Організація документування

Зміст

• Вступ
• 1. Поняття діловодства та документування
• 2. Нормативна база організації документування
• 3. Організація документування господарських операцій
• 4. Організація документообігу
• 5. Шляхи покращення організації діловодства
• Висновки
• Список використаної літератури

Вступ

З перших днів організації власної справи підприємець зустрічається з бухгалтерськими документами. Так, оплата за виготовлення печатки і штампу підприємства буде проведена готівкою з каси або безготівковим шляхом з поточного рахунку в банку, який обслуговує підприємство. В першому випадку складається видатковий касовий ордер, в другому — платіжне доручення банку про сплату.

Документ — це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється.

Але не всякий папір є документом. Документом називають такий папір, який отримав певне юридичне оформлення. Наприклад, платіжна відомість на видачу заробітної плати стане документом, коли вона буде оформлена належними підписами — розпорядника коштів і бухгалтера. Підпис першого означає дозвіл на видачу грошей. Бухгалтер, підписуючи відомість, бере на себе відповідальність за правильність даних, вказаних у ній.

Факт господарського життя — це те, що складає предмет інформаційного повідомлення. При цьому складається видатковий ордер або накладна. Але припустимо, що згідно з кошторисом на ритмічно працюючому підприємстві передбачається, щодня зі складу у виробництво відпускати певну кількість матеріалів. У таких випадках складається лімітно-забірна картка, де фіксуються відхилення від кошторису.

Під бухгалтерським документом розуміють належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реально здійснену господарську операцію, містить її ознаки і показники, що підлягають відображенню в обліку.

Кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути попередньо документально оформлена. В кожному документі повинні бути визначені показники, які називаються реквізитами. Кількість і зміст реквізитів в різних документах різні.

1. Поняття діловодства та документування

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку та прийняття рішення і залежить від документального забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передачі інформації, вірної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Тому, на всіх підприємствах встановлюється порядок: приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходить, відправлення вихідних документів, контролю за виконанням, збереженням оброблених документів, листування з окремими підприємствами та особами.

Дана робота називається діловодством, під яким розуміють сукупність робіт, пов’язаних з:

· веденням кореспонденції (листування);

· прийманням і відправкою документів, які надходять і виходять;

· реєстрацією, контролем за виконанням;

· зберіганням оброблених документів в поточному архіві.

Організація діловодства проводиться згідно з методичними рекомендаціями з практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

В сучасних умовах господарювання перевага надається автоматизованим системам діловодства. Система автоматизації діловодства повинна включати засоби і правила створення документів, ведення їх електронного архіву, підтримки документообігу і при цьому базуватися на програмно-технічних засобах. Щоб забезпечити ефективне використання інформації, всі інші компоненти управління повинні спиратися на систему ведення діловодства, лише в цьому випадку можна вирішити задачі, що стоять перед підприємством.

Виходячи із способу реалізації, можна виділити три великі класи автоматизованих систем діловодства та архівного збереження документів:

· «коробочні» продукти

· замовні системи;

· налагоджувані програмні комплекси.

До «коробочних» продуктів відносяться автоматизовані системи, що являють собою готові рішення і реалізують певний типовий набір функцій. Строки впровадження такого програмного забезпечення невеликі, що значно знижує їх вартість. Єдиним, але досить суттєвим недоліком «коробочних» продуктів є їх мінімальна адаптованість до функціональних вимог конкретного об'єкту автоматизації. Часто це приводить до необхідності кардинальних змін правил роботи з документами, що склалися, і відсутністю в системі дуже важливих функцій.

Замовні системи практично не мають цього недоліку. Вони розробляються під конкретний об'єкт автоматизації і максимально реалізують висунуті функціональні вимоги. Але розробка нової автоматизованої системи являє собою досить тривалий і трудомісткий процес, що важко піддається управлінню та вимагає значних фінансових вкладень.

Налагоджувані програмні комплекси являють собою проміжний варіант між двома названими класами систем. В базовому варіанті цих комплексів реалізується певний типовий набір функцій, який може бути значно доповнений в процесі впровадження і подальшої експлуатації системи. Програмні продукти цього класу найбільш повно задовольняють сучасним вимогам, що висуваються сьогодні до всіх інформаційних систем, які повинні відповідати вимогам масштабування, розподіленості, модульності, відкритості тощо.

Діловодство повинно забезпечувати оперативну роботу всього обліково-аналітичного апарату, можливість організації і здійснення швидкого контролю за виконанням і зберіганням кожного документа — носія Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура. Номенклатурою діловодства називається перелік найменувань справ підприємства для групування і зберігання в них документів.

