Документно-інформаційне забезпечення господарсько-договірної діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

ДИПЛОМНА РОБОТА Документно-інформаційне забезпечення господарсько-договірної діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

Зміст

ВСТУП РОЗДІЛ 1. СПЕЦИФІКА ГОСПОДАРСЬКОГО-ДОГОВІРНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКОГО ТА ТЕХНОЛОГІЧНОГО БЮРО УКРЗАЛІЗНИЦІ

1.1. Загальна характеристика діяльності ПКТБ УЗ

1.2. Відомості про продукцію та основних конкурентів ПКТБ УЗ

1.3. Організаційна структура управління підприємством

1.4. Основні показники фінансового стану підприємства РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКОГО ТА ТЕХНОЛОГІЧНОГО БЮРО УКРЗАЛІЗНИЦІ

2.1. Поняття «документ». Види документів. Система документації

2.2. Види документів, характерні для діяльності ПКТБ УЗ

2.3. Характеристика документів з господарської діяльності. Договір як основа господарської діяльності

РОЗДІЛ 3. ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКОГО ТА ТЕХНОЛОГІЧНОГО БЮРО УКРЗАЛІЗНИЦІ

3.1. Уніфікована форма класифікації та кодування документації

3.2. Електронний документообіг в організації господарської діяльності ПКТБ УЗ

3.3. Можливості використання Інтернету для оптимізації господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ ВИСНОВКИ СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ДОДАТКИ

Вступ

Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці (ПКТБ РС УЗ) було засноване в Києві в 1973 році з метою задоволення потреб залізничного транспорту України в ефективних технологіях, розробках проектів та виготовленні обладнання й оснастки для вагоноремонтних підприємств Укрзалізниці. На сьогоднішній день Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці працює над розробленням нових технологій виробництва обладнання, необхідного для ефективної роботи Укрзалізниці; над забезпеченням рентабельності підприємства для виконання заходів технічного розвитку; над рекламною діяльністю та вдосконаленням сервісу реалізації продукції. Такий широкий спектр діяльності ПКТБ РС УЗ вимагає досконалого документно-інформаційного забезпечення, тому обрана тема надзвичайно актуальна на сьогоднішній день. У роботі розглядається необхідність регулювання господарсько-договірної діяльності ПКТБ РС УЗ, шляхи удосконалення нормативних актів з питань діяльності Укрзалізниці, забезпечення та вдосконалення процесів документування господарської, підприємницької та рекламної діяльності бюро на основі автоматизації та впровадження інформаційних технологій по роботі з документами, пов’язаними з господарською діяльністю Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

Господарська діяльність, як відомо, ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах цих договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин і т. ін. [26, 119].

Метою роботи є аналіз основних типів існуючих документів, пов’язаних із господарсько-договірною діяльністю Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці, та спроба запропонувати нові технології по роботі з документами з господарської діяльності.

Мета дослідження передбачає розв’язання цілого ряду завдань, зокрема:

— охарактеризувати специфіку господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ;

— з'ясувати правові аспекти господарської діяльності ПКТБ УЗ;

— ознайомитися з існуючою нормативно-правовою базою діяльності ПКТБ УЗ;

— проаналізувати дійсну систему документообігу на підприємстві;

— вивчити існуючі документи, пов’язані з господарською діяльністю ПКТБ УЗ;

— спроба зробити узагальнення щодо позитивного досвіду роботи з документами ПКТБ УЗ;

— розробити рекомендації щодо вдосконалення системи документного забезпечення діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

Отже, об'єктом дослідження стала господарсько-договірна діяльність Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

Предмет дослідження — документація, необхідна для забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ.

Проаналізувавши сфери діяльності Проектно-конструкторського бюро, можна виділити типи документів, необхідних для забезпечення його діяльності, — документи з господарської діяльності, обліково-фінансові документи, документи, що підтверджують право інтелектуальної власності, бухгалтерські документи, документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документація з рекламної діяльності. Докладніше усі ці види документів розглядатимуться в одному з наступних розділів роботи.

