Документування розрахунків з підзвітними особами

Звіт перед підприємством за витрачену готівку — це документальні свідчення про грошові витрати, здійснені однією особою від імені підприємства. При цьому може статися, що готівки витрачено більше або менше за раніше видану суму; так само ймовірним є випадок, коли особа, оплативши за дорученням підприємства його потреби з власної кишені, ще тільки сподівається на компенсацію. Так чи інакше, але в обох випадках нерівність очевидна, а отримання грошей з каси і реальне їх витрачання — це дві різні події, між якими завжди є певний відрив у часі і які вимагають збалансованості за сумами.

Форма, за якою слід вести записи розрахунків з підзвітними особами, вона нічим не відрізняється від форм ведення інших розрахункових операцій.

Через підзвітних осіб підприємство розраховується з іншими суб'єктами за отримані негрошові активи у випадках, коли прямі розрахунки між господарюючими суб'єктами неможливі. Сюди ж відносяться і витрати на відрядження, адже витрати — це теж активи. Як відомо, у відрядження працівників скеровують не просто так, а для вирішення конкретних питань, що не піддаються вирішенню іншим способом. Отже, виходить, що розв’язання тієї чи іншої проблеми, яка виникає у процесі статутної діяльності, коштує підприємству рівно стільки, скільки поїздка працівника для її вирішення.

Підзвітна особа — це тимчасово відповідальна особа. Факт отримання готівки з каси накладає на працівника певну відповідальність, тому особа, що її одержала, повинна звітуватися перед підприємством за її цільове витрачання. Звідси назва особи — підзвітна. Проте слід зазначити, що особа підзвітна й особа, що зветься матеріально відповідальною, — не одне і те ж. Касири, продавці, експедитори, інші працівники, робота яких постійно пов’язана із збереженням цінностей, називаються матеріально відповідальними особами.

З кожним із таких працівників при влаштуванні на роботу укладається договір про їх матеріальну відповідальність. I якщо матеріально відповідальною особою може бути далеко не кожен працівник (існує офіційно затверджений список посад), то підзвітною особою може стати будь-хто з персоналу. Підзвітна особа теж є відповідальною матеріально, але її відповідальність настає лише у момент отримання авансу на цільові витрати, і діє така відповідальність лише протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту. Новий аванс такому працівнику не видається доти, доки він не відзвітує у витрачанні попереднього. У разі ж непідтвердження витрат і неповернення готівки до каси залишок заборгованості може бути утриманий із заробітної плати особи, котра до цього часу значилася у списку підзвітних.

Важливим компонентом направлення працівника у відрядження, є визначення та складання службового завдання. Службове завдання для відрядження оформляється на підставі відповідних відомостей з плану відряджень. При направленні працівника у відрядження, завдання складається на підставі рішення керівника організації (іншої уповноваженої особи), вираженого, припустимо, на службовій записці (іншому документі).

Як правило, для оформлення службових доручень застосовується уніфікована форма № Т-10а. Необхідно звернути увагу на те, що документ виконує дві функції. По-перше, конкретизує суть завдання, виконання якого в період відрядження покладається на працівника, і, по-друге, відображає основні результати виконання доручення в короткому письмовому звіті. Короткий звіт про виконання службового завдання складається працівником безпосередньо після прибуття і заповнюється від руки в графі 12 бланка уніфікованої форми № Т-10а.

Крім того, на підставі службового завдання керівником організації (іншою уповноваженою особою) видається наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Однак у деяких випадках, передбачених законодавством, до видання наказу від працівника має бути у письмовій формі отримана згода з направленням у відрядження.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси. Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165).

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів у межах України.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн. За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі. Працівнику виплачуються добові за весь термін перебування у відрядженні. Згідно Постанови № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 року, добові в межах України не повинні перевищувати 243,60 гривень, добові за кордоном не повинні перевищувати 913,50.

Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

На підприємстві повинна бути призначена наказом особа, відповідальна за реєстрацію осіб, які прибули (вибули) з (у) відрядження. Для цього на підприємстві ведеться журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

На придбані підзвітною особою матеріальні цінності до авансового звіту повинні бути прикладені накладна або прибутковий ордер на оприбуткування коштів. Якщо ж підзвітна особа була у відрядженні, то до авансового звіту повинні бути прикладені ряд первинних документів, а саме:

• — проїздні квитки; авіабілети;
• — багажні квитанції;
• — рахунки з готелів;
• — акти закупівлі;
• — рахунки-фактури;
• — податкові накладні; чеки, квитанції.

Отже, документування розрахунків з підзвітними особами ведеться за чіткою, налагодженою схемою, яка підтверджується певними документами — з моменту видачи коштів в підзвіт, до відзвітування підзвітної особи перед бухгалтерією.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою Порядком № 996, до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

• 1) завершує таке відрядження;
• 2) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ дія цього підпункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням деяких особливостей:

• 1) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження;
• 2) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).