Спільна номенклатура справ складається працівниками канцелярії за узгодженням з усіма відділами (службами) підприємства. В ній зазначається перелік справ, необхідних для збереження кореспонденції та документів кожного відділу.

Усім відділам підприємства і справам у номенклатурі надаються коди. Приблизна номенклатура справ бухгалтерії наведена в таблиці 1.

Таблицями 1

Номенклатура справ бухгалтерії підприємства [5, с.72]

Добре розроблена номенклатура справ має велике значення для правильного ведення діловодства, при цьому бухгалтер повинен засвоїти декілька обов’язкових правил: чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших; суворо дотримуватись порядку обробки документів. Це дозволить бухгалтеру налагодити ритмічність і порядок у веденні обліку.

В системі понять діловодства поняття документу є центральним, фундаментальним. Воно відображає ознаки реально, існуючих предметів, що є об'єктами практичної діяльності зі створення, збору, обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документально оформленої інформації на підприємстві в цілому та в бухгалтерському обліку зокрема.

Головною складовою документу є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою, та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа без матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, буклетів, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Однак спеціальна форма об'єкту також Не може бути єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

В бухгалтерському обліку документ — це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався.

Документи поділяються на різні види в залежності від місця складання, призначення та інших ознак (рис.1).

документування діловодство бухгалтерський документ

Рис. l. Класифікація документів [5, с.73]

Окремо від діловодства слід розглядати процес документування.

Під процесом документування розуміють сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа.

Документування є першою стадією бухгалтерського обліку, яка включає в себе: реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси; її обробку та узагальнення. Документування з точки зору повного, точного і систематизованого запису, який відображає рух товарів і платежів, є підставою для складання річної звітності.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, їх рух у встановлені графіком документообігу терміни, достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Працівники, які ведуть бухгалтерський облік, зобов’язані перевірити первинні документи за формою і змістом, а саме перевірити наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом їх подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.

2. Нормативна база організації документування

Згідно ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. СІЛ

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

Крім наведеного закону, порядок виготовлення, складання та використання бланків первинних документів регулюється наступними нормативними документами:

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку;

Інструкцією по використанню форм документів суворої звітності, що використовуються для оформлення замовлень та розрахунків із споживачами за побутові послуги, затвердженою наказом Українського союзу об'єднань, підприємств та організацій побутового обслуговування населення;

Правилами виготовлення бланків цінних паперів та документів суворого обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України, Служби безпеки України і Міністерства внутрішніх справ України;

Вказівками про склад і порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами;

Інструкцією «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України» (визначаються вимоги до оформлення розрахункових документів, технічні вимоги до виготовлення бланків розрахункових документів);

Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні (регулюється порядок оформлення касових документів).

Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.

3. Організація документування господарських операцій

Записи у бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. В Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» записано (ст.9): «Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення» .

Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань або фінансових результатів.

Оформлення господарських операцій документами називається документацією. Вона є елементом методу бухгалтерського обліку і обов’язковою умовою для відображення операцій в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88, та іншими інструктивними матеріалами.

Документація господарських операцій має економічне і юридичне значення. Перше полягає в тому, що за допомогою документів здійснюються контроль і аналіз господарських операцій; друге — документ є письмовим доказом здійснення операції і підтверджує її законність.

Первинні документи повинні складатися українською мовою. Поряд з українською може застосовуватися інша мова, що визначена законом. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

Документи повинні бути складені своєчасно, містити достовірну інформацію та правильно оформлені. Показники, що містяться в документі, називаються його реквізитами.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або магнітних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

· назву документа (форми);

· дату і місце складання;

· назву підприємства, від імені якого складено документ;

· зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідна з затвердженою системою кодифікації.

Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів, він втрачає юридичну силу і не може бути підставою для записів у бухгалтерському обліку. Наприклад, у документі не вказана дата його складання. Такий документ не може братися до уваги юридичними органами.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Бланки документів виготовляються друкарським способом. В них вписують від руки або машинним способом ті показники, які характеризують відповідну операцію.

При створенні бланків документів важливе значення має їх уніфікація та стандартизація. Уніфікація передбачає розробку єдиних форм документів для однорідних операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Наприклад, уніфіковано всі банківські і касові документи. Спеціалізовані форми бланків документів призначені для використання тільки в окремій галузі, наприклад, в сільському господарстві.

