Настройка рахунків, субконто та інших параметрів

Настройка рахунків, субконто та інших параметрів

Розділ 3. Настройка рахунків, субконто та інших параметрів.

Перед тим, як почати ведення бухгалтерського обліку — введення проводок, отримання підсумків синтетичного та аналітичного обліку, формування звітності і т.п., необхідно вибрати план рахунків та класифікатор видів об" єктів аналітичного обліку, які будуть використовуватися, а також задати деякі інші параметри програми. Ці питання будуть обговорюватися в даному розділі.

3.1. План рахунків.

Як відомо, в бухгалтерському обліку всі засоби підприємства і всі джерела їх виникнення класифікуються по однорідних ознаках — рахунках бухгалтерського обліку, а всі господарські операції відображаються в обліку шляхом проводок — перерахувань тих або інших сум з одного рахунку бухгалтерського обліку на інший.

В Україні система рахунків встановлена державою та названа Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємства. Цей план рахунків повинен застосовуватися на всіх підприємствах, крім банків, страховиих організацій, бюджетних організацій, для яких встановлені спеціальні плани рахунків. Крім того, малі підприємства можуть використовувати скорочений план рахунків.

Поскільки план рахунків є основою ведення бухгалтерського обліку, то перед тим, як почати роботу з «1С:БУХГАЛТЕРІЄЮ — ПРОФ.», необхідно визначити по якій системі рахунків буде вестись бухгалтерський облік. В «1С:БУХГАЛТЕРІЮ — ПРОФ.» вже закладено систему рахунків, яка передбачена «Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств». Ви можете залишиити її без змін або відкоректувати у відповідності зі своїми потребами.

Для перегляду і коректування плану рахунків необхідно вибрати в головному меню групу функцій «Операції», а в ній — функцію «Рахунки». На екран буде виведено план рахунків бухгалтерського обліку. Список рахунків може бути виведений на екран і при введенні даних в журнал операцій для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку.

Формат плану рахунків. План рахунків виводиться у вигляді списку, який має сім граф:

Код.

код (номер) рахунку.

Р/ср

код (номер) субрахунку (для основного рахунку ця графа пуста).

Назва.

назва рахунку або субрахунку.

Вид субконто.

назва виду об" єкту аналітичного обліку (субконто), якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться аналітичний облік.

Кільк.

в цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться кількісний облік (ведення кількісного обліку означає ведення аналітичного обліку).

Вал.

в цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться валютний облік.

Ан.

в цій графі стоїть символ «+», якщо по даному рахунку або субрахунку в звітах довільної форми необхідно виконувати аналіз оборотів з іншими рахунками по окремих об" єктах аналітичного обліку (субконто) даного рахунку.

Список впорядковано по кодах (номерах) рахунків та субрахунків.

Перегляд плану рахунків. Як і для всіх списків, Ви можете переглядати план рахунків за допомогою клавіш (, (, PgUp і PgDn. Натиснувши Home, Ви переведете курсор на початок списку рахунків, а натиснувши End — в кінець списку рахунків. Натискаючи алфавітно-цифрові клавіші, Ви можете здійснити швидкий пошук рахунку по його коду (номеру). Ви можете отримати довідку (допомогу), натиснувши F1, а також переглянути або змінити параметри програми, натиснувши клавіші Alt F10 .

Вихід з перегляду. Якщо список рахунків був викликаний з головного меню, то, натиснувши Esc, Ви повернетесь в головне меню «1С:Бухгалтерії-Проф.». Якщо список було виведено на екран для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку, то, натиснувши Enter, Ви вийдете з перегляду з вибраним курсором рахунком або субрахунком, а натиснувши Esc — вийдете з перегляду з відмовою від вибору.

Пошук стрічки. (Слово «стрічка» може замінятись словом «рядок»). Крім швидкого пошуку рахунку по його номеру, при перегляді списку рахунків Ви можете шукати потрібний рахунок по довільній стрічці символів, яка входить в його назву або в назву виду субконто, асоційованого з цим рахунком. Пошук здійснюється з допомогою клавіш:

Alt F7.

задання стрічки символів і пошук цієї стрічки вниз від біжучої позиції в списку рахунків.

Alt F8.

пошук слідуючого входження даної стрічки в списку рахунків.

Alt F6.

пошук попереднього входження даної стрічки в списку рахунків.

Зауваження.

Для пошуку стрічки з початку списку слід перед пошуком перейти на початок списку, натиснувши клавішу Home .

Друк плану рахунків можливий при виклику плану з головного меню програми (функція «Рахунки» групи «Операції»). Для друку плану рахунків натисніть клавішу F8. Програма запише план рахунків в тимчасовий текстовий файл і виведе цей файл на екран. Ви можете продивлятися цей файл з допомогою клавіш (, (, PgUp і PgDn, Home, End та ін. Закінчивши перегляд, натисніть Esc. Якщо в параметрах програми (список параметрів можна вивести з режиму перегляду плану рахунків, натиснувши Alt F10) заданий друк на принтер, програма запитає, чи потрібно друкувати сформований документ. Якщо друк необхідний, приведіть принтер в стан готовності до друку і натисніть Enter, в противному випадку натисніть Esc .

