Теорія організації

РефератДопомога в написанніДізнатися вартістьмоєї роботи

Теорія організації (реферат, курсова, диплом, контрольна)

ІНСТИТУТ РЕКЛАМИ, ТУРИЗМУ І ШОУ-БИЗНЕСА.

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ По курсу: «Теорія организации».

Виконала: студентка 3-го курса.

Зорько А.А.

Перевірив: __________________.

__________________.

Москва, 1999.

Cодержание: |Лекція 1. Організація як процес і явище, форми організації, | | |класифікація організацій… |3 | |Лекція 2. Загальне поняття системи. Ознаки, типи й властивості… |5 | |Лекція 3. Види управлінських структур … |6 | |Лекція 4. Функції управління та його зв’язок із структурою… |8 | | | | |Лекція 5. Конкретні функцій управління (КФУ)… |9 | |Лекція 6. Процедури та проведення операції… |10 | |Лекція 7. Організаційна система. Система | | |управління. Стратегічне управління. Розподіл |11 | |функцій… | | |Лекція 8. Господарські організації. Їх еволюція. Форми… |13 | |Лекція 9. Класифікаційні характеристики, форми | | |господарських організацій. Ставлення до власності… |15 | |Лекція 10. Суб'єкти і об'єкти організаційної | | |діяльності… |17 | |Лекція 11. Види організаційних робіт, що їх різними | | |суб'єктами управління (приклади)… |18 | |Лекція 12. Мале підприємництво… |20 | |Лекція 13. Документационное забезпечення організаційної | | |системи… |22 | |Лекція 14. Контроль виконання документів… |25 | |Лекція 15. Службові листи. … |27 | |Додаток. Приклади оформлення документів… |27 |.

Лекція 1. Організація як процес і явище, форми організації, класифікація организаций.

Организация (процес) Організація (явище) — проектування орг. процесів — правові норми — закономірності орг. процесів — соц. структура орг-ий — орг. культура, традиції орг. процесів — суб'єкти орг. діяльності, т. е. елементи орг-ий.

Через війну вивчення теорії організації менеджер повинен одержувати такі знання і набутий навички:. Застосування методів наукову організацію праці та організації проектування, практичне використання навичок раціоналізації управлінської праці.. Володіння методами прогнозування розвитку соціально-економічних процесів в орг-ии і - оцінка їх до стану в цей час времени.

4 форми организаций:

1. Юридична особа — зареєстровано, має печатку, розрахунковий рахунок у банку. 2. Неюридическое обличчя — підрозділи организаций.

(не зареєстровано) 3. Неюридическое обличчя — підприємець без орг-ии юридичного лица.

(зареєстровано) 4. Неформальна організація граждан.

Загальні риси всім форм организаций:

1. Наявність по крайнього заходу одну людину. 2. Наявність хоча б однієї спільної мети, спрямованої задоволення потреб та інтересів людини чи акціонерні товариства. 3. Одержання додаткового продукту різні форми (матеріали, духовна форма, інформація). 4. Перетворення ресурсів у ході діяльності (фінанси, потенціал працівників, устаткування, знання, информация).

Класифікація организаций.

Цілі класифікації организаций:

1. Виявлення подібних організацій за параметрами розробки загальних методик їх аналізу та вдосконалення. 2. Кількісна класифікація, кількісний аналіз (розподіл організацій різних типів). Необхідна до створення инфраструктуры.

(наприклад, підготовка кадрів). 3. Визначення державної, зокрема податкової, політики щодо відношення до організаціям різних типов.

Основні ознаки якими класифікуються организации:

1. Урядові і неурядові. 2. Комерційні і некомерційні. 3. Бюджетні й позабюджетні. 4. Громадські й господарські. 5. Формальні і неформальні. 6. По галузевої спеціалізації (промислові, транспортні, сільськогосподарські, торгові й т. буд.). 7. По самостійності прийняття рішень (головні, дочірні і залежні). 8. За величиною (за чисельністю членів организации).

Урядова орг-ия — статус ПО дається офіційними формами влади. (Наприклад, владою федерального чи на місцевому рівні). На НАТО і ЄС поширюються різні привілеї, а й пред’являються жорстокі вимоги. (Привілеї - фінансування. Вимоги — держ. чиновники не наділені правами очолювати комерційні структури, немає права використовувати привілеї з метою власної вигоди або особистої вигоди сотрудников.).

Неурядові орг-ии — орг-ии, які мають статусу правительственных.

Комерційні орг-ии — організації, ставлять за мету отримання прибутку у сфері засновників чи акционеров.

Некомерційні орг-ии — намагаються задоволення громадських потреб. Отримана прибуток йде засновникам, а використовується на розвиток орг-ии (прибуток не оподатковується налогами).

Бюджетні орг-ии — джерелом фінансування є державний бюджет чи бюджет державний орган (звільняються й від багатьох податків, зокрема від НДС).

Небюджетні орг-ии — самі вишукують джерела финансирования.

Громадські орг-ии — задовольняють потреби своїх членів. Відрізняються від некомерційних тим, що менше масштабні (наприклад, будь-яка партия).

