Удосконалення економічного аналізу запасів підприємства як складової інформаційно-комунікативної системи

Удосконалення економічного аналізу запасів підприємства як складової інформаційно-комунікативної системи

В статті досліджуються вимоги до організації економічного аналізу запасів підприємства в сучасних умовах, що базуються на інформаційному забезпеченні та визначають ефективність прийняття управлінського рішення на їх основі. Визначено, що для забезпечення основних інформаційних потреб користувачів інформаційна система обліку запасів повинна також надавати можливість швидко оперувати складськими даними. Запропоновано впровадження WMS систем складського обліку з урахуванням новітніх технологій, що потребує детального аналізу складських бізнес-процесів. З метою вирішення поставлених завдань розроблено схему бізнес-процесу, що надає можливості в подальшому налаштуванні та автоматизації відповідних складових та включає можливі варіанти: відвантаження на складі та виконання замовлення або його відміну на будь-якій стадії (редагування, підготовки до відвантаження чи безпосередньо відвантаження). Такі впровадження сприятимуть ефективності інформаційнокомунікативної системи на підприємстві.

Основним завданням для управлінського персоналу є забезпечення безперервності діяльності підприємства та контроль наявності ключових ресурсів для постійного отримання прибутку. Проведення економічного аналізу надає можливість керівництву приймати рішення щодо доцільності того чи іншого виду діяльності. Потреба отримання точних і правдивих даних щодо запасів підприємства визначається сучасними умовами, оскільки лише наявність якісної інформації надасть можливість управлінському персоналу сформувати ефективне рішення. Дослідження теоретичних підходів до економічного аналізу наявності та руху запасів в сучасних умовах надасть можливість визначити оперативність отримання інформації управлінським персоналом.

Реалізація даного завдання передбачає здійснення контролю за наявністю запасів, які вважаються одним із ключових ресурсів, оскільки є значною частиною активів підприємства та займають особливе місце у складі майна.

Бухгалтерський облік як інформаційно-комунікативну систему досліджували С. Легенчук, О. Лаговська, І. Жиглей, М. Козлова. Запасам та матеріальним ресурсам як складовим оборотного капіталу присвятили дослідження вчені: О. Гадзевич, В. Іваненко, М. Болюх, В. Івахненко, Н. Любушин, В. Лещева, В. Дьякова, П. Попович, І. Прокопенко, Н. Тарасенко, М. Чумаченко та ін.

Формулювання цілей статті полягає у визначенні нових тенденцій та характеристиці існуючих підходів до економічного аналізу запасів підприємства з метою впровадження прогресивних змін в частині удосконалення інформаційно-комунікативної системи підприємства.

Основним завданням бухгалтерського обліку є формування та надання системою бухгалтерського обліку інформації зацікавленим користувачам.

Розглядаючи інформаційно-комунікативну парадигму розвитку сучасного суспільства, О. Бухтатий зазначає: «Прогнозоване і очікуване класиками ХХ сторіччя інформаційне суспільство уявляється як прорив до свободи індивіда зокрема і суспільства в цілому. Загалом будь-яка дія людини-мислячої ґрунтується на певній інформації, а точніше на процесах її трансформації у знання. На думку одного з теоретиків постіндустріалізму Д. Белла, на сучасному етапі каталізатором зміни парадигми суспільного розвитку, виступає інформація, яка трансформується у знання, яке і є справжнім джерелом вартості» [1].

Як зазначає М. Козлова: «Створюючи інформаційну підструктуру організації діяльності бухгалтерської служби підприємства, керівництво підприємства повинно забезпечити організацію комунікаційних мереж; підвищення якості інформації, яка циркулює по них і забезпечує управління і роботу облікового персоналу; повноцінне використання інформації для вирішення управлінських задач. Також, надмірне використання професіоналізмів може призвести до спотворення облікової інформації, яка передається, знижуючи ефективність процесу її передачі, і, відповідно, не лише не спрощує, але й ускладнює професійну комунікацію, виступаючи в якості мовних і семантичних комунікаційних бар'єрів у спілкуванні як бухгалтерів, так і бухгалтерів з користувачами інформації, а також між бухгалтерами різних підприємств «[2, с. 26].

