Документальне оформлення та облік нарахування зарплати та нарахувань на соціальні засоби

Бухгалтерський облік праці і заробітної плати грунтується на системі показників, документації та рахунків. Основні документи первинного обліку оплати праці приведені в таблиці 1.2 [5].

Таблиця 1.2 — Типові форми з обліку оплати праці

Основними показниками обліку праці та її оплати є чисельність працюючих різних професій, їхня кваліфікація, витрати робочого часу в годино-днях, кількість виготовленої продукції або обсяг виконаних робіт, розмір фонду оплати праці різним категоріям робітників за видами нарахувань, преміальні виплати, розмір сум, нарахованих і використаних на оплату відпусток, виплати та соціальне страхування працюючих, розмір відрахувань за їх видами.

Чисельність працюючих (особовий склад) визначається підприємством. Облік особового складу ведуть у службі (відділі) кадрів. Фактична чисельність усіх працюючих підприємства визначається за обліковим складом. заробітний плата нарахування гроші.

Зміни особового складу відображаються в первинних документах: наказі та розпорядженні по підприємству про прийом, переведення, звільнення, надання відпусток.

Облік за використанням робочого часу здійснюється в табелі, де відображається час, відпрацьований працівником, неявки на роботу (вказується за допомогою умовних позначок).

Наприкінці місяця дані табелів підсумовуються по кожному працівнику, а також по цехах і відділах тощо. Ці дані необхідні для контролю використання робочого часу та складання звіту.

Для забезпечення правильного використання фонду оплати праці необхідно обліковувати виробіток продукції або виконаний обсяг робіт кожного працівника і правильність нарахування заробітної плати згідно з установленими нормами та розцінками.

Облік виробітку здійснюється залежно від технологічного процесу виробництва, системи організації і оплати праці за типовими формами, в рапортах про виробіток, маршрутних листках, у відомостях обліку виробітку, нарядах та інших документах.

Окрім оплати за відпрацьований час, виконаний обсяг роботи і виготовлену продукцію, заробітна плата може нараховуватися згідно з чинним законодавством і за інших умов або причин, що стосуються діяльності даного підприємства.

Щоб визначити заробітну плату, яка підлягає виплаті кожному працюючому, роблять розрахунок виробітку за місяць з відкиданням від цієї суми необхідних утримань. Розрахунок здійснюється в розрахунковій або розрахунково-платіжної відомості.

Розрахунково-платіжні відомості складають щомісячно по кожному цеху, фермі, допоміжній службі або відділу з групуванням прізвищ робітників і службовців за окремими категоріями працюючих та іншими ознаками [8].

Розрахункові відомості за заробітною платою працюючих за місяць складаються з розділів «Нарахування заробітної плати», «Відраховано, передано, внесено, виплачено», «Належить на 1-ше число наступного за звітним місяця сума до виплати».

Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію: по-перше, за їх допомогою виконуються розрахунки з працюючими, по-друге, вони є формою аналітичного обліку рахунка № 66 «Розрахунки з оплати праці». Показники цієї відомості використовують також для звітності з праці.

Підставою для виплати заробітної плати може бути розрахунково-платіжна відомість, в яку вноситься додаткова графа «Розписка про одержання або відмітка про видачу». Якщо видача заробітної плати за другу половину звітного місяця відмічається у платіжних відомостях, що складаються бухгалтерією по кожному цеху, відділу, то одержувач розписується у платіжній відомості.

Із сум заробітної плати, нарахованої працюючим, можуть виконуватися тільки дозволені законодавством відрахуванням, прибутковий податок, аліменти по виконавчих листках згідно з постановами судових і адміністративних органів, платежі за товари, придбані в кредит, тощо.

Відрахування за виконавчими листками виконується в установленому законом порядку.

Заробітна плата працюючим видається протягом місяця двічі (на деяких підприємствах, в організаціях, установах — один раз), у вигляді авансу — за першу половину місяця і остаточного розрахунку — за другу [8].

Витрати на оплату праці є одним з елементів виробничих затрат і поряд з іншими елементами затрат розглядаються в Положенні (стандартів) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» (П (С)БО 16). Відповідно до П (С)БО 16 затрати (у тому числі на оплату праці) відображаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов’язань.