Робота має практичне значення. Матеріали дипломної роботи можуть бути використані в процесі господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці. Теоретичні розробки і практичні рекомендації, вироблені в процесі роботи над обраною темою, мають бути покладені в основу оптимізації документообігу ПКТБУЗ. Позитивним є вивчення досвіду використання новітніх інформаційних технологій у процесі документно-інформаційного забезпечення діяльності ПКТБ УЗ.

Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку рекомендованої літератури та додатків. У вступі визначається мета, обґрунтовується актуальність теми, формулюються об'єкт та предмет, практичне значення дослідження.

У першому розділі розглядаються різні аспекти господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

У другому розділі аналізується стан досліджуваного питання, описується система документного забезпечення діяльності ПКТБ УЗ, дається аналіз існуючих документів.

У третьому розділі аналізуються переваги й недоліки документного забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ, робляться висновки стосовно можливої раціоналізації документообігу обраного підприємства.

Додатки містять зразки оформлення документів, пов’язаних із господарсько-договірною діяльністю ПКТБ УЗ.

Розділ 1. Специфіка господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

1.1 ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДІЯЛЬНОСТІ ПКТБ УЗ Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці має за мету задоволення потреб залізничного транспорту України в ефективних технологіях, розробках проектів та виготовленні обладнання для вагоноремонтних підприємств Укрзалізниці.

ПКТБ УЗ виконує науково-дослідні, проектні роботи; працює над розробкою проектів технічного переобладнання підприємств залізничного транспорту; розробляє проекти автоматизації та механізації виробництва для ремонту рухомого складу; розробляє нові технології екіпіровки вагонів та впровадження їх у виробництво; займається виготовленням та реалізацією дослідних зразків і малих серій технологічного обладнання та оснастки для вагоноремонтних підприємств тощо. Підприємство здійснює свою діяльність на підставі і відповідно до чинного законодавства України та Статуту, який узгоджується трудовим колективом та затверджується Укрзалізницею.

Державне підприємство Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці (ДП ПКТБ ЦВ Укрзалізниці) за завданнями управлінь та підприємств Укрзалізниці розробляє технологічні процеси, конструкторську документацію, виготовляє оснастку та устаткування для механічної обробки та відновлення зварюванням, наплавленням та іншими методами деталей вантажних, пасажирських вагонів і контейнерів. Монтаж, впровадження у виробництво, гарантійний ремонт та обслуговування виготовленого устаткування, підготовку фахівців для виконання робіт на устаткуванні здійснює ПКТБ ЦВ.

Предметом діяльності ПКТБ РС УЗ є:

виконання науково-дослідних, проектних, дослідно-конструкторських робіт;

розробка проектів технічного переобладнання та реконструкції підприємств залізничного транспорту;

розробка проектів автоматизації та механізації виробництва для ремонту рухомого складу;

розробка технологічних норм та процесів по ремонту та утриманню рухомого складу;

розробка нових технологій по екіпіровці вагонів та впровадження їх у виробництво;

виконання проектно-конструкторських та технологічних робіт за договорами, контрактами з іноземними фірмами та організаціями;

виготовлення та реалізація дослідних зразків і малих серій технологічного обладнання та оснастки для вагоноремонтних підприємств;

надання послуг з гарантійного обслуговування впровадженого обладнання та по постачання зварювальних матеріалів;

надання науково-технічної допомоги з впровадження у виробництво дослідних зразків обладнання і оснастки, підвищення кваліфікації фахівців для обслуговування цих зразків на вагоноремонтних підприємствах залізниці;

організація заходів, пов’язаних з підвищенням кваліфікації та атестацією фахівців зварювального виробництва;

проведення заходів з охорони інтелектуальної власності підприємства.

Самостійно та в співпраці з ІЕЗ ім. Патона, ХарДАЗТ, Інститутом матеріалознавства, ПКБ ЦВ МПС РФ, спільним Українсько-Австрійським підприємством «Фроніус-Факел» підприємство розробило понад 30 технологічних процесів для ремонту рухомого складу:

— відновлення гребенів і різьбової частини осі колісної пари, різьби гайки;

— комплекс по відновленню зношених поверхонь надресорних балок;

— відновлення поверхонь буксового прорізу бокової рами та корпусів букс;

— електрошлакове відновлення перемички хвостовика та зносостійке наплавлення замка автозчепа;

— відновлення клина фрикційного апарату у вакуумі;

— відновлення деталей пасажирських вагонів.

