Організація документообігу приватного підприємства

Вступ

Питання організації діловодства будь-якого підприємства, установи чи організації завжди складають основу процесу їх функціонування. Значущість діловодства як однією з найважливіших сфер функціонування підприємства визначається рядом чинників, і, перш за все його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства або організації складають документи, створені як традиційним (рукописним, машинописним, друкарським) способом, так і з використанням персональних комп’ютерів. Правильна організація діловодства є основою збереження і ефективного використання документної інформації. Забезпечення документації реалізується шляхом діловодного обслуговування функціонування підприємства.

Як відомо, сучасний процес діловодства включає наступні основні операції: збір і обробку документної інформації, підготовку рішень, ухвалення і документування рішень, доведення рішень до виконавців, контроль виконання, збір інформації про виконання, зберігання і пошук інформації. Здійснення процесів документації пов’язане із створенням, обробкою, зберіганням, передачею і використанням величезних масивів документованої (зафіксованою на паперових і інших носіях) інформацією. Одним із засобів регулювання документопотоків виступають стандарти, уніфіковані системи документації. Таким чином, в процесі діловодства документ виступає як предмет праці і результат праці.

Питання процесу організації документообігу отримують освітлення в дослідженнях багатьох учених, таких як Т. М. Бондарева, М.Т. Ліхачев, Т. В. Кузнецова, А. В. Соколов, М. А. Стенюков, М.М. Куняєв, Р. Д. Гутгарц, Д.І. Сокольський, А.С. Малітіков, П. Московська, В.О. Кудряєв та інші.

Так Ліхачев М.Т., Кузнецова Т. В., Соколов А. В. дають рекомендації по формуванню справ та їх оперативному веденню, а також вивчають питання механізації і автоматизації управлінської праці. Малітіков А.С. та Д.І. Сокольський розглядають питання, пов’язані з організацією, методикою і технологією обслуговування документації, дають рекомендації по складанню і оформленню службових документів, їх проходженню, обліку і контролю за виконанням. Куняєв М.М., Кудряєв В.О. та Московська П. розглядають методи і системи автоматизації, а також питання використання систем електронного документообігу.

Звертаючись до аналізу процесу документообігу, необхідно мати на увазі, що його організація в умовах функціонування багатьох підприємств має ряд недоліків, що перешкоджають їх ефективній роботі. Найбільш поширеними серед них є: відсутність чіткого розмежування обов’язків між посадовими особами, недостатня визначеність функцій деяких підприємств і їх структурних частин, безповоротна втрата паперових документів, витрата робочого часу на пошуки документів. Разом з тим, нерідко і само впровадження автоматизованих систем документообігу відбувається без здійснення обліку традиційних методів обробки документації, без зміни структури і форм документування, що також не веде до зниження об'ємів документування.

Інакше кажучи, проблема технології документообігу підприємства виявляється актуальна як для сфери виробництва, так і теорії документознавства. Вміле використання інформаційних технологій при роботі з документованою інформацією на підприємстві дозволяє упорядкувати створення документів, здійснювати даний процес на науковій основі, сприяє скороченню об'ємів документообігу, а також приводить до виникнення нової інформації, максимально підготовленої для подальшого використання.

Таким чином, актуальність даної проблеми і зумовила вибір теми випускної роботи бакалавра «Організація документообігу підприємства в діяльності помічника керівника (на прикладі ПП „Елефант“)».

Об'єкт дослідження — діловодство приватного підприємства.

Предмет дослідження — організація документообігу приватного підприємства.

Мета дослідження — вивчити особливості документообігу приватного підприємства та надати рекомендації щодо його удосконалення.

Гіпотеза дослідження — ефективність роботи будь-якого підприємства чи організації багато в чому залежить від правильної і раціональної організації документообігу. Організація документообігу підприємства буде ефективнішою, за умови:

— чіткому розмежуванні відповідних функцій між посадовими особами;

— раціоналізації і впорядкування діловодства;

— вдосконалення форм документів;

— впровадження автоматизованих систем документообігу.

Відповідно до об'єкту, предмету, мети і гіпотези дослідження визначені наступні завдання:

— вивчити історію і суть документообігу;

— виявити особливості і систему організації документообігу в умовах підприємства;

— проаналізувати стан організації документообігу приватного підприємства;

— надати рекомендації до вдосконалення організації документообігу приватного підприємства.

Методологічною основою дослідження є положення наукових досліджень і концепцій про сучасний розвиток діловодства в Україні, що були наведені у працях таких провідних фахівців з документознавства та діловодства, як Є. Альперович, Л. А. Бизова, М.І. Васильєва, М.Г. Мітяєв, Я. О. Габинський, Н. С. Костинська, В. А. Блощинська, О.Г. Мітюков, Ю.І. Палеха та інш.

У дослідженні був використаний комплекс методів: теоретичні - аналіз спеціальної і загальної наукової літератури з проблеми дослідження з метою виявлення стану теоретичної розробки проблеми, узагальнення передового досвіду з проблеми дослідження; методи індукції, дедукції, аналізу, синтезу, моделювання; емпіричні - спостереження, бесіда, модельне експериментування.

Випускна робота бакалавра складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел. Робота містить 55 сторінок тексту, список використаних джерел налічує 35 найменувань.

