Третинні докази бухгалтерського обліку: баланс періоду та звітні форми

Управління господарством, як уже зазначалося, потребує періодичного узагальнення і подання господарства за вимогами принципу двоїстості (подвійності). Цей захід називають балансовим. Здійснюється він у формі бухгалтерської звітності.

Насамперед постає запитання: для чого підприємствам потрібно складати та подавати звітність? Одна з причин полягає в тому, що підготовка та ведення поточного обліку, поточної обліково-бухгалтерської інформації сама по собі хоча й може відігравати важливу роль в ефективному веденні справ підприємства, але є недостатньою. Iнша причина зумовлена спрямуванням розвитку сучасного бізнесу та ускладненням суспільно-економічних відносин. Адже сучасні фірми — структури вельми складні. Більшою частиною це підприємства, які діють протягом досить тривалого часу і діятимуть далі в осяжному майбутньому. Вони рідко мають одного власника (деякі дуже великі підприємства належать мільйонам акціонерів). Часто власники підприємства не беруть участі в оперативному управлінні підприємством, тобто бізнесом, а призначають менеджерів, які діють від їхнього імені. Саме тому бажано, щоб підприємства подавали звітність, яка показує, наскільки успішна їхня діяльність. Крім того, підприємства платять різні податки (акциз, додана вартість тощо), мають різні суспільні зобов’язання: страхування працюючих, внески на розвиток місцевих доріг та ще багато інших. Їх визначити неможливо без балансу облікового періоду і спеціальних доказів.

Основна мета складання та подання бухгалтерської звітності — визначити реальні результати діяльності та передати економічні показники та інформацію про ресурси і їх джерела, а також результати діяльності облікового об'єкта, що буде корисно для тих, хто має обґрунтовані права на одержання (здобуття) такої інформації.

Інакше кажучи, підприємство повинне, тобто зобов’язане надавати інформацію про свій стан, оскільки існують різні групи людей, які зацікавлені в його діяльності та мають бути відповідно поінформовані. Для уточнення потрібно докладніше розглянути групи людей, яким може знадобитися інформація про підприємство. Крім того, слід також знати, яка саме інформація становить інтерес для членів кожної групи.

Бухгалтерська звітність — це система показників, що характеризують економічно-правовий стан підприємства (активи та пасиви) на певні дати (як правило, на початок та кінець календарного циклу) та за минулий рік, квартал, місяць та результати діяльності. Вона складається шляхом підрахунку, групування і спеціальної обробки даних поточного бухгалтерського обліку і є завершальною його стадією.

Бухгалтерська звітність складається за вимогою користувачів. Користувачів бухгалтерської звітності багато. Це засновники, учасники, керівники, банки, інвестори, кредитори, державні регулюючі органи, податкова адміністрації, міністерство статистики тощо.

Показники бухгалтерської звітності не є одинаковими для різних користувачів. Тому бухгалтерська звітність поділяється на внутрішню та зовнішню.

Внутрішня звітність регламентується самим керівництвом підприємства (засновниками або керівниками, які уповноважені засновниками).

Зовнішня звітність є стандартизованою та визначається законодавчо, або підзаконними актами, інструкціями (фінансова, податкова тощо).

Іншим видом третинного доказу бухгалтерського обліку є форми бухгалтерської звітності. Форми бухгалтерської звітності — це система показників, що характеризують економіко-правовий стан підприємства на певні дати, визначені або законодавством або користувачами, про результати діяльності. Звітність поділяється на внутрішню та зовнішню.

Звітних форм дуже багато. Тому тут наводяться окремі технічні форми скорочено.

Разом з тим наведемо характеристику сутності бухгалтерської звітності, дамо коротку характеристику користувачів та зміст найбільш важливих форм фінансової звітності.

I. Основними користувачами бухгалтерської звітності є і власники та керівництво підприємством (фірмою, компанією). Це люди, яких призначають власники підприємства для здійснення оперативного керівництва його діяльністю. Їм необхідна інформація про фінансовий стан підприємства — як про поточний, так і про очікуваний. Маючи таку інформацію, вони забезпечують ефективне управління підприємством і приймають дієві управлінські та планові рішення.