3.2. Коректування плану рахунків.

План рахунків, що входить до складу «1С:Бухгалтерії-Проф.», відповідає затвердженому Міністерством Фінансів «Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств», тому, скоріше всього, він не потребує суттєвих змін. Тим не менше, Ви можете повністю поміняти план рахунків: змінити номери (коди) рахунків та субрахунків і їх назви. Однак слід мати на увазі, що форми звітності та типові проводки, які поставляються разом з програмою, орієнтовані на стандартний план рахунків, який поставляється разом з програмою. Якщо Ви вирішите змінити номери рахунків або субрахунків чи їх призначення, Вам необхідно буде відповідним чином скоректувати також форми звітності та типові проводки.

Зауваження.

Задання ведення аналітичного обліку (заповнення полів «Вид субконто» і «Кільк») в плані рахунків не призведе до необхідності змін у формах звітності та типових проводках, які поставляються з програмою. Навпаки, ведення аналітичного обліку бажане для рахунків з розгорнутим сальдо (тобто активно-пасивних рахунків, наприклад, 71 «Розрахунки з підзвітними особами», 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами» і т.д.), поскільки воно дає інформацію для правильного підрахунку розгорнутого сальдо в балансі.

Довжина кодів рахунків та субрахунків. Коди рахунків та субрахунків можуть мати довільні символи, однак на практиці рахунки та субрахунки переважно позначаються номерами. В «1С:Бухгалтерії-Проф.» максимальна довжина кодів рахунків та субрахунків може мати 2 або 3 символи. В поставочному варіанті і коди рахунків, і коди субрахунків можуть мати максимальну довжину 2 символи. Якщо Вас це не влаштовує, натисніть в режимі перегляду плану рахунків комбінацію клавіш Alt F10, встановіть в виведеному запиті «Параметри» потрібні кількості знаків у рахунках та субрахунках (для цього потрібно підвести курсор до потрібного значення і натиснути Enter), виділіть напис «Вихід» та натисніть Enter .

Ввoд нового рахунку або субрахунку. Якщо при перегляді списку рахунків Ви натиснете клавішу Ins, програма запропонує Вам ввести код рахунку, код субрахунку і назву. Якщо значення, введне в графу, не повністю її заповняє, то для закінчення вводу в цю графу необхідно натиснути Enter. Клавіша Esc дозволить Вам в будь-який момент відмінити ввід нового рахунку або субрахунку. Програма не дозволить Вам ввести новий рахунок або субрахунок, якщо вказаний код рахунку або субрахунку співпадає з тим, який вже є в списку.

Новий рахунок або субрахунок буде поставлений в список рахунків на те місце, яке він повинен займати по порядку (список рахунків впрорядкований по кодах рахунків і субрахунків).

При вводі рахунків та субрахунків спочатку введіть стрічку з кодом рахунку, пустим кодом субрахунку, і в ній вкажіть назву рахунка. Потім в стрічках з тим же кодом і кодами субрахунків введіть назви субрахунків.

Знищення рахунку або субрахунку. Для знищення коду рахунку або субрахунку встановіть курсор на відповідну стрічку списку рахунків і натисніть клавішу Del. Програма буде двічі запитувати про необхідність знищення:

Підтвердити знищення — Enter ! Відмова — Esc !

і.

Рахунок міг використовуватися ! Підтвердити — Enter ! Відмова — Esc !

Для підтвердження натискайте Enter, а для відмови — Esc. Ні в якому разі не слід знищувати з плану рахунків рахунки або субрахунки, по яких мали місце будь-які операції в текучому або минулих періодах.

Коректування списку рахунків. Для зміни списку рахунків слід виділити курсором ту графу, яку Ви хочете змінити і натиснути клавішу Enter (якщо список рахунків виведений для вибору з нього будь-якого рахунку, наприклад, при вводі даних в журнал операцій, то для коректування необхідно натиснути клавішу (). Подальші дії залежать від того, яку графу Ви хочете коректувати:

при зміні коду рахунку, субрахунку, або назви — після цього потрібно буде ввести нове значення графи і, якщо воно не повністю заповнює графу, натиснути Enter. Відповідно, натиснувши Esc, Ви відміните зміну графи,.

для графи «Вид субконто» на екран буде виведено список видів субконто (видів аналітичного обліку). Виберіть з цього списку вид субконто, який буде асоціюватися з даним рахунком і натисніть Enter. Якщо в списку немає необхідного виду субконто, необхідно спочатку натиснути клавішу Ins і ввести номер та назву потрібного виду субконто. Щоб відмінити ведення аналітичного обліку для даного рахунку або субрахунку, виберіть стрічку «БЕЗ СУБКОНТО» і натисніть Enter ,.

