Система та процес бухгалтерського обліку

РЕФЕРАТ З ТЕМИ:

Система та процес бухгалтерського обліку

Необхідність застосування системного підходу при дослідженні явищ оточуючого світу в XXI столітті не викликає сумнівів. Правилом сучасного наукового пошуку стає розгляд об'єктів і процесів як систем — у всій сукупності складових цих об'єктів і процесів, зв’язків і відносин, включаючи відносини з навколишнім середовищем.

У філософському розумінні, система (грец. — systema — складене з частин, з'єднане) — це сукупність елементів, які пов’язанні та взаємодіють між собою, утворюючи певну цілісність, єдність. Для неї характерна не лише наявність зв’язків і відносин між елементами, що її утворюють, але й нерозривна єдність з середовищем, у взаємодії з яким система проявляє свою цілісність.

Отже, під системою найчастіше розуміють цілісну множину об'єктів, пов’язаних між собою взаємними відносинами. Щодо системного функціонування не є винятком й бухгалтерський облік. Він, обслуговуючи соціально-економічні відносини, складовою соціально-економічної системи в цілому.

Проблеми, які супроводжують реформування вітчизняного бухгалтерського обліку, вимагають комплексного відстеження факторів його ефективного функціонування для сприяння у прийнятті оптимальних управлінських рішень. Відірваність теоретичних досліджень від проблем практики зумовлюють необхідність перегляду базових основ теорії з метою удосконалення практики. Тому визначення складових і взаємозв'язків системи бухгалтерського обліку забезпечить розуміння його загальних і окремих проблем.

Щодо системності бухгалтерського обліку, то необхідно зауважити, що це найбільш прогресивна методологія дослідження. Будучи практичною реалізацією економічної теорії, бухгалтерський облік повинен мати змогу комплексно вивчати та аналізувати події господарської діяльності, які одночасно є показниками діяльності підприємства та економічними факторами соціального життя.

Бухгалтерський облік як система є сукупністю елементів певного змісту та форми, які пов’язані між собою й об'єднані постійною взаємодією, що підтверджує справедливість визнання бухгалтерського обліку конкретною системою, системою, яка забезпечує надання інформації про стан і зміну майна підприємства та джерел його утворення, про характер і результати господарської діяльності, що відображає і узагальнює господарські операції та їх вплив на стан господарської одиниці в єдиному грошовому вимірнику.

Бухгалтерський облік може розглядатися як елемент системи більш високого порядку — господарської інформаційної системи, яка генерує та інтерпретує всю базу інформаційного потоку, надану різними системами, для забезпечення ефективного управління.

Водночас систему бухгалтерського обліку можна розглядати як автономну, елементи якої можуть виступати в якості систем більш низького порядку. Будь-яка економічна система визначається метою, з якою вона формується. Система бухгалтерського обліку характеризується певною цілеспрямованістю, тобто всі її ланки слугують загальній цілі - забезпечення різних користувачів необхідною бухгалтерською інформацією для визначення та регулювання напрямів діяльності суб'єкта господарювання.

Результатом функціонування системи бухгалтерського обліку є інформація, призначена для прийняття управлінських рішень. Тому до системи бухгалтерського обліку висуваються такі вимоги:

=> формування джерел інформації і забезпечення їх зберігання;

=> надання інформації в необхідних обсягах і у встановлені строки;

=> забезпечення інформаційної комунікації між особами, які приймають рішення.

Правильна організація системи, в тому числі, системи бухгалтерського обліку, визначає найбільш раціональний шлях досягнення поставлених перед нею завдань. У бухгалтерському обліку організація сприятиме відповідності системи бухгалтерського обліку самій сутності системи шляхом забезпечення упорядкованості, узгодженості та налагодження взаємодії між її елементами.

Бухгалтерський облік є складною системою, що проявляється у створенні та систематизації інформації. Водночас, система бухгалтерського обліку є підсистемою інформаційної системи підприємства, оскільки саме бухгалтерський облік формує необхідну економічну інформацію для аналізу, контролю і планування діяльності в наступному періоді.