Господарські орг-ии — задовольняють потреби окремих індивідуумів і суспільства шляхом хозяйственно-производительной деятельности.

Формальні орг-ии — це зареєстровані у установленому порядку громадські й господарські организации.

Неформальні орг-ии — організації незареєстровані як у державних органах влади з будь-яким причинам.

Лекція 2. Загальне поняття системи. Ознаки, типи і свойства.

Загальне поняття системы.

Система — це ціле, зібране з двох частин і елементів для цілеспрямованої деятельности.

Ознаки системы:

1. Безліч елементів. 2. Єдність головної мети всім елементів. 3. Наявність зв’язок між елементами. 4. Цілісність і єдність елементів. 5. Структура і ієрархічність. 6. Відносна самостійність. 7. Наявність функції управления.

Закрита й відкритий системы.

Закрита система — система, яка мінімально реагує на вплив зовнішнього середовища й не обмінюється із зовнішнього середовищем продуктами своєї жизнедеятельности.

Відкрита система — система, що у процесі своєї життєдіяльності обмінюється з довкіллям енергією, інформацією і матерією. Біологічні і соціальні системи найчастіше відкриті. Серед технічних переважають закрытые.

вхід вихід вхід выход.

відкрита, але не матимуть закрита зворотної связи.

зовнішня среда.

одностороннє влияние.

Більшість систем містять у собі подсистемы.

Підсистема — це набір елементів, виконують певну функцію і мають автономію у межах систем.

Властивості систем:

1. Система прагне зберегти структуру і цілісність (гомеостаз). 2. Система має потреба у управлінні задля забезпечення взаємодії із зовнішнього середовищем. Управління переймається тим підтримки гомеостазу в мінливих зовнішнього середовища. 3. Эмержентность. Система властиво відсутніх чи відмінних у ній элементов.

Лекція 3. Види управлінських структур.

Лінійна структура. Забезпечує високий рівень управляемости.

Лекция 4. Функції управління та його зв’язок із структурой.

Функції управління — сукупність дій однорідних по деякому ознакою, що забезпечують досягнення приватної цілі й вкладених у досягнення спільної мети управления.

Вирізняють 3 групи функций:

1. Виробничі. 2. Управління виробництвом. 3. Управління управлением.

Виробничі функції здійснює виробничий персонал (фахівці): робочі, техніки, інженери, конструктори, технологи, інспектори, секретарі, бухгалтери, продавці. Функції осуществляющиеся по створенню й продажу товарів хороших і услуг.

Управління виробництвом здійснюють майстра ділянок, бригадири, керівники груп, і проектів, т. е. Ті, у підпорядкуванні фахівці (менеджеры).

Управління управлінням здійснюють керівники, у підпорядкуванні перебувають менеджери, керівники, займаються стратегічним управлінням, зовнішнім представництвом і консультаційну діяльність. Вони направляють діяльність менеджерів відповідно до метою та місією организации.

Розподіл функцій управления.

|Категории |Управління |Управління |Виробництво | |працівників |управлінням |виробництвом | | |Керівники |+ | +? | -? | |Менеджери |- |+ | +? | |Фахівці |- |- |+ |.

Кожна функція управління відрізняється 3-мя параметрами:

1. Трудомісткістю, яка вимірюється в годиннику. 2. Сложностью:

— низька складність — технічні операции;

— середня складність — логічні операции;

— висока складність — творчі операції. 3. Самостійністю — визначається через калькуляцію всіх видів операцій та складових конкретну функцію управління (КФУ).

Лекція 5. Конкретні функцій управління (КФУ).

КФУ — найважливіший елемент при побудові структури організації, т. до. від своїх набору (набору КФУ) залежить об'єм і структура системи управления.

Малі підприємства мають близькі по трудомісткості і труднощі КФУ. Їх можна поділити 4 групи. 1. Базовий. 2. Галузевий. 3. Груповий. 4. Специальный.

Базовий набор:

— управління производством.

— управління бухгалтерським учетом.

— управління технічною освітою і соціальним развитием.

— управління технічною освітою і соціальним обеспечением.

— управління технікою безопасности.

— управління і заробітної платой.

— управління персоналом.

— управління маркетингом.

— управління финансами.

— управління охоронної безопасностью.

— стратегічне управление.

— управління представницької деятельностью.

Галузевий набор:

— пов'язані з галузевої спецификой.

Груповий набор:

— залежить від правових форм (АОО, ЗАТ, ТОВ) і зажадав від виду организации.

Спеціальний набор:

— пов'язані з реалізацією спеціальних функцій (зовнішньоекономічна діяльність, благотворительность).

Лекція 6. Процедури і операции.

Функції управління можна видати за набір типових процедур (формулювання завдання, збирати інформацію, розробка варіантів рішень, твердження рішень, організація виконання праці та здачі роботи заказчику).

Процедура — це будь-яка частина роботи і об'єкти, пов’язані із нею, повторювані при однакових зовнішніх условиях.

Процедура ділиться на операции.

Операції - це діяльність із виконання функцій, які можна розглядати, як елементи при побудові алгоритма.