У зв’язку зі зниженням з різних причин потужностей ливарного виробництва в Україні відчувається нестача запасних частин рухомого складу. Оскільки в минулому проблем з постачанням ремонтним підприємствам Укрзалізниці деталей та вузлів не виникало — технологіям із відновлення деталей не приділялося належної уваги. Унаслідок цього у вагонних депо Укрзалізниці відсутнє устаткування з комплексного відновлення деталей рухомого складу.

Причиною виникнення діяльності, якою займається ПКТБ ЦВ Укрзалізниці, було те, що протягом останніх років значно зросли темпи зносу деталей рухомого складу, що призводить до скорочення терміну служби й значних матеріальних затрат, оскільки окремі деталі, які входять до складу залізничних вагонів, підлягають експлуатаційному зносу, що потребує їх заміни чи ремонту. Ці проблеми особливо загострились із введенням системи ремонту вагонів по пробігу. Для забезпечення безвідмовної роботи ходових частин до досягнення встановленої норми пробігу між деповськими ремонтами (в окремих випадках до 160 тис. км) необхідно при виконанні деповського ремонту вагонів ремонт окремих вузлів, у першу чергу візків, колісних пар, виконувати в обсязі капітального ремонту.

Зварювання, наплавлення та інші споріднені процеси підвищують технічний ресурс нових і відновлених деталей рухомого складу, дозволяють заощаджувати матеріали та електроенергію, скорочують час і трудомісткість їх виготовлення та ремонту.

ПКТБ Укрзалізниці бере активну участь у Програмі ресурсозбереження на залізничному транспорті, розробляючи технологічні процеси з відновлення зварюванням, наплавленням та іншими методами вантажних вагонів. Найбільш ефективною ресурсозберігаючою технологією є наплавлення. При відновленні наплавленням маса металу, яка наплавляється на деталь, звичайно не перевищує 6% маси деталі, що ремонтується. Це визначає витрати металу в десятки разів менші ніж при виготовленні деталей, а витрати на відновлення складають від 4% до 30% вартості нових деталей.

Здійснюючи ресурсозберігаючу програму «Колесо — рейка», ПКТБ Укрзалізниці розробило 3 технологічних процеси з відновлення наплавленням деталей візка ЦНИИ — Х3:

Відновлення гребенів колісної пари.

Відновлення різьбової частини осі колісної пари.

Відновлення гайки М110×4.

Відповідно до цієї програми було виготовлено й впроваджено у вагонних депо Укрзалізниці 38 установок для наплавлення гребенів колісних пар у комплекті з установками для нагрівання, 4 установки для відновлення гайки М 110×4, 2 установки для відновлення різьбової частини осі колісної пари.

Вагонні депо Укрзалізниці не забезпечені належним обладнанням по відновленню надресорних балок, особливо для механічної обробки підп'ятникового місця, шкворневого отвору і похилих площин.

Керуючись потребою підприємств, зайнятих ремонтом рухомого складу Укрзалізниці у цьому обладнанні ДП ПКТБ ЦВ Укрзалізниці розробило і виготовило ряд установок для механічної обробки та відновлення наплавленням елементів надресорної балки — усього 7 одиниць.

Розроблені технології і виготовлені установки з відновлення перемички хвостовика автозчепа, наплавлення замка автозчепа СА-3.

Останньою розробкою підприємства для відновлення поверхні фрикційного клина є принципово нова технологія та установка для вакуумного наплавлення без наступної механічної обробки з мінімальною витратою зварювальних матеріалів.

Також розроблені технології і виготовлені установки з відновлення інших деталей візка ЦНИИ-Х3.

У співпраці з ІЕЗ ім. Патона ведуться роботи по впровадженню у виробництво таких прогресивних методів по відновленню деталей рухомого складу:

Наплавлення гребенів коліс колісних пар без попереднього підігріву.