До інформаційної системи, окрім обліку, відносяться також підсистеми планування, аналізу та контролю. Призначенням кожної підсистеми економічної інформації підприємства є надання достовірної, своєчасної, доступної та релевантної інформації користувачам для забезпечення прийняття оптимальних управлінських рішень. Відсутність будь-якої з цих підсистем порушує цілісність системи управління.

Розглянемо детальніше особливості кожної з підсистем системи інформації у їх взаємозв'язку з бухгалтерським обліком.

Сутність планування полягає у відображенні цілей підприємства у вигляді прогнозів і планів, визначенні пріоритетів, засобів і методів їх досягнення. Формування планових показників забезпечує створення попередньої моделі об'єкта управління з певними економічними показниками діяльності, реалізація якої можлива в майбутньому. Планові моделі ґрунтуються на показниках прогнозу, з урахуванням результатів діяльності за попередній період, які знаходять відображення у бухгалтерському обліку.

Важливе місце в системі економічної інформації займає аналіз, який передбачає комплексне та взаємопов'язане дослідження процесів і явищ господарської діяльності підприємства та їх структурних підрозділів, визначенні на цій основі причинно-наслідкових зв’язків і тенденцій розвитку для обґрунтування та оцінки ефективності управлінських рішень. Для проведення аналізу використовується інформація, яку надає бухгалтерський облік.

Підсистеми планування, бухгалтерського обліку та аналізу тісно пов’язані з підсистемою контролю. Контроль як система спостереження та перевірки процесу функціонування й ефективного стану об'єкту, що управляється, може здійснюватися лише у результаті безперервного нагляду за станом справ і цілеспрямованого узагальнення даних, тобто бухгалтерського обліку. На основі контролю та системного узагальнення облікових даних здійснюється регулюючий вплив, спрямований або на усунення помилок у системі, або на зміну програми дій, або на компенсацію ресурсів, яких не вистачає у системі. Процес і результати регулюючих впливів також знаходять відповідне відображення в бухгалтерському обліку.

Спостереження за рухом активів у процесі господарської діяльності у вартісному вираженні через підсистеми планування, обліку, аналізу та контролю має бути інтегрованим інформаційним процесом. Це забезпечить отримання максимуму необхідної інформації у найбільш пристосованому для сприйняття суб'єктом управління вигляді з мінімуму документально оформлених даних.

Бухгалтерський облік як підсистема інформаційної системи — це впорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які забезпечують збір, класифікацію, накопичення, реєстрацію та узагальнення інформації у грошовому вимірнику про майно, капітал і зобов’язання підприємства та їх рух шляхом суцільного, безперервного та документального відображення всіх господарських операцій.

Призначення системи бухгалтерського обліку полягає у впорядкуванні вхідних даних про факти господарського життя і формуванні вихідної інформації (свого продукту) відповідно до потреб управління, а тому основним завданням її організації є упорядкування обробки вхідної та підготовки вихідної інформації відповідно до потреб внутрішніх і зовнішніх користувачів.

Складність системи бухгалтерського обліку залежить від кількості рівнів управління, які вона забезпечує необхідною інформацією.

Оскільки записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів, система бухгалтерського обліку є документальною. Носіями інформаційних даних про господарські операції є первинні документи, які в подальшому використовуються для групування даних на рахунках бухгалтерського обліку, відображення в облікових регістрах і складання бухгалтерської звітності.

Входом у систему бухгалтерського обліку є дані про факти господарського житія, виходом — бухгалтерська інформація.

Повнота і якість інформації, а отже, ефективність системи управління залежать від організації бухгалтерського обліку.

Для системи бухгалтерського обліку характерна не лише наявність зв’язків і відносин між елементами, які її утворюють, але й нерозривна єдність із середовищем, у взаємозв'язку з яким вона проявляє свою цілісність. Передусім суттєвий вплив на бухгалтерський облік здійснює нормативне регулювання, представлене в Україні п’ятьма рівнями, кожен з яких охоплює ряд документів.

Нормативне регулювання бухгалтерського обліку передбачає забезпечення всім зацікавленим користувачам відповідного доступу до інформації, яка характеризує фінансовий стан і результати діяльності суб'єктів господарювання.