Стандартизація форм бланків документів передбачає визначення їх розміру та послідовність розміщення в них відповідних реквізитів. Стандартизація та уніфікація форм бланків документів дозволяє друкувати їх великими тиражами, що дає економію па-перу-і-здешевлює їх виготовлення.

Типові форми первинних бланків документів затверджені наказом Міністерства статистики України від 27 липня 1998 р. № 263 «Про затвердження типових форм первинного обліку та інструкції про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування». Порядок оформлення банківських документів установлено Інструкцією № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України» .

Розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк в паперовій формі, мають відповідати вимогам встановлених стандартів та вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:

а) назву документа;

б) номер документа, число, місяць, рік його виписки. Число та рік вказуються цифрами, місяць — літерами. На розрахункових документах, які заповнюються за допомогою технічних засобів, допускається зазначення місяця цифрами (01−12);

в) назви платника та одержувача коштів (їх офіційне скорочення), які відповідають зареєстрованим у статуті, їх ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України, у фізичних осіб — ідентифікаційні номери, що проставляються на підставі відповідних документів податкових органів, номери рахунків в установах банку;

г) назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку);

д) суму платежу цифрами та літерами;

е) призначення, назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше), із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцентного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт).

Замість назви товару може зазначатись його кодове (умовне) значення;

є) на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) — відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або (та) одержувача коштів;

ж) підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

з) суму податку на додану вартість або напис «без податку на додану вартість» .

У разі якщо хоча б один з вищезазначених реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Касові документи оформляють згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72 (див. «Бухгалтерія в сільському господарстві». — 2001. — № 8).

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

Виправлення у прибуткових та видаткових касових і банківських документах забороняється. Не допускається в них використання факсиміле при вчиненні підпису.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами та відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, встановлюються окремими нормативними актами.

До бланків цінних паперів належать:

· акції, облігації внутрішніх республіканських і місцевих позик, казначейські зобов’язання республіки, ощадні сертифікати, приватизаційні папери, інші бланки, передбачені чинним законодавством. До бланків документів суворого обліку належать:

· документи, що засвідчують особу, подію, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт, свідоцтво про народження, одруження і розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові);

трудова книжка і вкладиш до неї;

посвідчення водія, службові, військові, ветерана, інваліда;

дипломи про освіту, присвоєння званий; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності;

проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті);

документи на перевезення вантажів;

військові проїзні документи;

знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні);

чеки грошові, майнові, розрахункові;

бланки фінансування, страхування;

акредитиви; марки податкові, митні;

доручення на видачу коштів, пенсій, майна;

сертифікати якості, на право вивезення та ввезення;

поліси страхування;

ліцензії;

бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей. Записи у первинних документах, облікових реєстрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли б знесенню несанкціонованих непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Керівник підприємства, установи зафіксовує факти здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником установи, підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні і документи на операції, що суперечать законодавчим (нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтерові підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов’язковому погашенню штампом або ручним надписом «Одержано» або «Сплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року).

4. Організація документообігу

Рух документів в процесі їх оперативного використаний і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання документа від інших підприємств до передачі на зберігання в архів називається документообіг.

З метою упорядкування руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним під — розділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворо! звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Витяг з Переліку наведено в таблиці.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), колія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє, про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджує керівник підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний термін.

Порядок складання і використання документів, план документообігу включається до прийнятої облікової політики підприємства, яка створюється і затверджується на підприємстві.

Зберігання документів приватним підприємцем має особливості. Інструкцією про прибутковий податок з громадян, яка затверджена наказом Головної державної податкової інспекції України від 21 квітня 1993 р. № 12 (із наступними змінами і доповненнями) передбачено, що громадяни, які одержують доходи від будь-якої підприємницької діяльності, пов’язаної з виробництвом, реалізацією товарів, наданням послуг, зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат за формою № 10 (підпункт 19.1.1). Листом Державної податкової адміністрації України від 5 листопада 1997 р. № 17 визначено, що використана книга здається підприємцем до податкової адміністрації, де зберігається протягом п’яти років.

Отже, використану книгу повинен зберігати не громадянин-підприємець, а орган податкової служби протягом п’яти років.

Громадянин-підприємець, який знаходиться на спрощеній системі оподаткування і платить єдиний податок, крім книги за формою № 10 для себе, додатково веде книгу для кожного найманого працівника, який безпосередньо займається реалізацією товарів. ДПАУ листом від 6 травня 2000 р. № 6304 роз’яснила, що у разі припинення діяльності суб'єкта підприємницької діяльності, звільнення найманого працівника без працевлаштування іншого або закінчення аркушів у книзі відповідальним працівником податкового органу у книзі робиться відповідний запис і вона залишається на зберіганні у підприємця протягом 3 років. Отже, книги найманих працівників протягом 3 років повинен зберігати сам підприємець.