II. Акціонери підприємства компанії, тобто її власники. Вони оцінюють, наскільки ефективно адміністрація виконує свої функції. Їм необхідно знати, наскільки прибутково менеджери ведуть справи підприємства і скільки прибутку вони можуть собі дозволити вилучити зі справи для власних потреб.

III. Комерційні партнери: постачальники, в яких підприємство одержує товари в кредит, і споживачі, які купують продукцію, товари або дістають послуги. Постачальникам необхідно мати інформацію про те, чи здатне підприємство сплатити свої борги; покупці мають бути впевнені в тому, що підприємство є надійним джерелом поставок і йому не загрожує банкрутство.

IV. Кредитори підприємства. Це може бути банк, який або дав дозвіл підприємству мати короткостроковий кредит за поточним рахунком (тобто йдеться про овердрафт — одержання кредиту виписуванням чека або платіжного доручення на суму, яка перевищує залишок коштів на рахунку; величина кредиту обумовлюється під час відкриття рахунку і не може перевищувати встановленого ліміту), або надав підприємству довгострокову позику (банку необхідно бути впевненим у тому, що підприємство зможе виплатити проценти і в кінцевому підсумку погасити заборгованість).

V. Податкова система. Їй необхідно мати інформацію про прибутки підприємства для визначення сум податків, які підприємство зобов’язане сплатити.

VI. Службовці підприємства. Вони повинні мати право на інформацію про фінансовий стан підприємства, оскільки від нього залежать кар'єра кожного з них і розмір заробітної плати.

VII. Фінансові аналітики і консультанти, яким необхідна інформація для їх клієнтів і публіки.

VIII. Громадськість має законне право на інформацію про підприємство, оскільки діяльність його впливає на членів суспільства — платників податків, споживачів, місцевих жителів — у питаннях екології, зайнятості і т. ін.

Докази цього виду обліково-бухгалтерської інформації оформляються у вигляді фінансових звітів для задоволення інформаційних потреб згаданих щойно груп. Керівникам підприємства потрібна якнайповніша інформація для прийняття планово-управлінських рішень. Вони, очевидно, мають «особливий» доступ до інформації про підприємство, оскільки однією з їх функцій є організація підготовки всіх необхідних внутрішніх звітів.

Окрім управлінсько-інформаційних цілей, фінансові звіти, тобто докази оформляються (а іноді публікуються) для потреб користувачів (зовнішніх користувачів).

Зробимо ще кілька зауважень.

• 1. Законодавство передбачає надання певної інформації. Закони вимагають, аби кожне відкрите акціонерне підприємство публікувало обліково-бухгалтерську інформацію для своїх акціонерів. Окрім того, підприємство зобов’язане подавати копію своєї звітності до Міністерства статистики, щоби будь-який представник громадськості міг за бажанням ознайомитися з цими документами.
• 2. Податкові органи мають діставати інформацію, необхідну ще й для встановлення податкових ставок.
• 3. Банк може вимагати прогноз руху грошових коштів підприємства як умови для надання кредиту та грошового забезпечення.
• 4. Звітність підприємства має відповідати законам та загальноприйнятим бухгалтерським стандартам, згідно з якими підприємство має публікувати певну додаткову інформацію. Аудитори і бухгалтери підприємства, як члени професійних органів, зобов’язані забезпечити повну відповідність звітності підприємства вимогам закону та стандартів.
• 5. Деякі компанії за бажанням надають спеціальну фінансову інформацію для своїх службовців. Ці документи відомі як звіти для службовців.

Перш ніж докладно розглядати процес підготовки звітності, спинимося на деяких моментах, які обов’язково слід з’ясувати для грамотного аналізування звітів.

Найважливішими фінансовими звітними документами, які подаються підприємством, є баланс, звіт про прибутки та збитки, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки.

Баланс являє собою таблицю фінансового стану підприємства на конкретний день. Він складається шляхом перерахування активів і пасивів підприємства. Активи — це те, чим володіє підприємство, і те, що йому заборгували; пасиви — це вкладення коштів та суми заборгованості самого підприємства. Сума активів завжди має дорівнювати сумі пасивів.

