Правове регулювання відряджень

КурсоваДопомога в написанніДізнатися вартістьмоєї роботи

Правове регулювання відряджень (реферат, курсова, диплом, контрольна)

Кафедра цивільно-правових дисциплін

КУРСОВА РОБОТА З ТРУДОВОГО ПРАВА

На тему: «Правове регулювання відряджень»

Житомир 2011

План

Вступ

1. Основні нормативно-правові акти, що регулюють порядок відрядження

2. Порядок направлення працівників у відрядження

2.1 Порядок оформлення відрядження

2.2 Визначення строків відрядження

2.3 Правове регулювання робочого часу у відрядженого працівника

3. Оплата праці та відшкодування витрат на відрядження

3.1 Добові витрати

3.2 Відшкодування витрат на проживання

3.3 Відшкодування транспортних витрат

3.4 Витрати на проїзд у разі затримки у відрядженні та повернення (заміни) придбаних раніше транспортних квитків

4. Надання авансу відрядженому працівникові та порядок звітування про використання коштів, наданих на відрядження

5. Тимчасова непрацездатність працівника під час відрядження Висновки

Вступ

Практично всі підприємства та організації у процесі своєї діяльності стикаються з необхідністю направлення співробітників у службові відрядження.

Так, багато підприємців, працівники різних організацій і підприємств не тільки здійснюють ділові поїздки по території України, а й виїжджають в інші країни для укладання договорів (контрактів) і угод щодо поставок сировини, товарів, матеріалів, обміну досвідом із зарубіжними партнерами, участі в переговорних процесах тощо.

Чинне законодавство містить достатньо жорсткі вимоги до порядку оформлення службових відряджень, оплати витрат на відрядження та їх обліку.

Посилаючи співробітника у відрядження, організація несе певні витрати: видає добові, оплачує квитки, вартість проживання. Як показує практика, нерідко при документальному оформлені відрядження допускаються помилки.

Основним нормативним документом, що регламентує порядок направлення у відрядження є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59 (далі - Інструкція про відрядження), відповідно до якої службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

У більш широкому розумінні службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Тобто відрядження (відповідно до листа Міністерства праці та соціальної політики України від 29.05.2007 № 134/06/187−07) праці являє собою виконання працівником своїх службових обов’язків на певний строк поза місцем його роботи, але в межах трудової функції, передбаченої трудовим договором між працівником і роботодавцем, а також службовою інструкцією працівника.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посади) і середній заробіток або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок за час відрядження, в тому числі і за час перебування у дорозі.

При умові дотримання зазначених критеріїв, направлення у відрядження для працівника є обов’язковим.

Разом з тим, наприклад, законодавством не допускається залучення до робіт у нічний час, до надурочних робіт і робіт у вихідні дні і направлення у відрядження вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років 2, стаття 176. Жінки, що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, не можуть направлятися у відрядження без їх згоди.

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом).

Від відряджень слід відрізняти службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер. Останні не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою).

Згідно п. 3 Постанови КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер» від 31.03.1999р. № 490 працівникам, що направляються у вищевказані поїздки нарівні із відрядженими працівниками відшкодовуються витрати на проїзд і проживання, додатково виплачується надбавка до тарифної ставки за роз'їзний характер роботи, але добові не сплачуються.

Крім Інструкції про відрядження, існують галузеві документи, які регламентують порядок направлення у відрядження працівників. Поряд з цим роботодавцям необхідно мати на підприємствах внутрішні нормативні акти (накази, інструкції), які базуються на положеннях законодавчих актів та визначають процедуру направлення працівників у відрядження.

Завданнями курсової роботи є дослідження чинного законодавства України з правового регулювання відряджень, проаналізувати порядок направлення працівників у відрядження, дослідити питання щодо компенсації витрат працівників по відрядженню, порядок звітування про використання коштів, наданих на відрядження.

Об'єктом курсової роботи є суспільні відносини з питань правового регулювання відряджень в Україні.

Предметом курсової роботи є правове регулювання відряджень в Україні.

