Організація обліку товарних запасів

Головним напрямком обліку запасів торговельних підприємств є облік товарів. Важливою умовою ведення обліку товарних запасів є правильна організація та документальне оформлення надходження, зберігання та реалізації товару.

Для належної організації обліку товарних запасів перш за все, необхідно дати відповідь на ряд запитань: звідки, коли, скільки і на яку суму надійшли товарні запаси, як виконуються програми постачання; кому, коли і скільки реалізовано товарних запасів тощо.

Необхідними передумовами належної організації обліку товарних запасів є:

• — раціональна організація складського господарства;
• — розробка номенклатури товарних запасів;
• — наявність інструкції з обліку товарних запасів;
• — правильна класифікація товарних запасів.

Основними завданнями організації обліку товарних запасів на підприємстві є:

• 1. контроль за повним і своєчасним оприбуткуванням товарів та їх збереженням за місцями зберігання;
• 2. відповідальність складських запасів нормативам;
• 3. раціональна оцінка товарних запасів;
• 4. розрахунок фактичної собівартості реалізованих товарів та їх залишків за місцями зберігання;
• 5. виявлення всіх витрат, пов’язаних з придбанням товарів та визначення первісної вартості;
• 6. забезпечення своєчасного документального оформлення руху товарів — надходження їх на склади і реалізації покупцям;
• 7. відображення операцій оприбуткування, відвантаження і реалізації товарів в регістрах поточного обліку в системі бухгалтерських рахунків;
• 8. визначення стану розрахунків з покупцями за відвантажені товари і отримання точних даних про кількість і вартість відвантажених товарів [31,c.111].

Операції з надходження та вибуття товарів оформляються за допомогою великої кількості первинних документів.

Основоположним документом, який служить підставою для здійснення будь-якої торговельної операції є - договір.

Бухгалтер підприємства візує всі договори, одночасно здійснюючи перевірку правильності їх складання: повнота викладення умов договору, які повинні бути конкретизовані в частині строків виконання зобов’язань; вимоги до якості товару, способу доставки; відповідальність сторін за порушення умов угоди; порядок оформлення виконання зобов’язань; фінансових гарантій, що забезпечують виконання умов угоди.

Порядок приймання товарних запасів та їх документальне оформлення залежать від умов поставки, обумовлених у договорі, а саме: місця приймання (на складі постачальника, від транспортних підприємств, на складі покупця), його характеру (за кількістю, якістю чи комплектністю), відповідності кількості та якості товарних запасів, що придбаваються, умовам договору і супровідним документам.

Для оформлення товарних запасів, що надходять на склад покупця, застосовуються різні товаросупровідні документи, які складають як постачальники, так і покупці. Цими документами залежно від умов поставки, порядку розрахунків та умов приймання-передачі товарів можуть бути:

накладна;

товарно-транспортна накладна;

залізнична накладна рахунок-фактура (як форма, що поєднує в собі і розрахунковий, і товарний документ);

специфікація тощо.

Накладна є найбільш універсальним документом. Нині її широко застосовують і виписують за місцем отримання товарів. Зазвичай накладну виписують, коли під час поставки товару немає потреби вдаватися до його спеціального транспортування (вантажного автоперевезення, залізничного тощо). Часто у такому випадку покупець доставляє товари, які придбаваються, власними силами.

Товарно-транспортні накладні застосовують під час автоперевезень і, як правило, виписують у чотирьох примірниках.

Обов’язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться в цьому документі: підстава на відпуск товарів, номер автомашини, номер дорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару.

У разі доставки товарів залізницею постачальник оформлює залізничну накладну, яка є супровідним документом і видається вантажоодержувачу на станції призначення. У ній зазначається повні назва, адреса, банківські реквізити постачальника і покупця; назва і адреса вантажовідправника і вантажоодержувача; підстава відпуску товарів. Товарний розділ накладної заповнює постачальник із зазначенням назви товару, кількості, ціни, суми до оплати. Транспортний розділ накладної заповнюється при перевезенні і здійсненні навантажувально-розвантажувальних робіт.

