Розділ 1. Поняття та організація документообігу
Документообіг кожної установи організується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів: Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи; Інформаційно-довідкова робота з документами; Попередній розгляді розподіл документів; Організація… Читати ще >
Розділ 1. Поняття та організація документообігу (реферат, курсова, диплом, контрольна)
Організація документообліку в управлінні
Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Втім, хоча вони і пов’язані один з одним, однак не тотожні.
Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи.
Тимчасом документообіг — це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання[4, с. 8].
Поняття «документообіг» є вужчим за поняття «діловодство». Документообігєважливоюланкоюділоводства, так як визначає не тількиінстанціюрухудокументів, но і швидкістьцьогоруху.
В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва — інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації[17, с. 141].
Документообіг та організація управлінського процесу тісно пов’язані між собою і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, опрацювання документів та їх передавання на виконання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для приймання управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг спричинює в установі зволікання з виконанням: на передавання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату.
Існуюча в установі система управління значною мірою зумовлює організацію документообігу. Наприклад, якщо керівник установи вимагає, щоб усі отримані документи спочатку передавалися йому на розгляд і тільки він призначає виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим — згори вниз. За умови ж чіткого розподілу функціональних обов’язків між керівником, його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками значна частина документів відразу надходить до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів є значно коротшим. Так само від узвичаєного в установі порядку розподілу обов’язків і делегування повноважень співробітникам апарату залежить рух документів під час їх погодження та підписання[8].
Таким чином, документообіг безпосередньо пов’язаний з організацією управлінського процесу в установі, водночас він відбиває притаманну їй систему управління.
Раціоналізація документообігу установи сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, разом з тим форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.
Документообіг кожної установи організується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:
- — приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;
- — попередній розгляді розподіл документів;
- — реєстрація документів;
- — контроль за виконанням документів;
- — інформаційно-довідкова робота з документами;
- — організація проходження документів;
- — відправлення документів.
Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.
Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах[17, с. 141−142].