Деловой лікнеп

Деловой ликбез

Опыт щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, керівники погано пишуть і представляють інформацію; далеко не всі вміє добре слухати співрозмовника чи читати. Найчастіше можна знайти лише егоїстичне бажання показати свою діловитість і толковость.

Ричард Кох (Richard Koch), викладач економіки управління і стратегії бізнесу Школи бізнесу при Бирмингемском університеті.

Хотя вивчали правила дисконтування потоків готівки, теорію опціонів, стратегічний аналіз політики та ієрархію потреб Маслоу, хто б вчив нас читати чи писати, говорити чи слухати. Передбачається, що розумні майстра курсу адміністративного управління (МВА) і менеджери (але це так усе просто) повинні мати цими навичками: було б принизливо повернутися до школу, щоб спробувати вкотре вчитися писати. Але, тим щонайменше, колосальний досвід щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, що керівники занадто погано пишуть і представляють інформацію, мало хто їх вміє добре слухати співрозмовника чи читати. Це дивує, з урахуванням, що керівництво тільки і веде у протягом всього дня, що читає чи пише, каже, або слушает.

Искусство чтения

Лишь деякі менеджери можуть під час наради «перетравити» звіт зі сторінок і далі брати участь у обговоренні. Іноді це справді розумні менеджери. Але найчастіше можна знайти лише егоїстичне бажання показати, які ми ділові і розумні. Хоча більшість із нас так читати не умеют.

Настоящие проблеми виникають, щоб із нашої групи приносить нам в руки проект документа. Ми можемо думати, що оцінюємо проект та її автора. Інші переконані, що це члени групи оцінюють нашу здатність поліпшити отриманого документа. Несподівано наше вміння читати піддається перевірці. Та в тому, щоб читати і розуміти (якщо ви не іноземець, намагається освоїти японська мова). Вона, у іншому — треба вміти правильно думать.

Читая документ, легко потрапити під владу його внутрішньої логіки. Помилки легко розпізнати, але, безумовно, найважче побачити то, чого немає: логіку. Сам досвідченого рецензента, з яким мені коли-небудь доводилося працювати, був сам секрет. Перш ніж розпочати читання важливого документа, він витрачав дві-три хвилини те що, щоб накидати листку папери три пункта:

вопросы, які мають розглядатися у документі, та його структура;

свое думку з цього питання;

наиболее важливі питання, які потребують вирішення.

В результаті міг відразу ж потрапити виділити ключові пункти та вражаюче оцінював проекти документів. Він був великим майстром. Активно читав, орієнтуючись за свої припущення, а чи не реагуючи пасивно на представлений документ. Думав сам, а чи не сподівався скористатися тим, що намагався навіяти йому автор. Завжди домагався більш конструктивного і критичного результату, ніж звичайний читач, пасивно реагує на документ.

Умение писать

В «древні» часи, до появи комп’ютерів, компанії запровадили правило: все службові записки мали викладатися в одній сторінці. Це призвело до появи записок які з використанням сторінки, часто без полів і відступів зверху і знизу. Деякі з цих записок ставали творами мистецтва: гори спеціальної коригуючою стрічки йшли на запечатування і передрук тексту. Проте культ службової записки в одній сторінці процветал.

Менеджеры нової генерації швидко зрозуміли, що з складання записки в одній сторінці вимагалося не вміння добре писати, а вміння думати. Необхідність писати коротко змушує автора сконцентруватися найбільш важливому, а чи не у тому, хотілося б сказати. Писати коротко набагато складніше, ніж писати длинно.

С появою персональних комп’ютерів, і копіювальних машин стало легко писати довго. І тут сучасні технології стали ворогом ефективності. Писати менше краще, ніж писати багато. І, саме собою мається на увазі, що менеджери повинні писати добре, тому нами ніколи не вчили писати ефективно, за умови що ми працюємо в Procter & Gamble. Результатом використання надто великої числа технологій і брак навичок листи стала поява довгих і пихатих службових записок, які доводять читача до несвідомого заціпеніння і разочарования.

Лучший редактор, з якою коли-небудь співпрацював, керувався п’ятьма основними правилами. З того часу і це намагаюся їм слідувати. Більшість із написаних чи прочитаних мною документів не пройшли випробування цей тест. Але якщо ви вдасться, то продемонструє ваше вміння як добре писати, а й правильно думати. Саме ці правила.

Писать для читача. Не те, що хочеться вам, бо, що необхідно читачеві. Якщо два рядки не привернуть уваги читає, ваша службова записка, найімовірніше, опиниться у файлі № 1 — в кошику. Прагнення писати для читача змушує автора писати менше, а чи не більше.

Писать коротше. Менше краще, що більше. Короткі слова краще довгих і жаргонних. Короткі пропозиції, як й у судовому вердикті, легше читати, ніж довгі. Короткий повідомлення змушує читає сконцентруватися у тому, що справді важливо, а чи не у тому, що є.

Излагать як оповідання. У в службовій записці повинні логічно поєднуватися чітке розповідь, ясна й послідовно проведена тема й лише одне повідомлення. За умов, що керівник середньої ланки щодня отримує десятки, котрий іноді сотні дзвінків, електронних повідомлень, документів, у кожному повідомленні має міститися лише одне думку. У потоку інформації, ложащейся до столу керівника середньої ланки, повідомлення, перевантажені інформацією, запам’ятати неможливо.

Писать, користуючись активним стилем. Читати тексти, де багато пасивного застави і знеособлених пропозицій, нудно, при цьому це свідчить про бюрократичному стилі викладу. Кожне пропозицію має бути позитивним, а чи не негативним, і тоді лист стане енергетично більш насиченим.

Подтверждать свої судження фактами. Особливо слід уникати «владних» слів. Хоча такі, як «терміново», «стратегічно важливо» і «важливо», начебто мають зробити службову записку вагомішою. Звісно, вони можуть обдурити неуважного читача. Для уважного вони, як червона ганчірка для бика, оскільки провокують запитати, чому це терміново, стратегічно важливо і важливо, і підсвідомому рівні викликають бажання ні з цим думкою. Оскільки читач почав сперечатися і не погоджуватися з одним пунктом, не погодиться й усім іншим. Коли щось справді терміново, стратегічно важливо і важливо, це має бути ясно з контексту і допомоги риторичних слів.

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із сайту internet.