Класифікація операцій із об'єкту діяльності, зі убутній сложностью.

Лекція 7. Організаційна система. Систему керування. Стратегічне управління. Розподіл функций.

Організаційна система — система, у якої перебувають організації + систему управління управлінської деятельностью.

Систему керування — сукупність всіх елементів, підсистем і комунікацій з-поміж них, і навіть процесів, які забезпечують заданий функціонування организации.

Систему керування будується з урахуванням типового функціонального ланки, яке проектується з урахуванням наступних принципов:

1. Принцип однозначності, тобто відбиток одиничної самостійної функції. 2. Принцип детерминированности, тобто ухвалення рішення грунтується на 1 вході і одну выходе.

in out.

3. Принцип стабільності, тобто зміна трудомісткості функції, в нормативних межах, має відбиватися на структурі зв’язку типового ланки коїться з іншими ланками. 4. Принцип обмеженості, тобто сфера прийняття рішень в типовому функціональному ланці має чітких меж. 5. Принцип узгодженості, тобто типове функціональне ланка має відповідати вимогам середовища функціонування. 6. Принцип деталізації, тобто типове ланка має реалізовувати одну функцію плюс все процедури, необхідних його реалізації. 7. Принципи вдосконалення, тобто мусить бути закладено можливість зниження трудомісткості і підвищення качества.

Для малого підприємства функціональна схема управління з урахуванням типового функціонального ланки має наступний вид:

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ.

УТ УТ УТ.

ПР ПР ПР.

ЗІ ЗІ СО.

УПРАВЛІННЯ УПРАВЛІННЯ УПРАВЛЕНИЕ.

ВИРОБНИЦТВОМ ПЕРСОНАЛОМ МАРКЕТИНГОМ.

УТ.

УТ УТ.

? ПО.

ОР.

Кожна загальна функція управління становить КФУ, куди входять набір процедур:

. підготовка рішень (ПО);

. узгодження (СО);

. прийняття рішень (ПР);

. твердження (УТ);

. організація виконання рішень (ОР).

Пріоритет процедур визначає відповідальність исполнителя.

Можливі інші, які від табличного розподілу, розподілу і операцій серед працівників: 1. Робітник виконує 1 функцію. Кількість і працівників визначається складністю і трудомісткістю функції з одного сторони, і номами робочого дня з іншого. 2. Робітник виконує кілька функцій протягом періоду. Кількість праці визначається зв лише складністю і трудомісткістю, а й совместимостью.

По параметру совмести мости функції бывают:

. Однакові, тобто реалізовані з одних і тим самим правилам.

. Однотипні, які виконуються за правилами лише у сфере.

. Різнотипні, за правилами в різних сферах.

Кількість функцій однієї работника:

[pic].

K1Фi — рівень складності (1−3);

K2Фi — коефіцієнт совместимости;

Kip — рівень складності (max);

Ti — трудомісткість функции;

Tn — нормативне час; n — число функций.

Норма виконання функции:

|Норма складності |1 |2 |3 | |Коэфф. совмест. |1 |2 |3 |1 |2 |3 |1 |2 |3 | |max у ф-ий |24 |17 |12 |17 |12 |9 |12 |9 |6 |.

Лекція 8. Господарські організації. Їх эволюция.

Господарські організації - це організації, які задовольняють потреби чоловіки й суспільства в зовнішньої в організацію среде.

Товари Послуги Знання Информация.

Господарські організації можуть мати такі форми собственности:

— государственную.

— муниципальную.

— общественную.

— арендную.

— частную.

— групповую.

— змішані форми собственности.

Господарські організації поділяються на виборах 4 группы:

1. Мікро. 2. Малі. 3. Середні. 4. Крупные.

До малому підприємству можна віднести господарські організації, задовольняють наступним критериям:

1. Частка статутного капіталу, що належить його засновникам, які є суб'єктами малого підприємства, має перевищувати 25% від статутного капіталу. (Цей критерій дозволяє відрізнити малі від дочірніх.) 2. Граничне значення середньоспискової чисельності працівників на повинен перевищувати (среднесписочные — штатні співробітники без сумісників і договорников):

промышленность будівництво транспорт 100 человек сельское господарство інноваційна діяльність (науково-технічні розробки) 60 человек наука наукове обслуговування роздрібна торгівля громадське харчування побутове обслуговування 30 человек оптовая торгівля решта видів діяльності 50 человек.

Еволюція господарських организаций.

Лекція 9. Класифікаційні характеристики, форми господарських організацій. Ставлення до собственности.

Характеристика господарських організацій за пунктами, відмінними від величины:

1. За час действия:

— термінові (в реєстраційних документах вказується, який термін створена организация);

— безстрокові. 2. По сезону:

— такий її різновид організації дає можливість набирати персонал визначений період. 3. По масштабу производства:

— единичные;

— серийные;

— масові. 4. По спеціалізації производства:

— специализированные;

— універсальні. 5. По номенклатуре:

— монономенклатурная;

— многономенклатурная.

Форми господарських организаций.

