Організація документообігу на підприємстві

Документообіг — це рух документів від моменту їх складання, опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів.

Головне завдання документообігу — прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Графік документообороту встановлюється головним бухгалтером Споживчого товариства.

Графік документообігу СТ «Спліт» має наступні етапи обігу кожного документа:

• 1) надходження документів на підприємство та їх оформлення;
• 2) опрацювання і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;
• 3) надходження первинних документів до бухгалтерії;
• 4) опрацювання документів у бухгалтерії:

— перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;

— оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;

— запис на документах бухгалтерських проведень;

— відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;

• 5) передача документів в архів бухгалтерії;
• 6) передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Контроль за дотриманням графіка документообігу в СТ «Спліт» здійснюється головним бухгалтером.

Всі документи після повної перевірки та обробки потрапляють в архів підприємства.

В СТ «Спліт» документи зберігаються в закритих шафах. Бланки суворого обліку зберігаються в сейфах, що забезпечують їх збереження. Для швидкого знаходження того чи іншого документа, перед передаванням до архіву відбувається:

• — групування;
• — комплектування;
• — прошивка;
• — опечатування.

Первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами, що називаються справами, вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать.

Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

Основним нормативним документом в СТ «Спліт» при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є «Перелік типових документів».

Відповідно до «Переліку типових документів» в СТ «Спліт» для первинних документів встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; розрахунково-платіжні відомості на видачу ЗП — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Але не залежно від встановлених термінів зберігання, документи повинні зберігатись до перевірки Ревізійної комісії.