Знання і навички роботи з документацією на підприємстві

Міністерство освіти і науки України Донецький національний університет Горлівський технікум

ПРАКТИКА ПЕРЕДДИПЛОМНА на Калінінському управлінні праці та соціального захисту населення Горлівської міської ради Керівник практики Кизима Леся Геннадіївна Виконала:

Фоміна Катерина Вікторівна

Зміст

Звіт Вступ

1. Загальні відомості про організацію

2. Структура організації

3. Загальна характеристика місця проходження практики

4. Документація відділу Висновки

Звіт про переддипломну практику студентки групи___

спеціальності «Діловодство»

Горлівського технікуму Донецького національного університету Фоміної Катерини Вікторівни В період з 27 травня 2013 року по 22 червня 2013 року я проходила переддипломну практику у відділі управління працею та соціального захисту населення Калінінського управління працею та соціальним захистом Горлівської міської ради.

Основне завдання, яке було поставлено переді мною, було закріплення на практиці досягнутих підчас навчання знань з спеціальних дисциплін, засвоїти навики у веденні діловодства відділу, набратися достатнього досвіду роботи, яка пов’язана з управлінням праці та соціальним захистом населення, підсумувати досягнуті знання та проаналізувати можливість застосування цих знань саме на практиці.

За час проходження практики була ознайомлений з великою кількістю документів, які стосуються діяльності відділу. Також безпосередньо приймала участь у діловодстві відділу.

По закінченні практики отримала характеристику для пред’явлення на місце навчання.

«__» червня 2013 рік ______________

Вступ На сучасному етапі розвитку актуальним є гарантія права громадян на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та інших випадках. В державі створено систему фондів соціального страхування в яких акумулюються кошти для вирішення соціальних проблем в державі.

Проблема соціального захисту вирішується через фонди соціального страхування, кошти яких відокремлені від фондів Державного бюджету.

В сфері соціального страхування є ряд не розв’язаних проблем, виникає необхідність пошуку шляхів щодо покращення фінансового забезпечення соціального захисту, вирішення та удосконалення процесів організації розрахунків.

Проходження переддипломної практики є актуальним, оскільки підготовка фахівців будь-якої сфери діяльності повинна ґрунтуватись на глибоких знаннях процесу контролю за заробітною платою та соціальним захистом населення.

Головна мета переддипломної практики — узагальнити знання і навички роботи з документацією, ознайомитися з організацією служби документаційного забезпечення на підприємстві, а також розширення, конкретизація знань, одержаних у процесі вивчення теоретичних курсів спеціальних дисциплін.

Об'єктом проходження практики виступило управління праці та соціального захисту населення у Калінінському районі міста Горлівка. Предметом проходження переддипломної практики є процес ведення діловодства в організації та дотримання державних стандартів в частині оформлення документації та роботи з нею.

Основні завдання практики:

— ознайомлення з організаційною структурою документаційного забезпечення управління Калінінського УПСЗН, роботою відділу прийому громадян по наданню грошових виплат і компенсацій;

— ознайомлення з призначенням управління, його напрямками діяльності та документацією;

— ознайомлення з технологією документаційного забезпечення для виплати різних допомог та виплат, порядком формування особистих справ, передання справ до архіву;

— зробити аналіз рівня уніфікації, стандартизації та раціоналізації праці щодо діловодства в апараті управління Калінінського УПСЗН;

— проаналізувати порядок взаємовідносин управління з іншими державними установами.

За результатами проходження практики складено звіт практики, на основі практичних та нормативно-правових актів.

1. Загальні відомості про організацію Управління праці та соціального захисту населення у Калінінському районі утримується за рахунок коштів державного бюджету. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання управління в межах виділених асигнувань визначає голова районної адміністрації після попередньої експертизи у фінансовому відділі. Управління праці та соціального захисту є юридичною особою, має самостійний баланс, реєстраційні рахунки в установах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Управління праці та соціального захисту населення у Калінінському районі відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує реорганізацію заходів, спрямованих на посилення мотивації до праці, удосконалення її організації, оплати та нормування;

2) аналізує ситуацію в соціально-трудовій сфері на відповідній території, стан справ з укладенням колективних договорів на підприємствах, в установах та організаціях; сприяє організації переговорного процесу між сторонами соціального партнерства, надає їм організаційно-методичну допомогу; забезпечує у межах своїх повноважень дотримання законодавства з питань колективно-договірного регулювання соціально-трудових відносин, вирішення колективних трудових спорів (конфліктів); здійснює реєстрацію, облік, зберігання колективних договорів, змін та доповнень до них;