для змін в графах «Кільк», «Вал», «Ан» необхідно натиснути клавішу Пробіл. Зміни в графі «Кільк» можливі, якщо для рахунку ведеться аналітичний облік. Встановивши необхідне значення графи («+» — відповідну ознаку включено, Пробіл — виключено), натисніть клавішу Enter.

Ні в якому разі не можна змінювати номери рахунків і субрахунків, по яких мали місце будь-які операції в текучому або минулих періодах.

Більш детально про аналітичний і кількісний облік буде йти мова в слідуючих параграфах цього розділу.

Зауваження.

Якщо при вводі проводки в журнал операцій Ви вкажете в якості дебета чи кредита рахунок, якого немає в плані рахунків, його номер автоматично буде включено до плану рахунків. Якщо помилково це не зроблено, то необхідно при коректуванні плану рахунків ввести назву цього рахунка або субрахунка.

Якщо Ви заповнили графу «Вид субконто» для рахунку, то ця графа для всіх підрахунків даного рахунку повинна бути або пустою, або мати такий самий вид субконто. При цьому в першому випадку залишки аналітичного обліку підраховуються тільки по рахунку (це пришвидшує розрахунки і зменшує об'єм іформації), а в другому випадку — також і по відповідних субрахунках.

Якщо графа «Вид субконто» для рахунку залишена пустою, то для субрахунків цього рахунку види субконто для ведення аналітичного обліку можуть бути різні.

Після коректування плану рахунків слід знову розрахувати залишки (пункт «Розрахунок залишків» групи «Звітність» головного меню).

3.3. Валютний облік.

" 1С: Бухгалтерія-Проф." версії 2.0 дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах (до 1000 валют). Для організації валютного обліку використовується список валют, історія курсів валют, настройка плану рахунків на валютний облік.

При необхідності ведення валютного обліку слід викликати з режиму «валюти» пункту «Операції» головного меню список валют і ввести в нього повні і короткі назви валют, які будуть використовуватися, та їх курси на текучу дату.

При необхідності вводу курсів на інші дати необхідно виділити курсором потрібну валюту і натиснути F3 для переходу в список курсів валют. Кожна стрічка цього списку має дату встановлення курсу і курс (кількість гривень в одиниці даної валюти). Бажано вказувати курси валют на кінець кожного місяця.

Заповнивши список валют і список курсів валют, слід вказати в режимі коректування рахунків список рахунків, по яких необхідно вести валютний облік. Біля цих рахунків та субрахунків слід поставити символ «+» в графі «Вал». Цю ознаку можна вказувати, як по рахунках, так і по субрахунках. Якщо Ви вкажете ознаку валютного обліку тільки по рахунку, а по субрахунку — ні, то при підрахунку залишків по субрахунках не будуть формуватися залишки та обороти в валюті, тому ці залишки та обороти не можна буде використати в документах і звітах.

Для проводок по рахунках, для яких вказаний облік в валюті, програма запитує та зберігає суми і в валюті, і в гривнях. При розрахунку підсумків програма розраховує і зберігає залишки та обороти в валюті по кожній валюті окремо, в гривнях по кожній валюті окремо і сумарні залишки та обороти. Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік, то ці дані вираховуються і для кожного об'єкта аналітичного обліку (субконто). Збереження сум проводок і залишків і в гривнях, і в валюті дозволяє виконувати переоцінку валюти.

Як правило, валютний облік ведеться по рахунках обліку грошових коштів (50, 52), розрахунків зі сторонніми організаціями (60, 61, 62, 64, 76 і т.д.) і з підзвітними особами (71). При необхідності Ви можете вести валютний облік по будь-яких потрібних Вам рахунках.

3.4. Аналітичний облік.

При найпростішому використанні програми «1С:Бухгалтерія-Проф.» бухгалтер може обмежитися тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити різні проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, карточки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні доручення і видавати звіти податковим органам.

Однак повністю можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє слідкувати за розрахунками з конкретними покупцями та постачальниками, враховувати кількість і рух товарів та основних засобів, виконання договорів, розрарунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Програма веде аналітичний облік в кількісному та грошовому виразі.

В цьому параграфі будуть викладені основні поняття, які відносяться до ведення аналітичного обліку в «1С:Бухгалтерії-Проф.», а також подані деякі рекомендації. Конкретні процедури ведення аналітичного обліку подаються в слідуючих параграфах.

Субконто. Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах і т.д. Для загальної назви групи об'єктів аналітичного обліку в «1С:Бухгалтерії-Проф.» використовується термін «субконто». Список субконто виводиться і коректується в режимі «Види субконто» розділу «Операції» головного меню, його можна змінювати також при прегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Аналітичний облік. Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків (функція «Рахунки» з групи функцій «Операції») вказати в графі «Вид субконто» назву виду субконто, що буде зв’язаний з даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати Вам вибрати з відповідного довідника об'єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо Ви «закріпили» до рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» вид субконто «Співробітники», то при вводі операцій по 71 рахунку програма буде пропонувати Вам вибрати зі списку співробітника, до якого відноситься проводка. Якщо потрібного співробітника в списку немає, то список можна доповнити (для цього потрібно буде перервати ввід операції).

