Принципы управління особистим часом

Принципы управління особистим временем

Глеб Архангельский Скажу спочатку кілька слів про моє розумінні організації часу. Тема нашій культури дуже неоднозначна. Ось яскраве думка з цього приводу — «Мені здається, що маємо у Росії ідея організації часу не чи прищепиться. Уявити не можу російського людини, який фіксує щогодини і записує в таблицю події дня з єдиною метою…, і з будь-який метою не можу уявити! І вже зв’язати час і гроші взагалі поготів неможливо! Не в’яжеться у російській голові. Не можемо структурувати час і! Це до німців. А ми люди азартні, які захоплюються. Нам рутина нудна і нецікава. І коли ми азарті, ми можемо гори звернути й кумедно підходити з тими таблицями і намагатися організовувати людини у стані азарту. І коли ми в азарті, то нудьгу. На нудьгу нас кращим чіпати! «.

Мнение, далеко ще не позбавлене підстав. Більшість книжок і курсів, формують загальноприйняте уявлення про тайм-менеджменте, пропонують класичні технології організації особистого часу, зорієнтовані конкретний, структурирующий, упорядкований тип особистості. Люди більш хаотичного складу, намагаючись приміряти таку «гамівну сорочку », ніякої від цього не отримують. Тим більше що, анітрохи буде не гірший перших, їх час також дороге стоїть, особиста ефективність яких і успішність важливі й їм. Тому, хоча я використовую і класичні методи, але основний упор у своїх розробках роблю на методи управління особистим часом, годяться для таких людей, порядок не занадто схильних. Після прочитання цих загальних зауважень можна описати основні засади, я виходжу, двома прикладах із моєї практики.

Управление часом у ситуації значних перемен

Первый приклад — директор і співвласник середніх розмірів петербурзького видавництва запрошений працювати заступником директора великого видавництва у Москві. Очікує різкого підвищення, причому у умовах незнайомій організації з сильної внутрішньої конкуренцією. Тип особистості — інтуїтивний, хаотичний, і до застосуванню методів класичного тайм-менеджмента, власне кажучи, не схильний. як він сам каже, «Не люблю щось записувати, довго планувати і вираховувати. Особливу ненависть в мене викликають ретельно й акуратно розписані бумажечки, — розпорядки дня, тижня, місяці, року, десятиліття, життя. Вони написано усі про майбутньому й ніякої казки не залишено » .

Что вдалося зробити? По-перше, спільні зусилля було освоєно й «заточений «під конкретні потреби ситуації та особисті переваги клієнта ряд методів, дозволяють підвищувати ефективність використання особистого часу у хаотичних і непередбачуваних умов. З класики найкраще спрацював метод розстановки пріоритетів, який дозволив виділити реально важливі справи з величезного потоку, який звалився на клієнта на на новому місці роботи, проте другорядне — відсіяти. З моїх авторських розробок більше всього знадобився метод обмеженого хаосу, завдяки якому вона клієнт, не люблячий паперову роботи й усіляку канцелярію, не загубився у великому кількості документів і майже налагодив зручну йому систему їх хранения.

Во-вторых, під час роботи клієнт сформулював собі кілька принципів підвищення ефективності власного винаходи. Деякі їх мені були досить несподівані, оскільки сам належу до людей із структуруючим типом мислення. Наприклад, виявилося, що кількома справами паралельно, з частими переключеннями з-поміж них, йому більш зручна і дозволяє менше втомлюватися, і й тому він став свідомо застосовувати такий стиль работы.

Апологет класичного тайм-менеджмента відхитнеться кричать у розпачі від такої єресі — це ж порушення загальновідомих і незаперечних принципів особистої ефективності! Варто помітити, що у інших випадках результатом консультування справді могло ставати протилежність — робота великими блоками замість безлічі дрібних відволікань. Проте протиріччя але немає: у створенні особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина собі знаходить і який нього комфортний і дає максимальну эффективность.

В результаті, освоєння посаді минуло успішно. Клієнт зумів витримати й взяти під контроль великий роботи вистачить, і продовжує вже самостійно працювати над особистої ефективністю. Важливо, що тайм-менеджмент допоміг, попри які виросли робочі навантаження, зберегти недоторканним час, що виділяється на сім'ю. Знову слово клієнту: «Головний результат у цьому, що повірив, як і з моєю інтуїтивним типом особистості можна рухатися у кар'єрі керівника успішно. Також почав застосовувати свідомо й регулярно ряд прийомів в поточної роботі. Готуюся до впровадження методів і навиків, — зауважу, таких, які мене не дратують! «.

