Вимоги до оформлення кадрових документів

ПОНяТИЕ І ПЛАНИ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ 3.

Трудові контракти 5.

Накази з особового складу 8.

Трудові книжки 11.

Особисті картки 13.

Особисті справи 15.

Література 21.

Понятие й ті види кадрових документов.

Сукупність документів, у яких зафіксовані етапи трудовий діяльності співробітників, називається документацією з кадрів (особовому складу, персоналу). До таких документам относятся:

> трудові контракти (договори), ув’язнені підприємством з работником;

> накази з особового складу (про зарахування, звільнення, перекладі сотрудника);

> трудові книжки;

> особисті картки форми Т-2;

> особисті дела;

> лицьові рахунку за заробітної плате.

Прийом на постійну роботу повинен супроводжуватися упорядкуванням документів за такою схемою: | | |Трудової контракт (договір) з працівником | | | | | | | | | | | |Наказ про зарахування працювати | | | | | | | | | |Запис у трудовій | |Особиста картка | |Чоловий рахунок по | |книжці | |ф.Т-2и/или особисту справу | |заробітної плати |.

Однією з основних документів, регулюючих правовідносини підприємства з працівником, є трудовий контракт (договір). Після підписання контракту видається наказ про зарахування сотрудника.

На підстав наказу про зарахування оформляється особиста картка форми Т-2 (чи заводиться особисту справу), робиться запис у трудовій книжке.

Копії наказу про зарахування вступають у особисту справу й у бухгалтерію, де котрий вступив працівникові присвоюється табельний номер і нього заводиться лицьової рахунок по зарплате.

Звільнення працівника здійснюватися за такою схемою: | | |Заява працівника про звільнення | | | | | | | | | | | |Наказ про звільнення | | | | | | | | | |Запис у трудовій книжці | |Запис у власній картці | | | |ф.Т-2и/или особовій справі |.

Заява про звільнення, працівник пише протягом двох тижнів до гаданого терміну звільнення з праці та надає його за узгодження керівнику (стаття 31 КЗпП РФ). Керівник фірми видає наказ з особового складу про звільнення, відповідно до яким роблять запис у трудовій книжці й у особистої картці ф. Т-2. Копії наказів вступають у особисту справу працівника й у бухгалтерію, де на кількох підставі наказу виробляється повний розрахунок із работником.

При перекладі працівника в іншу посаду у рамках фірми порядок оформлення документів здійснюється за таку схему: | | |Наказ по л/с про переведення в іншу | | | | | |посаду | | | | | | | | | |Запис у трудовій | |Запис у власній картці| |Запис в особовому | |книжці | |ф.Т-2 і/або особовій справі | |рахунку по заробітної| | | | | |платі |.

Керівник фірми видає наказ з особового складу про переведення співробітника в іншу посаду, виходячи з якого робиться відповідна запис із зазначенням посаді у трудовій книжці й у особистої картці ф. Т-2. Копії наказу направляють у особисту справу й у бухгалтерію у разі зміни окладу, виробляється відповідне зміна в особовому рахунку по заробітної плате.

Трудовые контракты.

Трудової контракт (договір) — документ, фіксуючий згоду сторін про встановленні трудових правовідносин і регулюючі їх. Сторонами трудового контракту, є підприємство (роботодавець) і працівник (контрактант).

Відповідно до статтею 18 КЗпП, РФ трудовий контракт повинен полягати у письмовій формах. Письмова форма контракту підвищує гарантії сторін у реалізації досягнутих домовленостей по найважливішим умовам труда.

Під час укладання контракту, рекомендується вказувати такі основні условия:

> місце роботи (найменування підприємства, куди приймається працівник, його адрес);

> конкретну роботу у відповідність до кваліфікацією за визначеною професії, чи посади, що повинен виконувати работник;

> дату початку закінченні, якщо полягає терміновий трудовий контракт;

> оплату труда;

> обов’язки, підприємства з забезпечення охорони труда.

Контракт може містити й додаткові умови, конкретизирующие зобов’язання сторін. До до їх числа можна отнести:

> випробувальний срок;

> суміщення професій (должностей);

> підвищення квалификации;

> додаткова відпустка і др.

Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється ми такі категорії работающих:

> на постійних работников;

> на тимчасових работников;

> працівників основному місці работы;

> працюючих але совместительству.