Розділ 1. Теоретичні основи організації документообігу підприємства

1.1 Документообіг: історія розвитку, суть, особливості

Вивчення теоретичних основ документообігу припускає аналіз змісту понятійного апарату (понять «документ», «документообіг»), а також розгляд даного процесу в історико-логічному аспекті.

Документ — це матеріальний об'єкт, який містить інформацію в зафіксованому вигляді, оформлений в належному порядку і має згідно чинного законодавства юридичну силу [10, с. 5].

Як відзначає Р. Д. Гутгарц документ (від латін. «documentum» — доказ, свідоцтво) — поняття інформаційне, яке в окремих випадках (за наявності підпису і друку) доповнюється юридичним значенням.

Документом є будь-яка семантична інформація, яка виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носієві з метою її постійного використання в динамічній інформаційній системі. Використання в даному випадку означає послідовну зміну інформаційних процесів: його передачу, прийом, обробку, зберігання, пошук, розмноження [9, с. 13].

Поняття «документообіг» трактується як процес руху документів в організації з моменту їх отримання (або створення) до завершення (виконання або відправки). У діловодній практиці словом «документообіг» позначають також суму документів тих, що отримали, тих, що відправляються і тих, що створювалися на підприємстві (або структурному підрозділі) за певний період часу [5, с. 263].

Як показує аналіз проблеми документообігу в його історичній ретроспективі з найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми і дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних стосунків, що складалися в ті далекі часи. Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових стосунків. Згодом, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Таким чином документи є одним з найважливіших сховищ людської пам’яті.

Історія становлення документа в староруській державі показує, що документ виник в результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. В кінці IX ст. цей процес привів до утворення класів. Все це відображено у документі, пам’ятнику староруського права — Російській Правді. В кінці XV ст. з’являються перші накази — центральні органи державної влади, що відають окремими галузями княжого управління, і наказові ізби — органи державного управління на місцях. Оформлення системи наказів дозволило централізувати управління країною. У діяльності цих органів і зародилася робота з документами, що отримала назву наказове діловодство [31, с. 126].

У такого роду наказах поступово формувався шар професійних чиновників з знавців своєї справи, які з часом почали робити вплив на рішення державних питань. Виробництво справи в наказах починалося або з моменту надходження вхідного документа, або з підготовки ініціативного документа по вказівці боярина або царя. На вхідному документі указувалися дата надходження та автор. Якщо у справі була потрібна довідка, то дяк робив на обороті документа позначку — «виписати», а після виконання — «вклеїти в стовп» (підклеїти до справи). Документи, що відносяться до однієї справи, підклеювалися один до іншого, місця склеювань завірялися дяком із зворотного боку підписом. Щоб ознайомитися із справою, треба було розвернути стовпець, а читаючи, згортати його. Від такого звернення документи швидко занепадали. Документи цього періоду мали форму стовпця, довжина стовпця часто була достатньо великою. Наприклад, Соборне укладення 1649 р, що містять основні закони Росії XII ст., мало загальну довжину стовпця 309 м.

Порядок складання документа в наказі був наступний: по вказівці дяка проект документа «чорний лист» — складав піддячий «середньої руки», дяк чорнив його, тобто виправляв, а «молодший» піддячий «білив», тобто писав начисто. Біловик звіряли з чернеткою, «старий» піддячий «справляв» писаний документ, засвідчуючи своїм підписом відповідність його виправленій чернетці. «Справлені» документи підписували дяки. Підпис розтягували у всю ширину документа з метою охорони від фальсифікацій. Накази по праву можна назвати колискою бюрократизму: часто документи проходили безліч непотрібних інстанцій, довго затримуючись без необхідності у окремих виконавців, перш ніж потрапляли за призначенням [11, с. 15].

В період наказового діловодства цар видавав укази, даровані грамоти, акти. Боярська дума видавала вироки. Але такі діловодні операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконання ще не були розвинені. Та все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи їх створення, оформлення і обробки їх.

Замість застарілої системи наказів в 1717—1718 рр. з’явилося колезьке діловодство, було створено 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю або сферою управління і підкорялася Сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний Петром I 27 лютого 1720 р. У цьому документі детально і докладно розкриваються функції кожного підрозділу колегії, зокрема є розділ про структуру і функції канцелярії, а також розділ про секретарський чин. У ній говориться: «При таких промышленном предприятии должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога или пристрастия, по нумерам и числам доносить. Разве когда дела такие между прочими случатся, которые остановки иметь не могут, но вскоре отправлены быть имеют, и в таком случае порядок свой остановить и об тех наперед доносить, которые нужнее, також и в челобитных делах, которые дела старше по Реэстру написаны, а окончав Государевы дела немедленно и другие по вышеописанному порядку докладывать, а не выбором, дабы оных долго не волочить, но како скоро возможно отправить».

Як видно з приведеного, до секретаря пред’являлися достатньо високі і строгі вимоги. Таким чином, генеральним регламентом державних колегій була фактично створена канцелярія і затверджена посада секретаря. Окрім секретаря до складу канцелярії входили: реєстратори, актуариуси, архіваріуси, копеїсти, писарі, фіксатори. У Генеральному регламенті чітко визначені права, обов’язки, межі компетенції і навіть режим роботи конторських служителів.