Документами всіх рівнів нормативного регулювання регламентуються ряд організаційних питань, а також правила ведення бухгалтерського обліку окремих його об'єктів, порядок розрахунку та сплати податків і обов’язкових платежів, схема кореспонденції рахунків та ін.

Основним документом з регулювання бухгалтерського обліку є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», який визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності. Зокрема, цим законодавчим документом визначено десять принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Принципи бухгалтерського обліку не передбачають повністю уніфікацію облікового процесу. Вони є методологічною основою організації та ведення бухгалтерського обліку основою для розробки правил і стандартів бухгалтерського обліку, на основі та в межах яких на підприємстві формується облікова політика. Принципи визначають рамки побудови системи бухгалтерського обліку на підприємстві, яких необхідно дотримуватися при виборі облікових процедур і розробці облікового процесу, формуванні облікової політики.

Бухгалтерський облік та фінансова звітність ґрунтуються на таких основних принципах:

обачність — застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов’язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства;

повне висвітлення — фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі;

автономність — кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від її власників, у зв’язку з чим особисте майно та зобов’язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;

послідовність — постійне (із року в рік) застосування підприємством обраної облікової політики. Зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, і повинна бути обґрунтована та розкрита у фінансовій звітності;

безперервність — оцінка активів та зобов’язань підприємства здійснюється виходячи з припущення, що його діяльність буде тривати далі;

нарахування та відповідність доходів і витрат — для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів;

превалювання сутності над формою — операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми;

історична (фактична) собівартість — пріоритетною є оцінка активів підприємства, виходячи з витрат на їх виробництво та придбання;

єдиний грошовий вимірник — вимірювання та узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінансовій звітності здійснюється в єдиній грошовій одиниці;

періодичність — можливість розподілу діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності.

Поділ системи бухгалтерського обліку є умовним, оскільки фінансовий, управлінський і податковий обліки в переважній більшості випадків ведуться на підприємствах єдиним структурним підрозділом — бухгалтерською службою — та базуються на одних і тих же первинних документах, а також лише в поєднанні формують повну й детальну інформацію про стан і результати діяльності підприємства та надають відомості, які можуть бути належним обґрунтуванням управлінського рішення. Отже, інформація формується в єдиному процесі бухгалтерського обліку.

Оскільки інвесторам, громадськості та ін. надаються узагальнені відомості про фінансовий стан і результати діяльності підприємства, відповідно, й облік назвали фінансовим, однак, згадані відомості є даними синтетичного бухгалтерського обліку.

Керівництво та інші внутрішні користувачі потребують, як правило, детальної інформації (наприклад, даних про заборгованість у розрізі конкретних контрагентів, про матеріальні цінності - за найменуваннями або видами). її можна отримати за допомогою показників аналітичного бухгалтерського обліку.

Водночас відомості саме аналітичного обліку (узагальнені в спеціально розроблених аналітичних регістрах — Книзі обліку придбаних товарів (робіт, послуг), Книзі обліку валових витрат) є основою так званого податкового обліку.

Бухгалтерський облік є єдиною інформаційною системою, яка використовується для управління. Лише єдина система бухгалтерського обліку дає змогу в своїх межах організовувати оперативний облік, є базою для визначення макроекономічних показників (узагальнення державними органами статистики або головною компанією). Крім того, саме єдина система бухгалтерського обліку є гарантом довіри суспільства до бухгалтерської інформації.

Єдина система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати інформацією процес управління для ефективного використання ресурсів і збереження власності.

Бухгалтерський облік має бути безперервним процесом і побудованим на єдиній основі.

На підставі показників, які формуються в системі бухгалтерського обліку, повинні визначатися показники звітності для різних користувачів. У такому випадку забезпечуватиметься економія праці у ході реєстрації інформації та її підготовки для різних запитів.

Для будь-якого із суб'єктів господарювання необхідним є налагодження ефективного формування бухгалтерської інформації за усіма розділами аналітики (деталізації) відповідно до конкретних запитів користувачів, що повинна забезпечувати його організація.

У філософському розумінні під процесом (від лат. processus — проходження, просування) передбачається послідовність змін у явищах або подіях.