Залізнична накладна є прибутковим документом і передається представнику підприємства торгівлі на підставі довіреності на одержання товару [32,c.120].

Виявлені в процесі приймання товарів розбіжності оформлюють відповідними документами у встановленому порядку і у відповідні строки. Основними з таких документів є:

• 1. Акт про встановлені розбіжності, який складається комісією з обов’язковою участю матеріально-відповідальної особи. Якщо договором не передбачається обов’язкова участь представника постачальника, то в складі комісії повинен приймати участь представник незацікавленої сторони, який повинен мати посвідчення на право участі в прийманні товару. В акті, як правило, перераховуються тільки ті матеріальні цінності, по яких виявлено розбіжності.
• 2. Комерційний акт складається при прийманні товару на залізничній станції з обов’язковою участю її представника в день одержання вантажу.

До актів обов’язково додаються супровідні документи, що підтверджують виявлені при прийманні товарів розбіжності: транспортні документи, документ, що засвідчує повноваження представника, який брав участь у прийманні товару та інші.

На підставі правильно складених актів і доданих всіх необхідних документів, торговельне підприємство має право у встановлені строки пред’явити претензії постачальнику або залізничній станції.

Для отримання товару підприємство-одержувач визначає матеріально-відповідальну особу, якій і видається довіреність.

Довіреність видається в одному примірнику під розпис матеріально-відповідальної особи в журналі обліку виданих довіреностей. ЇЇ видають лише тій особі, з якою укладено договір про матеріальну відповідальність. Працівник, який отримав довіреність, повинен відзвітуватися перед бухгалтерією про виконання доручення або повернути невикористану довіреність. Строк дії довіреності як правило не перевищує 10 днів.

Рахунок-фактура як платіжний документ служить підставою платежу та його розміру, виписується у випадку передоплати за товар або за фактично відпущений товар на підставі документів на відпуск, відвантаження або доставку товарів.

Головною особливістю цього документа є те, що він поєднує в собі документ, який приписує здійснити оплату, — рахунок і товаросупровідний документ — фактуру. Однак на практиці рахунок-фактура переважно виконує функцію розрахункового документа (рахунку).

Рахунок-фактуру виписують у двох примірниках: один надається покупцю, інший залишається у продавця.

Специфікація може застосовуватися як додатковий, уточнюючий документ, який додається до одного із названих основних товаросупровідних документів.

У ряді випадків безпосередньо до товарних документів також можуть додаватися документи, що підтверджують якість товарів, які поставляються, — сертифікати якості, якісні посвідчення тощо.

Повнота і своєчасність оприбуткування товарів забезпечується додержанням правил приймання товарів, правильним документальним оформленням і точним відображенням в обліку операцій, пов’язаних із оприбуткуванням товарів, а також розрахунків за ними.

Відповідно до Плану рахунків для обліку наявності та руху товарно-матеріальних цінностей, що надійшли на підприємство з метою продажу, незалежно від видів торгівлі використовується рахунок 28 «Товари» .

В залежності від джерела надходження товарів і порядку формування ціни рахунки 281 «Товари на складі» і 282 «Товари в торгівлі» можуть кореспондувати з рахунками: 285 «Торгова націнка», 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 46 «Неоплачений капітал», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 682 «Внутрішні розрахунки», 683 «Внутрішньогосподарські розрахунки» [38,c.25].

Товари придбані за плату, оприбутковуються за первинною вартістю до якої включаються покупна вартість товарів, транспортно-заготівельні витрати (ТЗВ) та інші витрати, безпосередньо пов’язані з придбанням товарів.

До складу ТЗВ торгового підприємства, понесених у зв’язку придбанням товарів, відносять:

транспортування товарів усіма видами транспорту до місця їх використання;

оплата тарифів за вантажно-розвантажувальні роботи.