Відновлення підступічної частини та шийки осі колісної пари плазмовим напилюванням.

Відновлення бокової рами візка ЦНИИ-Х3 методом наплавлення спеціальним електродом без наступної механічної обробки.

Отже, діяльність ПКТБ УЗ задовольняє виробничі потреби Укрзалізниці у виготовленні нестандартного обладнання.

1.2 ВІДОМОСТІ ПРО ПРОДУКЦІЮ ТА ОСНОВНИХ КОНКУРЕНТІВ ПКТБ УКРЗАЛІЗНИЦІ

ПКТБ УЗ виготовляє обладнання, призначене для відновлення деталей, необхідних для забезпечення роботи Укрзалізниці.

Відомості про продукцію, яку виготовляє ПКТБ УЗ, можна отримати, проаналізувавши таблиці 2.1 та 2.2.

ПКТБ УЗ працює над відновленням гребенів різьбової частини осі колісної пари, різьби гайки, комплексним відновленням зношених поверхонь надресорних балок, електрошлаковим відновленням перемички хвостовика та зносостійким наплавленням замка автозчепу, відновленням деталей пасажирських вагонів. Із цією метою Проектно-конструкторське бюро розробляє та виготовляє різноманітні установки, пристрої для відновлення колісних пар та інших деталей наплавленням. Цей вид відновлення виправдовує себе в економічному плані, оскільки відновлення деталей потребує значно менших витрат, ніж на виготовлення нових, металу витрачається значно менше при наплавленні, і зносостійкість відновлених деталей, як довела практика, не поступається новим деталям.

Проаналізувавши таблицю 2.2. (додаток 2), можна побачити, що вартість робіт по відновленню деталей та вузлів вагонів на обладнанні, виготовленому ПКТБ УЗ невисока, що ще раз підтверджує переваги відновлення деталей вагонів та допоміжних частин наплавленням.

Продукція виробництва ПКТБ ЦВ УЗ є нестандартною і застосовується тільки для потреб Укрзалізниці, тому конкурентів існує небагато.

Основними конкурентами ПКТБ ЦВ УЗ є:

1. ВАТ «Завод «Рейл», м. Малин.

Але переваги ПКТБ УЗ очевидні. На установках для обробки підп'ятникового місця надресорної балки, виробництва заводу «Рейл», можлива обробка тільки опорної поверхні підп'ятникових місць, висока ціна — 195 000 грн. А на установках для механообробки підп'ятникового місця надресорної балки, виробництва ПКТБ ЦВ УЗ, крім обробки опорної поверхні є можливою розточка і відновлення шкворневого отвору, обробка внутрішнього та зовнішнього буртів до альбомних розмірів, ціна 85 000 грн.

2. ЗАТ «Вілтранс», м. Київ.

Переваги знову на боці ПКТБ УЗ Наприклад, до складу установки для наплавлення гребенів колісної пари, виробництва ЗАТ «Вілтранс», входить установка для наплавлення, яка складається з двох автоматів, та установка для відпалу, яка використовується як установка для нагріву гребенів коліс. Ціна — 146 300 грн.

Комплекс установок, виробництва ПКТБ УЗ, складається з установки для наплавлення та установки для нагріву. Наплавлення здійснюється чотирма напівавтоматами. Ціна — 146 076 грн.

Таким чином, виробництво нестандартного обладнання виключає велику кількість конкурентів, оскільки продукція призначена для вузькоспеціальних потреб підприємства, що займається ремонтом вагонного обладнання, тобто для потреб Укрзалізниці.

1.3 ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ Управління державним підприємством «Проектно-конструкторським та технологічним бюро рухомого складу Укрзалізниці» здійснюється відповідно до його установчих документів на основі поєднання прав власника щодо господарського використання свого майна і участі в управлінні трудового колективу.

Наймання керівника здійснюється Укрзалізницею шляхом укладання з ним контракту в порядку, установленому чинним законодавством. Керівник діє на основі контракту, Статуту підприємства, чинного законодавства та інших обов’язкових нормативних актів.