1. ТОВ — Суспільство з Обмеженої Відповідальністю. 2. Суспільство з додатковою відповідальністю. 3. АТ — Акціонерне Суспільство. 4. Повне товариство. 5. Товариство на вірі. 6. Виробничий кооператив. 7. Унітарні підприємства. 8. Споживчий кооператив. 9. Заснування. 10. Асоціації і союзы.

Господарські організації мають власністю, яка потрібна на виробництва основного продукта.

Ставлення до собственности:

1. Володіння (право споживання речі й одержання нього доходу) то, можливо законним незаконною. Законним власником то, можливо несобственник.

(орендар чи заставоутримувач). 2. Користування (експлуатація речі з правом отримання прибутку). 3. Розпорядження (право визначати юридичну долю речі). Може існувати окремо від володіння. 4. Відповідальність громадянська чи тягар власності - обов’язок відшкодування збитків, сплати неустойки за заподіяний власнику ущерб.

(долевая, солідарна, субсидиарная).

(Субсидиарная — додаткова відповідальність третіх осіб, якщо вони гаранти по договору.).

Лекція 10. Суб'єкти і об'єкти організаційної деятельности.

Організаційна діяльність — створення чи вдосконалення механізму управління у відповідність до цілями і завданнями системы.

Ця функція здійснюється об'єктами і суб'єктами, належить до управлінню управлінням. Об'єкти і суб'єкти визначаються з їхньої відношення до управлінським воздействиям.

Суб'єкт — джерело управлінського воздействия.

Об'єкт — приймач і виконавець управлінського воздействия.

Суб'єкти організаційної діяльності виконують у рамках КФУ такі процедуры:

1. Прийняття решений.

2. Твердження решений.

3. Організація выполнения.

Об'єкти виконують процедуры:

1. Підготовка решения.

2. Узгодження решения.

3. Інформаційна работа.

4. Введення робіт заказчику.

Поняття «суб'єкт» і «об'єкт» є відносними і залежать від місця в ієрархічної структуре.

Необхідно поділяти і усвідомлювати відмінність своїх прав як об'єкта і суб'єкта. Це дозволяє менеджеру правильно будувати своєї роботи, розподіляючи час між двома видами організаторської діяльності Організаційна діяльність основних суб'єктів господарських і громадських організацій включає загальні та конкретні види деятельности.

Загальні, тобто независящие від предметної області, види діяльності, викладені у вигляді положень про відділах і службах і посадових инструкциях.

До об'єктах організаційної діяльності лише на рівні країни ставляться: президент, члени ради федерації, депутати Державної Думи, голова уряду, федеральний министр.

Їх організаційна діяльність регламентується конституцией.

До суб'єктам організаційної діяльності господарських організацій ставляться: директор, його заступники, колективні органи компанії, зовнішні органи нагляду (пожежні, податкові інспекції тощо. п.).

Організаційна діяльність суб'єктів поділяється на специфічну і общую.

І всі інші види діяльності позначаються на такі документи його як стану та інструкції діяльності суб'єктів управління организации.

Лекція 11. Види організаційних робіт, що їх різними суб'єктами управління (примеры).

Директор організації зобов’язаний виконувати такі функции:

1. Організовувати дотримання законів (РФ). За порушення законів директор несе персональну, адміністративну та кримінальну відповідальність. 2. Забезпечувати злагоджену роботу підрозділів, і заступників. 3. Організовувати виконання рішень вищих органів чи власників організації. 4. Організовувати виконання виробничого плану, укладених угод та інших угод. 5. Виконувати представницькі функції організації у зовнішній середовищі. 6. Створювати сприятливі умови для продуктивного й екологічно безпечного праці. 7. Організовувати облік результатів роботи організації та надавати його результати певним у законодавстві чи статутних документах органам. 8. Забезпечувати комунікації, необхідних ефективнішої роботи персонала.

(Директор стверджує номенклатуру справ у организации.).

Заступник директора з питань (він також головний економіст, він також фінансовий директор) виконує такі види організаційних работ:

1. Удосконалює діяльність організації, спрямовану для досягнення найкращих результатів при найменших видатках. 2. Координує діяльність всіх підрозділів для розробки перспективних і поточних планів економічного розвитку. 3. Створює і покращує нормативи трудовитрат, витрати матеріалів і виробничих потужностей (вводить і змінює внутрішньофірмові нормативи за трудозатратами тощо. буд., може користуватися стандартними нормативами, а може розробляти і можу твердити). 4. Організовує розробку планової і облікової документації (із питань економіки). 5. Веде техніко-економічний аналіз стану і планування, впровадження нової техніки, винаходів, раціоналізаторських пропозицій і розділів бізнеспланів. 6. Веде комплексний економічний аналіз. 7. Організовує якісне заповнення статистичної і бухгалтерської звітності та здійснює контроль з неї. (Бухгалтерія належить до сфери діяльності заступника директора по экономике.).