У трудовому контракті визначаються обов’язки працівника згідно з тим професією чи посадою, оскільки прийнято, чи робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом предприятия.

Відповідно до КЗОТу РФ (стаття 17) трудовий контракт може полягати на невизначений термін, визначений термін трохи більше 5 років, тимчасово виконання певної работы.

У трудовому контракті вказується розмір посадового окладу працівника, різні надбавки і доплати стимулюючого і компенсаційного характеру: за кваліфікацію; за професійну майстерність; за особистий трудовий внесок і др.

За угодою сторін ці надбавки може бути конкретизовано й у окремих випадках може бути збільшено чи зменшені проти загальної нормою, передбаченої в организации.

Поруч із доплатами боку можуть домовитися про решту видах заохочень, наприклад, про додатковому відпустці, підвищеному винагороду за підсумками роботи щороку і т. п.

Під час укладання трудового контракту що неспроможні встановлюватися по узгодженню сторін такі условия:

> підстави звільнення работника;

> дисциплінарні стягнення, непередбачений законодательством;

> запровадження до працівників повною матеріальною відповідальності, крім випадків, передбачених статтею 121 КЗпП РФ.

Контракт складається у двох примірниках, підписується керівником і працівником, завіряється печаткою. Один примірник контракту зберігається на підприємстві, другий — у работника.

Трудові контракти можна включати у складі особисті справи працівників підприємства. І тут їх термін зберігання відповідає терміну зберігання особисті справи (75 років). Якщо особисті справи не заводяться, контракти формуються в окрему кримінальну справу за алфавітом прізвищ працівників. Трудові контракти зберігаються 75 років — «У », якщо відсутні по будь-яким причин накази з особистого складу, і - 5 багатьох років після звільнення працівника за наявності приказов.

Приказы з особистого составу.

Наказами з особового складу оформляються прийом, звільнення і переклад працівників підприємства. Укладання трудового контракти з працівниками не виключає видання наказу з особового складу про його зарахування працювати (стаття 18 КЗпП РФ).

Накази з особового складу групуються на окремий справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу «л/с «(№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Оформляються накази з особового складу на бланках підприємства для внутрішніх документов.

Реквізит «заголовок до тексту «наказу з особового складу то, можливо оформлений так: «Про прийомі працювати Зотова А. В. », «Про звільнення Гудкова Л. И. », «Про зміни штатів АТ «(якщо наказ стосується приймання й звільнення відразу кількох сотрудников).

Текст наказу ділиться на констатуючу і распорядительную частини. У першій його частині наказу можуть бути вказані причини його издания/например, факти порушення трудовий дисципліни. По розсуду керівника фраза-констатація частина наказу може указываться.

Друга, распорядительная частина наказу, починається словами: «ПРИЗНАЧИТИ », «ЗВІЛЬНИТИ », «ПЕРЕВЕСТИ », які від кордону лівого поля. Після них, наступній рядком вказується прізвище працівника (прописними літерами), ім'я і по батькові (без скорочень), посаду, термін звільнення, призначення чи переказу; стаття КЗпП РФ (для звільнення). Під час прийому працювати вказується оклад працівника, вид прийому (стала чи тимчасова робота), з випробувальним терміном чи ні нього та його т. п.

Накази з особового складу можуть складатися на кількох співробітників незалежно від цього, приймаються на роботу чи звільняються. Такі накази складаються з кількох пунктів, кожен із яких стосується окремого сотрудника.

Тексти наказів з особового складу, зазвичай, однотипні і може представлені в формалізованому виде.

Аналогічно можна скласти наказ про звільнення, цього необхідно змінити: > в реквізиті «заголовок «фразу «Про прийомі «на «Про звільнення… »; > графу «вид прийому «на «причину звільнення »; > графу «дата прийому «на «дату звільнення » .

У графі «підставу «вказуються документи, які послужили причиною звільнення (заяву, доповідна чи пояснювальна записка) чи стаття КЗпП РФ, відповідна причини увольнения.

Накази про переведення в іншу посаду всередині підприємства також можуть представлені в формалізованому вигляді. І тут слід зазначити посаду і оклад, нове структурне підрозділ й посвідку перекладу. Якщо переклад тимчасовий, необхідно вказати його срок.