Теперь від цієї ситуації — до узагальнень. Перший принцип, якого дотримуюся і який яскраво виявився у описаному разі: якісну систему організації свого часу то вона може розробити тільки самий. Організація особистого часу — справа життєво важливе, надзвичайно сильно залежить від особливостей характеру і роду діяльності. Тут можлива лише «індивідуальний пошив », решта, продовжуючи аналогію з одягом, буде жати, натирати, і більше нашкодить, чим зарадить. Завдання консультанта чи автора семінару, книжки — інформування існуючих системах, про методи побудови власної системи, підтримка прийняття рішень, і найголовніше — початковий імпульс, поштовх развитию.

А завдання клієнта, чи слухача семінару, чи користувача програми — не сприймати те, що пропонують, чимось явно правильне та не підлягає сумніву, а вибирати підходяще, перекроювати, перебудовувати під свої потреби. У своїй практиці я — не відкидаю перевірені часом всім добре відомі класичні методи (структурування цілей і завдань, система планів на різні періоди, тощо.), але належу до ним лише як до матеріалу, із якого людина може вибирати те, що органічно, для побудови власної системы.

Второй принцип важко висловити однієї фразою. Напевно, найкраще сказати: годі піддаватися стереотипу планування. У свідомості європейської людини з часів Платона, з його «світом ідей », ідеальних образів, міцно закладено послідовність дій: намалювати бажаний образ розвитку подій (план, програму, проект…) і далі заганяти живу діяльність у цю заздалегідь створену схему. Такий їхній підхід цілком застосуємо у досить передбачуваних областях діяльності, на кшталт будівництва авіаносців, але нам дуже часто зіпсований в організації особистої роботи, де нам найчастіше доводиться мати справу з несподіваними обставинами, змінами, тощо. Зазвичай, значної частини запропонованих людині методів організації часу — методи планування, що передбачають складання розкладів дня, тижня, тощо. А я загострюю увагу за тими методах, що дозволяють орієнтуватися і зберігати ефективність у ситуації неопределенности.

Другая важлива сторона тієї самої принципу «не захоплюватися плануванням «— необхідність відстежування власної ефективності. У багатьох західних технологій тайм-менеджмента наголос робиться на планування контроль, тобто. порівняння досягнутого з запланованим. У виконанні вітчизняної традиції більш поширений інший підхід — порівняння досягнутого з максимально можливим. Це виявляється насамперед в хронометражі, тій чи іншій ступеня складності, з аналізом одержуваних даних, і постійним виявленням резервів підвищення ефективності. Але це ми скажімо докладніше після аналізу наступного примера.

Управление часом у ситуації «з гарного до кращому «

Второй приклад — випадок, у сенсі протилежний першому, тобто. не «аварійний ». Клієнт — керівник двох відділів у московському холдингу (профіль компанії — ITконсалтинг, розробка програмного забезпечення). Цілком успішний менеджер, з більшими на службовими перспективами, прицілом на top-MBA, що ще людині потрібно? Проте, його цікавила тема організації особистого часу. Почали, який у мене зазвичай, у не-аварийных ситуаціях та рекомендую, з хронометража.

Следует помітити, що людини, вперше у житті протягом недели-другой який подивився до дзеркала на «себе четырехмерного «— це надзвичайно гострі відчуття. Недарма гуру менеджменту Пітер Друкер, доручаючи секретарці робити хронометраж своєї робочого тижня, дає Україні письмове зобов’язання у цьому, що нічого очікувати її звільняти після повідомлення йому правдивих результатів. Зазвичай, «який гарує як кінь «сучасна людина реально працює значно менше, що його здається, хоча в буває дуже важко признаться.

Итак, коли клієнт став вести хронометраж, відразу було виявлено окремі резерви часу, але з це головне. Головний результат хронометражу — поява свого роду «вестибулярного апарату ». Як вестибулярний апарат відстежує, перебуває людина в рівновазі, і чинить дискомфорт, якщо рівновагу порушено, це у результаті хронометражу з’являється якийсь «апарат », що відстежує ефективність. Облік власного часу у протягом кількох тижнів виробляє особливий увагу до часу, і людина починає зовсім інакше не лише з свої дії, але і всі окружающее.