1. Основні нормативно-правові акти, що регулюють порядок відрядження

Правове регулювання відряджень в Україні здійснюється низкою законів та підзаконних нормативно-правових актів, основними серед них є: Конституція України вiд 28.06.1996р. № 254к/96-ВР, Кодекс законів про працю вiд 10.12.1971р. № 322-VIII, Закон України «Про державну службу» від 16.12.1993р. № 3723-XII, Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998р. № 59, Постанова Правління НБУ «Про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів» від 30.04.2010р. № 223, Наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997р. № 260, Постанова Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011р. № 98, Постанова Кабінету Міністрів України «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер» від 31.03.1999 р. № 490, Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 8.12.1995р. № 100 та інші.

2. Порядок направлення працівників у відрядження

2.1 Порядок оформлення відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення (населений пункт), назви підприємства, куди відряджений працівник, строку (зазначається кількість днів та календарна дата) й мети відрядження.

Відповідно до Листа Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва «Про розгляд листа щодо відрядження» від 12.02.2002р. № 1−221/805 скерування працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

— завдання на відрядження;

— наказу (розпорядження) керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;

— попереднього кошторису витрат на відрядження;

— посвідчення про відрядження і запису в Журналі реєстрації посвідчень;

— документів про зв’язок відрядження з діяльністю підприємства.

Водночас Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон містить посилання лише на наказ керівництва та посвідчення про відрядження.

— пункту призначення;

— назви підприємства, куди відряджений працівник;

— строку (зазначається кількість днів та зазначення календарної дати);

— мети відрядження.

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України» від 15.03.2002р. № 337, а саме:

— Першого віце-прем'єр-міністра та віце-прем'єр-міністрів України, міністрів, Міністра Кабінету Міністрів України, Голови Ради міністрів Автономної Республіки Крим, голів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій — Прем'єр-міністром України, а в разі його відсутності - Першим віце-прем'єр-міністром України;

— керівників центральних органів виконавчої влади (крім міністерств) — віце-прем'єр-міністрами України згідно з розподілом функціональних повноважень;

— першого заступника та заступників Державного Секретаря Кабінету Міністрів України — Міністром Кабінету Міністрів України;

— перших заступників та заступників міністрів, перших заступників та заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади — відповідно міністрами, керівниками інших центральних органів виконавчої влади;

— голів районних державних адміністрацій — керівником органу виконавчої влади вищого рівня, а в разі його відсутності - особою, яка його заміщає.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства (установи, організації) після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

На підставі наказу працівнику видається посвідчення на відрядження, форма якого встановлена наказом Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» вiд 28.07.1997р. № 260.

Наказ та посвідчення підлягають реєстрації у відповідних журналах реєстрації наказів про відрядження та журналі реєстрації посвідчень на відрядження після підписання.

Приватний підприємець також повинен видавати наказ (і, за необхідності, — завдання) на скерування в службове відрядження найманих працівників і себе. Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж, як і для підприємств та організацій. За дотриманні всіх вимог витрати на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємця.

Законодавство України не місить положень, що детально визначають загальний порядок відрядження для всіх працівників. Водночас на законодавчому рівні закріплено детальний порядок оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження окремих категорій працівників, зокрема працівників апарату Міністерства культури, моряків, працівників органів внутрішніх справ, військовослужбовців внутрішніх військ МВС України, військовослужбовців прикордонних військ тощо.

Так, відповідно до наказу Міністерства культури «Про порядок оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства» від 16.02.2004р. № 85 підставою для направлення працівника апарату Міністерства в службове відрядження в межах України (далі - відрядження) є виконання службового доручення або запрошення до участі в нараді, семінарі, навчанні, конференції, екзаменаційних комісіях, на стажування, в конкурсі, фестивалі, концерти, урочистості тощо. Документи, які подають для оформлення відрядження:

— службова записка;

— завдання на відрядження;

— наказ про відрядження;

— посвідчення про відрядження.

Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю Міністерства, а саме запрошень сторони, яка приймає, і укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності Міністерства.