Відповідно П © БО 9 «Запаси», підприємство самостійно обирає один із методів обліку ТЗВ:

віднесення ТЗВ до собівартості придбаних товарів за прямим методом (сума транспортних витрат розподіляється між кількістю одиниць придбаного товару в кількісному та питомому співвідношенні. Передбачає розподіл ТЗВ безпосередньо при отриманні товару);

облік ТЗВ на окремому субрахунку з послідуючим розподілом по середньому відсотку (визначається процентне співвідношення усіх транспортних витрат звітного періоду до вартості товару, який рахується в даному періоді. На підставі визначеного відсотку розраховується сума ТЗВ, яка відноситься до залишку товару на кінець місяця, та сума ТЗВ, яка підлягає списанню на собівартість реалізованого товару) [18,c.153].

Облік товарів може вестися за купівельними або продажними цінами. Підприємства оптової торгівлі обліковують товари за цінами придбання у виробника продукції (купівельними) чи цінами реалізації (продажними). Підприємства роздрібної торгівлі обліковують товари за продажними цінами. Облік товарів, що є власністю торговельного підприємства, здійснюються за купівельними цінами на рахунку 28 (субрахунок 285 «Торгова націнка» не використовується). Якщо облік даних товарів ведеться на рахунку 28 за продажними цінами, то різниця між продажною і купівельною цінами відображається на рахунку 28, субрахунок 285 «Торгова націнка» .

Бухгалтерський облік розрахунків за претензіями, пред’явленими постачальникам, транспортним та іншим організаціям, а також по пред’явлених ним і призначених штрафах, пенях, неустойках ведеться на субрахунку 374 «Розрахунки по претензіях», по дебету якого відображається виникнення дебіторської заборгованості, по кредиту — її погашення або списання (табл.1.2) [27,c.49].

Таблиця 1.2. Облік претензій.

В процесі товарного обігу на складах торговельних підприємств зосереджуються значні запаси товарів, необхідні для формування торговельного асортименту, відпуску товарів певними партіями в роздрібну мережу та іншим споживачам. Одним з важливих завдань бухгалтерського обліку є правильна організація обліку наявності та руху товарних ресурсів як в цілому по підприємству, так і по товарних групах і асортименту. Організація обліку товарних ресурсів може здійснюватись за наступними методами обліку товарних запасів: партіонним, сортовим і оперативно-бухгалтерським методом.

При партіонному методі кожну партію товарів, що надходить за одним транспортним документом, зберігають і обліковують окремо. Для цього на кожну партію товарів виписують товарний ярлик, який розміщують при товарах. Одночасно в товарному ярлику записують номер видаткового документу і кількість відпущеного товару.

Партіонний облік товарів ведуть в картках і книзі. На кожну партію в книзі відводять кілька сторінок, записи в яких проводять за найменуванням товарів, що входять в дану партію. Записи в партіонній картці чи книзі в середині партії ведуть за найменуваннями і гатунками на підставі кожного прибуткового і видаткового документу з виведенням залишку після кожного запису.

По закінченню реалізації товарів даної партії в товарному ярлику та картці підводять загальні підсумки і разом зі звітом матеріально відповідальної особи здають в бухгалтерію. В бухгалтерії аналітичний облік товарів за партіонним методом ведеться по партіях приблизно в такому ж порядку, як і в місцях зберігання. На кожну партію товару відкривається окрема картка. В кінці місяця за даними партіонних карток складається оборотна відомість з зазначенням номеру партії, кількості тарних місць і суми. Підсумки цієї відомості повинні співпадати з даними синтетичного обліку.

Сортовий метод обліку товарів використовується на базах, складах, в дрібнооптових магазинах з невеликою кількістю товарних операцій. При цьому методі товари зберігають і обліковують за сортами. На кожний сорт і найменування товарів відкривають окрему картку чи сторінку в товарній книзі, записи в якій проводять в натуральному вимірнику на підставі кожного прибуткового і видаткового документу.