У звіті про фінансові результати прибутки та збитки фіксуються доходи, одержані підприємством за певний період, і витрати, зроблені підприємством за цей самий період. Якщо одержані доходи перевищують зроблені витрати, це означає, що підприємство одержало прибуток; якщо зроблені витрати перевищують одержані доходи — підприємство зазнає збитків.

Названі щойно два фінансові звіти формуються методом нарахувань, а не касовим методом. Це означає, що доходи, зареєстровані у звіті про прибутки та збитки, являють собою доходи, одержані за даний період, а не просто кошти, які надійшли за цей період; аналогічно витрати відображаються у звіті про прибутки і збитки в момент їх виникнення, а не в момент їх оплати.

Ця особливість вельми значуща. Якщо підприємство продає товари в кредит, дохід утворюється в момент продажу, проте гроші можуть надійти й пізніше. Аналогічно, коли підприємство отримує товари в кредит, то має відразу відобразити цей факт купівлі у звіті про прибутки і збитки, незважаючи на те, що оплата буде зроблена пізніше.

Звіт про прибутки і збитки не дає достатньої інформації про те, чи дозволяє наявний прибуток сформувати достатню кількість ліквідних коштів для забезпечення платоспроможності підприємства. Прибуток, одержаний підприємством, може значно відрізнятися від його чисто вільних коштів. А тому цілком рентабельне підприємство може відчувати серйозну нестачу коштів.

Прибуток і рух грошових коштів різняться з цілої низки причин (цей перелік вичерпно буде розглянуто одночасно з методиками складання звітності).

Ні баланс, ні звіт про фінансові результати — прибутки та збитки — не відбиває приплив, відплив і внутрішній рух коштів підприємства. баланс — це статистичне відображення стану економічного об'єкта на даний момент. Можна порівняти баланс на кінець року з балансом на кінець попереднього року і відмітити різницю (наприклад, у готівці, оборотному капіталі, основних засобах, акціонерному капіталі й т. ін.). Але попри те, що баланс попереднього року і баланс поточного року містять корисні аналітичні дані, з них неможливо одержати повну картину руху коштів протягом даного періоду. Баланси статичні, тоді як рух коштів — динамічний процес.

З огляду на те, що ні баланс, ані звіт про прибутки та збитки не дають задовільного пояснення тому, як підприємство одержує і використовує свої грошові кошти, для заповнення цієї інформаційної прогалини введено звіт про рух грошових коштів.

Звіт про рух грошових коштів — це документ-доказ, який дає змогу показати, звідки підприємство одержує гроші і як вони потім використовуються. Зокрема він показує, в яких розмірах прибуток спрямовується на придбання ресурсів, а також дає змогу побачити, чи формує підприємство досить коштів для задоволення своїх потреб, чи перебуває в такому стані, що його ліквідність погіршується (і, мабуть, погіршуватиметься).

Ще однією характеристикою звіту про грошові кошти є те, що він пов’язує суму прибутку, одержану за певний період, з приростом або зменшенням обігових коштів за цей самий період. Обігові кошти складаються із запасів, дебіторської та кредиторської заборгованості (за винятком розрахунків щодо закупівлі в кредит, дивідендів до виплати і податків) і ліквідних коштів. Ліквідні кошти — це залишки в касі і на банківському рахунку (за кредитом або овердрафтом), а також короткострокові вкладення, які можна швидко реалізувати за готівку.

Звіт про власний капітал являє собою таблицю, яка характеризує структуру власного капіталу підприємства за видами (статутний капітал, пайовий капітал, додатковий капітал тощо) та статтями, що характеризують стан та зміни стану кожного виду за звітний період.

Примітки до фінансових звітів — це різного роду пояснення, які характеризують діяльність підприємства за звітний період. Зокрема висвітлюється: обрана облікова політика, застосованих принципів оцінки статей звітності, інформація, яка не наведена у фінансових звітах, але є обов’язковою за відповідними положеннями (стандартами). Інформацію, що містить додатковий аналіз статей звітності, потрібний для забезпечення її зрозумілості та доречності.