Кожний вид субконто може бути закріплено до будь-якого числа рахунків і субрахунків (наприклад, для рахунків 60, 61, 62, 64. 76 можна ввести єдиний список субконто — «Організації»).

Аналітичний облік доцільно вести по тих рахунках, для яких необхідно мати залишки і обороти по кожному об'єкту. Найчастіше аналітичний облік ведеться по слідуючих рахунках:

01 — Основні засоби.

04 — Нематеріальні активи.

05 — Матеріали.

12 — МШП.

40 — Готова продукція.

41 — Товари.

45 — Товари відвантажені.

60 — Розрахунки з постачальниками.

61 — Розрахунки по авансах виданих.

62 — Розрахунки з покупцями.

64 — Розрахунки по авансах отриманих.

71 — Розрахунки з підзвітними особами.

75 — Розрахунки з засновниками.

76 — Розрахунки з дебіторами та кредиторами.

Крім того, аналітичний облік можна використовувати і для фінансового аналізу діяльності підприємства. Наприклад, якщо вести аналітичний облік по рахунку 46 «Реалізація», де позиціями аналітики будуть напрями Вашої діяльності (виробництво, транспорт, послуги і т.д.), Ви завжди зможете точно знати, який дохід дає кожний вид діяльності. Якщо вести аналітичний облік по рахунку 20 «Основне виробництво», де список позицій буде складатися з назв продукції або її типів, то можна отримати облік затрат на виробництво, які включатимуться в собівартість продукції. З допомогою аналітичного обліку Ви можете вести облік валюти, зарплати, нараховувати амортизацію і т.д.

Багаторівневі списки. В «1С:Бухгалтерії-Проф.» списки об'єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Це дозволяє організовувати довідники об'єктів аналітичного обліку більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом Ви використовуєте кілька договорів, то можна в списку «Організації» на другому рівні вказувати назви договорів. Тоді при вводі проводок по рахунках, до яких «закріплений» вид субконто «Організації», Вам буде спочатку запропоновано вибрати назву організації, а потім, якщо по цій організації є ділення на договори, — назву договору. Аналогічно, Ви можете зберігати список співробітників, згрупований по підрозділах Вашої організації.

Кількісний облік. По рахунках, для яких вказано ведення аналітичного обліку (вибраний вид субконто), можна вести облік в натуральному виразі. Ведення обліку в натуральному виразі ведеться незалежно від вартісного. При вводі проводок по рахунках, для яких заданий кількісний облік, програма буде запитувати про кількість та суму. Залишки та обороти по таких рахунках будуть вираховуватися і в натуральному, і у вартісному виразі. При обліку в натуральному виразі в кількості використовується три знаки в десятковій частині.

Для задання необхідності ведення кількісного обліку необхідно поставити у відповідній стрічці списку рахунків символ «+» в графі «Кільк» .

Найчастіше кількісний облік використовується для рахунків, зв’язаних з товаро-матеріальними цінностями.

(основних засобів, наматеріальних активів, матеріалів і т.д.), але можливі і інші варіанти.

Параметри субконто. В «1С:Бухгалтерії-Проф.» для кожного виду об'єктів аналітичного обліку можна задати деяку кількість параметрів. Наприклад, для співробітників можна вказати оклад, адресу, повне ім'я та по-батькові і т.д., для організації - повну назву, адресу, розрахунковий рахунок, банківські реквізити і т.д.

Назви параметрів субконто єдині для всіх об'єктів, що належать одному виду субконто, а значення цих параметрів, звичайно, для кожного об'єкта аналітичного обліку задаються індивідуально.

Значення параметрів можна використовувати в формах первинних документів, в формах звітів, в формулах типових проводок та ін. Наявність параметрів субконто дозволяє автоматизувати багато операцій бухобліку: нарахування зарплати, амортизації і т.д.

3.5. Список видів субконто.

Для перегляду і коректування списку видів субконто слід використовувати функцію «Види субконто» з групи «Операції» головного меню. При цьому на екрані буде виведено список видів об'єктів аналітичного обліку. Цей список виводиться також при коректуванні графи «Вид субконто» списку рахунків (функція «Рахунки» групи «Операції» головного меню), а також при складанні стандартних звітів (див.розд.8). При цьому список подається для вибору виду субконто, тобто для коректування графи списку потрібно буде використовувати клавішу *, а не Enter .

Формат списку видів субконто. Список видів субконто має дві графи: номер субконто та назва субконто. Ви можете впорядкувати список як по номеру субконто (натиснувши F2), так і по назві субконто (натиснувши F4).

Перегляд списку видів субконто. Як і всі списки список видів субконто Ви можете переглядати за допомогою клавіш (, (, (, (, PgUp, PgDn. Клавіша Home переведе курсор на початок списку, а клавіша End — в кінець. З допомогою алфавітно-цифрових клавіш Ви можете здійснити швидкий пошук виду субконто по його назві (якщо список відсортований по назві), або по його номеру (якщо список відсортований по номеру). Натиснувши F1, Ви можете отримати довідку (допомогу). Натиснувши Alt F10 — продивитися і змінити параметри програми.