В складській картотеці картки розміщуються за товарними групами, а в середині груп — за сортами. У встановлені терміни прибутково-видаткові документи разом з товарними звітами матеріально відповідальні особи подають в бухгалтерію.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку застосовується на складах і базах оптових підприємств при великій кількості товарних операцій. При цьому методі записи в картках матеріально-відповідальною особою проводяться за надходженням і витрачанням товарів з виведенням залишку після кожного запису. Бухгалтерія здійснює систематичний контроль за правильністю складського обліку товарів і його відповідністю прибутково-видатковим документам.

Аналітичний облік товарів у бухгалтерії здійснюється тільки у вартісному виразі в розрізі матеріально відповідальних осіб і великих груп товарів.

У розрізі матеріально відповідальних осіб ведуть сальдову відомість (або книгу товарних залишків). Ці відомості (книги) передаються на склади для перенесення в них матеріально відповідальними особами з карток складського обліку кількісних залишків кожного виду і сорту товарів на початок нового місяця. В бухгалтерії ці залишки оцінюють за прийнятими обліковими цінами, підводять підсумки вартості їх по групах і складах (матеріально відповідальними особами) в цілому, а потім співставляють з даними бухгалтерського обліку. При виявленні невідповідностей по тій чи іншій групі товарів між даними складського і бухгалтерського обліку перевіряють в першу чергу правильність таксування і підрахунків у сальдовій відомості (книзі залишків), а також перенесення залишків зі складської картотеки. Якщо помилка не буде виявлена, то по групі товарів, по якій виявлені невідповідності, проводять інвентаризацію.

При автоматизованому обліку товарно-матеріальних цінностей з використанням комп’ютера на підставі даних прибутково-видаткових документів складається сортова оборотна відомість, в якій повністю відображаються всі дані карток складського обліку із зазначенням кількості і вартості товарів, що надійшли, і товарів, що були відпущені, за кожним прибутково-видатковим документом, підсумкові дані про рух і залишки товарів по кожному найменуванню, сорту, складах і оптовому підприємству в цілому.

На підставі записів первинних документів матеріально-відповідальні особи складають Звіт про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей (товарний звіт).

Строки подання до бухгалтерії звітів встановлюють керівники і головні бухгалтери підприємств. Вони залежать від обсягу документації, спеціалізації підприємства та інших умов. Звіти можуть подаватись щоденно або один раз на 3, 5, 7 днів.

Звіти матеріально відповідальних осіб з доданням до них первинних документів є підставою для відображення в бухгалтерському обліку цих операцій по руху, тобто всі записи в регістрах бухгалтерського обліку по рахунку 28 «Товари» ведуться за даними звітів матеріально відповідальних осіб.

Товарний звіт є зведеним документом, що підтверджує рух товарів в грошовому виразі. Він складається з двох частин: прибуткової і видаткової. В прибутковій частині товарного звіту записуються документи з зазначенням назви постачальника, номеру і дати документу, вартості товару, вартості тари. Послідовність записів у видатковій частині товарного звіту такі: спочатку відображається виручка за реалізовані товари за готівку, потім повернення товарів постачальникам або відпуск в порядку внутрішнього переміщення та інше вибуття (списання биття, браку, псування, уцінки тощо). Потім перераховуються підсумки по надходженню і витрачанню за звітний період і наводяться залишки на кінець звітного періоду.

У випадках, коли матеріальна відповідальність за матеріальні і грошові цінності об'єднана в одній особі або бригаді, може складатися товарно-касовий звіт.

В цьому звіті відображається рух не тільки товарів і тари, але й грошових коштів.

Як правило, товарно-касові звіти складають в дрібно-роздрібній мережі: кіосках, палатках, ларьках, в невеликих магазинах, що не мають поділу на відділи і секції, де продавець сам вибиває касовий чек і отримує готівку від покупців. Касові звіти при цьому не заповнюють.