Колезьке діловодство виявилося прогресивнішим в порівнянні з наказовим діловодством. З’явилися впорядковані системи реєстрації. Реєстрація велася в спеціальних журналах, причому документи, що поступали від вищестоящих інстанцій, реєструвалися в окремому журналі, окремий журнал реєстрації вівся на документи, що витікали. Всього в колегії велося чотири журнали реєстрації: А і В — для реєстрації документів нижчестоящих органів, З і О — для всіх останніх документів. Не можна сказати, чи була така система реєстрації зручною і виправданою, проте і до сьогоднішнього дня в деяких підприємствах застосовують журнальну форму реєстрації [5, с. 12].

В період колезького діловодства були закладені основи організації обліку і зберігання документів, тоді ж вперше з’явилася назва «архів» В Генеральному регламенті наказано було мати два архіви — загальний (для всіх колегій в спеціальному веденні колегії закордонних справ) і фінансовий.

На рубежі XVIII-XIX ст. Росія була феодально-кріпосницькою державою. У 1812 р. було установлено вісім міністерств, згодом число їх збільшилося. Документи поступали відповідно до із значущістю або в канцелярію міністра, або до департаментів. Канцелярія приймала для міністра кореспонденцію тільки від верховної влади і від керівників підприємств, по положенню рівних міністерств. Документи нижчестоящих підприємств потрапляли до міністра, коли була потрібна його санкція. Департаменти отримували пропозиції і розпорядження від міністра і кореспонденцію від підприємств, рівних за значенням.

Порядок проходження документів по інстанціях був строго регламентований законом, який вимагав, «щоб папери скільки можна менш ухилялися від встановленого ним шляху в департаментах». У кожній інстанції вхідні та вихідні документи повинні були реєструватися в журналах: загальних — в канцелярії і департаментах і приватні - у відділеннях канцелярії і департаментів. І загальні, і приватні журнали реєстрації документів складалися з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для «звичайних паперів» і для секретних документів [11, с. 17].

На сьогоднішній день суть документообігу полягає в наступному: документообігом є процес проходження документа з моменту створення до завершення виконання і відправки. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, циркулюючих між пунктами обробки інформації (керівники, фахівці, службовці) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиції, машбюро, копіює-розмножувальна служба і т.п.).

Дослідники розрізняють три основні потоки документів:

— ті, що входять. Це документи, які поступили на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, які приписують той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, вказаним безпосередньо у вхідному документі.

— ті, що виходять. Більшість таких документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина цих документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: «Прошу дати довідку з питання…»).

— внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш крупних структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Зокрема, по загальних правилах діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації це направити внутрішній документ в канцелярію, де його перетворять у той, що виходить і відправлять до сторонньої організації [19, с. 16].

Документи кожного з цих видів можуть бути достатньо різноманітними за своїм змістом. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і так далі. Під типом документа зазвичай на підприємстві приймаються саме ці ділення, причому ще більш деталізовані (допустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання і т.д.).

Документообіг включає такі основні етапи роботи з документами, як прийом, обробка, розподіл кореспонденції, передача і доставка документів, облік об'єму документообігу, реєстрація і контроль за виконанням документів [19, с. 18].

Отже, можна виділити наступні сутнісні ознаки і особливості процесу документообігу:

— документ є семантичною інформацією (будь-якого характеру), вираженою на будь-якій мові, зафіксованою на будь-якому носієві з метою її включення в інформаційний процес: його передачу, прийом, обробку, зберігання, пошук, тиражування;

— документообіг це процес руху документів в організації з моменту їх отримання (або створення) до завершення (виконання або відправки);

— історичний аналіз свідчить, що порядок проходження документів по інстанціях був строго регламентований законом;

— сучасним документообігом є процес проходження документа в підприємстві чи установі з моменту його створення до завершення виконання і відправки;

— виділяють три основні потоки документів: що входять, що виходять, внутрішні;

— документи різноманітні за своїм змістом;

— виділяють ряд етапів процесу документообігу: прийом, обробку, розподіл кореспонденції, передача і доставка документів, облік об'єму документообігу, реєстрація і контроль за виконанням документів.

Робота з кожним документопотоком має свої особливості. З середини 1990;х років, традиційний документообіг став поступово здавати свої вікові позиції, поступаючись місцем документообігу електронному.

Електронний документообіг — сукупність процесів створення, обробки, передачі, отримання, зберігання, використання і знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності, достовірності у разі потреби з підтвердженням факту отримання таких документів.

Електронний документообіг охоплює вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

Система електронного документообігу має підтримувати роботу з усіма типами документів, що пов’язані з життєдіяльністю підприємства, забезпечуючи прозору навігацію користувачів у межах усього доступного інформаційного простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визнаючи при цьому регламент їхньої обробки [35, с 143 ].

Основу електронного документообігу складають так звані електронні документи, що створюються і передаються від користувача до користувача за допомогою електронних технологій, заснованих на використанні комп’ютерної офісної техніки, безпаперових (машинних, магнітних та інших) носіїв, бездротових (електронно-мережевих) засобів зв’язку, сучасних поліграфічних і витратних матеріалів.