На думку С. Легенчука, розглядаючи бухгалтерський облік як мову, поняття «мова» використовується в широкому розумінні, тобто як структурована система кодифікованих символів (облікових правил та принципів ведення бухгалтерського обліку), за допомогою якої окремі групи користувачів (бухгалтерів, з одного боку, та внутрішніх і зовнішніх користувачів — з іншого) взаємодіють між собою та управляють певною діяльністю (господарською діяльністю підприємства, на якому ведеться облік, або господарською діяльністю інших суб'єктів, що використовують облікову інформацію про це підприємство) [3].

Досліджуючи бухгалтерський облік як інформаційно-комунікаційну систему, О. Лаговська [4] розглядає комунікаційну функцію та її взаємозв'язок з іншими функціями системи бухгалтерського обліку, зокрема, інформаційної, прогностичної, контрольної та аналітичної, що відповідно визначає системи планування, контролю та економічного аналізу. Комунікаційна функція описує роль, яку виконує облікова система відносно системи управління, виступаючи системотворчим фактором, що зумовлює розвиток облікової системи в частині адаптації її структури відносно вимог середовища як сукупності підсистем управління.

Розвиток підприємства передбачає наявність виробничих ресурсів визначеної кількості та якості. Одним із найважливіших етапів організації економічного аналізу запасів підприємства є його інформаційне забезпечення, оскільки від його якості залежить ефективність прийняття управлінського рішення. Завдання, що поставлені перед управлінським персоналом в сучасних умовах, формують ряд вимог до інформаційного забезпечення системи економічного аналізу.

Як зазначає П. Попович [5], аналіз запасів є своєрідною сигнальною системою, що сповіщає про наступ чи можливу появу небажаних тенденцій чинників, які потребують від органів управління прийняття компетентних заходів для того, щоб надати певному процесові необхідного напрямку.

Причинами невідповідної кількості виробничих запасів на підприємстві можуть бути: нерівномірна, дострокова та некомплектна поставка; придбання за нормами, що значно перевищує потребу; неповний облік виробничих запасів на складі; економія витрат на матеріали; невиконання бізнес-плану виробництва продукції та підвищення собівартості в порівнянні з плановою та інші причини.

Відповідні причини зазначених явищ необхідно визначати за окремими видами і місцями зберігання, а інформаційною основою можуть виступати дані карток складського обліку, інвентаризаційних відомостей, аналітичного бухгалтерського обліку.

На посиленні значення аналізу ефективного використання виробничих ресурсів вказують О. Томчук та Л. Кулик, зазначаючи, що «існує обмеженість у наявності та забезпеченості власними виробничими ресурсами вітчизняних підприємств, їх недостатній технічний, технологічний та організаційний рівень, відсутність необхідної платоспроможності, кредитоспроможності та фінансової стійкості й прибутковості підприємств» [6].

Традиційно складовими інформаційної системи щодо запасів підприємства визначають аналіз забезпеченості виробничими запасами підприємства та аналіз ефективності використання виробничих запасів. Таку інформацію формують відповідні відділи, що надають документ як складову інформаційно-комунікативної системи підприємства (табл. 1).

Складові інформаційної системи щодо запасів підприємства

Таблиця 1 систематизовано на основі [7].

Окрім цього, для забезпечення основних інформаційних потреб користувачів інформаційна система обліку запасів повинна не лише формувати інформацію про аналіз забезпеченості виробничими запасами підприємства та ефективність їх використання, але також надавати можливість швидко оперувати складськими даними.

В сучасних умовах для отримання конкурентних переваг більшість вітчизняних підприємств потребують впровадження ITпідтримки, що означає застосування інформаційних технологій та спрямованості на збільшення ефективності діяльності.

Визначаючи особливості сучасних інформаційних систем управління складом, О. Горбенко та Т. Царенок [8] зазначають, що на великому сучасному складі з величезною кількістю номенклатурних позицій і значним товарообігом кожен день виконуються сотні рутинних операцій, до швидкості виконання яких пред’являються високі вимоги. Організація ефективної роботи на великому складі просто неможлива без використання автоматизованих інформаційних систем управління, тобто систем класу WMS, що як програмний продукт для автоматизації управління складською діяльністю, дозволяє управляти всіма технологічними операціями в режимі реального часу.