Из email «a цього клієнта про результати перших тижнів хронометражу: » …Усвідомив недостатню ефективність управління нашою компанією, вже поставив весь топ-менеджмент на голову — нову концепцію розробляємо. Процес поки що у стадії написання мною пропозицій з моїм підрозділам і нахмуреного очікування топів. Якщо доведу ефективність — рішення буде прийнято, а я доведу. :) «.

Такое зміна мислення, одного разу состоявшись, працює й приносить плоди вже у будь-якій галузі діяльності. Якщо є прагнення оптимізації, підвищенню ефективності, розвитку, то втілити їх у життя — то вже справа техніки. Знову слово клієнту: " …Зараз розробляю систему контролю над матеріальними видатками, мені сподобалися можливості аналітики. Щовечора тепер фіксується кожен витрачений карбованець. Тут, як і з часом — результати починають з’являтися з початком ведення обліку, хочеться відразу кинути це її справа. :)) «.

Чтобы промови важливості зміни мислення як управління часом не видалися голослівними, наводжу конкретні результати своєї роботи з цим клиентом.

1. Почав відчувати протягом времени.

2. Оточуючі перестали відволікати грубощів через дрібниці (сами).

3. Великі блоки роботи замість метаний.

4. Розкрив неочевидні недоліки роботи компании.

5. Перестали забуватися денні дела.

6. З’явилося більше вільного времени.

7. Почав учитися друку сліпим методом.

8. Почав облік особистих (сімейних) матеріальних расходов.

9. Змінилися акценти у власному развитии.

Описание робочого тижня для непосвяченого в тайм-менеджмент людини звучить вбивчо: два вечора" у тиждень англійський, два французькою (лише курси, беручи до уваги іншого), теніс, вечірнє друге вищу освіту. У цьому вистачає часу відпочивати і развлечения.

Впрочем, все окремі результати — це тільки окремі прояви загального користування та найважливішого результату: осіб розпочав управляти своєю часом. Спробуйте у конкретних термінах описати, чим відрізняється досвідчений водій, управляючий машиною, від новачка, що його веде машину, що незрозуміло ще, хто кого веде? Зовні вони роблять приблизно однакові дії, ніж один відрізняється від іншого — то відразу й не скажеш. Проте, відмінність очевидно.

Итак, як й у першому випадку, робота над власним часом дала клієнту як матеріальні результати, але, що значно важливіше, дозволила з допомогою організації часу запустити процес безперервного зміни, вдосконалення. Завдяки цьому принципово змінилося кількість і якість результатів, що може досягати человек.

Здесь хочу зазначити решта 2 принципу, що у основі цих процесів. Третій принцип — мислення, спрямоване на ефективність. Першорядну роль грає зміна мислення; технологічні аспекти організації часу й особистої роботи — питання вже друге. Якщо людина навчився бачити неефективні процеси та вдосконалювати, вона цілком може застосовувати наявні технології чи розробляти свої. Якщо їй лише дали набір технічних прийомів, не навчивши відстежувати ефективність — великий користь від такого навчання нічого очікувати. Причому важливо відзначити, що з ефективністю тільки розпочинається з організації особистого часу, та був може поширюватися на будь-які області деятельности.

Последний і найважливіший принцип — все то, можливо вдосконалене. З цією принципом не можна порівняти за важливістю ніякі технологічні питання. Якщо з припущення, що резерви ефективності та розвитку невичерпні, то знайти потрібне рішення, розробити при цьому необхідний метод — це питання тактичні і явно решаемые.

Практическое додаток. Наскільки висока ваша особиста эффективность?

Задача тесту — допомогти вам проаналізувати ваш робочий стиль на матеріалі витрат часу за день. Такий аналіз допоможе вам краще уявити сильні й слабкі боку вашої системи організації роботи і намітити способи підвищення особистої ефективності. Відмінність цього тесту з інших подібних полягає у цьому, що вам доводиться не відповідати на абстрактні запитання на кшталт «Добре ви делегуєте? — оцініть за 5-бальною системі «, вони мають працювати з конкретним фактичним матеріалом, безпосередньо відбиваючим витрати вашого времени.