Автоматизація документообігу необхідна для:

­ забезпечення підвищення оперативності та якості роботи з документами;

­ впорядкування документообігу;

­ забезпечення контролю виконання;

­ створення умов для переходу від паперового документообігу до електронно-паперової технології;

­ створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуальної, виробничої праці про змістовну і смислову роботу з документами і зниженням трудовитрат;

­ забезпечення підвищення якості документів;

­ виключення дублювання роботи по введенню інформації;

­ забезпечення автоматизованого контролю за проходженням документів в підрозділах організації;

­ скорочення термінів проходження і виконання документів;

­ забезпечення централізованого зберігання текстів документів, а також всіх супутніх матеріалів.

Проте найважливішою вимогою до документообігу стає його пристосованість до нової інформаційної технології: регламентація складу автоматизованих пунктів обробки інформації, автоматизованих робочих місць і технологічних операцій, що проводяться з їх допомогою, способів передачі інформації між автоматизованими пунктами.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронний документ на електронних носіях інформації у формі, яка дає можливість перевірити їх цілісність.

При вдосконаленні документообігу в умовах комп’ютерних технологій основне значення відводиться місцю і ролі техніки в загальній схемі руху документів.

Побудова комп’ютерної мережі припускає зміну потоків документів традиційної системи управління і більш досконалу їх реалізацію за допомогою комп’ютерних засобів.

В даний час все ще зберігається поєднання обох видів документообігу з деякою перевагою електронного в крупних адміністративно — промислових центрах.

Традиційний документообіг зберігає свої позиції в деяких специфічних галузях діловодства, зокрема, там, де йдеться про конфіденційні документи.

Таким чином, сучасний документообіг установи слід розглядати як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами.

Переміщення документів в установі не може бути хаотичним і випадковим. Воно повинно бути керованим, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) має забезпечуватися комплексом технічних і формально-логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково-інформаційної роботи, регулювання розподілу документів між керівниками і фахівцями, контролю за розглядом і виконанням документів, їх оперативного і архівного зберігання.

Ці та інші нормативи мають стабілізувати документообіг у країні в усьому технологічному циклі, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці.

Удосконалювати документообіг можна тільки за наявності строго документованого розділення функцій між керівниками організації. Засобами регулювання документообігу слугують загальнодержавні стандарти, класифікатори, уніфіковані системи документації, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції для виконавців, що фіксують розподіл праці в управлінні.

Все сказане дає змогу зробити висновки що, документообіг це складний технологічний процес, властивий будь-якій організації. Від того, наскільки грамотно він організований, безпосередньо залежить якість і оперативність роботи всієї організації.

Поняття «документообіг» вперше з’явилося в літературі 1920;х років в працях провідних фахівців у галузі управлінської праці та діловодства. Були сформульовані основні положення його раціональної організації.

У 1960;х р. термін «документообіг» практично не уживався, поняття, що позначається їм, замінював термін «організація листування».

На сучасному етапі, існує багато підходів щодо трактування терміну «документообіг», але базовим є поняття, закріплене у державному стандарті на термінологію.

Організація документообігу є найважливішим завданням управління, оскільки нечітка організація руху документів породжує багато недоліків в діяльності апарата управління.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів і посадовців, надійності функціонування підприємства, робить великий позитивний вплив на управлінський процес в цілому.

З середини 1990;х рр., традиційний документообіг став поступово здавати свої вікові позиції, поступаючись місцем документообігу електронному. Електронний документообіг охоплює стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

Система електронного документообігу дає змогу зберігати основну інформацію на оптичних або магнітних носіях інформації, є однією із найважливіших складових інформаційної системи, яка відповідає за управління вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію, обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан виконання ділових і адміністративних процедур.

1.2 Організація і технологія документообігу в умовах підприємства

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів і посадових осіб, робить позитивний вплив на управлінський процес в цілому. Організація документообігу на підприємстві повинна відповідати наступним вимогам:

— проходження документів на підприємстві має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

— слід виключати інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю. Кожне переміщення документа має бути виправданим. Необхідно виключати або обмежувати поворотні переміщення документів;

— в порядку проходження і в процесі обробки основних категорій документів необхідно добиватися максимальної одноманітності. У цих цілях рекомендується розробляти зразкові схеми проходження і обробки основних категорій і видів документів [2, с. 65].

На основі багаторічної практики в суспільстві вироблено ряд правил раціонального проходження документів в підприємствах. Головний принцип правильної організації документообігу передбачає оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу і праці.

Дослідники відмічають, що необхідно унеможливлювати проходження документами інстанції, не обумовлених діловою необхідністю і усувати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим же документом. Конкретним проявом цього правила є вимога одноразової реєстрації документів [1, с. 109].

Рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання. Поворотні переміщення документів повинні виключатися або обмежуватися. Це багато в чому залежить від розташування структурних підрозділів і окремих робочих місць. Проте і при правильному розміщенні службових приміщень можуть виникнути певні затримки в проходженні документів. Пропускна спроможність всього ланцюга визначається пропускною спроможністю слабкої ланки. Такою ланкою в ланцюжку документообігу нерідко є етап розгляду документів, якщо ця робота виконується тільки керівником підприємства. Іноді виникають затримки і на інших етапах проходження документів. В цілях зміцнення слабкої ланки необхідно знайти шляхи для збільшення продуктивності праці на даній ділянці, краще організувавши роботу і механізувати її.