2.2 Визначення строків відрядження

Строк відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів при відрядженні в межах України та 60 днів за умови відрядження за кордон.

Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів. Термін відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи, які повинні відповідати датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус тощо). Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. При цьому законодавство не допускає засвідчення відміток у посвідченні штампом, замість печатки.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Що стосується відряджень, то фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

1. у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, — за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

2. у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

Для порівняння, за законодавством Російської Федерації при відрядженнях за кордон посвідчення виписувати не потрібно. У даному випадку підтверджувати факт перебування працівника у відрядженні будуть позначки в його закордонному паспорті. Копії відповідних сторінок паспорта потрібно додати до авансового звіту. При цьому виключити витрати на закордонне відрядження по причині того, що немає посвідчення, податківці не вправі. Це підтверджує й арбітражна практика.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

2.3 Правове регулювання робочого часу у відрядженого працівника

відрядження правовий робочий оплата На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений.

При цьому слід дотримуватись положення КЗпП щодо граничної тривалості робочого часу — а саме, 40 годин на тиждень при 5 денному робочому тижні. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Однак, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. Такими працівниками слід вважати тих, які відряджаються з обов’язком працювати у ці дні, що має бути прямо обумовлено в наказі про відрядження. Компенсація за роботу у ці дні провадиться відповідно до ст.ст. 72, 73, 107 Кодексу законів про працю України.

Водночас, у випадку, коли працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Тобто це є обов’язком роботодавця.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин. Надання іншого дня відпочинку для працівника, який прибуває із відрядження у вихідний день, повинне бути врегульоване правилами внутрішнього трудового розпорядку.

3. Оплата праці та відшкодування витрат на відрядження

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995р. № 265/95-ВР (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо, який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти), та Податкового кодексу України від 22.12.2010р. № 2755-VI (транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси тощо). У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Відповідно до листа Міністерства фінансів України «Про погашення боргу відрядженій особі при затримці звіту» № 31−26 030−12−29/6045 від 23.03.2006р., витрати на відрядження особи, яка викує певні роботи на підставі цивільно-правового договору (договору підряду), тобто не перебуває з підприємством у трудових відносинах, не відшкодовуються.

Проте Державна Податкова адміністрація України у своєму листі «Щодо можливості направлення у відрядження, в тому числі за кордон, не працівника без оподаткування витрат ПДФО» № 11 258/6/17−3116 від 13.12.2004р. виклала іншу думку: «Якщо умовами цивільно-правового договору, укладеного між фізичною особою і підприємством, не визначена необхідність виконання для підприємства зазначених у цьому договорі робіт за межами місця знаходження підприємства, зокрема, за межами України, підприємство може направити таку фізичну особу у відрядження з оформленням всіх необхідних у зазначеному випадку документів (наказ, завдання та ін.), визначених постановою КМУ від 23.04.1999р. № 663 „Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон“ та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом МФУ від 13.03.1998р. № 59, зареєстрованою в Мін'юсті України 31.03.1998р. № 218/2658. Після закінчення відрядження фізична особа повинна надати підприємству звіт про виконання робіт за договором цивільно-правового характеру та звіт про використання коштів у відрядженні.»

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

3.1 Добові витрати

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011р. № 98. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених цією ж постановою.

Установити, що в разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат.

Державним службовцям, а також іншим особам, що направляються у відрядження, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків сум добових витрат, зазначених у додатку 1 до цієї постанови для відповідної держави. У разі відрядження у межах держави перебування строком на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених сум.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні (абзац другий п. 4 розділу ІІ «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998р. № 59).

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу (абзац третій п. 4 розділу ІI вищевказаної Інструкції).

Відповідно до листа Міністерства фінансів України «Про службові відрядження» від 29.12.2005р. № 31−18 030−07−25/28 711, у разі якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачуються за один день.

За відсутності відміток у посвідченні про відрядження про дати прибуття і вибуття працівника добові витрати не відшкодовуються. Крім того, добові не виплачуються в разі затримки працівника у відрядженні з неповажної причини.

