Автоматизована система обробки економічної інформації

Первинна інформація вводиться у комп’ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп’ютера інформацію, за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна, оформлятися в порядку, який забезпечує:

• — достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бухгалтерського обліку і звітності;
• — своєчасність;
• — системність, тобто взаємозв'язок інформації хронологічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;
• — обґрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;
• — юридичну повноцінність інформації, що формується.

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному регістрі - Книзі обліку господарських операцій за формою №К-1. Ця книга містить усі застосовувані малим підприємством рахунки, є комбінованим регістром хронологічного і систематичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів та їхніх джерел на відповідну дату, скласти бухгалтерську звітність.

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку малі підприємства ведуть Відомість обліку заробітної плати за формою №В-8. За наявності у малого підприємства основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів рекомендується для ведення обліку такого майна використовувати Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою №В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою №В-2.

Форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства передбачає обов’язкове ведення таких облікових регістрів:

• — Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою №В-1;
• — Відомість обліку виробничих запасав, готової продукції ті товарів за формою №В-2;
• — Відомість обліку грошових коштів і фондів за формою №В-4;
• — Відомість обліку розрахунків та інших операцій за формою №В-5;
• — Відомість обліку реалізації за формою №В-6 (плата);
• — Відомість обліку реалізації за формою №В-6 (відвантаження);
• — Відомість обліку розрахунків з постачальниками за формою №В-7;
• — Відомість обліку заробітної плати за формою №В-8.

Кожна відомість застосовується, як правило, для обліку розрахунків по одному з використовуваних рахунків.

Сума будь-якої операції записується у двох відомостях одночасно: у першій — по дебету рахунка з наведенням шифру рахунка, який кредитується (у графі «Кореспондуючий рахунок»).

А у другій — по кредиту рахунка з аналогічним записом шифру рахунка, що дебетується.