Для раціональної організації документообігу, як відзначають дослідники, важливе значення має принцип паралельності, який полягає в одночасному виконанні різних робіт з документом. Це дає можливість скоротити тривалість циклу діловодних процесів і перешкоджає виникненню «вузьких місць». Прикладами практичного застосування даного принципу є копіювання виконуваного документа і одночасна передача копій всім співвиконавцям, розмноження проекту документа, узгодженню з декількома посадовими особами і т.п. [22, с. 115].

Як підкреслюють Є.М. Давидова, О. С. Рибаков, засобами для досягнення оперативності документообігу служать цілеспрямоване регулювання руху документів в апараті і передача обліково-інформаційних даних про документ замість представлення самого документа. Зведення про хід руху і виконання документа, про результати перевірки виконання можуть передаватися за допомогою реєстраційних карток. Впорядкуванню документообігу, регламентації оптимальних маршрутів руху документів на підприємстві сприяє розробка схем руху і обробки основних груп і видів документів. Схеми можуть бути різними за своїм змістом і графічним виконанням. Їх головне призначення полягає в тому, щоб наочно і лаконічно показати найбільш доцільний порядок роботи з документами на підприємстві. У схемах зазвичай вказуються етапи проходження документів, інстанції і посадові особи, що беруть участь в роботі з ними, операції з документами, іноді дається орієнтовний час на виконання цих операцій. Для документів, що складаються в самому підприємстві, в схемах повинно бути визначено, як і в яких випадках, вони створюються і копіюються, ким підписуються і затверджуються, з ким узгоджуються, куди і яким чином передаються або пересилаються, де використовуються, зберігаються і так далі.

Науковці вважають, що при побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства: що входять, що виходять і внутрішні. У цих документопотоках виділяються: документи, що поступають з вищестоящих організацій і від підвідомчих установ; пропозиції, заяви і скарги громадян; не реєстрована документація; документи, що розглядаються (або підписуються) керівництвом установ або структурних підрозділів і т.п. Для показу руху кожній з вказаних груп документів на підприємстві створюється окрема схема [10, с. 29].

Рух вхідних документів в апараті підприємства супроводжується виконанням певних операцій у встановленій послідовності. Повний цикл проходження документів, що поступили, включає: прийом і первинну (експедиційну) обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд і розподіл документів, їх реєстрацію, розгляд керівництвом, доставку, безпосереднього виконання або використання, розподіл виконаної документації по тематичних комплексах (справам).

Прийом і первинну обробку кореспонденції, що поступила, дослідники пропонують проводити централізовано (у експедиції підприємства або на спеціальній ділянці в канцелярії). Такий порядок дозволяє вести точний облік надходжень, ефективно використовувати засоби механізації обробки кореспонденції, а також раціональніше організувати подальше проходження документів. Доцільно, щоб експедиція починала свою роботу декілька раніше всіх інших підрозділів підприємства [5, с. 271].

Отже, розглянемо рух документів. Документи поступають з поштового відділення і від кур'єрів зовнішнього зв’язку. При прийманні кореспонденції необхідно перевірити цілісність її упаковки і правильність адресації. У разі пошкодження упаковки і вкладень складається акт, один екземпляр якого прямує відправникові. Кореспонденція, прислана не за призначенням, повертається відправникові. Конверти розкриваються, за винятком тих, які прислані на адресу громадських організацій, і конвертів з позначкою «особисто», потім звіряються номери вкладених документів з номерами, вказаними на конвертах, перевіряється комплектність документації, що поступила. Вміст конверта доцільно скріпляти разом і у такому вигляді обробляти далі. Конверт зберігається і скріпляється разом з документами в тих випадках, якщо тільки по ньому можна встановити адресу відправника або час відправки документа (як правило, зберігаються конверти від листів, скарг і заяв громадян). Всі останні конверти знищуються. На документах, що витягують з конвертів, проставляється штамп, що фіксує факт і час його надходження на підприємство. Якщо кореспонденція не розкривається, то штамп проставляється прямо на конвертах [11, с. 91].

Первинна обробка документів завершується їх сортуванням, спочатку на реєстровані і не реєстровані групи, а потім не реєстровані документи групуються по підрозділах підприємства, яким вони адресовані. Для цього використовують сортувальну шафу, в якій за кожним підрозділом закріплюється окремий осередок. Реєстровані документи, залежно від прийнятого підприємством порядку реєстрації, або всі передаються в канцелярію, або їх частина (документи на ім'я керівництва і на адресу підприємства без вказівки конкретного адресата). Інша частина (документи на адресу структурних підрозділів) — розкладається по осередках сортувального пристрою і потім доставляється кур'єром за призначенням.

Традиційно на підприємствах основна маса документів, що поступають, незалежно від їх змісту і ступеня важливості, передається керівництву. Після розгляду, спускаючись по ступенях ієрархічних сходів, документи потрапляють до безпосередніх виконавців. Такий порядок проходження документів, що склався в умовах, коли об'єм управлінської інформації, був порівняно невеликий, не відповідає сучасним вимогам. Прагнення деяких керівників охопити всю масу документації, що поступає на підприємство, приводить до затримки виконання документів або до їх недостатньо глибокого вивчення. За підрахунками фахівців, на розгляд пошти, що поступила, багато керівників витрачають протягом тижня близько двох робочих днів. Разом з тим кількість документів, які дійсно необхідно проглядати керівникові, складає не більше 10% від загального об'єму вхідної пошти [22, с. 102].