Варто зазначити, що користувачами WMS систем є не бухгалтери, а комірники, вантажники, начальники складів. Впровадження WMS систем складського обліку з врахуванням новітніх технологій потребує детального аналізу складських бізнес-процесів. Слід враховувати, що створення такої інформаційної системи спрямоване не тільки на забезпечення користувачів інформацією, але й на прискорення та контроль виконання ними їх службових обов’язків.

Методика оперативного аналізу полягає у виявленні проблем, що виникають під час господарської діяльності, в процесі пошуку та аналізу можливих варіантів управлінських рішень з метою виявлення та уникнення ділянок, що в майбутньому можуть негативно впливати на діяльність та фінансовий результат. Впровадження системи бізнес-процесів забезпечує якість виробництва та управління, конкурентоспроможність на ринку та реалізує потенціал підприємства.

Визначаючи загальну характеристику та економічну сутність бізнес-процесів підприємства, Л. Чорнобай та О. Дума [9] зазначають, що в еволюції наукового бачення слід визначати технічну (зорієнтовану на автоматизацію та стандартизацію) та економічну (управлінську) спрямованість тлумачень бізнес-процесів. В самому економічному підході можна виділити спрямованість на внутрішнє середовище (зорієнтоване на підвищення ефективності управління та формування важелів управління) та спрямованість на зовнішнє середовище (зорієнтоване на взаємодію із зовнішнім середовищем і підвищення гнучкості).

Розробка автоматичного управління бізнес процесами повинно відповідати ряду вимог, зокрема:

гнучкість (можливість створення як нових, так і редагування існуючих видів бізнес-процесів);

функціональність (можливості адміністрування, необмежена кількість станів бізнес-процесів, фонове виконання бізнес-процесів і формування нових завдань);

повсюдність (можливість відстеження всіх подій документів — від створення до зміни, контроль дій з документами, заборона внесення дій, що конфліктують з налаштуваннями бізнес-процесу);

контрольованість (адміністратор бізнес-процесів, детальне протоколювання подій щодо створення, старту, виконання завдань, завершення);

сумісність (можливість переключення модулів в типову та нетипову конфігурації).

Як зазначає О. Корзаченко [10], оптимізація бізнес-процесів підприємств є дієвим інструментом забезпечення ефективності діяльності підприємств в сучасних умовах, сприяє збільшенню прибутку і зростанню продуктивності, зниженню витрат, поліпшенню якості продуктів або послуги, з метою їх відповідності потребам клієнтів і споживачів.

Враховуючи визначену необхідність впровадження WMS системи складського обліку на основі аналізу складських бізнес-процесів, розроблено схему бізнес-процесу, що передбачає особливості всього механізму від моменту замовлення до відміни замовлення, або до виконання замовлення (рис. 1).

Таким чином, запропонована схема бізнес-процесу надає можливості в подальшому налаштуванні та автоматизації відповідних складових. Бізнес-процес передбачає після замовлення можливість його редагування та затвердження, що в подальшому підготує відвантаження на складі та виконання. У випадку відміни замовлення на будь-якій стадії (редагування, підготовки до відвантаження чи безпосередньо відвантаження) замовлення скасовується.

Висновки. Системи планування, контролю та економічного аналізу на підприємстві нерозривно пов’язані з інформаційно-комунікаційним забезпеченням. Комунікаційна функція описує роль облікової системи відносно системи управління, виступаючи фактором, що зумовлює розвиток облікової системи в частині адаптації її структури відносно вимог середовища.

Одним із основних етапів організації економічного аналізу запасів підприємства є його інформаційне забезпечення, від якості якого часто залежить ефективність прийняття управлінського рішення. Завдання, що поставлені перед управлінським персоналом в сучасних умовах, формують ряд вимог до інформаційного забезпечення системи економічного аналізу.

Традиційно інформаційна система щодо запасів підприємства передбачає необхідність здійснення аналізу забезпеченості виробничими запасами підприємства та аналізу ефективності використання виробничих запасів. Для забезпечення основних інформаційних потреб користувачів інформаційна система обліку запасів повинна також надавати можливість швидко оперувати складськими даними. Впровадження WMS систем складського обліку з врахуванням новітніх технологій потребує детального аналізу складських бізнес-процесів.