Заступник директора по маркетингу должен:

1. Проводити чи управляти дослідженнями кон’юнктури ринку виробництва і споживчого попиту. 2. Забезпечувати рекламу і стимулювання збуту. 3. Організовувати сервісні центри про ремонт, експлуатації і технічного обслуговування. 4. Розробляти й реалізовувати довгострокові, середньострокові, оперативні програми маркетингу. 5. Збір і систематизація комерційної інформації з кон’юнктурі ринків збуту продукту. 6. Створювати бази даних із маркетингу, які включають заявки про поставки, характеристики ринку, даних про його сегментах. 7. Організовувати мережу збуту. 8. Визначати вимоги до асортименту, обсягу, номенклатурі своєї продукції. 9. Планувати продуктовий портфель організації. 10. Участь у роботі ярмарків, виставок, презентацій. 11. Планування відвантаження готової продукції. Контроль мсполнения контрактов.

Начальник відділу матеріально-технічного постачання (він також заступник директора з логістики, начальник відділу логистики):

1. Здійснює контролю над укладанням договорів постачання за матеріальнотехнічному забезпечення. 2. Організовує своєчасне придбання матеріальних ресурсів, їх зберігання та доставку відповідно до виробничої програмою та аналогічних норм витрати. 3. Організовує роботу складських підрозділів. Забезпечує умови збереження і безпеки матеріальних ресурсів. 4. Організовує інвентаризацію тих матеріальних цінностей на складах.

Заступник директора по производству:

1. Організовує своєчасний випуск якісної продукції. 2. Забезпечує застосування стандартів, технічних умов, тих нормативних документів, необхідні виробництва. 3. Забезпечує керівництво контроль над діяльністю виробничих підрозділів. 4. Забезпечує дотримання норм охорони праці, техніки безпеки, промислової санітарії. 5. Організовує реалізацію виробничих планів предприятия.

Лекція 12. Мале предпринимательство.

Підприємницька діяльність — самостійна діяльність, осуществляющаяся на ризик, спрямовану систематичне отримання прибуток від користування майном, продажу товарів, виконання робіт тощо., суб'єкти якої зареєстровані у цьому в встановленому законом порядке.

Великі підприємства — визначають економічну технічну міць країни. З метою сомосохранения тяжіють до інтеграції в міжнародному масштабі. У результаті чого втрачають національну прив’язку і може діяти у збитки національним економічним интересам.

Середній бізнес — залежить від внутрішньої економічної кон’юнктури, яка визначається впливом із боку імпортних товарів. Його завдання — утримати земельну частку національного рынка.

Малий бізнес — швидка адаптація до жорстким зовнішніх умов відбувається на рівні підприємств, що використовують свої об'єктивні переваги в гнучкості, мобільності і швидкості пристосування до запитів рынка.

До 1998 року було виплачено близько 127 000 підприємств. Державні підприємства становлять зараз 16% від кількості юридичних, зокрема 13 000 унітарних підприємств. І лише 5 000 пакетів акцій, закріплених в власність государством.

За галузями приватизировано:

У кольоровій металургії - 92%.

У нафтохімічної промисловості - 95%.

У чорної металургії - 99%.

У легку промисловість — 100%.

У сільське господарство — 60−70%.

Після приватизації пройшов процес розукрупнення підприємств, і з колишніх державних підприємств створено малі і середні. Та більшість підприємств, створених у процесі приватизації, зберегли застарілу техніку й технологію, і навіть архаїчні структури та методи управління. Слабкий інноваційний потенціал, тобто незатребуваність досягнень ТНС в розробці й виробництві продукции.

Іншими проблемами приватизованих підприємств є недоліки мотивації персоналу, авторитарні способи прийняття рішень, неефективність використання ресурсів, великі матеріальні витрати, слабка контрактна і технологічна дисципліна, фінансових труднощів, пов’язані з неефективною податкової політикою, долгами.

Загальносистемні проблеми, у управлінні малими предприятиями.

1. Орієнтація на короткострокові результати, відсутність стратегічного підходу. 2. Зниження рівня компетентності управління. Реактивне управління. 3. Недолік інформованості про стан ринку. 4. Посилення протиріч між керівником і работниками.

СОБСТВЕННИК.

МЕНЕДЖЕР РАБОТНИК.

Зв’язки елементів класичного управлінського трикутника би мало бути такими, щоб забезпечувати рівновагу системи, необхідне його розвитку. За сучасних умов у цей трикутник несформирован або має сталістю, оскільки рада директорів не відбиває інтереси зовнішніх акціонерів, профспілки слабкі, колективні договори укласти неможливо. Представництво колективів у системі прийняття рішень відсутня, правління відбиває інтереси директора.

У результаті, управління підприємством представляє равнодействие сил директора та стратегічного інвестора, що зумовлює конфлікту, частіше у користь инсайдеров.

Чинники довкілля несприятливі для малих предприятий.

1. Взаєморозрахунки з підприємствами. 2. Домінанта ціноутворення (вплив чинника ціноутворення). 3. Вільний вибір контрагентів (суміжників, покупців тощо). 4. Чинник інтеграції між підприємствами малорозвинений (у зв’язку з низькому рівні виконання контрактів). 5. Систему оподаткування (70% збанкрутілих підприємств — боржники бюджету — доведені до банкрутства штрафами через несплату налогов).