На підставі пункту 6 П (С)БО 16 затрати звітного періоду визначаються, якщо вони збільшують зобов’язання, які зменшують власний капітал або призводять до зменшення активів. Нарахована сума заробітної плати відповідає такій умові стандарту, оскільки вона збільшує суму зобов’язань, які зменшують власний капітал. Власний капітал у балансі підприємства дорівнює сумі активів балансу за вирахуванням зобов’язань. Отже, при збільшенні зобов’язань зменшується власний капітал.

Для визнання затрат на оплату праці затратами звітного періоду необхідно, щоб ці затрати могли бути достовірно оцінені. Достовірність оцінки оплати праці досягається її нарахуванням згідно із затвердженими нормами виробітку і розцінками, посадовими місячними окладами при фактично відпрацьованому часі, а також прийнятим положенням про преміювання та іншими нормами, що визначають розмір нарахувань оплати праці працівникам за роботу і за невідпрацьований час відповідно до чинного законодавства. Економічний елемент «Витрати на оплату праці» відповідає й іншим умовам розділу «Визнання затрат» П (С)БО 16 [9].

Облік заробітної плати в системі рахунків — це синтетичний облік нарахування і розподілу заробітної плати, визначення належної суми працюючим і віднесення нарахованої оплати праці на відповідні рахунки витрат за статтями і об'єктами калькулювання.

Рахунок № 66 «Розрахунки з оплати праці» призначений для обліку розрахунків за всіма видами оплати праці: заробітної плати, премій, виконання громадських обов’язків та ін.

Для обліку розрахунків по оплаті праці використовують два субрахунки:

№ 661 «Розрахунки за заробітною платою»;

№ 662 «Розрахунки з депонентами».

На кредиті субрахунка № 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються:

нарахована заробітна плата робітникам основного виробництва, виробництва напівфабрикатів, допоміжних виробництв;

нарахована заробітна плата робітникам за обслуговування і ремонт обладнання цехів основного виробництва;

нарахована заробітна плата службовцям та обслуговуючому персоналу;

нарахована заробітна плата спеціалістам;

нарахована плата працівникам житлово-комунального господарства;

нарахована заробітна плата за впровадження нової техніки, технології, за виконаний ремонт основних засобів;

суми нарахованої допомоги з тимчасової непрацездатності;

суми премій, нараховані за рахунок коштів Фонду економічного стимулювання або Фонду спеціального призначення;

оплата праці за рахунок коштів Резерву наступних витрат і платежів та ін.

На кредиті субрахунка № 662 «Розрахунки з депонентами» відображаються суми своєчасно не виданої заробітної плати, премій, допомоги тощо працівникам підприємства.

На дебеті субрахунка № 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються:

виплачена заробітна плата;

відрахований прибутковий податок із заробітної плати працівників та службовців на користь державного бюджету, відраховані аліменти та інші відрахування згідно з виконавчими листами;

нарахування в загальний позабюджетний Пенсійний фонд (ставка 32%);

нарахування в Фонд соціального страхування (ставка 4%);

нарахування на обов’язкове соціальне страхування на випадок безробіття (ставка 1,5%).

відрахування профспілкових внесків від нарахованої заробітної плати членів профспілкової організації;

сплачені дивіденди за акціями;

відрахування сум за лікарняними листками та ін.

На дебеті субрахунка № 662 «Розрахунки з депонентами» відображаються видачі депонованих сум [7].

Відображення затрат підприємства, у тому числі і затрат на оплату праці, можна здійснювати трьома способами:

із застосуванням рахунків тільки класу 9 «Витрати діяльності»;

із одночасним застосуванням рахунків класу 8 «Витрати за елементами» і рахунків класу 9 «Витрати діяльності»;

із застосуванням рахунків тільки класу 8 «Витрати за елементами» [10].

В нашій роботі затрати на оплату праці будемо здійснювати за допомогою рахунків класу 9 «Витрати діяльності».

Облік основної заробітної плати. Для нарахування основної заробітної плати працюючим з почасовою оплатою необхідно мати відомості про посадові оклади (за штатним розкладом), присвоєні розряди (на підставі наказів по підприємству), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць тощо).

При нарахуванні основної заробітної плати працюючим, яким встановлена відрядна оплата праці, крім табеля необхідно мати відомості про виробіток і розцінки за виконані роботи.

