Інформаційні форми діяльності керівника. 
Інформація як головний предмет праці керівника

Сучасна інформаційна революція трансформувала суспільство і визначила мегатенденцію, дотримуючись її, компанія може досягти успіху, оскільки «хто володіє інформацією, той володіє світом». Компанії, діяльність яких базується на інформаційних технологіях, мають найбільші прибутки і досягають найвищих темпів розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і високорозвинених країн світу, проводячи інформацію в різних її виявах (наукові досягнення, розробки, інформаційні технології і т.д.). Якщо порівняти розвиток ринків, то ринок інформації розвивається безперервно. Ще декілька десятиріч тому першість утримував ринок послуг. Відтепер темпи розвитку ринку інформації випереджають темпи розвитку ринку послуг більше, ніж у 25 разів. 1, c. 342].

У менеджменті інформація — сукупність відомостей, повідомлень (усних, письмових, графічних і т.д.), знань про стан системи управління та її функціонування. У керівника (менеджера) головний предмет праці - інформація, модифікуючи яку він може розробляти і ухвалювати управлінські рішення, необхідні для зміни стану керованого об'єкта.

На кожному етапі керівникові необхідна як внутрішня, так і зовнішня інформація — оперативна, своєчасна і достовірна. Керівник є посередником між зовнішнім і внутрішнім середовищем підприємства. Одержуючи і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер подає її на розгляд персоналу організації. Інформацію передають організовано (формально — звіти) і стихійно (неформально — чутки). Інформація має бути певної кількості. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Основний показник інформації - змістовність. На практиці спостерігається перевантаженість інформацією робочого персоналу приблизно в 3−4 рази порівняно з нормами.

Інформацію, яку використовують в управлінні, класифікують за різними ознаками:

• 1) за формою відбиття — візуальна (графіки, таблиці, табло), аудіо-інформація (звукозапис), аудіовізуальна (поєднання зображення і звуку);
• 2) формою подачі - цифрова, літерна і кодована;
• 3) порядком виникнення — первинна і потокова;
• 4) характером носіїв інформації - документована і не документована;
• 5) за призначенням — директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;
• 6) напрямком руху — вхідна і вихідна;
• 7) стабільністю — умовно-змінна та умовно-постійна;
• 8) способом відбиття — текстова (алфавітна, алфавітноцифрова) і графічна (креслення, діаграма, схема, графік);
• 9) способом обробки — така, що піддається або не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зі зворотним зв’язком, пам’ятною та ін. У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та ін. види інформації. Крім того, інформація може поділятися на достовірну і недостовірну, достатню і надмірну, активну і пасивну. Якість економічної інформації визначають за критеріями безперервності і систематичності її надходження.

Основні джерела інформації класифікують за місцем виникнення: джерело зовнішньої інформації, яка надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій, які підтримують з об'єктом управління господарські зв’язки; джерело внутрішньої інформації, яке виникає на підприємстві (в об'єднанні). Сукупність повідомлень (з однаковими або схожими особливостями), які розподіляються в даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Специфічним джерелом управлінської інформації є чутки. Вони — продукт мистецтва колективу, який намагається пояснити складну емоційно значущу для нього ситуацію за браку або відсутності офіційних даних. При цьому початкова інформація, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і коригується до тих пір, поки не сформується варіант, який влаштовує більшість. Істинність цього варіанту залежить не тільки від істинності початкового, але й від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80−90%.

Оскільки люди схильні вважати, що подібна інформація виходить з достовірних джерел, керівництво фірм часто використовує цю обставину, поширюючи інформацію, яка через ті або інші причини не може бути оголошена офіційно. В той же час необхідно мати на увазі, що довір'ям до чуток часто користуються і учасники конфліктів, бажаючи схилити оточуючих на свій бік.

Будь-яка за змістом інформація має форму різних її матеріальних носіїв (у виді електричних імпульсів, усна, магнітного запису, письмових документів, перфокарт і т.д.). В управлінні найбільше значення належить інформації, зафіксованій на постійних носіях. 5, c. 189].