3) бере участь у розробленні та забезпечує разом з іншими культурними підрозділами районні держадміністрації, органами місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян здійснення заходів регіональної програми з питань охорони праці, впровадження регіональної системи запобігання травматизм невиробничого характеру; сприяє впровадженню безпечних виробничих процесів і устаткування;

4) вивчає стан використання трудових ресурсів, аналізує розвиток процесів, які відбуваються на ринку праці, готує відповідні пропозиції та прогнози, забезпечує і бере участь у розробленні та здійсненні територіальної програми зайнятості населення, заходів, спрямованих на реалізацію довгострокової державної політики розвитку трудового потенціалу;

5) забезпечує діяльність комісій у справах альтернативної (невійськової) служби та комісій з розгляду питань, пов’язаних з наданням статусу учасника війни;

6) здійснює державний контроль за охороною праці, додержанням законодавства про соціальний захист населення, своєчасну і не нижче визначеного державою мінімального розміру виплати заробітної плати, а також за своєчасним проведенням на підприємствах навчання та інструктажів, забезпеченням працюючих засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням, молоком, миючими засобами, наданням працівникам пільг і компенсацій, передбачених законодавством;

7) забезпечує соціальний захист працюючих, зайнятих на роботах з шкідливими та небезпечними умовами праці, вживає заходів до якісного проведення атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актом про охорону праці;

8) бере участь у розслідуванні групових, а також смертельних нещасних випадків, професійних захворювань і аварій відповідно до законодавства: організовує розслідування, облік та аналіз нещасних випадків невиробничого характеру;

9) організовує роботу з надання пільг інвалідам, ветеранам війни та праці, забезпечує надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива;

10) аналізує стан реалізації комплексних програм, здійснення заходів соціальної підтримки малозабезпечених верств населення, надання встановлених законодавством пільг соціально незахищеним громадянам та подає голові районної держадміністрації пропозиції з цих питань;

11) забезпечує надання адресної цільової грошової допомоги малозабезпеченим громадянам, а також сім'ям з дітьми;

12) здійснює в установленому порядку компенсаційні витрати інвалідам на бензин, технічне обслуговування та ремонт автомобіля, транспортне обслуговування інвалідів, а також вартості санаторно-курортного лікування;

13) формує банк даних одержувачів соціальної допомоги за категоріями сімей та видами допомоги, здійснює перерахунок раніше призначених допомог та субсидій;

14) забезпечує цільове використання бюджетних асигнувань, передбачених на соціальний захист населення;

15) організовує роботу соціальних інспекторів;

16) видає посвідчення ветеранів війни, «Ветеран праці»;

17) надає консультаційно-правову допомогу підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності з підготовки документів для призначення пенсій, а також сприяє громадянам в одержанні документів, необхідних для призначення пенсій та допомоги;

18) сприяє впровадженню персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування;

19) проводить інвентаризацію особових справ і особових рахунків осіб, які одержують допомогу, в установленому законодавством порядку;

20) подає пропозиції органам місцевого самоврядування щодо встановлення нормативів робочих місць, призначених для працевлаштування інвалідів, сприяє створенню виробництв, цехів і дільниць для використання їхньої праці, професійно-технічному навчанню і перекваліфікації інвалідів, перевіряє на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності умови праці інвалідів;

21) організовує матеріально-побутове обслуговування інвалідів, ветеранів війни та праці, їх санаторно-курортне лікування, надання протезно-ортопедичної допомоги, забезпечує інвалідів транспортними засобами в установленому порядку;

22) створює мережу і організовує роботу територіальних центрів соціального обслуговування пенсіонерів та інвалідів, контролює якість та своєчасність надання ними соціальних послуг;

23) вносить в установленому порядку пропозиції щодо встановлення піклування над повнолітніми дієздатними особами, які за станом здоров’я потребують догляду;

24) забезпечує у разі потреби піклування до будинків-інтернатів (пансіонатів) громадян похилого віку та інвалідів, надає допомогу в організації роботи зазначених закладів;

25) сприяє благодійним, релігійним організаціям, окремим громадянам та їх об'єднанням у наданні соціальної допомоги інвалідам, ветеранам війни та праці ц громадянам похилого віку;