Заступники керівника підприємства, керівники та спеціалісти підрозділів апарату управління і структурних підрозділів (цехів, відділів та інших підрозділів) призначаються на посаду і звільняються з посади керівником підприємства.

Керівник ПКТБ ЦВ УЗ самостійно визначає структуру апарата управління підприємством (Додаток 3).

У ПКТБ ЦВ Укрзалізниці використовується змішана система управління, у якій сполучається лінійна і функціональна системи. У цьому випадку рішення, підготовлені функціональними підрозділами розглядаються й затверджуються лінійним керівником, який передає їх підлеглим підрозділам.

Розглядаючи структуру управління (Додаток 3), ми бачимо, що підприємство очолює директор, який самостійно вирішує питання діяльності підприємства, за винятком тих, що віднесені Статутом до компетенції Органу управління майном (Міністерства транспорту України) та інших органів управління підприємства (Укрзалізниці). Керівник підприємства несе повну відповідальність за стан та діяльність підприємства; діє без довіреності від імені підприємства, представляє його в усіх установах та організаціях; розпоряджається коштами та майном відповідно до чинного законодавства; укладає договори, видає довіреності, відкриває в установах банків розрахунковий та інші рахунки; несе персональну відповідальність за формування та виконання фінансових планів, дотримання вимог чинного законодавства, профілактики правопорушень і злочинів.

Головний інженер управляє роботою технічних служб підприємства, несе відповідальність за виконання плану, випуск високоякісної продукції, використання новітньої техніки і технології. Йому підпорядковані відділи і служби:

технологічний;

конструкторський;

нової техніки;

охорони праці.

У завдання технологічного відділу входять питання вдосконалювання продукції, що випускається, розробки нових видів продукції, впровадження у виробництво обладнання, яке випускається, механізації і автоматизації виробничих процесів, дотримання встановлених технологій, здійснює контроль за комплексністю і якістю готової продукції, розробляє пропозиції щодо попередження й зменшення браку.

До завдань та функцій конструкторського відділу входить: створення конструкторської документації, конструкторський нагляд за процесом виробництва продукції, приймає участь в випробуванні обладнання, складання переліку матеріалів на обладнання, яке випускається, складання паспортів, технічних умов та інструкцій з експлуатації на вироби, забезпечення цеху і відділів технічною документацією.

Відділ нової техніки і перспективних технологій забезпечує розробку нової техніки і технології виробництва, проектів реконструкції підприємства, його підрозділів, оновлення й модернізації обладнання, комплексної механізації виробничих процесів; бере участь у роботі з питань атестації й раціоналізації робочих місць, метрологічного забезпечення, механоенергетичного обслуговування виробництва; приймає міри по вдосконаленню організації виробництва, праці й управління на науковій основі, впровадженню комп’ютерної та обчислювальної техніки, механізації та автоматизації інженерних та управлінських робіт; здійснює контроль за введенням в експлуатацію нового обладнання; займається оформленням ліцензій на обладнання, яке випускається.

Інженер з охорони праці і техніки безпеки здійснює контроль за дотриманням у підрозділах підприємства інструкцій, правил і норм з охорони праці і техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежного захисту та охорони навколишнього середовища, за наданням працівникам установлених пільг і компенсацій за умовами праці. Розробляє інструкції з охорони праці і техніки безпеки, програми навчання робітників безпечним умовам, проводить вступні та повторні інструктажі працівників підприємства. Бере участь у перевірці технічного стану обладнання, визначає його відповідність вимогам безпеки ведення робіт.

Заступник директора здійснює управління експериментально-виробничим цехом і матеріально-технічним постачанням і збутом продукції.

Експериментально-виробничий цех має 4 дільниці :

1) механічну; 2) слюсарну; 3) збиральну; 4) зварювальну. Кожна дільниця має свої чітко зазначені функції.

У цеху знаходиться 45 одиниць металообробного устаткування.

Начальник експериментально-виробничого цеху здійснює контроль за процесом виробництва продукції; забезпечує контроль за роботою і налагодженням устаткування, проведенням усіх видів ремонту устаткування, а також монтажем нового і демонтажем застарілого устаткування.

