігання документів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95р. № 88. Оформлення операцій також може відбуватись з використанням бланків суворої звітності.

Класифікація документів.

І. За місцем складання:

• — внутрішні - документи, які оформлюються (виписуються) на підприємстві й тут же застосовуються (звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, табель обліку використання робочого часу, інвентарні картки обліку основних засобів, прибуткові ордери);
• — зовнішні - документи, які складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків);

ІІ За призначенням:

• — розпорядчі - документи, які містять розпорядження (наказ) на здійснення певної господарської операції (накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банків, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей);
• — виконавчі - документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою (звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт, виписка банку, касові ордери);
• — документи бухгалтерського оформлення — документи, які складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів працівниками бухгалтерії (бухгалтерські довідки, меморіальні ордери, калькуляції, розрахунки амортизації);
• — комбіновані - документи, які поєднують функції перелічених вище документів (звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, наряди, вимоги, видатковий касовий ордер).

ІІІ. За ступенем узагальнення господарських операцій:

• — первинні - документи, які складаються в момент здійснення господарської операції та підтверджують факт її здійснення (касові ордери, накладні, акти приймання-передачі основних засобів);
• — зведені - документи, які складають на підставі первинних документів шляхом групування і узагальнення їх показників (звіт касира, відомість на виплату грошей з каси);

ІV. За способом використання:

• — разові - документи, які охоплюють одну господарську операцію (касові ордери, вимоги, акти);
• — накопичувальні - документи, які дають змогу протягом дня, тижня, декади, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (лімітна картка, табель обліку робочого часу).

Показники бухгалтерських документів називають реквізитами. Первинні документи, для надання їх юридичної сили і доказовості повинні мати обов’язкові реквізити:

• — назва документа (форми);
• — дата і місце складання;
• — назва підприємства, від імені якого складено документ;
• — зміст та обсяг господарської операції;
• — одиниця виміру господарської операції;
• — посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• — особистий підпис особи, відповідальної за здійснення операції та дозвіл на її проведення.

Якщо в первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою для відображення операції в обліку.

До оформлення первинних документів пред’являються наступні вимоги:

• o Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
• o Документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов’язкові реквізити;
• o Записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером;
• o Вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• o Документ повинен складатись чітко, розбірливо, однозначно, без помилок, офіційною державною мовою;
• o Виправляти помилки в первинних документах можна коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою, а зверху пишуть правильну інформацію та роблять запис «виправлено» і підтверджують підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення. В касових та банківських документах, а також документах з обліку цінних паперів виправлення не дозволяються взагалі, такі документи анулюють, а замість них виписують нові.

Право підпису бухгалтерських документів належить лише особам, включеним керівником до переліку осіб, які мають право підпису і підтвердженим наказом, особисто (без використання факсиміле) та в деяких випадках закріплюватись відтиском печатки. Також дозволено накладання на первинні документи електронних цифрових підписів із дотриманням вимог законодавства.