Особливості організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Стосовно питання методів бухгалтерського обліку зауважимо, що в даному разі йдеться не про окремі методи оцінювання майна, зобов’язань тощо, а про складові загального поняття методу бухгалтерського обліку. Отож згадаймо, що під методом бухгалтерського обліку в цілому розуміють сукупність способів дослідження і відбиття господарських операцій в його межах. Традиційно ця сукупність визначається як група елементів методу, до складу якої входять: — документація; - інвентаризація; -оцінка; - калькулювання; - бухгалтерські рахунки; - подвійний запис; - баланс; -звітність. Під процедурами бухгалтерського обліку слід розуміти встановлений порядок дій з відбиття та обробки інформаційних потоків про фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання. При цьому йдеться не тільки про фіксування інформації в системі плану рахунків, а й про внутрішній порядок облікового циклу. Нагадаймо, що обліковий цикл складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. Кожний з етапів містить набір певних операцій (процедур). Так, на етапі первинного обліку здійснюється збирання, пошук інформації. Поточний облік характеризується такими процедурами, як класифікація, обробка, часткове узагальнення. І, нарешті, третій етап — підсумковий — містить процедури повного узагальнення та зберігання інформації. Окрім того, усі названі етапи, безумовно, вимагають процедури фіксування інформації. Організаційна складова облікової політики регулює в повному обсязі механізм організації бухгалтерського обліку в кожній конкретній установі. Зазначені питання висвітлюватимуться у відповідному розділі. Облікова політика установи є основою внутрішнього регулювання обліку, і щоб вона набула нормативного статусу, її формалізують у вигляді наказу про облікову політику. Загалом він має такий вигляд. Загальні положенняОрганізаційно-правова форма установи. — Рівень бюджету, з якого установа отримує фінансове забезпечення. — Рівень установи як розпорядника коштів. — Галузева належність установи. — Види діяльності установи (основні та додаткові) відповідно до статуту. — Обсяги діяльності бюджетної установи за видами та джерелами фінансового забезпечення. — Кількість персоналу, що працює в установі. 1. Організація бухгалтерського обліку — Форма організації бухгалтерського обліку. — Форма організаційної побудови бухгалтерської служби. — Форма організації структури апарату бухгалтерії. — Права й обов’язки головного бухгалтера, заступників головного бухгалтера, працівників бухгалтерії (додаток — посадові інструкції). — Чинна нормативна база бухгалтерського обліку даної бюджетної установи. — Форма бухгалтерського обліку (додаток — примірники форм облікових регістрів). — Робочий план рахунків (додаток — таблиця рахунків бухгалтерського обліку, прийнятих до використання з відповідним рівнем аналітичності). — Облікові номенклатури (додаток — сформовані за напрямками бухгалтерського обліку облікові номенклатури). — Форми первинних документів (додаток — зразки форм, заповнені згідно з вимогами нормативних документів). — Графік документообігу по даній установі (додаток — оперограми або документограми, зведені графіки руху документів, сформовані за напрямками бухгалтерського обліку). — Форми звітності (додаток — зразки форм бухгалтерської звітності з робочими інструкціями щодо їх заповнення). — Графік складання та подання звітності (додаток — графік руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу бухгалтерського обліку із зазначенням відповідальних осіб). — Порядок ведення архіву установи. — Перелік працівників, які мають право підпису носіїв облікової інформації (додаток — список осіб із зіставленням зразків їхніх підписів). — Перелік працівників, які мають право на отримання, зберігання та видачу товарно-матеріальних цінностей (додаток — список осіб із зіставленням зразків їхніх підписів). — Перелік осіб, відповідальних за організацію технічного та ергономічного забезпечення облікового процесу. — План заходів з проведення інвентаризації (додаток — склад комісії, графік проведення інвентаризації по установі тощо). — Перелік осіб, відповідальних за інформаційне забезпечення. — План заходів щодо організації соціального забезпечення бухгалтерської служби.

Бухгалтерський облік в бюджетних установах є системою контролю за наявністю та рухом бюджетних і позабюджетних коштів, будується на загальноприйнятих у міжнародній практиці принципах, виконує управлінську, контрольну і інформаційну функції, але має певні особливості і розглядається як окремий вид діяльності та самостійний навчальний курс. Бюджетні установи — є юридичними особами, мають замкнену систему обліку і ведуть облікову політику, спрямовану не на зіставлення витрат і результатів праці та отримання прибутку, а на облік видатків у процесі надання нематеріальних послуг. Облік в бюджетних установах ведеться майже в 100 тисячах установ і організацій різного профілю — освіти, науки, медицини, органів законодавчої чи виконавчої влади, силових міністерствах і відомствах. Ці установи утримуються за рахунок коштів державного чи місцевих бюджетів і тому називаються бюджетними.