Вихід з перегляду. Якщо список було викликано з головного меню, то натиснувши Esc, Ви повернетесь в головне меню. Якщо список було викликано для вибору, то натиснувши Enter, Ви зможете вибрати вид субконто, а Esc — вийти з відмовою від вибору.

Коректування списку видів субконто. Для вставки в список нового виду субконто, натисніть клавішу Ins і введіть номер виду субконто (програма запропонує Вам перший вільний номер) і назву. Після вводу значення кожного поля натисніть клавішу Enter (якщо значення повністю заповнює ширину поля, то Enter натискати не треба).

Для знищення виду субконто встановіть курсор на відповідну стрічку і натисніть клавішу Del. Програма буде двічі запитувати підтвердження необхідності знищення. Для підтвердження натисніть Enter, а для відмови — Esc. Не слід знищувати види субконто, по яких мали місце операції в біжучому, або попередніх періодах.

При перегляді списку видів субконто Ви можете змінювати назви видів субконто. Змінити номери видів субконто програма Вам не дозволить, так як номери використовуються при збереженні даних в журналі операцій. Для коректування назви субконто слід виділити потрібну назву і натиснути Enter (якщо список видів субконто виведений для вибору, то натиснути *), ввести нову назву виду субконто і, якщо ця назва не повністю заповнює графу вводу, натиснути Enter .

Якщо список видів субконто викликаний з головного меню (пункт «Види субконто» з групи «Операції»), то Ви можете для кожного виду субконто, натиснувши F3, перейти до коректування відповідного списку значень субконто (див. розд.3.6).

Використання списку видів субконто. Заповнивши список довідників об'єктів аналітичного обліку (видів субконто), слід уважно продивитися список рахунків (пар.3.1) і визначити яким рахункам слід прсвоїти той чи інший вид субконто для ведення аналітичного обліку. Кожний вид субконто може бути закріплений за будь-якою кількістю рахунків або субрахунків. Сама процедура закріплення до рахунку або субрахунку виду субконто була описана в пар.3.2 (блок «Коректування списку рахунків»).

Задавши для рахунку або субрахунку ведення аналітичного обліку, доцільно відразу ж встановити в графі «Кільк» списку рахунків символ «+» (якщо по даному рахунку або субрахунку також потрібно вести облік і в натуральному виразі).

Заповнення самих довідників об'єктів аналітичного обліку описане в розд.3.6. При бажанні можна заповнювати ці довідники і в процесі вводу операцій.

Зауваження.

Прийняття рішення про формування списку видів субконто і прикріплення видів субконто рахункам і субрахункам має дуже велике значення для зручності ведення бухгалтерського обліку. Деякі рішення тут не є очевидними і залежать від специфіки організації. Наприклад, для постачальників і покупців можна вести або один загальний вид субконто, або використовувати два різних види субконто. Якщо постачальники і покупці практично не перетинаються (одна організація ніколи не буває постачальником і покупцем), то більш прийнятним є другий варіант. Так само і для підзвітних осіб можна вести один або два види субконто, і обидва ці рішення мають свої недоліки та переваги.

3.6. Список значень субконто (об'єктів аналітичного обліку).

Списки значень субконто складаються з переліку об'єктів аналітичного обліку одного виду. Можлиивим є також створення багаторівневих списків.

Звертання до списків значень субконто здійснюється:

зі списка видів субконто при натисненні клавіші F3 (при цьому виводиться список для того виду субконто, на якому встановлено курсор),.

при вводі даних в журнал операцій для проводок по тих рахунках, по яких передбачене ведення аналітичного обліку (при цьому виводиться список для виду субконто, асоційованого з відповідним рахунком або субрахунком),.

з коректування плану рахунків,.

при складанні стандартних звітів (див.розд.8).

Формат списку значень субконто. Список значень субконто має три графи: код, назва субконто і ціна. Ви можете впорядкувати список по коду субконто (натиснувши F2), або по назві субконто (натиснувши F4).

Графа ціна заповнюється для тих об'єктів аналітичного обліку, для яких вона має зміст (наприклад, основні засоби, матеріали). Ціна субконто використовується при формуванні суми для тих рахунків, по яких ведеться кількісний облік.

Перегляд списку значень субконто. Як і всі списки, Ви можете переглядати список значень субконто з допомогою клавіш (, (, (, (, PgUp, PgDn. Натиснувши Home, Ви переведете курсор на початок списку, а натиснувши End — в кінець списку. З допомогою алфавітно-цифрових клавіш Ви можете здійснити швидкий пошук субконто по його назві (якщо список впорядкований по назві), або по номеру (якщо список впорядковано по номеру). Натиснувши F1, Ви можете отримати довідку (допомогу). Клавіша F10 виводить на екран «меню дій» — довідку зі списком доступних в даному режимі дій.