З метою вирішення поставлених завдань розроблено схему бізнес-процесу, що надає можливості в подальшому налаштуванні та автоматизації відповідних складових та включає можливі варіанти: як відвантаження на складі та виконання замовлення, так і його відміну на будь-якій із стадій (редагування, підготовки до відвантаження чи безпосередньо відвантаження). Оскільки важливими структурними елементами комунікації визначають повідомлення, комунікативні канали і засоби, кодування і декодування інформації, зворотний зв’язок, розроблена схема бізнес-процесу характеризується відповідними характеристиками та сприяє своєчасності формування та передачі облікових даних та уникненню інформаційних перешкод.

Ефективна WMS система повинна забезпечувати максимізацію оборотності запасів, що є одним з основних завдань інформаційної системи обліку запасів. Побудова інформаційної системи обліку запасів з врахуванням мети діяльності підприємства сприяє підвищенню економічного ефекту, а тому її впровадження стає одним із засобів конкурентної боротьби.

Список використаних джерел

• 1. Бухтатий О. Інформаційно-комунікативна парадигма розвитку сучасного суспільства [Електронний ресурс] / О. Бухтатий. — Режим доступу: http://kbuapa.kharkov.Ua/e-book/putp/2012;1/doc/4/02.pdf.
• 2. Козлова М. О. Влияние психологических и лингвистических аспектов на организацию бухгалтерского учета / М. О. Козлова // Международный бухгалтерский учет. — 2013. — № 24(270). — С. 17−28.
• 3. Легенчук С. Ф. Лінгвістичний підхід у розвитку бухгалтерського обліку [Електронний ресурс] / С. Ф. Легенчук. — Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/jpdf/Nznuoa_2012₁₉_41.pdf.
• 4. Лаговська О. А. Бухгалтерський облік як інформаційно-комунікаційна система: конструктивний підхід / О. А. Лаговська // Вісник ЖДТУ, 2011. — 3 (57). — С. 76−79.
• 5. Попович П. Аналіз формування та використання запасів підприємства / П. Попович // Економічний аналіз: зб. наук. праць каф. економічного аналізу Терноп. нац. екон. ун-ту. — Тернопіль, 2010. — Вип. 5. — С. 150−153. — Режим доступу: http://www.econa.at.ua/Vypusk₅/popovych.pdf.
• 6. Томчук О. Аналіз ефективного використання виробничих запасів підприємств [Електронний ресурс] / О. Томчук, Л. Кулик. — Режим доступу: http://sophus.at.ua/publ/2013₀₄_18₁₉_kampodilsk/sekcija₃_2013₀₄_18₁₉/analiz_e fektivnogo_vikoristannja_virobnichikh_zapasiv_pidpriemstv/23−1-0−517.
• 7. Стасишен М. С. Методологія та організація обліку, аналізу та аудиту використання виробничих матеріальних запасів / М. С. Стасишен, А. М. Лисенко // Збірник наукових праць Державного економіко-технологічного університету транспорту. Економіка і управління. — 2014. — Вип. 28. — С. 250−254. — Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/j-pdf/Znpdetut_eiu_2014₂₈_33.pdf.
• 8. Горбенко О. В. Сучасні інформаційні системи управління складом [Електронний ресурс] / О. В. Горбенко, Т. Ю. Царенок. — Режим доступу: http://irbisnbuv.gov.ua/cgi-3 bin/irbis_nbuv/cgiirbis₆₄.exe?C21 COM=2&I21DBN=UJRN&P21DBN=UJRN&IMAG
• 9. ^ E_FILE_DOWNLOAD=1&Image_file_name=PDF/Upsal_2010₇_63.pdf.
• 10. Чорнобай Л.І. Бізнес-процеси підприємства: загальна характеристика та економічна суть / Л.І. Чорнобай, О.І. Дума // Вісник Національного університету «Львівська політехніка». Менеджмент та підприємництво в Україні: етапи становлення і проблеми розвитку. — 2013. — № 769. — С. 125−131. — Режим доступу: а http://nbuv.gov.ua/j-pdf/VNULPM_2013₇₆₉_20.pdf.
• 11. Корзаченко О. В. Оптимізація бізнес-процесів українських підприємств: I проблеми та перспективи [Електронний ресурс] / О. В. Корзаченко. — Режим доступу: http://www.ej.kherson.ua/journal/economic₀₃/15.pdf.