Для розрахунку заробітної плати спеціаліста за повний робочий місяць потрібно проставити встановлений йому оклад згідно з наказом по підприємству; за неповний робочий місяць — оклад потрібно поділити на кількість робочих днів у даному робочому місяці і здобуту денну заробітну плату помножити на кількість відпрацьованих за табелем робочих днів.

У разі розрахунку заробітної плати робітників за тарифом часову тарифну ставку треба помножити на кількість годин зміни.

Розподіл заробітної плати при бригадній відрядній системі оплати праці виконується пропорційно до коефіцієнто-годин тощо.

Облік додаткової заробітної плати. Всі види додаткової заробітної плати обліковуються по середньому заробітку за табелем та відповідними документами.

Премії та заохочення, пов’язані з трудовою діяльністю, визначаються на основі положення, яке розробляється безпосередньо на підприємствах відповідно до типового.

Облік відпускних працюючим. Усі працівники підприємств мають право на щорічну оплачувану відпустку відповідно до чинного законодавства. Заробітна плата за період відпустки нараховується наступним методом. Середній заробіток для оплати відпустки розраховують, виходячи із заробітку за 12 останніх місяців (календарних), що передували місяцю виходу у відпустку. Ця сума (окрім терміну відпустки без зберігання заробітної плати) ділиться на 12 (або 11 за перший рік роботи). Отриманий середньомісячний заробіток ділиться на середньомісячну кількість робочих днів протягом року. Отриманий таким чином середньоденний заробіток перемножується на число робочих днів відпустки.

Суми нарахованих відпускних усіх категорій працюючих оформлюються таким самим записом, як і нарахування їм заробітної плати.

Сезонний характер роботи ряду підприємств та інші особливості виробництва зумовлюють нерівномірність виходу працівників у відпустку. Тому для усунення коливань у собівартості продукції та фінансових результатах за звітні періоди року суми, які належить виплачувати працівникам за відпустки, відносять на витрати діяльності щомісяця рівномірно й незалежно від того, в якому місяці ці суми будуть виплачуватись. Таким чином створюється резерв для оплати відпусток.

Резервовані суми відносять на дебет тих самих рахунків виробничих витрат, на які віднесена нарахована заробітна плата працівників. Резерв нараховується лише для робітників.

Олік допомоги за тимчасовою непрацездатністю. Допомога за тимчасовою непрацездатністю внаслідок трудового каліцтва або профеійного захворювання працюючого, зокрема й не члена профспілки, видається у розмірі 100% заробітку залежно від стажу роботи.

Первинним документом для нарахування допомоги є листок непрацездатності.

Допомога нараховується із фактичного заробітку працюючого визначенням середньоденної заробітної плати з розрахунку двох попередніх місяців щодо місяця місяця захворювання з добавкою середньорічних премій за попередній рік. Одержаний середньоденний заробіток перемножають на кількість днів хвороби, вказаних у листку непрацездатності.

Облік розрахунків з органами соціального страхування та пенсійного забезпечення. Соціальне страхування, тобто матеріальне забезпечення в разі тимчасової непрацездатності, інвалідності, старості, здійснюється переважно за рахунок спеціальних фондів. Кошти соціального страхування та пенсійного забезпечення утворюються із щомісячних відрахувань підприємств у розмірі встановлених законом відсотків нарахованої заробітної плати, а також щомісячних відрахувань у розмірі встановлених законом відсотків нарахованої заробітної плати кожного працюючого на створення пенсійного фонду [8].

Нарахування на соціальні засоби відображаються по кредиту рахунка № 65 «Розрахунки зі страхуванням»:

нарахування збору в Пенсійний фонд (ставка 32%), Кт 651 «За пенсійним забезпеченням»;

Вказані відрахування відносяться до тих самих напрямків витрат (відображаються по дебету тих самих рахунків класу 9 «Витрати діяльності»), що і оплата праці, яка послужила базою для нарахування.

Допомога по соціальному страхуванню, що виплачується робітникам підприємств, не є оплатою праці. Тому, не дивлячись на те, що їх нарахування відображаються оборотом по кредиту рахунка № 661 «Розрахунки за заробітною платою», у витрати діяльності підприємства вони не включаються. На рахунках класів 8 «Витрати за елементами» і 9 «Витрати діяльності» нарахування допомог по соціальному страхуванню робітникам підприємства не відображається. Вони включаються у витрати підприємства в складі загальної суми відрахувань за соціальним страхуванням і служать джерелом виплати відповідних допомог робітникам [10].