Накази з особового складу візуються юрисконсультом, заступником директора з кадрів або іншими посадовою особою, до обов’язків якого входить роботу з персоналом фирмы.

Накази з особового складу з’являються працівникові під розписку (стаття 18 КЗпП РФ). Позначка про ознайомлення з наказом проставляється нижче реквізитів «підпис «і «віза «самим працівником містить таке: «З наказом ознайомлений », підпис працівника і дату ознайомлення. Особливо необхідна ця позначка на наказах про звільнення, т. до. у разі виникнення трудових суперечок працівник вправі звернутися до суду в в місячний строк від часу ознайомлення з наказом (стаття 211 КЗпП РФ).

Накази з особового складу зберігаються 75 років (стаття 19 б «Переліку документів з термінів зберігання »).

У процесі діяльності організації можуть видаватися інші накази по працювати з кадрами: про заохочення, стягнення, відпустках, тощо., термін зберігання яких становить менше 3 року (стаття 19б). Такі накази мають індекс (№ 1 до, № 2 до…) і формуються на самостійну дело.

Щоб зменшити кількість ділових «паперів », видаваних за стандартними ситуацій, розроблено бланки, містять відразу кількох документів. Наприклад, під час оформлення відпустки заповнюється бланк відпускної записки на 1 аркуші, до складу якого заяву, розпорядження і розрахунок зарплати. Наказ про надання відпустки у разі не складається, т.к. записка про відпустці містить розпорядження керівника, і отже, діє приказа.

Трудовые книжки.

Трудові книжки працівники ведуться усім підприємствах, організаціях незалежно від форми собственности.

Трудова книжка належить до основних документів, підтверджують загальний, безперервний, і спеціальний стаж роботи (стаття 39 КЗпП РФ). Законом забороняється мати кілька трудових книжек.

Під час прийому працювати трудову книжку представляють особі, провідному документацію з особистого составу.

На працівника, що надходить працювати вперше, заводиться трудова книжка, яка заповнюється у присутності пізніше тижневого терміну після прийому працювати. Записи у трудовій книжці виробляються виходячи з паспорти й документів, підтверджують освіту й профессию.

На титулі трудовий книжки вказується прізвище, ім'я і по батькові працівника повністю без скорочень. Дата народження, у трудовий книжці повинна утримувати число, місяць і год.

Дані про утворення (середнє, середню спеціальну чи вище) і спеціальності чи професії вказуються виходячи з документів: атестатів; дипломів; сертифікатів; довідок, якщо освіту незакінчене высшее.

На титулі обов’язково ставиться підпис особи, який виказав трудову книжку, і поставив печатку підприємства, де була вперше заполнена;

Запис наступних сторінках трудовий книжки починається простановки штампа підприємства чи написання рукою найменування підприємства, наприклад, АТ «ЭВРИС » .

Якщо підприємство змінило свою назву, то робиться запис про діловою рядком, наприклад АТ «ГЭЗ «з 01.01.95 перейменований в ЗА «ГЭЗ і З » .

У графі 1 проставляється порядковий номер записи,.

У графі 2 — дата прийому (09.10.1998),.

У графі 3 — вказівку дії й обійняв посаду (прийнята посаду менеджера; звільнено за власним бажанням; переведено посаду начальника отдела),.

У графі 4 — підставу (наказ від 07.10.98 № 17 л/с).

Усі записи виробляються точному відповідність до наказом про зарахування, перекладі або звільнення акуратно, без зачеркиваний і виправлень). Якщо виникла потреба виправлень, всі вони обумовлюються і посвідчуються підписом посадової особи і печатью.

Личные карточки.

Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми Т-2, яка заводиться усім співробітників, узвичаєних постійну чи тимчасову работу.

Усі запис у картці робляться виходячи з документів, наданих працівником. З паспорти, розділ I «Загальні відомості «вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік і місяць народження, номер, серія паспорти, що й ким видано, домашня адреса. Відомості про спільному й безупинному стажі роботи, і навіть про переміщеннях співробітника свідчить про підставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу II «Відомості про військовому обліку «дані беруть із військового квитка работника.

У кодексі варіанті особистої картки виключені застарілі позиції (національність, партійність, членство в ВЛКСМ і профсоюзе).