Лекція 13. Документационное забезпечення організаційної системы.

Документ — це, записана на матеріальному носії будь-яким способом, видана або отриманий юридичним чи котра фізичною особою для використанні у своїй деятельности.

Діловодство — сукупність робіт з документування управлінської роботи і організації документооборота.

Документообіг — рух документів мають у організації з їх створення або отримання до виконання чи отправки.

Рух документів — рух управлінської інформації для виконання функцій управління, прийняття прийняття рішень та їх втілення в жизнь.

Під час створення документів необхідно дотримуватися принципу достатності і неизбыточности.

Культура роботи з документами визначає рівень організаційної культури для підприємства і відданість забезпечує підвищення ефективності управления.

У малих підприємствах простіша схема управління (простіша схема документообігу (цю систему більш рациональна.

Документообіг — регламентована схема руху документів по пунктах обробки до виконання необхідних творчих, формальнологічних і технічних операцій із документами.

Вимоги до документообороту:

1. Прямоточность руху (або згори донизу — спадне, або знизу вверх.

— висхідний, без створення петель). 2. Вибірковість у розподілі документів мають у відповідність до функціональними обов’язками. 3. Необхідність і достатність маршруту. 4. Однаковість маршрута.

Основними нормативними документами у створенні, які регламентують документообіг, є інструкція з діловодства і номенклатура дел.

Документообіг — одне з функцій организации.

Документообіг складається з таких документопотоков:

1. Вхідного, що складається з документів вищих організацій, органів влади й управління, підвідомчих організацій, неподчиненных організацій (організацій, існуючих у зовнішній середовищі паралельно), контрольованих організацій, граждан.

2. Вихідного, що складається з інформації, яке б з організації в навколишнє середовище (див. п. 1, але у зворотний сторону).

3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами й окремими виконавцями всередині организации.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функцією організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими организациями.

Єдність правил документування управлінської діяльності забезпечує застосування державної пенсійної системи документационного управління, затвердженої урядом РФ 24.06.1992 № 118-р і ГОСТ 638–90 і яка називається «Система організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до оформлению.».

Цю систему визначає вимоги до оформлення документів і майже вводить поняття «бланк документа» і «реквізити документа».

Бланк документа — набір елементів обов’язкових при цьому виду документа, розміщених у певної послідовності. Основними елементами бланка є реквизит.

ГОСТ передбачає наявність тридцяти обов’язкових реквізитів на бланку документа, але де вони існують не одночасно, й у різних видів документа може бути різний состав.

Перерахуємо окремі. Номер реквізиту відбиває послідовність їх нанесення на бланк. 6. Міністерство. 7. Назва установи, організації (див. Цивільний кодекс). 8. Структурне підрозділ. 9. Поштовий адресу (юридичний), телефон, банківські реквізити, можливо включення e-mail. 10. Вигляд документа. 11. Дата складання документа в форматі ДД.ММ.ГГ. 12. Реєстраційний індекс. 13. Посилання на вхідний (зв'язку з іншими документами). 14. Місце створення (може відрізнятиметься від юридичного адреси). 16. Адресат. (Всі перелічені реквізити ставляться до бланку документа.) 17. Гриф затвердження (уражає зовнішнього потоку). 18. Резолюція (наприклад виконання документів, й у внутрішнього потоку). 19. Заголовок (короткий зміст документа, відповідає питанням «Про що?» й оформляється в форматі [Про …]). 21. Текст документа. 22. Позначка про додатках. 23. Підпис (найменування посади, сама підпис, Прізвище І. Про.). 24. Согласование (з ким узгоджений цей документ ще, із зазначенням посади, Прізвища І. Про. особи, з яким узгоджений документ). 25. Візи (свідоцтво про знайомство з документом, вказується Прізвище І. Про.) 26. Печатка (печатку на підпис першої особи — ми, у загниваючій західній системі - підпис чи печатку). 28. Ф.И.О. виконавця документа. 29. Позначка про виконання й напрямі в дело.

Лекція 14. Контроль виконання документов.

Функція контролю виконання доручається відповідального за діловодство, і навіть на лінійних керівників, яких зазнають відповідальність за своєчасне виконання рішень, які стосуються сфері їх компетенции.

Формальний контроль ділиться на:

— Попередній, який має активне управлінське впливом геть хід виконання документів і майже регулює процес підготовки й ухвалення рішення. Попередній контроль відстежує ті процедури, які передують прийняттю решения.

— Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично і відданість забезпечує збирання та обробку аналітичної інформацію про виконавчої дисципліни предприятия.

Контролю виконання підлягають всі документи, потребують прийняття рішень, складання відповідей, внесення змін — у нормативні і інструктивні документы.

Предметом контролю у розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а які у них завдання й сроки.

Склад наймасовіших категорій контрольованих документів із зазначенням типових термінів їхнього виконання вказується в інструкції з діловодства і містить найважливіші з погляду цілей організації види документов.