26) сприяє підготовці, перепідготовці та підвищенню кваліфікації працівників соціальної сфери;

27) підтримує функціонування апаратно-програмних засобів управління у складі єдиної інформаційної мережі у складі Мінпраці, а також єдине комп’ютерне інформаційне і телекомунікаційне середовище;

28) надає методичну допомогу з питань охорони праці;

29) організовує і проводить консультації, здійснює розгляд звернень громадян, підприємств, установ та організацій з питань, що належать до компетенції управління, вживає відповідних заходів до усунення причин, які викликають скарги;

30) роз’яснює громадянам положення нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції управління;

31) інформує населення з питань, що належать до компетенції управління, через засоби масової інформації.

Управління праці та соціального захисту населення у Калінінському районі має право:

1) здійснювати контроль за наданням інвалідам, ветеранам праці та війни, сім'ям загиблих військовослужбовців, сім'ям з дітьми, іншим громадянам пільг, установлених законодавством;

2) перевіряти стан безпеки, гігієни праці та виробничого середовища на виробничих об'єктах, що перевіряється, обов’язкові для виконання розпорядження щодо усунення виявлених недоліків;

3) вимагати від посадових осіб усунення від роботи працівників, які не пройшли медичного огляду, навчання, інструктажу, перевірки знань з охорони праці, на мають допуску до відповідних робіт або порушують вимоги нормативно-правових актів про охорону праці;

4) подавати органам державного нагляду за охороною праці пропозиції про притягнення до відповідальності працівників підприємств, установ та організацій, які не дотримуються вимог нормативно-правових актів про охорону праці;

5) здійснювати контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності встановленого порядку оформлення документів (у тому числі їх достовірності) для призначення допомоги;

6) одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів районної держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань; діловодство документація виплата допомога

7) подавати районній держадміністрації та головному управлінню праці та соціального захисту населення пропозиції з питань, що належать до компетенції управління;

8) здійснювати контроль за своєчасним проведенням атестації робочих місць працівників, зайнятих на підземних роботах, на роботах з шкідливими і небезпечними умовами праці;

9) залучати спеціалістів інших структурних підрозділів районної держадміністрації, підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції управління.

Управління праці та соціального захисту населення під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також з підприємствами, установами, організаціями, громадянами та їх об'єднаннями.

Дане управління складається з відділів, які в своїй діяльності керується положенням про відділ, а працівники відділів посадовими інструкціями (Додаток 1−5).

2. Структура організації

3. Загальна характеристика місця проходження практики Відділ прийому громадян по наданню грошових виплат і компенсацій входить до складу управління праці та соціального захисту населення міської ради, як структурний підрозділ.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, Указами Президента України, постановами та розпорядженнями Верховної ради України, Кабінету Міністрів, наказами Міністерства праці та соціальної політики, Головного управління праці та соціального захисту населення Донецької облдержадміністрації, рішеннями міської ради та виконкому, актами законодавства, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють розвиток системи надання адресної соціальної допомоги, інструкцією з діловодства, наказами начальника управління, а також цим положенням Відділ здійснює діяльність у сфері соціального захисту та соціального забезпечення пенсіонерів, інвалідів, одиноких непрацездатних громадян, дітей-сиріт, одиноких матерів, багатодітних сімей, сімей з дітьми, малозабезпечених сімей, а також інших соціально незахищених громадян, які потребують допомоги і соціальної підтримки з боку держави.

Основними завданнями відділу є:

1. Забезпечення у межах своїх повноважень дотримання законодавства про соціальний захист верств населення, що потребують допомоги і соціальної підтримки.

2. Прийом документів від громадян для надання усіх видів соціальних допомог за одним зверненням на підставі единого пакету документів, використовуючи єдину технологію прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів допомог.

3. Надання якісних послуг отримувачам усіх видів соціальних допомог з максимальною зручністю та мінімальними затратами.

4. Забезпечення безперешкодного доступу громадян до інформації стосовно отримання усіх видів соціальних допомог.

5. Створення атмосфери взаємоповаги між працівниками відділу та отримувачами усіх видів соціальних допомог.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань здійснює:

1. Організацію роботи щодо прийому документів від громадян для призначення всіх соціальних допомог за єдиною технологією прийому громадян які звертаються за призначенням усіх видів соціальних допомог, а саме:

— проведення співбесіди із заявниками для визначення потреб сім'ї в видах допомоги чи послуг або надання інформації про стан розгляду раніше поданої заяви для призначення усіх видів допомог.

