Автоматизована обробка облікової інформації

Застосування комп’ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, при чому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану «малу механізацію») та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП).

Способи обробки облікової інформації поділяють на три види: паперовий, механізований і комп’ютеризований (автоматизований) залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші два методи можна об'єднати під загальною назвою «безкомп'ютерний спосіб», маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

При механізації обчислювальна техеніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп’ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі зібрання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп’ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп’ютерів.

Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп’ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтеського обліку.

Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп’ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в облік не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформацції.

Основні відмінності організації обліку при комп’ютеризованому та безкомп’ютерному способах обробки облікової інформації.

Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по облікових регістрах. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.

Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп’ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.

Стандаотні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливоті для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації., призначеної для ефективного управліня підприємством.

Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:

Складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;

В будьякий момент часу коригувати введені операції:

змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;

цілком та безслідно знищувати будь-які опрації;

Будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складння різних відомосей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об`єктів зведені дані розраховуються комп`ютером авиоматично. До того ж вкрай низькою є імовірність пропущення арифметичних помилок, а також помилок, помилок пов`язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.

На відміну від традиційного бухгалтерського обліку, що зосереджується на вирішенні, насамперед, таких фінансових питань, як сплата податків і подання звітності відповідним органам, сучасний облік дозволяє керівнику одержувати значну кількість оперативної управлінської інформації, наприклад:

про наявність коштів на рахунках в банку про розмір поточної заборгованності перед банком про розмір поточної заборгованності перед бюджетом про наявність матеріалів, товарів, готової продукції на складах підприємста про стан розрахунків з дебіторами і кредіторами.

Це відбувається завдяки інтеграції обробки різних видів первинної економічної інформації, яка використовується окремими функціями управління, тобто облікової, планової, економічної, нормативної, технологічної, виробничої, оперативно-ткщо в умовах ручної обробки даних створювали і обробляли необхідну інформацію різні служби, що зумовлювало певний різнобій, то в КІСП така обробка є єдиним технологічним процесом, який призводить до скасування паралелизму і дублювання по принципу однократної фіксації, а також до єдності і уніфікації форм документації, показників, класифікації інформації і систем кодування.

Використання засобів автоматизації дозволяє вирішити проблему точності і оперативності інформації, а правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє швидко і легко адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

Отже КІСП сьогодні дозволяють:

обробляти і зберігати велику кількість однакових в структурному плані одиниць інформації (наприклад адреси) здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних (пошук адреси, назв фірм чи телефонів будьяких конкретних осіб) виконувати складні математичні розрахунки (складати графіки повернення кредиту на кілька років вперед) швидко одержувати паперову копію будьякого документу багато разів відтворювати будьякі дії.