Для початку забезпечимо себе цим фактичним матеріалом. Озброїтеся листочком папери, бажано у клітину. У лівому стовпчику буде «портрет «вашого робочого дня. За бажання включити й час. Для аналізу краще всього взяти вчорашніх днів, але він погано відбиває ваш звичайний робочого дня, візьміть якийсь інший, коли його можете непогано згадати. Можна взагалі намалювати портрет «типового », «середньостатистичного «робочого дня, як ви вже його уявляєте, лише обов’язково «як це зазвичай буває «, а чи не «що мені хотілося б, щоб це звичайно бувало » .

Здесь зауважимо, що кожен аналіз власного часу вимагає граничною чесності та без неї втрачає сенс. Це ваша внутрішня інформація, що має бути доступна лише вам, і який має давати вам об'єктивної картини реально происходящего.

.

Выберите точність обліку — спершу рекомендуємо 15 чи 30 хвилин. У кожну клітину лівого шпальти ви повинні буде записати вміст відповідного відрізка дня. Краще розпочинати з тих справ, що ви пам’ятаєте добре, із тих подій, час початку яких сильно закарбувалось у пам’яті. Після ними можна відновлювати то, що запам’яталося гірше, згадуючи логічні зв’язок між подіями, використовуючи різні канали пам’яті (уявіть собі зорово картину що діялося, згадайте звуки слова, тощо.). Можна залучити запис у органайзере, тощо. Якщо вік деяких частин дня згадуються дуже погано — відзначте їх галочками один стовпці. Відповідні «білих плям «можна просто більше не враховувати в подальшому аналізі, а можна заповнити типовими справами, які зазвичай виходять у це время.

Первое, що в нас оцінити — те, наскільки ви володієте інформацією щодо витратах власного часу. Підрахуйте кількість «оптиченных «клітинок в 1 стовпці і розділіть кількості рядків, відповідне портрета дня. Якщо уявити людини малим підприємством (ТОВ Іванов І.І.), у якому ви — генерального директора, то відсоток, що ви отримаєте, характеризує ваше володіння ситуацією з інформаційної боку. Тобто. в такій ступеня ви обізнані з що відбувається у фірмі, інше вам покрито завісою таємничості, і, неуправляемо.

Теперь підійдемо до питання пріоритетів. Спробуйте виділення з ваших справ (зазначаючи галочками у 2 стовпці) ті, які «працюють «найважливіші, великі, далекосяжних цілей. Отриманий відсоток показує, наскільки сильно ви орієнтовані досягнення реальних стратегічних результатів, і (наскільки легко піддаєтеся затягивающей дрібної «текучці «. Подумайте, чи можна якось зменшити її кількість? Приблизно прикиньте, яких витрат зажадає звільнення від частини таких справ. Майте у вигляді, що зараз ви втрачаєте цих дрібних справах дуже багато, оскільки через неї відкладаються більші, важливі соціальні й результативні дела.

Заметим: якщо щодо якогось справи ви впевнені, якого класу його віднести, а справа довше й займає кілька рядків, можна частина справи відзначити, а частина залишити неотмеченной. Можна крім галочок використовувати якийсь інший, «половинний «значок, підвищення точності оцінок. Хоча точність цифр тут — не головне. Важливо добре відчути, обміркувати, вивчити структуру свого часу, зрозуміти, у напрямі було б з нього попрацювати. Чисельні оцінки на цьому конкурсі грають допоміжну роль.

Следующий етап — оцінка керованості ситуації. Спробуйте в 3 стовпці розділити справи з ознакою: «обділені «— «поглиначі «. «Обділені «— це такі справи, куди було б витрачати більше часу, приділяти їм більше уваги, але з якихось причин вдається. «Поглиначі «, навпаки, з'їдають занадто чимало часу, не приносячи там результатів, ні задоволення. Відзначайте галочками й ті, та інші. Ті справи, куди повашому витрачається нормальне кількість часу, залишайте невідзначеними. Відсоток галочок — це міра того, наскільки структура вашого часу відповідає вашому бажанню, простіше — наскільки вільно ви володієте своїм часом. Якщо хочете, «обділені «— це перспективні напрями діяльності вашого «ТОВ », а «поглиначі «— платежі податкової інспекції, у якої у цьому разі виступають ваші зовнішні обставини. Подумайте, чи можна якимось чином знизити ці «платежі «, боротися з поглиначами, і завдяки виграного часу «профінансувати «обділені перспективні направления?