З метою розвантаження керівників від виконання невластивих ним функцій по розподілу пошти, що поступає, доцільно доручити цю роботу кваліфікованому співробітникові (референтові, помічникові керівника підприємства). У невеликих установах її може виконувати завідувач канцелярією, а в структурних підрозділах — секретар. Попередній розподіл документів доцільно здійснювати ще до їх реєстрації. Відповідний співробітник, знайомлячись із змістом документа, визначає: чи слід передати його керівникові, чи направити в один з підрозділів або конкретній посадовій особі. В процесі попереднього розгляду документів рекомендують користуватися положенням про підприємство і його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами, схемами руху документів і іншими інструктивними матеріалами, що визначають функції і компетенцію підрозділів і посадових осіб даного підприємства.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в спеціальний підрозділ або співробітникові, якому доручена відповідна ділянка роботи.

В процесі попереднього розгляду документів, як відзначають дослідники, необхідно з’ясувати за допомогою реєстраційних карток, чи не було листування по даних питаннях. Якщо документ повторний, то до нього підбираються раніше прислані матеріали. При необхідності їх передають керівникові разом з документом, що знов поступив. Ті ж документи, які не підлягають перегляду керівником підприємства, з черговим кур'єрським рейсом відправляють у відповідні структурні підрозділи. Там їх реєструють (якщо вони не були зареєстровані в канцелярії) і передають керівникові структурного підрозділу, а від нього — виконавцеві або, якщо можливо, минувши керівника — безпосередньо виконавцеві [9, с. 84].

Документи передаються керівництву або безпосереднім виконавцям в день отримання. Телеграми, телетайпограми, факси і інші термінові документи слід обробляти і направляти на розгляд і виконання насамперед.

Окремі документи проходять ряд інстанцій, в зв’язку, з чим на них з’являється декілька резолюцій. При цьому повинні дотримуватися наступні вимоги: подальші резолюції не повинні дублювати попередні або суперечити їм. Вони необхідні тільки в тому випадку, якщо в них конкретизується порядок виконання або уточнюється виконавець документа.

За ситуації, коли виконання документа доручається декільком співробітникам, то за відповідальну вважається особа або підрозділ, названий в резолюції першим. Йому надається право скликання співвиконавців, які в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасного і якісного виконання документа. В цілях прискорення процесу виконання такого роду документів на підприємстві практикується оперативне зняття з них необхідного числа копій і розсилка їх відразу всім співвиконавцям. Оригінал документа передається відповідальному виконавцеві, який зобов’язаний організувати його виконання у встановлений термін.

Слід зазначити, що рух вхідних документів фактично закінчується при завершенні оперативної роботи з ними. Подальші ж операції (оформлення і опис справ, проведення експертизи наукової і практичної цінності і т. п.) вже (в основному) не вимагають переміщення по інстанціях і, отже, випадають з сфери документообігу.

В ході складання і оформлення документи, що готуються на підприємстві, здійснюють ряд переміщень від однієї інстанції до іншої. Дослідники сходяться на думці, що цей процес має бути організований так, щоб з документом проводився строго необхідний мінімум операцій, а кожне переміщення має бути обумовлене суто діловою необхідністю і здійснюватися найбільш раціональним способом [14, с. 59].

Підготовка ініціативного документа починається з складання проекту документа, який потім передається в машбюро для друкування. Істотна економія часу на цій операції досягається шляхом застосування диктування текстів і подальшого друкування їх з фонограми, що виключає трудомістку роботу по складанню рукопису. Нерідко виникає необхідність погоджувати проекти документів з декількома посадовими особами. Ця операція віднімає багато часу, оскільки виконавець носить документ по черзі всім особам, які повинні його схвалити. Як показує практика, узгодження документів далеко не завжди обумовлене діловою необхідністю. У будь-якому випадку для прискорення підготовки документів доцільно застосувати спосіб поєднання в часі узгодження проекту документа. Для цього його розмножують оперативними засобами, і копії одночасно передають всім організаціям, що беруть участь в узгодженні документа, і особам. Потім виконавець або інша особа збирає завізовані копії, докладає про внесені до них поправки, уточнення. Доцільно чітко регламентувати порядок узгодження і візування документів в інструкції по діловодству.

Підготовлені проекти документів, що виходять передаються на підпис керівникові підприємства або керівникам структурних підрозділів. Але перш ніж представити документ на підпис, виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання і оформлення, наявність необхідних віз і застосувань. Слід мати на увазі, що підготовлений документ представляється на підпис разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.

Часто відправлення підготовлених документів відкладається тому, що затримується їх підписання. Такі затримки найчастіше відбуваються тоді, коли всі документи, що виходять, підписуються тільки одним керівником підприємства. Доцільнішим є такий порядок, при якому право підпису документів мають також і інші керівні працівники. Це сприятиме більш оперативному руху документів і вирішенню справ. Зрозуміло, документи по найбільш принципових питаннях підписуються керівником підприємства або його заступником.

Підписані і зареєстровані документи передаються в експедицію або на відповідну ділянку канцелярії для відправки. Обробка кореспонденції, що відправляється, в експедиції полягає в її сортуванні за адресами та видами поштових відправлень, проставлянні адреси на конверті, складанні документів і вкладанні в конверти, заклеюванні конвертів, визначенні вартості відправлення, складанні списку на замовлену пошту і здачі в поштове відділення зв’язку.