Фінансово-господарська діяльність бюджетних установ як суб'єктів господарювання характеризується низкою особливостей, які впливають на побудову бухгалтерського обліку: Бюджетні установи функціонують на правах державної чи комунальної форми власності. Таке положення визначає порядок придбання цінностей за державні кошти, формування власного капіталу як основи для започаткування та подальшого здійснення діяльності, відчуження майна; Бюджетні установи належать до неприбуткових організаціях — метою їх діяльності є не отримання прибутку, а надання нематеріальних послуг. На відміну від готової продукції вони не є носіями матеріальної субстанції та не оприбутковуються на складі. Відсутнє поняття виробничого браку, а отримання негативного результату може розглядатися також як результат; Бюджетні установи у процесі надання нематеріальних послуг здійснюють видатки, які за економічним змістом відрізняються від витрат суб'єктів підприємницької діяльності. Під видатками розуміють державні платежі, що не підлягають поверненню, тобто такі платежі, які не створюють і не компенсують фінансові вимоги; Бюджетні установи не наділяються оборотними коштами. Їхнє фінансове становище визначається своєчасністю і повнотою надходження асигнувань з відповідних бюджетів чи оплатою рахунків згідно з прийнятими зобов’язаннями. Бюджетні установи є первинною ланкою бюджетної системи країни і беруть участь у виконанні як дохідної, так і видаткової частини бюджету відповідно до затвердженого кошторису — основного планово-фінансового документа, який підтверджує повноваження кожної установи щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і напрями витрачання коштів.

Правильність бухгалтерського обліку забезпечується єдністю системи бухгалтерського обліку, що будується на бюджетній класифікації. Бюджетна класифікація передбачає науково обґрунтоване обов’язкове групування доходів і видатків за однорідними ознаками, які закодовані певним чином ів за однорідними ознаками, які закодовані певним чином. У сенсі ведення бухгалтерського обліку бюджетних установ класифікація має організуюче та правове значення. Перше виявляється в тому, що вона дає змогу однорідно враховувати доходи та витрати, складати звітність, здійснювати контроль і аналіз за кожним видом доходів і видатків, кодувати показники під час машинного опрацювання. Правове значення бюджетної класифікації полягає в тому, що всі показники доходів і видатків, передбачені в бюджеті і згруповані відповідно до бюджетної класифікації, є фінансовими планами, обов’язковими до виконання. Розглядаючи теоретичні основи обліку бюджетних установ, треба зупинитися на такому важливому питанні, як План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. Господарська діяльність будь-якої установи чи організації супроводжується значною кількістю операцій, які мають бути відображені в системі бухгалтерського обліку. Такі операції називаються трансакціями. Трансакції вносять зміну в обидві частини балансового рівняння — і в активну, і в пасивну. Але простого відображення зазначеної події щодо активів і пасивів недостатньо, оскільки для повноцінного управління, планування, оцінки і контролю діяльності потрібна докладніша інформація. Засобами класифікації цієї структури щодо бухгалтерського обліку є бухгалтерський рахунок.

Велика кількість і різноманітність трансакцій, що здійснюються в процесі господарської діяльності бюджетних установ і організацій, потребує неабиякої кількості бухгалтерських рахунків, які, своєю чергою, для оптимізації облікового процесу повинні бути систематизовані у вигляді якоїсь схеми чи форми. Втіленням такого упорядкування і є План рахунків, що становить класифікацію номенклатури бухгалтерських рахунків. Бюджетні організації здійснюють бухгалтерський облік відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 10 грудня 1999 року № 114 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 20 грудня 1999 року за № 890/4183.

План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, розроблений на підставі міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, призначений для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій установ та організацій, основна діяльність яких ведеться за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів. Для забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних синтетичних субрахунках бухгалтерського обліку із застосуванням вимог Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ затверджено Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ. Ця інструкція спрямована на забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних субрахунках бухгалтерського операцій на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку, встановлених Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. Отже, бюджетний облік відображає виконання бюджету через облік: доходів, видатків, грошових коштів бюджету на рахунках, фінансування заходів, передбачених і затверджених у бюджеті, фондів, резервів й рахунків, створених у процесі виконання бюджету, касового виконання бюджету і виконання кошторисів видатків бюджетних установ. Тому бюджетний облік дає повну картину виконання бюджетів усіх рівнів. Бюджетний облік, як один із видів бухгалтерського обліку, є науково обґрунтованою системою нагляду, відображення, групування й узагальнення та контролю за кількісними та якісними показниками виконання бюджету.