У технології контролю виконання виділяються 4 етапу: 1. Постановка для контролювання. 2. Ведення контролю. 3. Зняття з контролю. 4. Аналіз виконавчої дисциплины.

Документ вважається виконаним і звільняє з контролю після реального і остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, які у документі та резолюціях й у випадках повідомлення результатів зацікавленим учереждением чи наявністю документального підтвердження виконання документа.

При організації діловодства у системі керування слід виходити із те, що документообіг — одну з найважливіших обслуговуючих функцій, які мають виконуватися спеціальної службою або спеціально виділеними сотрудниками.

Функцією такий служить документационное забезпечення діяльності установи, куди входять прийом, облік, розподіл, печатку та розмноження, і навіть відправка документів, контролю над виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовка справ капітулювати в архив.

Наступна функція — це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділи, технічне та програмне забезпечення системи діловодства і навчання й підготовка співробітників ведення документов.

Лекція 15. Службові письма.

Службове лист — засіб обміну інформацією між установами i громадянами, між структурами организации.

Листи становлять близько 80% документообігу у створенні. Це визначає підвищені вимоги до оформлення письма.

Через великих обсягів документів мають у формі листів, до змісту листи і до його оформленню пред’являються жорсткі требования:

1. Обсяг листи ні перевищувати однієї сторінки (бажано). 2. Текст листи ні допускати різних тлумачень («страчувати не можна помилувати»). 3. Текст листи має бути присвячений одного. Задля більшої сприйняття і розуміння тексту доцільно починати переказ із істоти питання, помістивши докази декларативності й висновки у другій частині листи. 4. Існує давня традиція уніфікації тексту листів, що «зачіпає словниковий склад, синтаксис, графіку листи, пунктуацією і стиль. Тому можливо використання стандартних текстів листів. У цьому необхідно враховувати, що стандартний текст може відповідати реальних ситуацій. Практика показує, що стандартні листи можна залучити до половині случаев.

Листи бывают:

1. Супровідні - направляються одночасно з іншими документами мають додаткові інформацію про документах (про практичний зміст, дату надходження тощо.) 2. Інформаційні - часто носять рекламний характер, служать метою повідомити адресата про щось. 3. Запрошення. 4. Дозвіл — зазвичай відбивають факт узгодження якогось питання з іншого організацією. 5. Письмо-мандат — удостоверяющее правомочність людини. 6. Псьмо-подтверждение. 7. Лист-пропозицію. і другие.

Додаток. Приклади оформлення документів (див. ниже).

[Об автоматизації бронювання отелей].

Доводжу до Вашого відома, що у зв’язки України із збільшення обсягу продажу відділ бронювання потребує комп’ютерної програмі, яка автоматично заповнювати форми бронювання готелів і складати остаточні списки вылетающих груп туристов.

Прошу розглянути питання про виділення групи програмістів для написання даної программы.

Начальник відділу бронирования.

А. А Зорько.

[О перенесення виїзного семинара].

Виїзній ознайомчого семінар по Туреччини, провести яку було намічено період із 23.04.99 по 30.04.99 переноситься на період 15.05.99 — 22.05.99 у зв’язку з недостатньою кількістю котрі бажають взяти туристичних агентств.

Начальник відділу з роботи з регіональними представниками М. І. Ротмистрова.

ТОВ «Светал».

Москва, 125 422, Дмитровский перекл., 5.

Тіл.: (095) 956−17−33 факс: (095) 956−1734.

Виробничий отдел.

Положение.

13.05.99 П-3.

«Утверждаю».

Директор ТОВ «Светал».

А. У. Никандров.

13.05.99.

Положення про виробничому отделе.

1. Загальні положения.

1.1 Виробничий відділ здійснює виробництво туристичних путевок.

1.2. Виробничий відділ очолює заступник директора по виробництву, підлеглий безпосередньо директору фирмы.

1.3. Заступник директора із виробництва призначається і звільняється з займаній посаді директором.

1.4. Промзводственный відділ своєї діяльності руководствуется:

. законодавчими й іншими нормативно-правовими актами державної влади управління РФ:

. правилами й інструкціями із виробництва, затвердженими директором фирмы;

. становищем про фирме;

. справжнім положением.

1.5. Виробничий відділ має круглу печатку із визначенням свого наименования.

2. Основні цілі й задачи.

2.1. Основними цілями виробничого відділу є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація виробничого процесса.

2.2. Виробничий відділ вирішує такі задачи:

. вдосконалення форм і методів производства;

. організація виробництва та контролю над виконанням работ;

. участь у розробці та впровадження прогресивних технологій у производство;

. організація підготовки й підвищення кваліфікації працівників отдела.

3. Функції виробничого отдела:

3.1 Функції між структурними підрозділами виробничого відділу розподіляються наступним образом:

3.2.

ТОВ «Светал».

Москва, 125 422, Дмитровский перекл., 5.

Тіл.: (095) 956−17−33 факс: (095) 956−1734.

Должностная інструкція «Стверджую» 13.05.99 Д-5 Директор ТОВ «Днів» р. Москва.

А. У. Никандров.

13.05.99.

Посадова інструкція заступника директора по производству.