Близкое за змістом напрям оцінки — кількість перешкод. Праця у цьому напрямі можливо, саме корисна, коли ви працюєте у центральному офісі коїться з іншими людьми і вас часто відривають від справи телефонні дзвінки, сторонні відвідувачі, тощо. Спробуйте на чотири стовпці згадати кількість таких дрібних відволікань, відповідних кожному періоду часу. Подумайте з того, скільки в середньому віднімає кожне таке відволікання (час на переключення уваги, саме відволікання, на «повернення «в колишню діяльність). Помножте на кількість відволікань і ви отримаєте суму часу, втраченого цілком даремно, як кажуть, відходи виробництва, які підлягають жодній переробки й не які стоять жодної копійки. Можете з допомогою цієї цифри внести відповідні корективи в показник попереднього пункту. Але головне — є сенс замислитися у тому, як і знизити такі втрати. Техніка боротьби з офісними «злодіями часу «досить добре розроблено й описана у багатьох книжках по тайм-менеджменту.

Теперь оцінимо якість прив’язки справ до часу. У 5 стовпці поставте галочки навпаки тих справ, час виконання яких, як вам здається, вибрали невдало. Наприклад, годилося б зробити цю відповідальну справу ще тиждень тому, тоді результат був явно краще. Або: тоді, коли в вас висока працездатність, ви займалися чимось не найважливішим і не складним. Підсумкова оцінка показуватиме, наскільки добре ви, як директор вашого власного підприємства, враховуєте навколишню обстановку і закономірності його розвитку. Що відсоток «невчасних «справ, тим, отже, ваше «ТОВ «схильне пропонувати зовнішнього світу сани влітку, а віз взимку. Можливо, слід подумати про плануванні, бюджетуванні та інші досягненнях цивилизации.

Далее — співвідношення функціонування та розвитку. Зверніть увагу в 6 стовпці ті справи, виконання яких дає вам щось у власний розвиток — виробляє нові вміння, дає нові знання, тощо. За бортом залишаться ті, що ви можете виконувати легко і соціалістів впевнено, виконання яких немає вносить ніякого внеску до ваше розвиток. Відсоток, що ви отримаєте, характеризує співвідношення функціонування та розвитку, орієнтації на короткострокову і тривалу перспективу у вашій «ТОВ ». Тут можна дати точних рекомендацій по найкращому розміру цього співвідношення; головне, щоб він вас було відомо, і вас удовлетворяло.

Итак, ви оглянули швидким поглядом ваш типовий робочого дня. Щиро сподіваємося, що ви задоволені собою не так на 100%, оскільки у такому разі або зовсім унікальний людина, або дуже несамокритичный. Звісно, цей тест дасть вам цілком серйозній і глибокій інформації у тому, у напрямі розвиватися, які заходи прийняти підвищення вашим особистим ефективності — це завдання кількох тижнів хронометражу. Але, сподіваємося, тест виконав своє завдання — звернути вашу увагу на цю проблему організації вашого часу, виявити «у першому наближенні «вузькі місця, намітити шляху подальшої работы.

" А навіщо 7-й стовпець? «— запитає педантичний читач. Згадайте принцип: «ідеальну систему то вона може зробити тільки сам ». Ви абсолютно впевнені, що чимало моїх запитань охопили усі ваші потреби? Можливо, є якісь параметри справ, важливі саме з вас, які вам хотілося б відстежити? Наприклад, наскільки добре ви делегуєте — які із завдань можуть бути доручені? Або: який часу дня ви провели у хорошому емоційний стан? Таких показників може бути безліч. Чому ж ні створити власні критерії якості, почавши самостійне творчість, власноручно створюючи систему підвищення особистої эффективности?

На протязі всього тесту ми використовували аналогію «людина — фірма ». Справді, управління собою часто нагадує управління фірмою. Ось і стратегія, і бухгалтерія, контроль, і мотивація… Так не час, шановний читач, подумати про проект комплексного особистого реинжиниринга?

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із російського сайту internet.