У обов’язковому порядку проставляють дату заповнення особистої картки, і особиста підпис работника.

На зворотному боці картки містяться розділи III «Призначення і переміщення », IV «Відпустки », V «Додаткові відомості «і «Дата і причина звільнення ». Найважливішими є відомості розділу III і «Дата і причина звільнення » .

Записи у тих розділах повинні містити посилання дати й номери наказів про призначення, переміщенні або звільнення працівника. Ці дані повинні заповнюватися з особливою акуратністю, т.к. вони нерідко служать основою підтвердження виробничого стажу працівника. Наприкінці кожної запис у розділі «Призначення і переміщення «має стояти підпис працівника, яку заведена карточка.

У розділі «Додаткові відомості «записуються даних про підвищенні кваліфікації, знанні іноземних мов, другий спеціальності, інвалідності тощо. п.

Заповнюються особисті картки рукописним чи машинописним способом обличчям, відповідальних роботи з персоналом фірми чи секретаремреферентом. Усі записи мали бути зацікавленими без скорочень. Особиста картка заводиться на працівника у одному примірнику, зберігається у її сейфі в окремої картотеці, складеної за алфавітом прізвищ, работников.

Картки від звільнених працівників формують на самостійну справу з алфавіту (за трьома першими літерами прізвища). Перед здаванням справи в самісінький архів все картки мали бути зацікавленими пронумеровано, ними складена внутрішня. Термін зберігання особистих карток ф. Т-2 — 75 років — «У «(стаття 504 «Переліку документів з термінів зберігання »).

Личные дела.

Особиста справа (досьє) є сукупність документів, містять інформацію про працівника. Особисті справи можуть заводитися па всіх співробітників, але найчастіше — керівники і провідних фахівців (у своїй інших співробітників оформляють особисті картки ф. Т-2).

Підприємство вправі саме вирішити питання, які документи, особисті картки чи особисті справи, заводити на сотрудников.

До складу особистого справи має входити такі документы:

> внутрішня опис документів, наявних у особистому деле;

> анкета чи особистий листок з обліку кадров;

> автобіографія чи резюме;

> копії документів про образовании;

> копії документів про затвердження в должности;

> характеристики чи рекомендаційні письма;

> трудовий контракт (договор);

> копії наказів про призначення, переміщенні, увольнении;

> доповнення до особистого аркушу з обліку кадров;

> довідки та інших. документи, які стосуються даному работнику.

" Внутрішня опис документів, наявних у особистому діда «містить інформацію про порядкових номерах документів справи, їх індексах, заголовках, датах. Листи особистого справи та її внутрішньої опису нумеруються отдельно.

Внутрішня опис підписується се упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпис дати составления.

" Особистий листок з обліку кадрів «містить біографічні інформацію про працівника, освіті, виконуваної працювати з початку трудовий діяльності, сімейний стан і др.

Особистий листок заповнюється рукою самим працівником на час вступу на роботу. У його заповненні використовуються такі документы:

> паспорт;

> трудова книжка;

> військовий билет;

> документ про утворення (диплом, посвідчення, сертифікат, свідчення, атестат), документи Вищої Атестаційної комиссии.

(ВАК) про надання ученого ступені та про надання вченого звания.

(диплом і аттестат);

> документи про наявні изобретениях;

У графі «Освіта «особистого листка застосовують формулировки:

" початкова ", «неповне середнє «, «середнє «, «середню спеціальну », «незакінчена вища », «вище «— залежно від цього, який документ про освіті існує у работника.

У графу «Виконувана роботу з початку праці «інформацію про роботі беруть із трудовий книжки. У цьому графі фіксується навчання у навчальному закладі, попереднє трудовий деятельности.

У графі «Сімейний стан «використовуються такі формулювання: «одружений «(«заміжня »), «развсден (а) », «удівець (вдова) », «неодружений «(«незамужем »), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеня кревності («батько », «мати », «дружина », «чоловік », «син », «дочка »). У цьому вказуються, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження кожного члена семьи.

У практиці оформлення прийому працювати часто використовується «Анкета «— документ аналогічний «Особовому аркушу з обліку кадрів ». На відміну від власного листка, анкета підписується як самим обличчям, що надходять працювати, а й співробітником, відповідальних персонал фирмы.

У деяких: комерційних підприємствах що надходить працювати надає «Автобіографію «чи «Резюме » .