1. Загальна часть.

1.1. Заступник директора із виробництва організовує своєчасний випуск якісної продукции.

1.2. Заступник директора із виробництва безпосередньо підпорядкований директору фирмы.

1.3. Заступник директора із виробництва призначається і звільняється з посади директором фирмы.

1.4. На посаду заступника директора із виробництва призначаються особи, вищу оброзование, досвід роботи з керівних должностях.

1.5. Заступник директора із виробництва керується у своїй работе:

. становищем про виробничому отделе,.

. становищем про фирме,.

. справжньої посадовий инструкцией.

2. Основні завдання й обязанности.

2.1. Основне завдання заступника директора із виробництва є організація та контролю над діяльністю виробничих подразделений.

2.2. На виконання зазначеної роботи заступник директора із виробництва обязан:

. організовувати реалізацію виробничих планів фирмы,.

. забезпечувати застосування стандартів, технічних умов, тих нормативних документів, необхідні производства,.

. забезпечувати виконання норм охорони праці, техніки безопасности.

3. Право.

3.1. Заступник директора із виробництва має право:

. вимагати від працівників виробничих підрозділів своєчасного виконання;. доповідати керівництву фірми про випадки порушень встановленого порядку работы.

4. Ответственность.

4.1 Заступник директора із виробництва відповідає за невиконання обов’язків і використання прав, передбачених діючими правовими актами і випадки справжньої инструкцией.

Суспільство з обмеженою відповідальністю «Светал».

Москва, 125 422, Дмитровский перекл., 5.

Тіл.: (095) 956−17−33 факс: (095) 956−1734.

ПРИКАЗ.

від 0.04.99.

№ 276 р. Москва.

«Об зміні режиму роботи у передсвяткові й святкові дни».

Приказываю:

1. Скоротити тривалість робочого дня 30.04.99 до 15:00.

2. Працівники відділу продажу та служби безпеки працюють у утановленном раніше порядку наказом № 7 від 03.01.99.

3. Оголосити 01.05.99, 02.05.99, 03.05.99 вихідними днями.

4. Довести до всіх співробітників фірми даний приказ.

5. Відповідальний за виконання наказу начальник відділу кадрів Сергєєва А.

А.

Генеральный директор ТОВ «Днів» Д. З. Зубринович.

ТОВ «Светал».

Москва, 125 422, Дмитровский перекл., 5.

Тіл.: (095) 956−17−33 факс: (095) 956−1734.

ПРОТОКОЛ.

24.05.99.

№ 123 р. Москва.

Засідання начальників отделов.

Председатель: Никандров А. У. Секретар: Радіщева С. С. Присутсвовали: Зорько А. А., Козирєв В.В., Половнікова Є. Є., Ротмистрова.

М. У., Старовойтов Е.Е.

ПОВІСТКА ДНЯ:

1. Про підготовки до виставці «Туризм і відпочинок — 99 ». (Доповідь відділу маркетингу Старовойтова Є. Є.) 2. Про необхідність розробки нової комп’ютерної програми бронювання готелів. (Доповідь відділу бронювання Зорько А. А.).

1. СЛУШАЛИ:

Старовойтова Е.Е. — текст доповіді прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Ротмистрова Н.В.- до 30.05.99 матеріали для виставки «Туризм і відпочинок -.

99 «буде ретельно підготовлено, побажання уповноважених агентств учтены.

ПОСТАНОВИЛИ:

Схвалити і пристати на пропозицію Старовойтова Е. Е з підготовки до выставке.

2. СЛУШАЛИ:

Зорько А.А. — текст доповіді прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Козирєв В.В. — Розробка нового програмного обеспечения.

ПОСТАНОВИЛИ:

Схвалити пропозицію Зорько А. А. про автоматизації бронювання отелей.

Розробити технічне завдання до 05.06.99, підготувати програму до тестуванню до 30.06.99. Відповідальний Половнікова Є. Е.

Председатель.

А. У. Никандров Секретарь.

С.С. Радищева ———————————;

Объяснительная записка.

14.04.1999 № 132.

Исполнительному директору ТОВ «Днів» Ламзину Д. В.

Начальнику відділу автоматизації Козареву І. И.

Отдел бронювання Доповідна записка.

1999. № 27.

г. Москва внешняя среда.

внутрішня среда.

Господарська орг-ия.

Система управления.

Линейно-штабная схема Линейно-функциональная схема.

виробництво 1 уровень.

2 ур.

персонал.

финансы.

Маркетинг.

3 кр. высшю.

виробництво 1 уровень.

2 ур.

3 кр. высшю.

«Звезда».

Обеспечивает високу стабільність. Характерно відсутність (окремо) зв’язку між окремими підсистемами і натомість дифференциации.

2 ур.

Рук.

«Колесо».

Организация перебуває у умовах мінливих середовища. Ця схема забезпечує гибкость.

Рук.

2 ур.

низовий уровень.

2-ой уровень.

руководитель Взаимное влияние.

блок управления.

система.

вхід выход.

внутрішня среда.

Показати весь текст

Заповнити форму поточною роботою