— консультування громадян з питань надання усіх видів соціальних допомог, ознайомлення з порядком їх оформлення, умовами отримання та переліком необхідних документів;

— здійснення прийому та реєстрації у відповідному журналі заяв і документів, які зазначені законодавчими та нормативно-правовими актами, для призначення усіх видів соціальних допомог;

— формування паперових особових справ отримувачів усіх видів допомог;

— перевірка правильності прийнятих документів необхідних для проведення розрахунків усіх видів соціальних допомог та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів.

2. Надання громадянам і представникам підприємств, установ і організацій роз’яснень з питань надання усіх видів соціальної допомоги.

3. Підготовку запитів до підприємств, установ та організацій усіх форм власності на отримання інформації, необхідної для призначення усіх видів допомог.

4. Проведення роз’яснювальної роботи серед населення з питань застосування законодавства щодо надання усіх видів соціальних допомог за допомогою засобів масового інформування.

5. Розгляд за дорученням начальника управління в установлені терміни звернень громадян з питань, що належать до компетенції відділу, і вживання відповідних заходів.

6. Забезпечення своєчасного надання необхідних даних для складання бухгалтерської та статистичної звітності по управлінню.

7. Приймання участі у засіданнях комісії з питань праці та соціального захисту населення для визначення права надання усіх видів соціальних допомог у виключних випадках відповідно до чинного законодавства.

8. Надання консультацій та здійснення практичної допомоги в оформленні документів з питань встановлення піклування над фізичною особою у разі обмеження її цивільної дієздатності.

Відділ має право:

1. Вирішувати відповідно до чинного законодавства питання про припинення раніше призначених допомог.

2. Одержувати в установленому порядку від підприємств, установ та організацій усіх форм власності документи та інші матеріали, необхідні для надання субсидій та призначення соціальних допомог.

3. Перевіряти достовірність наданої заявником інформації для призначення усіх видів соціальної допомоги.

Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами управління, підрозділами міської ради, органами місцевого самоврядування, з підприємствами, установами, організаціями, громадянами та їх об'єднаннями.

Відділ очолює начальник відділу, який призначається та звільняється з посади начальником управління праці та соціального захисту населення у відповідності з вимогами Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та підпорядковується безпосередньо начальнику управління.

На працівників відділу поширюється дія Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Працівники відділу несуть відповідальність за:

— неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків;

— правильність оформлення та ведення справ, відповідних журналів, реєстрів, зберігання документів, які були прийняті до розгляду щодо надання усіх видів соціальних допомог;

— недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та трудової дисципліни;

— неналежне збереження майна відділу.

Оцінка роботи відділу складається з поточної оцінки, яка здійснюється керівництвом управління праці та соціального захисту населення, органами місцевої влади в ході виконання своїх обов? язків та періодичної оцінки, яка здійснюється атестаційною комісією управління в строки та у порядку, визначеному законодавством та іншими нормативними актами.

Основними критеріями оцінки роботи відділу є:

— якість, повнота та своєчасність виконання посадових обов? язків працівниками відділу;

— взаємодія з іншими структурними підрозділами управління праці та соціального захисту населення, установами, організаціями.

За умови позитивної оцінки роботи відділу відповідно визначених критеріїв керівництво управління праці та соціального захисту населення може застосувати заходи морального, адміністративного та матеріального заохочення відповідно до чинного законодавства.

4. Документація відділу ПЕРЕЛІК документів, на які ставиться печатка

з ідентифікаційним кодом виконкому Горлівської міської ради

1. Штатний розпис виконкому міської ради, зміни до нього.

2. Кошторис з бюджету виконкому міської ради (плани використання бюджетних коштів, лімітні довідки, довідки про зміни до річного розпису асигнувань та довідки про зміни до плану використання бюджетних коштів, розрахунки до кошторисів).

3. Реєстр чеків, акти звірки з дебіторами та кредиторами.

4. Довіреності на отримання матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

5. Тендерна документація виконкому міської ради.

6. Казначейські, банківські платіжні доручення, відомості, фінансові і юридичні зобов’язання, реєстри зобов’язань, мережа установ та організацій, реєстри змін до мережі.

7. Податкові, фінансові, бухгалтерські звіти.