Документи передаються в експедицію повністю оформленими і скомплектованими, а також вони повинні мати позначку про категорію поштового відправлення (окрім простих відправленні). Відправляти документи замовленою поштою рекомендується тільки у випадках крайньої необхідності. У самій експедиції перевіряється правильність оформлення документів, наявність додатків, вказаних в основному документі. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для усунення недоліків.

Для відсилання документів, що направляються постійним адресатам, найчастіше використовуються конверти з адресами, заздалегідь надрукованими друкарським способом або оперативними розмножувальними засобами. Якщо декілька документів відправляються одночасно за однією адресою, то їх вкладають в один конверт, а на листах, де вказано два або три адресати, підкреслюється назва того, якому посилається даний екземпляр листа. Якщо лист відправляється за декількома адресами (більше трьох) підрозділ, що підготував його, зобов’язаний представити список розсилки даного документа. Передані на обробку в експедицію документи мають бути відіслані, як правило, того ж дня.

Іншим видом документів є внутрішні документи. Внутрішніми документами вважаються ті, які створюються і використовуються на конкретному підприємстві. Обробка внутрішніх документів на різних етапах їх підготовки і оформлення організовується в цілому аналогічно порядку проходження документів, що виходять, а на етапі виконання (використання) — вхідних документів, але окремі види внутрішніх документів мають деякі особливості. Так, проекти розпорядчих документів після підготовки і узгодження їх з відповідними підрозділами в обов’язковому порядку передаються в юридичну службу підприємства (юрисконсультові) для перевірки правильності оформлення і відповідності цих документів чинному законодавству. Підготовка і оформлення протоколів, що фіксують хід зборів, нарад і т.п., не вимагають складання проекту і його узгодження. Якщо в протоколах містяться доручення посадовим особам або підрозділам підприємства, то їх передають адресатам у вигляді розмножених екземплярів або витягів. Доповідні записки на ім'я керівника підприємства або структурного підрозділу, довідки, зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру розглядаються посадовою особою, якій вони направлені, після чого в загальному порядку передаються для виконання (використання) у відповідні структурні підрозділи або поміщаються в справу [33, с. 89].

На підприємствах завжди є необхідність в доставці документації з одного підрозділу в інший, від однієї посадової особи — другій. Особливо, великий потік документів є між підрозділами підприємства і канцелярією, а також між підрозділами і машинописним бюро. Таким чином, налагоджена регулярна доставка документів по інстанціях підприємства є однією з умов раціональної організації документообігу.

Слід зазначити, що економічно необґрунтовані скорочення допоміжного персоналу, що часто мають місце сьогодні, негативно позначаються на стані кур'єрської служби. У деяких установах посади кур'єрів зведені до такого мінімуму, який не відповідає дійсним потребам. Отримана таким чином незначна економія на фонді заробітної плати обертається втратою великої кількості часу фахівців, вимушених носити документи по інстанціях [33, с. 122].

За даними аналізу робочого дня фахівців у ряді організацій встановлено, що 5 — 6% робочого часу вони витрачають на доставку документів. При цьому порушується чіткість документообігу, подовжуються терміни доставки документів і, отже, знижується рівень оперативності їх виконання.

Як відзначають А.В. Охотніков та Є.А. Булавіна доставка основної маси документів усередині підприємства повинна проводитися спеціально організованою службою — кур'єрським зв’язком або за допомогою технічних засобів (пневмопочти, транспортерів та ін.). Технічні засоби доставки документів не знайшли ще достатньо широкого застосування, більше поширена доставка документів кур'єрами, в обов’язки яких входять: доставка кореспонденції, що поступила, в структурні частини; прийом документів для відправки з підприємства або для передачі в інші підрозділи; передача матеріалів для друкування в машбюро; доставка виготовлених текстів; розніс документів для узгодження, візування, ознайомлення; доставка сповіщень про наради, засіданнях і т.п. [13, с. 121].

Документи в межах структурного підрозділу можуть доставлятися секретарем. Обхід підприємства доцільно організувати за принципом кільцевих кур'єрських маршрутів. Така організація передбачає кругові обходи підрозділів по встановлених маршрутах і через певні проміжки часу, причому кур'єр, що здійснює обхід, приносить отримані документи і одночасно забирає ті, що відправляються. Дослідники вважають, що розробляти маршрути кур'єрського зв’язку необхідно з урахуванням принципу прямоточності руху документів. Маршрути кур'єрів повинні відповідати напрямам переміщення основних потоків документації в апараті підприємства. Протягом дня кур'єри кілька разів обходять структурні підрозділи. Число доставок документів в день залежить від характеру діяльності підприємства і об'єму документообігу. Термінова документація, включаючи телеграми, факси і телекси, доставляється негайно [13, с. 124].

Отже, розглянувши організацію документообігу на підприємстві можна виділити наступне:

— проходження документів на підприємстві має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

— слід виключати інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю;

— в порядку проходження і в процесі обробки основних категорій документів необхідно добиватися максимальної одноманітності;

— рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання;

— впорядкуванню документообігу на підприємстві сприяє розробка схем руху документів. При побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства: що входять, що виходять і внутрішні. Повний цикл проходження вхідних документів включає: прийом і первинну обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд і розподіл документів, їх реєстрацію; процес руху документів, що виходять, має бути організований так, щоб з документом проводився строго необхідний мінімум операцій, а кожне переміщення було обумовлене суто діловою необхідністю і здійснювалося найбільш раціональним способом.