Підприємства не мають права встановлювати розмір добових нижче передбаченого постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011р. № 98. Норми добових витрат для бюджетників наведено в додатку 1 до цієї постанови. У разі відрядження в межах України, коли в рахунках готелю не вказуються витрати на харчування, розмір добових становить 30 грн.

Отже, керівник підприємства не має права за самостійним рішенням зменшити розмір добових витрат на відрядження по території України. Інакше посадових осіб підприємства може бути притягнено до відповідальності за порушення трудового законодавства відповідно до ст. 41 КУпАП (накладення штрафу на працівників від двох до п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності — від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян). А от прийняти рішення про виплату працівникам добових понад установлену норму керівник може. При цьому рішення керівника підприємства про встановлення добових витрат у сумі, що перевищує граничні норми, має бути закріплено в наказі по підприємству, в колективному договорі або в наказі (розпорядженні) щодо конкретного відрядження.

Суму доплати до встановлених законодавством добових (сума наднормативних добових) може бути затверджено як у єдиному розмірі для всіх працівників підприємства, так і окремо для кожної категорії працівників чи для кожного працівника окремо.

Працівникам, які направляються у відрядження за кордон підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

3.2 Відшкодування витрат на проживання

Підприємство за наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовує фактичні витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення з розрахунку вартості одного місця у готельному номері за кожну добу такого проживання з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо. Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються у вищевказаному порядку й розмірах. Не підлягають компенсації понесені працівником у відрядженні витрати на оплату послуг користування кабельним телебаченням (лист Міністерства фінансів України «Про службові відрядження» від 01.04.2009р. № 31−18 030−07−21/9141). Оскільки витрати на проживання відшкодовуються відрядженому працівнику в розмірі фактичних витрат з розрахунку вартості одного місця в готельному номері, то йому не може бути відшкодовано витрати на оплату двох місць у двомісному номері в готелі (лист Міністерства фінансів України «Про службові відрядження» від 30.03.2007р. № 31−18 030−07−7/6449).

3.3 Відшкодування транспортних витрат

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні.

За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі. При цьому слід пам’ятати, що корінці квитків у даному випадку не можуть бути підтверджуючим документом, на чому наголошує судова практика.

Досить актуальним є питання відшкодування вартості електронного квитка, замовленого через мережу Інтернет.

Слід зазначити, що відповідно до «Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу», затверджених наказом Міністерства транспорту та зв’язку україни від 23.04.2010 р. № 216, електронний квиток — електронний документ, який включає роздрук маршруту (маршрут-квитанції), електронні купони і, у разі використання, документ для посадки.

Оскільки транспортні витрати відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій). Тому документами, що підтверджують право на відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка, є такий пакет документів: оригінал розрахункового документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі, роздрук на папері маршруту електронного авіаквитка і електронного купона з номером електронного квитка, оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира.

З урахуванням вищезазначеного наявність тільки роздруку маршруту не може бути підставою для відшкодування працівникові, що відряджається, витрат на проїзд.

Оригіналом розрахункового документа в даному випадку є роздрук квитанції платіжної системи про оплату пластиковою платіжною карткою.

Відповідно до «Методичних рекомендацій по проведенню перевірки витрат на відрядження», затверджених наказом Головного контрольно-ревізійного управління україни від 21.03.2000р. № 24, для державних службовців, а також інших осіб, які

відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях, і витрати на проїзд міським транспортом загального користування за місцем відрядження оплачуються відрядженими за рахунок добових.

Відшкодування витрат вартості їх проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу, витрати на проїзд в м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 — 4 групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї та 2-ї категорії, також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, службові телефонні переговори відшкодовуються в кожному окремому випадку згідно з підтверджуючими документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Відрядженому працівникові за наявності підтверджуючих документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат.

3.4 Витрати на проїзд у разі затримки у відрядженні та повернення (заміни) придбаних раніше транспортних квитків

У разі вимушеної затримки у відрядженні (з поважної причини) підприємство має право компенсувати працівнику додаткові витрати, понесені ним у ці дні, у тому числі витрати на проїзд, але за умови правильного документального оформлення продовження відрядження.