Товари в роздрібних підприємствах обліковуються за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами у вартісному виразі за продажними цінами. Ведення вартісного обліку пов’язане з тим, що на роздрібному підприємстві продаж товарів здійснюється через реєстратор розрахункових операцій (РРО) і оформлюється касовими чеками, в яких зазначається тільки вартість товару.

Розрахунки за товари, що купуються (продаються), можуть здійснюватись між суб'єктами підприємницької діяльності як в готівковій, так і безготівковій формі.

Обсяг роздрібного товарообороту визначається за звітний період на підставі первинних документів (товарно-касового звіту та доданих до нього документів), які засвідчують отримання виручки та витрати, здійснені з виручки (квитанції установ банків, поштового відділення, видаткового касового ордера тощо) [21,c.156].

Оптові торгові підприємства реалізують товари на підставі укладених договорів купівлі-продажу. При разових поставках чи відпуску товарів у незначній кількості реалізація товарів може здійснюватись і без укладення письмового договору на підставі виписаних рахунків-фактур.

Відпуск товарів представникові покупця здійснюється на підставі пред’явленого ним доручення і документа, що засвідчує його особу, з оформленням накладної і рахунка-фактури.

Відвантаження товарів іногороднім покупцям здійснюється на підставі наказів-накладних комерційної служби, виписаних згідно з договором поставки. При доставці товарів власним транспортом складається товарно-транспортна накладна.

Для здійснення розрахунків покупцям виписують і пред’являють до оплати рахунки-фактури і платіжні документи. Одночасно підприємство торгівлі виписує покупцеві податкову накладну.

При реалізації товарів виручка від реалізації відображається в кредиті рахунку 702, а їх собівартість — в дебеті рахунку 902, що дає змогу порівняти продажну вартість товарів за звітний період із собівартістю цих товарів.

Сума включених до ціни товарів, що реалізуються, націнок оптового підприємства в бухгалтерському обліку відображається записом: Д-т рах.281 «Товари на складі» К-т рах.285 «Торгова націнка (знижка)» .

Торгові націнки оптового підприємства, які включені до ціни товарів і відносяться до реалізованих товарів, списуються способом «червоного сторно» записом:

Д-т рах.281 «Товари на складі» ,.

К-т рах.285 «Торгова націнка (знижка)» .

На суму податку на додану вартість, що належить перерахуванню до бюджету, складають проводку:

Д-т рах.702 «Дохід від реалізації товарів» ,.

К-т рах.64 «Розрахунки за податками й платежами» .

В результаті по кредиту рахунку 791 «Результат основної діяльності» відображається виручка без ПДВ, а по дебету — купівельна ціна товарів, сума адміністративних витрат, витрат на збут, витрат іншої операційної діяльності, а також належна сума податку на прибуток. Співставленням оборотів по дебету і кредиту рахунку 791 «Результат основної діяльності» визначають валовий дохід оптового підприємства, одержаний за рахунок реалізованих оптово-збутових знижок і націнок на товари та призначений для покриття витрат і утворення прибутку. В кінці місяця сума валового доходу списується в кредит рахунку 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» в кореспонденції з дебетом рахунку 791 «Результат основної діяльності» .

Якщо в оптових торговельних підприємствах облік наявності і руху товарів на рахунку 28 «Товари» здійснюється за купівельними цінами, то за тією ж оцінкою вони списуються з кредиту цього рахунку на дебет рахунку 902 «Собівартість реалізованих товарів». По кредиту ж рахунку 702 «Дохід від реалізації товарів» відображається продажна вартість реалізованих товарів з врахуванням націнки [38,c.43].

Отже, належна організація обліку товарних запасів забезпечує злагоджену систему ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, а саме своєчасне документальне оформлення операцій з товарними запасами та їх відображення в облікових регістрах.