Розробка шляхів удосконалення практики застосування методів самоуправління в діяльності компанії «Вольво»

Одна з основних самоуправлінських функцій, реалізованих у діяльності організацій, підприємств, фірм, — це функція організації системи і процесу управління, що включає і себе:

• — створення організації, включаючи вибір її організаційно-правової форми;
• — встановлення її структури;
• — визначення штатної чисельності і складу (номенклатури) посад — керівників, фахівців, технічних виконавців і їхня тарифікація по Єдиній тарифній сітці (ETC);
• — регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;
• — регламентацію діяльності апарату управління;
• — встановлення режиму роботи і системи охорони;
• — організацію і оцінку праці працівників;
• — реорганізацію [14, 189]

Організаційна діяльність будь-якого підприємства виражається в розробці і затвердженні комплексу організаційно-правових документів, які містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їхні права, обов’язки, відповідальність і інші аспекти.

До організаційно-правових документів відносяться: статут організації, положення про організацію; положення про структурні підрозділи, органи управління; регламенти роботи апарату управління; штатний розклад, інструкції з окремих видів діяльності, посадові інструкції працівникам, правила, пам’ятки.

В ході аналізу ми виявили недоліки у застосуванні організаційно-розпорядчих методів самоуправління.

Щоб досягти бажаних результатів в компанії «Вольво» слід переглянути та змінити або доповнити організаційно-правові документи, враховуючи зміни у діяльності самого підприємства. Це стосується таких документів як статут, штатний розклад, положення про структурні підрозділи, правила внутрішнього трудового розпорядку.

Порядок внесення змін і доповнень та їхнього перегляду залежить від виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і доповнення в статут організації вносяться в міру їхнього виникнення відповідно до встановленого закону процедурою — за рішенням вищого органа самоуправління організацією (загальних зборів акціонерів або учасників і ін.) з обов’язковим інформуванням органа, що здійснює державну реєстрацію організацій. Зміни в штатний розклад вносяться в міру необхідності наказами або розпорядженнями керівника.

Зміни в положеннях про структурні підрозділи також вносяться розпорядницькими документами керівника по мірі необхідності.

Розробляючи організаційно-правові документи керівництву компанії «Вольво» або підрозділам слід залучати кваліфікованих фахівців, що добре знають роботу підприємства як в цілому, так і по окремих напрямках.

У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов’язковому порядку повинні пройти процедуру узгодження (візування) із усіма зацікавленими підрозділами й особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника організації або одним із заступників, що керують відповідним напрямком діяльності організації.

Отже, розглянемо які документи слід переглянути та які зміни потрібно внести для підвищення ефективності діяльності даного підприємства.

Перш за все в компанії «Вольво» необхідно внести зміни до статуту підприємства, оскільки даний документ розроблений ще у 1995 році.

Це стосується таких розділів як:

• — «Загальні положення», де потрібно точно вказати наявність представництв і зазначити їх місцезнаходження;
• — розділ «Порядок діяльності» повинен містити механізм відносин організації з іншими організаціями щодо фінансово-господарської діяльності;
• — розділ про зовнішньоекономічну діяльність відсутній взагалі, тому його слід доповнити до статуту [21, 178].

Статут оформляється на стандартному листі папера з нанесенням усіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, оцінка про реєстрації статуту, печатка органа, що реєструє.

Іншим документом, який регулює діяльність будь-якої організації є положення.

Розрізняються положення про організацію і положення про структурні підрозділи.

Керівництву компанії «Вольво» необхідно розробити як положення про організацію так і положення про структурні підрозділи.

Текст положення про організацію повинен містити такі розділи:

• 1. Загальні положення.
• 2. Основні задачі.
• 3. Функції.
• 4. Права й обов’язки.
• 5. Керівництво.
• 6. Взаємини і зв’язки.
• 7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
• 8. Реорганізація і ліквідація.

Розділ «Загальні положення» повинен містити офіційне повне і скорочене найменування організації, мету і підстави її створення з указівкою найменування, дати і номеру відповідного правового акту; також тут вказується, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, які має печатки.

Розділ «Основні задачі» установлює проблеми або комплекси проблем, що покликане вирішувати підприємство у своїй діяльності і які визначають характер і напрямки його діяльності.

У розділі «Функції» перелічуються дії або види робіт, що повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею задач.

Розділ «Права й обов’язки» повинен містити перелік прав, якими наділяється організація в особі її керівника. Право в даному випадку — це юридично узаконена можливість забороняти або вимагати виконання яких-небудь дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених на організацію функцій. У права включається право на видання розпорядницьких і нормативних документів, право давати обов’язкові вказівки підлеглим підрозділам і особам з метою виконання покладених на організацію функцій. У числі обов’язків повинні також перелічуватися дії, що організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.