Перегляд параметрів субконто. При натисненні клавіші F5 на екран виводиться список параметрів біжучого субконто (див. нижче) і Ви можете його переглядати, або коректувати, як це описано нижче. Крім того, при натисненні Ctrl (і Ctrl (в правій графі списку значень субконто замість ціни виводиться один з параметрів субконто (натискаючи Ctrl (і Ctrl (, Ви можете вибрати потрібний параметр). Ви можете його переглядати, чи коректувати.

Вихід з перегляду. Якщо список значень субконто був викликаний зі списку видів субконто (функція «Види субконто» групи «Операції» головного меню), то натиснення Esc поверне Вас в головне меню програми. Якщо ж список був викликаний для вибору з нього конкретного субконто, то натиснення Esc приведе до виходу з відмовою від вибору, а Enter — до вибору субконто. В останньому випадку, якщо вибране субконто має підпорядковані, то на екран буде виведено список підпорядкованих субконто і Ви змушені будете робити вибір до тих пір, поки не дійдете до субконто, яке не має підпорядкованих.

Якщо список субконто було викликано для формування звіту (функції «Аналіз рахунку по субконто», «Аналіз субконто», «Карточка субконто» та ін. з групи «Звітність» головного меню), то Ви можете, натиснувши Ctrl Enter, вибрати для складання звіту субконто не самого «нижнього» рівня (тобто такі, що мають підпорядковані субконто).

Пошук стрічки. Крім швидкого пошуку субконто по його номеру або назві, програма дозволяє здійснити пошук субконто по довільній стрічці символів, яка входить в будь-яку з граф визначення субконто. Пошук здійснюється з допомогою слідуючих клавіш:

Alt F7.

задання стрічки символів і пошук цієї стрічки вниз від біжучої позиції в списку субконто,.

Alt F8.

пошук слідуючого входження даної стрічки в списку субконто,.

Alt F6.

пошук попереднього входження даної стрічки в списку субконто.

Зауваження.

Для пошуку стрічки з початку списку слід перед пошуком перейти на початок списку, натиснувши клавішу Home. Якщо список багаторівневий, слід перейти на першу стрічку верхнього рівня.

Ви можете виконати пошук стрічки символів не тільки в назві субконто, а і в його параметрах. Для цього перед пошуком виведіть в праву графу списку субконто клавішами Ctrl (і Ctrl (параметр, по якому Ви хочете здійснювати пошук, і встановіть на цю графу курсор.

Для багаторівневих субконто пошук стрічки здійснюється по всіх рівнях.

Друк списку значень субконто можливий при виклику списку з режиму «Види субконто» групи «Операції». Для друку списку слід натиснути клавішу F8. Програма виведе список в тимчасовий текстовий файл і покаже його на екран. Ви можете переглядати цей файл з допомогою клавіш (, (, (, (, PgUp i PgDn, Home, End і др. (див. розд. 2.9). Закінчивши перегляд, натисніть Esc .

Якщо в параметрах програми (список параметрів можна вивести з режиму перегляду списку значень субконто, натиснувши Alt F10) заданий друк на приинтер, програма запитає, чи потрібно друкувати сформований документ. Якщо друк необхідний, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter, в противному випадку натисніть Esc .

В процесі друку списку субконто порядок друку субконто буде той же, що і на екрані (після натиснення клавіші F2 — по наростаючих номерах субконто, після натиснення F4 — по порядку значень субконто).

Якщо в параметрах програми встановлено режим «Включати підпорядковані субконто», то при виводі списку значень субконто в нього включаються і всі підпорядковані субконто. Для наглядності рівень вкладеності субконто відображається відповідним відступом.

Коректування списку значень субконто. Безпосередньо після створення виду субконто відповідний список значень субконто є пустим. Для вводу в список нової стрічки натисніть клавішу Ins і введіть номер значення субконто (програма запропонує Вам перший вільний номер), його назву і, якщо це необхідно, ціну. Після вводу кожного значення, довжина якого менша ширини поля, натискайте клавішу Enter. Натиснення F9 еквівалентно Ins, але для нового субконто значення назви і ціни будуть пропонуватися програмою не пустими, а такимии ж, як в стрічці, в якій була натиснута клавіша F9 (це зручно для створення субконто «подібного» до тих, що вже є). При натисненні F9 програма пропонує скопіювати також і параметри субконто.

(«копіювати параметри — Enter ! Ні - Esc !»).

Для знищення стрічки зі списку встановіть на неї курсор і натисніть клавішу Del. Програма буде двічі запитувати підтвердження необхідності знищення. Для підтвердження натискайте Enter, для відміни — Esc. Не слід знищувати значення субконто, по яких мали місце будь-які операції в біжучому або попередніх періодах.

Для коректування назви або ціни субконто виділіть курсором відповідну графу і натисніть Enter (якщо список значень субконто було виведено для вибору, то натисніть *). Після цього слід ввести нове значення графи і, якщо це значення не повністю заповнює графу, натиснути Enter .

