Контроль за виконанням документів та їх термінами

Контроль за виконанням документів і прийняття рішень — невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина діловодного процесу. [10, с. 211].

Основна мета контролю — забезпечення своєчасного і якісного виконання документів, отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:

• — першу групу контрольних операцій виконують самі керівники всіх рангів;
• — другу — діловодні служби організації.

Основні завдання контрольної служби — контроль за термінами виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і вказівок керівництва; вироблення пропозицій щодо прискорення і вдосконалення документообігу; зміцнення виконавської дисципліни.

Важливою вимогою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції вимагають зосередження інформації в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Контрольні операції повинні бути викладені в інструкції з діловодства, обов’язки, права та відповідальність осіб, пов’язаних з контрольною діяльністю, — в посадових інструкціях.

Інформація про результати контролю повинна надходити до тих керівників, які встановили необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно виконувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі організації.

Підвищення ефективності контролю виконавської дисципліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильно складені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечують визначення відповідного виконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксують у термінах виконання, встановлених в організації.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці і завдання.

Дії з контролю включають:

• — поставлення документа на контроль;
• — своєчасне направлення документа виконавцю;
• — перевірка те регулювання ходу виконання;
• — облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;
• — інформування вищих інстанцій (керівника);
• — підготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями).

Терміни виконання вимірюються календарним днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно із встановленими нормами і бувають:

• — типові (передбачені);
• — індивідуальні (встановлюються керівництвом організації).

Окрім того, за класифікацією сучасних документів терміни за характером виконання бувають: дуже термінові, термінові та безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів. В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів.

Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складних за характером виконання.

Терміни виконання документів можуть бути продовжені, якщо виконавець з об'єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. У такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як за 3−5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

У більшості випадків для повного інформування контрольованих документів використовується обліковий документ — відомість з виконання документів, взятих на контроль.

Технічним засобами контролю за виконанням документів вважаються контрольні картки та заведення службового файлу «контроль» у персональному комп’ютері. Пошук документів на ПЕОМ може здійснюватися послідовним переглядом журналу чи різних «ключів» (автор, кореспондент, дата та ін.).

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття документа з контролю після його фактичного виконання і відповідної відмітки на самому документі «знято з контролю» та запису в журналі обліку документів, взятих на контроль).

Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії. Технічним засобами контролю, окрім того, є печатка (штамп) з написом «контроль», яка відтискається на відповідному документі.

Сучасне суспільство недарма вважають інформаційним. Оскільки на даному етапі розвитку цивілізації вчасно прийняте і виконане управлінське ріщення відіграє ключову роль в діяльності будь-якого підприємства чи організації. Даний принцип ефективної роботи може бути дотриманий тільки за умов чіткої і злагодженої роботи колективу, адже для ефективної роботи всієї установи необхідна оперативна і ефективна робота структурних підрозділів.