У розділі «Керівництво» встановлюється ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється від посади керівник, сфера його компетенції.

Розділ «Контроль, перевірка і ревізія діяльності» установлює, ким здійснюється контроль за діяльністю організації, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, їхня періодичність або терміни, порядок надання підсумкових документів.

У розділі «Реорганізація і ліквідація» установлюється, у якому порядку і ким здійснюється реорганізація і ліквідація організації.

Положення про організації оформляється на загальному бланку. Обов’язковими реквізитами положення про організації є: найменування вищого органа, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, печатка. Що стосується штатного розкладу на СП «УДІМІС», то його потрібно постійно змінювати, оскільки відбувається постійна зміна кількості одиниць по штату.

Відповідальність за підготовку штатного розкладу несе відділ кадрів. Проект штатного розкладу повинен погоджуватися з керівниками підрозділів, головним бухгалтером, юридичною службою, заступниками керівника організації.

Планування діяльності підприємства — найважливіша функція самоуправління, що дозволяє зробити роботу максимально ефективною. Плануючи діяльність, підприємство досягає поставлених цілей з найменшими витратами часу, матеріальних і трудових ресурсів, найбільш доцільним і економічним шляхом.

Тому на даному підприємстві слід розробляти плани особливо щодо виготовлення продукції та розподілу витрат.

Таким чином, для підвищення ефективності діяльності керівництву компанії «Вольво» доцільно внести зміни у діючу організаційно-правову документацію, розробити необхідну нову документацію, та приділяти більше уваги щодо організації роботи на підприємстві, вносити постійні зміни відповідно до змін у діяльності даного підприємства.

На сьогоднішній день, як вже було сказано, методи організаційно-розпорядчого впливу мають велике значення в ринковому середовищі. Тому що добре організована робота на рівні підприємства є запорукою ефективності діяльності всього підприємства.

Ціллю функції організації в компанії «Вольво» є формування управляючої та управляємої систем, а також зв’язку і відносин між ними, яка здійснюється за допомогою організаційно-ропорядчих методів самоуправління підприємством. Особливістю функції організації по відношенню до інших самостійних функцій складається в тому, що це єдина функція, що забезпечує ефективність всіх інших основних функцій.

Ефективне використання існуючих в компанії «Вольво» ресурсів можна забезпечити, вдосконаливши організаційну структуру. Пропонуємо в загальну організаційну структуру внести зміни у відділі зовнішньоекономічних зв’язків (ЗЕЗ). Прикладом даної зміни служить рисунок 3.1 [25, 189].

Рис. 4 Схема відділу зовнішньоекономічних зв’язків

Оскільки аналізуючи організаційну структуру, ми виявили, що відділ зовнішньоекономічних зв’язків має досить вузьке коло повноважень, і питання, які стосуються безпосередньо ЗЕД компанії «Вольво» вирішуються і в інших відділах. Тому, щоб підвищити ефективність компанії «Вольво», потрібно зробити наступне:

• — виділити його як окремий підрозділ, який буде підпорядковуватися безпосередньо керівнику компанії «Вольво»;
• — включити до його складу такі сектори, які показані на рисунку 3.1. — комерційний, економічний, сектор маркетингу, інженерно-технічний сектор, протокольний.

Розробити положення для кожного сектору та посадові інструкції для відповідних посад, де точно будуть визначені конкретні завдання і відповідні функції.

Наприклад, комерційний сектор буде забезпечувати виконання зобов’язань по міжнародних контрактах і угодах, братиме участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів, відповідатиме за організацію поставок тощо.

Економічний сектор — буде забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства, проводитиме аналіз ефективності експортно-імпортних операцій та контроль за виконанням плану.

Сектор маркетингу — вивчатиме світовий ринок, запити споживачів та можливості конкурентів, що допоможе знайти нові ринки збуту та нових партнерів.

У завдання науково-технічного відділу слід включити вивчення світових технічних вимог до товару, аналіз технічного рівня і якості продукції, її конкурентоздатність, забезпечення технічного обслуговування експортної продукції.

До функцій протокольного сектору можна віднести підготовку і організацію заходів, зустріч з іноземними партнерами.

На сьогоднішній день, як вже було сказано, методи організаційно-розпорядчого впливу мають велике значення в ринковому середовищі. Тому що добре організована робота на рівні підприємства є запорукою ефективності діяльності всього підприємства і ЗЕД зокрема. Ефективність застосування організаційних методів залежить від того, на скільки ефективно здійснюється розпорядчий вплив.

Щоб досягти поставлені цілі та задачі в компанії «Вольво» необхідно правильно здійснювати процедуру видання розпорядчих документів, відповідно до встановлених стандартів [19, 145].