5. Шляхи покращення організації діловодства

В умовах застосування автоматизованої форми обліку результатна інформація може формуватися у вигляді вихідних документів на електронних носіях, при цьому вони також повинні забезпечувати дотримання загальних методологічних принципів бухгалтерського обліку.

Порядок зберігання первинних і вихідних документів на машинних носіях визначений у відповідних нормативних документах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації.

Допускається ведення бухгалтерських книг та інших необхідних записів на носіях даних, якщо така форма бухгалтерського обліку та застосовувані методи відповідають принципам бухгалтерського обліку. Повинні дотримуватися також принципи документування.

Бухгалтерський облік з використанням ЕОМ слід організовувати так, щоб він задовольняв названим вимогам. Тут частково можуть бути потрібні дії, що відрізняються від тих, що застосовуються в бухгалтерському обліку. Наприклад, повинно бути забезпечено, щоб в межах визначеного строку банк даних не міг бути стертим. Традиційно, захист стосується паперових документів (книг, карток), фізичне знищення яких повинно попереджуватися, а маркування зберігатися. Захист в галузі ЕОМ стосується електронних носіїв даних (стрічок, дисків, дискет), фізичний захист яких порівняний з захистом книг та карток. Консервація записів носіїв даних за визначених обставин є проблемою, тому що вони можуть бути стерті чи переписані технічно досить легко, ніж записи на папері. В той же час стирання чи зміна записів на папері, як правило, в подальшому завжди піддається виявленню, при переписаних носіях даних не можна встановити, що раніше там була записана інша інформація. Це визначає нові завдання системи внутрішнього контролю в галузі захисту даних бухгалтерського обліку за допомогою ЕОМ.

Ручний, а також механічний бухгалтерський облік в практиці сучасних господарюючих суб'єктів навряд чи відіграє суттєву роль. Як правило, бухгалтерський облік ведеться за допомогою електронно-обчислювальних машин, причому може здійснюватися чи зовнішнім обчислювальним центром (бухгалтерський облік поза організацією), чи на належних організації ЕОМ (професійних ЕОМ чи персональних комп’ютерах). Незалежно від того, яка з цих двох можливостей буде реалізована, відповідальність за ведення бухгалтерського обліку в будь-якому випадку лежить на господарському суб'єкті.

Професійні ЕОМ, як правило, призначені для одночасного вирішення багатьох задач. Наприклад, синхронно оброблюються конструктивні завдання, проблеми планування виробництва і оподаткування, фінансове планування. Ці пристрої лише в рідких випадках зайняті одним лише фінансовим обліком. Персональні комп’ютери (ПК), навпаки, вбудовані в таку систему організації, яка не дозволяє одночасно вирішувати складні задачі. Це не виключає можливості ведення бухгалтерського обліку декількома співробітниками на своїх комп’ютерах, якщо вони з'єднані в мережу і мають відповідне програмне забезпечення.

Ведення бухгалтерського обліку за допомогою ЕОМ стосується тільки тих принципів належного бухгалтерського обліку, в яких мова йде про електронну обробку даних. Тут необхідно дотримуватися наступних принципів документування:

· дотримання строків зберігання документів та їх складу;

· забезпечення наявності і коректності обліку;

· документування і захист системи внутрішнього контролю.

Крім того, необхідно враховувати загальні принципи, а саме:

порівняння;

ясність і наочність;

повнота.

Дотримання строків зберігання і складання документів потрібно забезпечити у відношенні як програмного забезпечення, так і апаратної частини ЕОМ. Програмне забезпечення бухгалтерського обліку і документація в ньому повинні зберігатися в формі копії (дубліката) програми і опису її властивостей і можливостей застосування.

Документування і захист системи внутрішнього контролю відносно бухгалтерського обліку з використанням ЕОМ включає контроль над методом обліку господарських операцій, який представлений масивами даних, програмних процесів, програмними кодами і дублікатами програм застосування.

Точність відображення операцій з використанням ЕОМ досягається за рахунок безпомилкового рахування апаратними засобами кореспонденції рахунків, нанесеної на первинні документи. Програма повинна бути настроєна таким чином, щоб проводки створювались кваліфіковано. Задані суми повинні відображатися на визначеному рахунку. Якщо потрібного рахунку не існує, необхідно або застосувати певний метод авторизації для його вияву, або відхилити всю проводку. Безпосереднє відображення результатів бухгалтерських проводок в звітності без проміжного контролю рахунків головної книги при надійно складеній програмі не допускається.

