Функції системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

Обробка та зберігання документів.

До картки може бути «прикріплено» будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп’ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо-або відеоматеріал і т. д.). Ці файли можуть надходити по лініях зв’язку або створюватися в організації з використанням текстових редакторів, наприклад, MS WORD, сканерів, мікрофонів або інших пристроїв, що підключаються до комп’ютера.

Розширення складу реквізитів картки документа.

Картка містить склад реквізитів, що повністю відповідає вимогам діловодства. Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів картки може бути розширений за рахунок додаткових реквізитів. Нові поля можуть створюватися користувачами самостійно без будь-якого програмування. Додаткові реквізити можуть бути різних типів: рядкові, числові, дати. Також забезпечується можливість контролю даних, що вводяться в створені реквізити.

Введення документів.

Введення документів дозволяє вирішити проблему масового введення в систему документообігу електронних образів паперових документів. При реєстрації документів на перших аркушах або на окремих чистих аркушах (аркушах роздільниках) друкується призначуваний системою унікальний штрих-код. У процесі сканування і розпізнавання на окремому робочому місці, обладнаному високопродуктивним сканером, система аналізує штрих-код і обробляє відскановані документи відповідно до зазначеної в ньому інформацією. У результаті електронні образи документів, отримані в заданому форматі, автоматично прикріплюються до відповідних РК.

Рух документів.

У системі існує кілька механізмів організації руху документів. Кожен механізм забезпечує оптимальне виконання того чи іншого діловодного процесу. При роботі над проектом документа картка автоматично пересилається по послідовному або паралельному маршрутом між заздалегідь визначеними согласуючими або затверджують посадовими особами. У процесі пересилання проекту враховується характер винесених віз, контролюються терміни розгляду. Після винесення резолюції готовий документ доводиться до відома виконавців, і контролюються терміни виконання доручень. У системі «ДЕЛО» реалізовано також безліч інших механізмів руху документів: внутрішня адресація, пересилання електронних документів зовнішнім організаціям, повний контроль всіх видів руху паперових документів та інше.

Забезпечення юридичної повноцінності.

У процесі узгодження або затвердження проекту документа користувач може запевнити розглянутий документ електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Це дозволяє забезпечити юридичну правомочність створених електронних документів. Для зберігання сертифікатів ЕЦП можуть використовуватися сторонній засвідчує центр і внутрішньокорпоративний центр управління ключовою системою (ЦУКС), створений на базі програмних продуктів ЕОС та сертифікованих кріптосредств.

Відправка документів.

Система дозволяє формувати реєстри розсилки для експедиції установи, здійснювати надпечатку конвертів, відправляти документи за допомогою систем електронної пошти. Документи, що відправляються за допомогою електронної пошти, можуть бути захищені шифруванням і завірені ЕЦП. З цією метою в системі використовується сертифіковані кріптосредства.

Довідково-аналітична робота.

У міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за поєднанням будь-яких реквізитів РК, а також пошук по тексту документа. При необхідності складний пошуковий запит може бути збережений і використаний неодноразово. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.

Повнотекстовий пошук за змістом документа.

Реалізовано комбінований пошук: одночасно по поєднанню реквізитів реєстраційних карток та повнотекстовий пошук за змістом самих документів.

Робота з взаємопов'язаними документами.

Підтримується можливість встановлення посилань між РК документів або проектів документів, пов’язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного і т. д. Це дозволяє переглядати ланцюжка взаємопов'язаних документів. Посилання можуть встановлюватися і на документи, що зберігаються поза системою документообігу (посилання за URL). Таким чином, документ системи «ДЕЛО» може посилатися на зовнішні інформаційні матеріали або документи, що зберігаються в інших інформаційних системах.

Регламентація прав доступу.

Права користувача в системі регламентують як доступ до картотекам і документів відповідно до їх грифами, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т. д.).