Секретар

План.

1. Трохи з історії. 2. Можливості секретаря-референта. 1. Основні функції секретаря. 2. Сучасні вимоги. 3. Класифікація секретарів. 4. Обов’язки. 3. Вывод.

1. Трохи з истории.

Секретарі з’явилися торік у у Стародавньому Римі як хранителів чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотариусы.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися на делопроизводителей. Традиційно за ролі секретарів виступали чоловіки. І лише кінці 18 століття з’явилась жінкисекретари.

2. Можливості секретаря-референта.

Секретар — та людина фірми. Він перший, з ким зіштовхується що у установа відвідувач, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря великою мірою залежить як престиж фірми, де він трудиться, а часом і успіх партнерів, і клієнтів фирмы.

Секретар може бути завжди у «формі»: ретельно й продумано одягнений, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому поручения., уметь спокійно, без розгубленості, різкості, суєти та із гідністю вирішувати питання у межах своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанси» справи, що дозволяє вільно виходити із тяжких ситуацій, зокрема, не побачити й не чути того, чого годі було бачити чи слухати. Секретар завжди відкриті й у курсі багатьох справ: працює з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей, і переговорів, відповідає на телефонний дзвінок, і сам робить розпорядження з дорученням керівництва, здійснює запис відвідувачів приймання. Але часом доводиться робити й разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміський телефонна розмова, відвідання хворого товариша по службі й дуже далее.

Через секретаря здійснюється зв’язок керівника з підлеглими і зовнішніх світом. Здатність орієнтуватися у складному різноманітному потоці інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всього учреждения.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, куди входять як високий рівень загальної освіти, і специфічні знання, які можна визначені у відповідність до основними функціями секретаря:

. знання, необхідних ефективного участі у інформаційнодокументарном забезпеченні фірми так і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персонального комп’ютера, телефон, факс, ксерокс);. знання, пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішнього структурою зовнішніми зв’язками; заниями правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і співробітників;. знання, потрібні для комунікативного забезпечення роботи фірми і його адміністрації; необхідні секретарю ін. підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при ділової листуванні та ділових переговорах, у разі планування свого робочого дні й обслуговуванні співробітників фирмы.

Сучасні требования.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен мати такими качествами:

1. мати професійний імідж; 2. добре володіти промовою і листом; 3. мати хорошою пам’яттю; 4. добре орієнтуватися у часі; 5. утримувати гаразд документацію, швидко знаходити необхідні папери; 6. вміти красиво оформляти звіти, вести ділову листування керівника; 7. освоювати розробки новітніх комп’ютерних програм для офісу; 8. бути енергійним, виявляти ініціативу; 9. швидко знаходити порозуміння з і клієнтами; 10. підтримувати роботу офісу за відсутності шефа; 11. контролювати фінанси офісу; 12. бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фирмы.

Класифікація секретарей.

Є кілька позицій, на які припадає секретари:

RECEPTIONIST — дівчина, працююча на телефоні. У його обов’язки входить відповідати стосовно питань, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. І на цій посади необов’язково знання мови. Основну вимогу — вміння триматися і аккуратность.

А на цьому рівні перебуває посаду інформатора. Лише цього разі дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну информацию.

Якщо людина володіє іноземну мову, йому передбачена посаду OFFICE MENEGER, що займається організацією офиса.

Найбільш ж висока посаду -PERSONAL SEKRETARY — помічник генеральний директор чи Президента. І тут дівчина працює лише з одного шефа, відповідає на кореспонденцію як у російському, і на англійських мовами, супроводжує директора, в відрядження. Тут приділяють значну увагу зовнішніх даних, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар може бути як виконавцем, а й ініціатором. Знати, що сказати, як зорієнтуватися у будь-якій ситуації. Але це межа. Можна вирости з секретаря в менеджеры…

Специфіка і складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди відкриті, у центрі спілкування із тодішнім керівництвом, колегами, клієнтами. Він ніби безліччю ниточок пов’язує різні підрозділи фірми, перебуває у центрі внутрішні проблеми і його зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату у колективі надзвичайно важлива й не заменима.

Обязанности.

Без особливий знань, умінь і навиків секретарю не впорається своїх обов’язків. На обов’язки входит:

. облік, реєстрація, розгляд і був підготовка котра надходить кореспонденції для доповіді керівництву;. оформлення (зокрема друкування) і розсилання розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо. п.;. підготовка за вказівкою керівника погодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів;. оформлення протоколів розсилок виписок із них;. аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями щодо із них;. підготовка і своєчасна розсилання матеріалів до засіданням аж, нарадами, конференцій, семінарів і з'їздів;. приймання і реєстрація заяв, пропозицій та розгляд скарг від громадян;. організація прийомів відвідувачів;. прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка за підрозділами і розсилання котра надходить, що виходить і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ здатися на державне збереження і у внутрішній архів фирмы.

Крім роботи з документами до обов’язків секретаря включаються функції бездокументарному обслуговування. У частности:

. технічне забезпечення роботи керівника;. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;. організація прийому працівників і відвідувачів;. телефонне обслуговування;. підготовка відряджень;. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;. стенографирование;. контролю над святковими і ювілейними датами;. обробка пошти;. машинописні роботи;. збір ділової інформації та її реферування за завданням директора;. збір матеріалів для доповідей і промов керівника;. ведення табеля обліку робочого дня і т.д.

Перелічені службових обов’язків може бути обмежено й доповнено іншими. Але й наведений перелік дає чітке уявлення про специфіку секретарської роботи, у зв’язку з ніж доречно розглянути головні аспекти професійної роботи і культури праці секретаря.

Особливістю роботи є також постійний брак часу, робота у умовах стресу. І тут виручає вміння слухати, правильно розуміти, запам’ятовувати завдання. Оцінювати і вчасно приймати швидкі й вірні решения.

3. Вывод.

Пам’ятаєте: ваші помилки — це помилки того посадової особи, в структурному підрозділі чого ви работаете.

Приступаючи на роботу, дайте відповідь собі ми такі питання: Що зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Трохи роздуми, трішки здоровим глуздом, оперативності - і всі готове. Якщо вже ви цілеспрямована й підтримана, ділова, доброзичлива спілкування з оточуючими, чарівна і приваблива, то професія секретар чекає вас.