Порівняння здійснених бухгалтерських проводок досягається за рахунок єдиного відображення схожих господарських операцій. Наприклад, ПДВ може враховуватися «брутто», коли він відображається на рахунку реалізації і в кінці місяця вся сума ПДВ автоматично переноситься з рахунку реалізації на рахунок ПДВ. При «нетто» — відображенні кожен раз на рахунку реалізації відображається оптова ціна, а ПДВ враховується на рахунку ПДВ. Організація, однак, повинна вибрати один із двох способів, і програма налаштовується на якийсь один (єдиний) спосіб відображення господарських операцій. Не допускається, щоб від випадку до випадку застосовувались різні способи, тому що це призведемо неправильних результатів.

Ясність і наочність потребують складу планів рахунків, в якому рахунки класифікуються за окремими критеріями. Програма повинна «примушувати» користувача додавати до неї відповідний план рахунків. Передбачені програмою методи класифікації повинні бути зрозумілими, однозначними і наглядні для користувача, щоб, наприклад, не відбувалося змішання рахунків. Цьому може сприяти вибір не двозначних визначень рахунків. Ще краще, якщо систематизація класів рахунків з визначеннями і групуванням дозволить визначити, до якого виду відноситься той чи інший рахунок. Дуже важливо і те, щоб будь-яка зміна плану рахунків автоматично виявлялась ЕОМ і працівник бухгалтерії міг відразу ж дізнатися про це.

Повнота даних в ЕОМ контролюється за допомогою числових і сумових операцій, які повинні бути запрограмовані. Наприклад, число і суми документів, які обчислені вручну, порівнюються з відповідними даними.

Висновки

Основні вимоги до складання бухгалтерських документів і викладені в Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» .

За принципом повного висвітлення первинними бухгалтерськими документами повинні оформлюватися усі без винятку операції, які підлягаю обліку.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.

Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, в первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або іншої особи (юридичної чи фізичної), на яку покладена відповідальність за ведення бухгалтерського обліку щодо порядку оформлення та подання для обліку документів.

Для контролю та впровадження обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документа можуть бути складені на паперових або машинних носіях.

Складені документи передаються в бухгалтерію для опрацювання, яке полягає в їх перевірці, розцінці (таксуванні), групуванні і контируванні.

Перевірка повинна здійснюватися з погляду законності операцій і правильності їх оформлення. Документи перевіряють формально, арифметичне і по суті.

Формальна перевірка передбачає встановлення правильності вибору форми документа, повноти і правильності заповнення всіх її реквізитів, достовірності підписів осіб, своєчасності складання і подання документа. Арифметична перевірка документів полягає у перевірці правильності застосування нормативів та проведення арифметичних дій. Наприклад, у документі з нарахування оплати праці перевіряють правильність відображення норм виробітку, розцінок і відповідні арифметичні дії з визначення розміру оплати праці.

Перевірка документів по суті передбачає встановлення господарської доцільності і законності, тобто чи справді відбулася операція і в такому обсязі, як зазначено в документі, чи не є поданий документ просто видумкою.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

2. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник Вид.2-е, до. і перероб. — Житомир: ЖІТІ, 2000. — 640 с.

3. Гребова Н. М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М. В. Кужельного. — 5-е вид., доп. і перероб. — К.:.А.С.К., 1998;229 с.

4. Ластовецький В. О. бухгалтерський облік: основа теорії та практики // Вісник бухгалтера і аудитора України. — 2002. — № 1−2. — с.35−37.

5. Організація бухгалтерського обліку. Навчальний посібник / Ф. Ф. Бутинець та інші: 2-е видання., доп. і перероб. — Житомир: ЖІТІ, 2001. — 576с.

6. Партин Г. О. Бухгалтерський облік: основи теорії та практики. Навчальний посібник. — К.: Знання, 2000. — 245 с.

7. Пархоменко В. Регламент бухгалтерського обліку // Бухгалтерський облік і аудит. — 2002. — № 4. — с.4−17.

8. Сопко В. В. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник — К.: КНЕУ, 2000. — 578 с.

9. Сопко В., Зав городній В. Організація бухгалтерського обліку, економічний контроль та аудит. Підручник. — К.:. КНЕУ, 2000. — 260 с.

10. Сук Л. Складання та використання документів в бухгалтерському обліку // Бухгалтерія в сільському господарстві. — 2001. — № 11. — с.2−11.