Програма не дозволить Вам змінити номери значень субконто, так як вони використовуються для зберігання даних аналітичного обліку в журналі операцій.

Багаторівневі списки субконто. В «1С:Бухгалтерії-Проф.» списки об'єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Кожне субконто може мати підпорядковані субконто. Наприклад, для виду субконто «Організації», яке використовується для ведення аналітичного обліку по рахунках розрахунків зі сторонніми організаціями, можна з допомогою підпорядкованих субконто враховувати договори з цими організаціями.

Для переходу до коректування списку субконто, підпорядкованих певному субконто, встановіть курсор на ту позицію субконто, якій буде підпорядковано слідуючий рівень, і натисніть клавішу F3. На екран буде виведено список субконто, підпорядкованих даному. Перегляд і коректування цього списку виконується так, як це описано вище.

Параметри субконто. Як вже було сказано, «1С:Бухгалтерія:Проф.» дозволяє вказувати параметри для субконто. назви параметрів субконто єдині для всіх субконто одного виду, а значення параметрів для кожного субконто задаються індивідуально. Значення параметрів можна використовувати в формах первинних документів, в формах звітів, в формулах типових проводок.

Для визначення параметрів субконто слід при перегляді списку значень субконто підвести курсор в стрічку з потрібним субконто і натиснути клавішу F5. На екран буде виведено список параметрів для даного субконто. Список впорядковано по номерах параметрів. Максимальна довжина значення параметра — 50 символів. В графі «Дл» (довжина) Ви можете задати обмеження довжини значення параметрів субконто. Це може бути зручно, якщо Ви використовуєте даний параметр в документах і хочете, щоб він вмістився у відведене для нього місце.

Для вставки в список нової стрічки натисніть клавішу Ins і заповніть назву параметра і його значення для даного субконто. Для знищення параметра встановіть курсор на стрічку з цим параметром і натисніть клавішу Del. Програма буде двічі запитувати про необхідність знищення. Для підтвердження натискайте Enter, для відміни — Esc .

Для коректування значення параметра виділіть курсором необхідну стрічку і натисніть Enter. Після цього слід ввести нове значення параметра і, якщо це значення не повністю заповнює стрічку, натиснути Enter. Зауважимо, що у випадку коли значення параметрів для даного субконто не встановлювалися, то програма відразу увійде в режим коректування (в другій знизу стрічці екрану не буде надпису «EnterКорект.»), в цьому випадку Enter для входу в режим коректування натискати не потрібно. Слід врахувати, що номери і назви параметрів є загальними для всіх субконто одного виду.

Закінчивши перегляд і коректування параметрів субконто, натисніть Esc для повернення в режим перегляду списку значень субконто.

Зауваження.

Бажано встановлювати тільки ті параметри субконто, які Ви будете використовувати в звітах, типових проводках або первинних документах, які виводяться на друк.

3.7. Задання констант.

При формуванні звітів (наприклад, балансу) більшість показників розраховуються на основі введених даних про господарські операції. Але в звіти необхідно включати також дані, які не можна отримати з інформації, що зберігається в журналі операцій. Такими даними є, наприклад, назва підприємства, прізвища керівників та головного бухгалтера, вид основної діяльності і т.п. В «1С:Бухгалтерії-Проф.» ці дані необхідно занести в список констант.

Для перегляду і коректування списку констант виберіть пункт «Константи» з групи «Операції» головного меню. На екран буде виведено список констант.

Список впорядковано по номерах констант (ці номери не можуть повторюватися). Ви можете переглядати і коректувати список констант як звичайно (див. розд. 2.11), однак, програма не дозволить Вам знищити перші вісім констант списку або змінити в них назву чи номер (в них можна міняти тільки графу «Значення»). Значення констант, які відображають початок та кінець періоду, заносяться в список автоматично.

Значення констант можуть використовуватися і встановлюватися в звітах, проводках типових операцій і в формах первинних документів. Посилання на константи має вигляд [Кномер-константи]. Наприклад, якщо в текст форми звіту включити стрічку [К101], то в виведеному звіті на цьому місці буде значення константи з номером 101 (див. Додаток 1).

3.8. Настройка принтера.

Перед тим, як друкувати текст, необхідно встановити режим роботи принтера: вибрати шрифт, задати міжрядковий проміжок і т.д. «1С:Бухгалтерія:Проф.» дозволяє настроювати принтер слідуючим чином:

в запиті «Параметри» можна встановити кількість стрічок і символів на друкованій сторінці, а також задати режим друку сторінками,.

при виборі пункту «Принтер» в запиті «Параметри» Ви можете встановити ініціалізуючу стрічку для принтера.

Запит «Параметри» виводиться при виборі пункту «Встановлення параметрів» з групи «Сервіс» головного меню, а також при натисненні Alt F10 в багатьох режимах програми.

Призначення цих параметрів слідуюче:

якщо довжина друкованого документу (наприклад, звіту) перевищує задану кількість стрічок на сторінці, документ розбивається на сторінки з вказаною кількістю стрічок,.