8. Персоніфікована податкова звітність, статистична звітність, звітність з фондами.

9. Довідки (про нарахування пенсії, про розмір заробітної плати тощо).

10. Листки непрацездатності та додатки до них.

11. Листування (з підприємствами та організаціями, фондами, гарантійні листи на виконання робіт та послуг тощо).

12. Господарські та інші договори, специфікації до них, угоди.

13. Договори про матеріальну відповідальність.

14. Первинні бухгалтерські документи (акти про прийняття виконаних робіт, акти списання майна та матеріальних цінностей, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, акти прийому передачі майна та матеріальних цінностей, дефектні відомості на матеріальні цінності).

15. Зразки відбитків печаток підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

16. Документи (протоколи засідань інвентаризаційної комісії).

17. Книги (касова книга, книга Журнал — головна).

18. Акти перевірок (каси, документальної ревізії фінансово-господарської діяльності.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом міської ради

1. Листи, що надійшли в копії до відома

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження, відпустки

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

15. Договори.

Головна мета переддипломної практикиОб'єктом проходження практики виступило управління праці та соціального захисту населення у Калінінському районі міста Горлівка. Предметом проходження переддипломної практики є процес ведення діловодства в організації та дотримання державних стандартів в частині оформлення документації та роботи з нею.

Основні завдання практики:

— ознайомлення з організаційною структурою документаційного забезпечення управління Калінінського УПСЗН, роботою відділу прийому громадян по наданню грошових виплат і компенсацій;

— ознайомлення з призначенням управління, його напрямками діяльності та документацією;

— ознайомлення з технологією документаційного забезпечення для виплати різних допомог та виплат, порядком формування особистих справ, передання справ до архіву;

— зробити аналіз рівня уніфікації, стандартизації та раціоналізації праці щодо діловодства в апараті управління Калінінського УПСЗН;

— проаналізувати порядок взаємовідносин управління з іншими державними установами.

За результатами проходження практики складено звіт практики, на основі практичних та нормативно-правових актів.

Висновки Ознайомитися з організацією служби документаційного забезпечення на підприємстві, а також розширення, конкретизація знань, одержаних у процесі вивчення теоретичних курсів спеціальних дисциплін.

Підчас проходженні переддипломної практики я ознайомилася з цілями підприємства, функціями та структурою управління, юридичними та нормативними актами, що регулюють діяльність підприємства, зміст і порядок укладання колективної угоди. Була реалізована головна мета дослідження, а саме — узагальнені знання і навички роботи з документацією.

Також ознайомилася зі складом персоналу, порядком найму на роботу, вивчила його структуру,

При цьому управління праці і соціального захисту населення здійснює:

v виплата допомоги інвалідам;

v виплата допомоги інвалідам з дитинства;

v виплата інших допомог;

v працевлаштування інвалідів та контроль за умовами їх праці.

Соціальне страхування являє собою систему заходів щодо матеріального забезпечення населення в старості, на випадок захворювання чи втрати працездатності в працездатному віці, на випадок безробіття, підтримки материнства й дитинства, охорони здоров’я громадян в умовах страхової медицини, при виході на пенсію тощо.

Система соціального страхування реалізується через систему соціального захисту окремих категорій населення. Створення фондів соціального страхування цільового призначення, по суті є об'єктивним процесом фінансового забезпечення соціальних потреб населення у зв’язку з настанням або виникненням відповідних обставин. Управління праці та соціального захисту населення у Дунаєвецькому районі організовує свою діяльність відповідно до кошторису доходів та видатків.

Система соціального страхування потребує реформування, яке на нашу думку доцільно здійснювати через збільшення виплат державної соціальної допомоги, спрощення процедури її надання.

Знайомився з номенклатурою і асортиментом продукції, обсягом виробництва, вивчав організацію маркетингу, систему матеріально-технічного постачання, збуту готової продукції, проводив аналіз обсягу виробництва і реалізації.

Ознайомився з калькуляціями собівартості окремих видів продукції, методикою їх складання, провів аналіз витрат в цілому, за окремими елементами і статтями витрат, обчислив вплив чинників на зміну витрат порівняно з планом чи попереднім періодом.

Ознайомився з джерелами формування доходів і прибутку підприємства в цілому та з окремих видів продукції. Провів аналіз суми прибутку і рентабельності підприємства, діагностику фінансового стану, дав оцінку фінансовому стану підприємства.