При формуванні особистого справи в самісінький нього поміщають копії документів про освіті (атестат, диплом, сертифікат, і ін.). Копії можна знімати тільки з оригіналів цих документов.

Копії документів про затвердження на посаді вкладаються у особисті справи керівників фірми. Це то, можливо копія протоколу засідання Ради директорів чи засновників фірми або копія протоколу зборів акціонерів, котрий обрав чи що затвердив своїм рішенням призначення посадового лица.

У разі, якщо прийомі до роботи чи під час затвердження в посади представляли характеристики чи рекомендаційні листи, вони також підшиваються на особисте справа работника.

Трудові контракти (договори), ув’язнені з працівником, можуть входити у складі документів особистого діла чи зберігатися окремо. У особисту справу поміщається повністю оформлений, підписаний директором і працівником, завірений печаткою примірник контракта.

" Доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів «- це документ, готовий до фіксування змін — у трудовий й особистому житті співробітника, які відбулися після заповнення їм особистого листка з обліку кадрів (чи анкети). Документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділу внесення змін доповнень, оформлені як таблиці. У першому його розділі фіксуються інформацію про роботі, про переміщеннях службовими щаблями зі посиланням на накази з особистого составу.

У другій розділ заносяться факти про зміни у професіональній і особистому житті працівника (наприклад, зміна родинного стану, місця проживання), освіти, щодо підвищення кваліфікації, в знанні іноземних мов і культур т. п. У цьому все внесені доповнення мали бути зацікавленими підтверджені відповідними документами.

У особисту справу можуть бути включені такі документи, як списки винаходів, наукових і ін. Треба мати у вигляді, що у статті 19 КЗпП РФ забороняється прийому працювати вимагати від що надходить особи документи, непередбачений законодательством.

Особиста справа заводять після ухвалення наказу про зарахування працівника. Усі документи, які стосуються особовому справі, у міру надходження (в хронологічному порядку) підшиваються в папку-скоросшиватель. Для її обкладинці вказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові сотрудника.

Особисті справи працівників підприємства зберігаються інспектором персоналу чи секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадових осіб. Зміни у особисті справи вносяться лише особами, відповідальними право їх ведение.

Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне збереження і зберігатися 75 років — «У «(статті 498 В, 500 «Переліку документів з зазначенням термінів зберігання »).

заключение

.

Трудові правовідносини підприємства з працівником регулюються Кодексом законів про працю (КЗпП) Російської Федерації. З статей Кодексу на підприємстві необхідно встановити єдиний порядок оформлення прийому, звільнення і перерахування сотрудников.

Факти з особового складу є найважливішими документами і потребують особливої ретельності і акуратності під час оформлення, віданні і забезпеченні схоронності протягом тривалого срока.

Працюючи з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (інформацію про фактах, подіях особах і обставинах трудовий роботи і особистому житті) громадян, Закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації» відносить до категорії конфіденційної информации.

1. Бондырева Т.ЗВ. Секретарское справа. -М. 1989 2. Глушков В. М. Основи паперової інформації. -М. 1982 3. ГОСТ 6.38−90. Система організаційно-розпорядчою документации:

Вимоги до оформлення документів / Державного комітету СРСР з управлінню якістю продукції і на стандартам. -М. 1990 4. Державну систему документационного забезпечення управления:

Основні становища: Загальні вимоги до документів і службам документационного забезпечення. -М. 1991 5. Єдина державна система діловодства: Основні становища. -М.

. 1975 6. Еремченко В. П. Удосконалення документационного забезпечення управління у сучасних условиях.//Использование Єдиної державної пенсійної системи документационного забезпечення управління у працювати з управлінськими документами і забезпечення їхньої цілісності у відомчих архівах. — Л. 1991 7. Лихачов М. Т. Документи і діловодство: Довідкове посібник. -М. 1991 8. Соколова О. Н. Розробка концепції документационного забезпечення управління.// Використання принципів Єдиної державної пенсійної системи документационного забезпечення управління у працювати з управлінськими документами і забезпечення їхньої цілісності у відомчих архівах. 9. Довідник з підготування й оформленню документівМ. 1993 10. Типова інструкція з діловодства в Міністерствах і відомствах РФ.

— М. 1995.