Розділ 2. Практичні аспекти організації документообігу підприємства в діяльності помічника керівника (на прикладі ПП «Елефант»)

2.1 Аналіз стану організації документообігу приватного підприємства «Елефант»

документообіг приватне підприємство Поняття «підприємство» є узагальнюючим за своєю сутністю. Воно, по-перше, визначає підприємства як суб'єкти господарського права стосовно всіх форм і видів власності в Україні (організаційні форми і види підприємств). По-друге, це поняття є загальногалузевим, тобто взагалі визначає промислові (фабрики, заводи, шахти), будівельні, транспортні, сільськогосподарські, торгові та інші підприємства. Підприємництво визначається науковцями як самостійна ініціатива, систематична, на власний ризик діяльність по виробництву продукції, виконанню робіт, наданню послуг та заняття торгівлею з метою одержання прибутку.

Приватне підприємство «Елефант» займається пошиттям і продажем чоловічої та дитячої нижньої білизни, спортивного одягу і інших трикотажних виробів.

Документообіг приватного підприємства складає повний цикл обробки і руху документів в установі з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання і відправки. При цьому об'єм документообігу обчислюється кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів, як правило, за рік.

Робота з документами здійснюється помічником керівника за наступною технологією.

Вхідні документи оформляються централізовано в канцелярії, де здійснюється їх первинна обробка, а саме: фіксується факт надходження, правильність і цілісність вкладень, здійснюються штемпелювання і сортування. Конверти, що поступили розкриваються, за винятком особистих листів і пошти громадських організацій. Відповідно до переліків реєстрованих і не реєстрованих документів вони проходять сортування, при цьому прямують за призначенням не реєстровані документи, а також документи, направлені на адресу громадських організацій і особисті листи. Всі реєстровані документи мають бути зареєстровані і передані на виконання.

Документи після попереднього розгляду реєструються. Можна реєструвати документи після розгляду посадовими особами. При цьому одночасно із заповненням реєстраційної картки туди переноситься і резолюція посадової особи, а також проставляється індекс підрозділувиконавця. У резолюції даються вичерпні, але стислі вказівки про порядок і характер виконання документа. Як правило, на документі ставиться одна резолюція. Додаткові резолюції допустимі, якщо вони деталізують механізм виконання документа і конкретизують виконавців, наприклад: директор — заступник директора по розвитку — начальник відділу структурного підрозділу — начальник бюро відділу структурного підрозділу — виконавець. Документи передаються на виконання зазвичай з одним примірником реєстраційної картки.

Рух документів в процесі виконання здійснюється послідовним або паралельним маршрутом. Це дає можливість направити копії документів одночасно декільком виконавцям. В цьому випадку відповідальним виконавцем стає особа, пойменована в резолюції першою.

Рух документів, що виходять, реалізується в наступному порядку: підготовка проекту документа і його виготовлення; узгодження і візування документа; підписання; реєстрація; відправка.

Для прискорення узгодження і візування документ розмножується оперативними засобами і передається зацікавленим особам. Виконавець перевіряє правильність складання і оформлення документа, наявність віз і додатків. Підготовлений і підписаний документ представляється зі всіма супутніми матеріалами, відповідно до яких він готувався. Для прискорення підготовки і оформлення документів необхідно ширше практикувати їх відправку за підписом керівників структурних підрозділів, але на підприємстві такої практики немає.

Підписаний документ поступає в канцелярію повністю оформленим і має позначку про вид поштового відправлення. Канцелярія проводить технічні операції: сортування, адресацію, конвертацію, маркування і відправку кореспонденції для здачі в поштове відділення.

Рух внутрішніх документів включає: підготовку, оформлення, узгодження і виконання. До внутрішніх документів відносяться: накази, протоколи, акти, інструкції, положення, правила, доповідні записки, пояснювальні записки, заяви, розпорядження, вказівки, довідки.

Проекти наказів і інших внутрішніх управлінських документів після їх підготовки і узгодження із зацікавленими підрозділами передають юристові для перевірки відповідності чинного законодавства.

Проект документа підписується керівництвом підприємства, передається для реєстрації в канцелярію, а потім в структурні підрозділи для виконання. Після оформлення і підписання протоколів канцелярія організовує їх розмноження і розсилку. Доповідні і пояснювальні записки, довідки для керівництва після реєстрації передаються за призначенням на виконання зацікавленим особам.

Пересування документів усередині підприємства здійснюється за допомогою кур'єрського зв’язку, який охоплює всі його структурні підрозділи. Кількість доставок документів протягом дня залежить від об'єму документообігу і оперативності діяльності підприємства, в середньому в три рази, а випадку терміновості - негайно.

Реєстрація документів є записом по формі встановлених відомостей про них для обліку і наступного пошуку. Головним принципом реєстрації є одноразовість — конкретний документ має бути зареєстрований один раз в одному місці - в канцелярії. Вхідні документи реєструються в день надходження, документи, що виходять і внутрішні - в день підписання.