якщо ширина друкованого документу (наприклад, звіту) перевищує задану кількість символів, документ друкується полосами, причому ширина кожної з них не перевищує заданої кількості символів в стрічці (віддруковані сторінки Ви повинні будете склеїти),.

параметр «Принтер» дозволяє вибрати ініціалізуючу стрічку принтера (див. нижче). Ініціалізуюча стрічка посилається на принтер перед кожним виводом документу на друк,.

якщо включений режим «Постраничная печать», то перед друком кожної сторінки буде зроблено паузу,.

якщо включений режим «В файл», то програма буде виводити друковані документи в файл. В цьому файлі будуть нагромаджуватися один за другим друковані документи. Ім" я файлу слід задати справа від напису «В файл» ,.

якщо включений режим «На принтер», то програма буде виводити друковані документи на принтер,.

якщо включений режим «Без рамок», то програма при формуванні друкованих документів заміняє псевдографічні символи на звичайні. Це знижує наглядність документів, але дозволяє значно пришвидшити друк на деяких матриичних принтерах.

Зауваження.

Ви можете, встановивши відповідні режими, виводити сформовані документи одночасно і на принтер, і в файл.

Встановлення параметрів. Для зміни параметрів «Кількість стрічок на сторінці» і «Кількість символів в стрічці» підведіть курсор у відповідне поле запиту, натисніть Enter, введіть нове значення і, якщо введене значення не повністю заповнює поле запиту, знову натисніть Enter. Для зміни параметрів «Постраничная печать», «В файл», «На принтер» і «Без рамок» встановіть курсор між дужками зліва від назви параметра і натисніть Enter. При цьому для включення параметра «В файл» необхідно попередньо вказати ім'я файла справа від напису «В файл» .

Для встановлення ініціалізуючої стрічки для принтера підведіть курсор до напису «Принтер» і натисніть Enter. На екрані буде виведено запит зі списком назв принтерів і послідовностями кодів їх настройки.

В списку наведені назви принтерів і управляючі послідовності їх настройки (останні задаються набором не більше ніж 12 десятичних кодів). Список впорядковано по назвах принтерів. Текучий принтер відмічено зірочкою в крайній лівій графі. Для переміщення по спискові Ви можете використовувати клавіши (, (, (, (, Home, End. Для повернення в запит «Параметри» натисніть Esc .

Для вибору ініціалізуючої послідовності з вже наявних підведіть курсор в крайню ліву графу потрібної стрічки і натисніть Enter (вибрана стрічка буде відмічена зірочкою). Далі можна натиснути Esc для повернення в запит «Параметри» .

Список в запиті «Настройка принтера» можна коректувати так, як звичайно: клавіша Ins дозволить ввести нову стрічку в список, Del — знищити біжучу стрічку списка. Для коректування поля в стрічці виділіть його курсором і натисніть Enter .

Якщо в списку немає потрібного (або сумісного з ним) принтера, слід звернутися до інструкції до принтера і, підібравши відповідні коди, внести їх до списку.

Зауваження.

Для 9-голкових Epson-сумісних матричних принтерів найбільш часто використовуються слідуючі управляючі послідовності (їх можна суміщати одну з другою):

27 77.

установка шрифта Elite (12 символів на дюйм),.

15.

установка шрифта Condensed (16.67 символів на дюйм),.

27 48.

установка міжстрічкового інтервалу в 1/8 дюйма,.

27 56.

ігнорування датчика кінця паперу,.

27 108n.

установка лівого поля в п колонок.

Особливості настройки лазерних принтерів для «1С:Бухгалтерії-Проф.» викладені в Додатку 5.

3.9. Настройка функціональних клавіш.

При вводі бухгалтерських операцій часто зустрічаються однакові стрічки символів, наприклад: «Реалізація», «ПДВ», «Нарахування» і т.д. Для прискорення роботи Ви можете позначити ці стрічки функціональними клавішами F2 — F10. При коректуванні полів запиту натиснення на функціональну клавішу приведе до вводу в редактоване поле відповідної стрічки символів.

Для задання значень функціональних клавіш виберіть пункт «Функціональні клавіші» з групи «Сервіс» головного меню. На екран буде виведено запит.

Ви можете скоректувати поля цього запиту, як звичайно (див. розд. 2.12), задаючи значення функціональних клавіш. Для того, щоб після підстановки заданої стрічки автоматично виконувався перехід на слідуюче поле, вкажіть в кінці стрічки символ «,» .

Після закінчення коректування всіх значень функціональних клавіш натисніть клавішу PgUp, або PgDn .

Задані значення функціональних клавіш можна використовувати тільки при коректуванні полів списків і запитів (див. розд. 2.12). Для вводу в редаговане поле стрічки, позначеної функціональною клавішею, слід натиснути відповідну функціональну клавішу.

Приклад.

При вводі початкових залишків на початку роботи з системою (див. розд.4.12) Ви можете призначити клавіші F2 значення «Початкове сальдо,» і використовувати її в подальшій роботі для заповнення поля «Короткий зміст» в проводках, які вводяться.