Будь-який процес відбувається з урахуванням конкретних вимог і певних завдань, а також передбачає споживання інформаційних, фінансових, енергетичних, трудових і матеріальних ресурсів.

Відображення господарських операцій підприємства за певний період у бухгалтерському обліку забезпечується за допомогою ряду послідовних операцій щодо застосування бухгалтером техніки та методики ведення бухгалтерського обліку. Вказаним операціям передує організація як об'єктивна необхідність функціонування будь-якого процесу, тобто його упорядкування в часі та просторі.

Як процес бухгалтерський облік є логічною послідовністю стадій, які відбуваються у чітко визначеному порядку та не можуть відокремлюватися одна від одної. У процесі бухгалтерського обліку відбувається обробка отриманих інформаційних даних про факти господарського життя і узагальнення отриманих результатів у вигляді звітної інформації. Процес бухгалтерського обліку поділяється на стадії:

Перша стадія є відправною точкою, з якої починається бухгалтерський облік підприємства, оскільки дана стадія передбачає організацію бухгалтерського обліку та виступає необхідною і достатньою передумовою забезпечення функціонування трьох наступних стадій і виконання бухгалтерським обліком його завдань.

Перша стадія, на відміну від наступних, не передбачає повторення в часі - можуть лише трансформуватися первісно встановлені положення організації. Це пов’язано з постійною роботою щодо вдосконалення функціонування системи бухгалтерського обліку на підприємстві та приведення її у відповідність до змін чинного законодавства.

Друга стадія відображає комплекс заходів, пов’язаних з технічним забезпеченням ведення бухгалтерського обліку. Вона передбачає спостереження і фіксування господарських операцій у первинних документах для наступного відображення в облікових регістрах. На даній стадії відбувається застосування окремих елементів методу бухгалтерського обліку, передусім документування та інвентаризації, які забезпечують взаємопов'язані між собою дії - спостереження, контроль, вартісне вимірювання та реєстрацію фактів господарського життя у первинних документах. Вартісне відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку в єдиному грошовому вимірнику забезпечується за допомогою оцінки та калькулювання. Результатом даної стадії є первинна бухгалтерська документація.

На третій стадії відбувається систематизація та групування даних з первинних документів на бухгалтерських рахунках (в облікових регістрах) з використанням подвійного запису та різних технічних засобів. Цільове призначення облікової інформації визначає розрізи аналітичного обліку, склад і зміст облікових регістрів. Якість узагальнення облікової інформації залежить від змісту облікових регістрів. У результаті даної стадії утримується сукупність належно узагальнених і систематизованих за певними однорідними об'єктами бухгалтерського обліку показників, які відображаються в облікових регістрах.

Четверта стадія передбачає узагальнення отриманих інформаційних даних у вигляді звітності про стан і результати діяльності підприємства та її передачу користувачам. На цій стадії застосовуються такі елементи методу бухгалтерського обліку як баланс і звітність, які в сукупності надають відомості про всі види та напрями діяльності господарюючого суб'єкта в різних вимірниках, що забезпечує можливість спрогнозувати його розвиток Функціонування процесу бухгалтерського обліку відбувається у відповідному технологічному режимі.

Грецьке слово «техне» в перекладі українською мовою означає мистецтво, майстерність, вміння. У довідковій літературі під «технологією» розуміють сукупність знань, відомостей щодо послідовності окремих виробничих операцій у процесі виробництва будь-чого.

На думку проф. Я. В. Соколова, «бухгалтерський облік — це те, що відповідно до встановлених правил виконує бухгалтер». Таким чином, дії бухгалтера полягають у здійсненні практичних операцій у ході облікового процесу із застосуванням спеціальних інструментів для отримання відповідних результатів.

Будь-який технологічний процес передбачає перетворення предметів праці на готовий продукт. У бухгалтерському обліку інформаційні дані про господарські операції виконують роль предметів праці, а отримана в результаті цього інформація — продукт праці - надалі використовується для прийняття управлінських рішень. Важливе значення мають методи обробки інформаційних даних і формування інформації, а також технічні засоби, завдяки яким можливе перетворення інформаційних даних у важливий виробничий ресурс — інформацію.