Висновок. 
Номенклатура справ

Таким чином, можна зробити наступні висновки. Номенклатура справ — це затверджений систематизований перелік справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання в установленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і групування виконаних документів і справ, термінів зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки невикористаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємства обов’язково. Основні положення по складанню номенклатури справ викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД). Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовою. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи. Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного установи. Зразкові та типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов’язковою. Приблизна номенклатура справ є рекомендаційною. Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, що заводяться в діловодстві, їх відповідність видам і змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянками роботи і питаннями діяльності організації. Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому координується діловодною службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки. Затверджені примірники номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються склад справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони включаються до складу справ секретаря-референта. Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи і громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі. Номенклатура справ установи, не передавального документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років. Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів. Номенклатура справ установи друкується в декількох екземплярах. Перший примірник зберігатися в службі діловодства, другий — використовується цією службою в якості робочого примірника, третій — знаходиться у відомчому архіві (в особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий — в державному архіві, до якого передаються документи даної установи. Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п’ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново. Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня нового календарного року. Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д.