Інколи працівнику, який завчасно придбав транспортний квиток, доводиться його повернути або поміняти, що тягне за собою додаткові витрати. Відповідно до абзацу п’ятого третього п. 12 розділу ІI «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998р. № 59, витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише, якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

У разі коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Порядок надання коштів на відрядження регулюється підпунктом 140.1.7 статті 140 Податкового кодексу України, постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011р. № 98, наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 року № 59.

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій в бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

При цьому «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998р. № 59 не містить заборони щодо видачі працівнику підприємства коштів на відрядження частками, а також не встановлює за скільки днів до початку відрядження підприємство має видати грошовий аванс на ці цілі.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження, за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 23.12.2010р. № 996. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, складається фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб, що є суб'єктами.

Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

5. Тимчасова непрацездатність працівника під час відрядження

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження. При цьому в табелі обліку використання робочого часу замість відмітки «ВД» (відрядження) проставляється відмітка «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність).

Після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки керівник приймає рішення про продовження терміну відрядження. Оформляється таке рішення відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Висновки

З проведеного дослідження можна зробити наступні висновки.

Службовим відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Термін відрядження встановлює керівник. Цей термін у межах України не може перевищувати 30 календарних днів.

Місцями виконання доручення можуть бути як населені пункти, так і окремі об'єкти: будівельний майданчик, військова частина, філіал підприємства тощо.

У службові відрядження скеровуються працівники підприємств, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, а також фізичні особи, які належать до керівного складу підприємства.

Відрядження належать до службових обов’язків працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:

— вагітні жінки і жінки, що мають дітей віком до трьох років;

— жінки, що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, можуть направлятися у відрядження лише за їх згодою.

Працівники підприємства, які отримали готівкові кошти на службове відрядження під звіт і такі, що не отримали їх, зобов’язані подати до бухгалтерії звіт про витрачені суми з відповідними документами, що підтверджують їх витрати.

Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові кошти на витрати по відрядженню й на виробничі потреби, то вона протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження зобов’язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти відповідно.

До складу витрат на проїзд до місця відрядження і назад включають витрати на попереднє замовлення квитків, їх вартість, оренду постелі в поїздах, оплату зборів аеропорту, провезення багажу.

При використанні службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж. Під час такої поїздки відшкодовують й інші витрати, викликані технічним обслуговуванням, стоянкою, паркувальними зборами, за проїзд платними дорогами та водними переправами.

Витрати на стоянку, придбання паливно-мастильних матеріалів для легкових автомобілів, не враховуються в складі витрат на зарубіжне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, відшкодовуються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.

До інших витрат на відрядження належать:

— оплата телефонних рахунків;

— оформлення закордонних паспортів, дозволів на виїзд;

— комісійні збори на придбання іноземної валюти;

— витрати на обов’язкове страхування;

— інші витрати, пов’язані з дотриманням правил в'їзду та перебування в місця відрядження.

Усі нормативно допустимі витрати на відрядження можна класифікувати за двома групами:

— оплачувані безпосередньо підприємством, які не відшкодовуються підзвітній особі;

— ті, що відшкодовуються підзвітній особі.

Всі записи в посвідченні про відрядження повинні бути завірені печаткою, що посвідчує підпис особи, до обов’язків якої належить його реєстрація. При відрядженні в країни, з якими встановлений повний прикордонний контроль, до авансового звіту додається також завірена відділом кадрів ксерокопія відміток пропускних пунктів у закордонному паспорті. Якщо їх немає, добові не нараховуються, а відрядження вважається таким, що не відбулося.

Для захисту прав працівників інститут відрядження потребує законодавчого врегулювання. В проекті Трудового кодексу України трудові відносини про відрядження будуть регламентуватися в книзі четвертій «Регламентація праці».

Показати весь текст

Заповнити форму поточною роботою