Вступ. 
Особливості документообігу в організації

Актуальність дослідження. У сучасному динамічному світі менеджери витрачають від 50 до 90 відсотків свого робочого часу на комунікації, процеси, пов’язані з опрацюванням інформації. Діловодство впорядковує роботу з документами, носіями інформації на підприємстві, забезпечуючи економію ресурсів управлінської ланки.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Сучасне діловодство — система життєво важливих дій організації, підприємства, установи закладу, пов’язаних головним чином з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різноманітних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документ як основний носій інформації, необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Він в більшості випадків є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Документ є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. а тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших — ринкових — умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів — дій та подій. Виникли нові об'єкти документування. Об'єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Рівень теоретичної розробки теми. Розробці теоретичних основ документаційно-інформаційної діяльності банку присвячено праці багатьох дослідників, оскільки проблема саме банківської документації досить чітко виражена в наш час.

Особлива увага приділина опрацюванню робіт таки відомих авторів у сфері діловодства та документообігу — А.Н. Діденко [18], В.А. Блощинська[5], Н.М. Кушнаренко[35], Ю.І. Палеха[50].

У своїх працях А.Н. Діденко акцентує свою увагу на необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у галузі діловодства та широкому впровадженні новітніх технологій, в той же час В. А. Блощинська наполягає на обов’язковому запровадженні раціональних прийомів роботи при організації документообігу на підприємствах, в установах і організаціях.

Н.М. Кушнаренко звертає свою увагу на методологічних проблемах діловодства, на відміну від неї Ю.І. Палеха акцентує увагу на організаційно-технічних проблемах діловодства.

Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як М. Ф. Кропивко, С.В. Івахненков, В. М. Боркус, М.В. Ларін тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так С. В. Івахненковим увага приділяється проблемі захисту електронних документів [26, с.266−269], проф. М. Ф. Кропивко акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів [20]. М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу [37], а В. М. Боркус — питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [6].

Таврійські дослідники доценти В. П. Прадун [7] та Р.В. Друзін [7] та професор філологічних наук В. Н. Боровський [7] затратили чимало часу на розробку єдиної систематизації банківської документації. Вони вивчили проблеми з якими стикаються діловоди та архіваріуси та запропонували єдину систему так званої банківської документації. Також їм вдалось розробити систему за якої документ проходить всі етапи аналізу та обробки інформації від прийняття вхідної документації і до передачі документа в архів, подальшого використання та до знищення документів.

А ось науковці з Європейського університету систематизували і запропонували, нині вже використовуючі, інформаційні банківські системи висвітливши всі ризики та переваги більшості систем, якими вже використовують в банківських установах тощо.

Що стосується діяльності банківських установ, то вона здійснюється на основі Закону України «Про банки та банківську діяльність», Закону України «Про інформацію», Конституції України, Господарського кодексу України, постанов Національного банку України, Кабінету Міністрів України та Верховної Ради тощо.

Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комерційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що сприятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових послуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.

Об'єктом дослідження є банківська документація.

Предметом дослідження — особливості документообігу на прикладі «Райффайзен Банк Аваль».

Мета дослідження — розробити пропозиції щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу в діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

Виконання даної мети забезпечується наступними завданнями:

• · дослідити структуру та організацію документообігу, його поняття та стадії;
• · проаналізувати теоретичні основи документаційно-інформаційного забезпечення банку;
• · проаналізувати стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківських установ;
• · розглянути співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;
• · охарактеризувати систему електронного документообігу;
• · проаналізувати особливості зберігання банківської документації в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
• · розглянути електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
• · розробити шляхи вдосконалення електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

В таній дипломній роботі були використані наступні методи дослідження:

• · порівняння;
• · метод індукції та дедукції;
• · метод аналізу та синтезу зібраних даних;
• · графічний.

Нормативно — правова база дослідження — Закон України «Про інформацію», Закон України «Про електронний цифровий підпис «, Закон України «Про Національну програму інформатизації», Закон України «Про банки і банківську діяльністю», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про Національний банк України».

Практичне значення одержаних результатів полягає у розробці пропозицій щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу.

Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, яку відібрано з опублікованих наукових творів, а також логічні висновки, зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів, використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерела можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.

Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури і додатків. З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.

У вступі дається коротка характеристика питання, що досліджується, а також вказується актуальність роботи, її мета, об'єкт та предмет дослідження, методи та нормативно-правова база дослідження.

Перший розділ, що має назву «Загальна характеристика документообігу та організація обліку в банках», містить матеріали, які розкривають поняття документообігу, документообігу за банківськими операціями, аналізується організація документообігу, подані загальні механізми проходження документів та робота з документацією.

У другому розділі, що має назву «Особливості документообігу на прикладі ВАТ „Райффайзен Банк Аваль“», представлена загальна характеристика банківської системи, організація документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль», а також подані пропозиції щодо підвищення ефективності документообігу у банківській сфері.

Висновки містять узагальнюючу інформацію, а також додається коротка підсумкова характеристика розділів дипломної роботи.

В додатках до дипломної роботи розміжено зразки документів. використання яких є актуальними під час здійсненні діловодного процесу.

Список використаної літератури відображає перелік нормативних документів, підручників, посібників та інтернет-ресурсів, які стали основою для написання дипломної роботи.

Обсяг дипломної роботи — 60 сторінок. Робота містить 16 додатків. Список використаної літератури налічує 63 найменувань.