До завдань та функцій відділу матеріально-технічного забезпечення входить організація планування забезпечення підприємства матеріалами і комплектуючими; організація доставки матеріалів; організація контролю за економним використанням матеріалів і комплектуючих; ведення картотеки постачальників, організація робіт по прийманню, зберіганню й видачі матеріалів і комплектуючих; проводить оцінку і вибір постачальників.

Бухгалтерія здійснює облік засобів підприємства і господарських операцій із матеріальними і грошовими ресурсами, установлює результати фінансово-господарської діяльності підприємства, здійснює фінансові розрахунки із замовниками і постачальниками, пов’язані з реалізацією готової продукції, придбанням необхідної сировини, палива, матеріалів, комплектуючих і т.п. В завдання цього відділу входить також одержання кредитів у банку, своєчасне повернення позичок, взаємовідношення з державним бюджетом.

Планово-економічна група розробляє річні, квартальні плани підприємства, контролює їхнє виконання, визначає шляхи усунення недоліків, організовує й удосконалює планування, розробляє нормативи для утворення фондів економічного стимулювання, веде оперативний статистичний облік, аналіз показників роботи підприємства, вивчає і впроваджує передовий досвід у організації планово-економічної роботи, здійснює підготовку і перевірку договорів, калькулювання ціни на нове обладнання; проводить всебічний аналіз результатів діяльності підприємства, розробляє заходи щодо зниження собівартості й підвищення рентабельності підприємства, поліпшення використання виробничих фондів, виявлення і використання резервів на підприємстві, бере участь у розробці техніко-економічних нормативів і конкретних показників з економічного стимулювання.

Старший інспектор з кадрів розробляє штатний розклад, складає річні, квартальні, місячні плани по праці і заробітній платі і здійснює контроль за їх виконанням, розробляє заходи щодо підвищення продуктивності праці, упровадженню прогресивних систем заробітної плати, розробляє положення про утворення і витрати фонду матеріального заохочення, розробляє технічно обґрунтовані норми виробітку і проводить аналіз їхнього виконання, організовує і бере участь у розробці питань трудової і суспільної дисципліни, розробляє заходи щодо зниження плинності кадрів.

Юрисконсульт забезпечує дотримання законності в діяльності підприємства і захист його правових інтересів, здійснює контроль за відповідальністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій, положень, договорів, а також у разі потреби бере участь у підготовці цих документів, представляє інтереси підприємства в суді, очолює роботу з аналізу і узагальнення результатів розгляду претензій, судових і господарських справ, а також практики укладання і виконання договорів, забезпечує необхідною інформацією про чинне законодавство і організацію роботи з ознайомлення посадових осіб підприємства з нормативними актами, які стосуються їх діяльності.

У процесі управління відбувається делегування прав і обов’язків для організації роботи і розподілу завдань, які вирішуються працівниками.

1.4 ОСНОВНІ ПОКАЗНИКИ ФІНАНСОВОГО СТАНУ ПІДПРИЄМСТВА З метою організації та забезпечення ефективного управління перевізним процесом та наданням послуг на залізничному транспорті, а також підвищенням рівня інформатизації залізничної галузі було створене державне підприємство «Проектно-конструкторське технологічне бюро з автоматизації систем управління на залізничному транспорті України» як самостійний суб'єкт господарювання з статусом юридичної особи.

Державне підприємство ПКТБ УЗ відноситься до сфери управління Міністерства транспорту та зв’язку України і підпорядковується Державній адміністрації залізничного транспорту України. Укрзалізниця здійснює централізоване управління процесом перевезень у внутрішньому і міжнародному сполученні та регулює виробнично-господарську діяльність залізниць у сфері організації цього процесу.

Укрзалізниця у своїй діяльності керується Конституцією України, Конституційним Договором між Президентом України та Верховною Радою України, законами України, указами і розпорядженнями Президента України тощо.

Доцільності створення державного підприємства «Проектно-конструкторського технологічного бюро з автоматизації систем управління на залізничному транспорті України» (ДП ПКТБ АСУЗТ) є очевидною.

Залізничний транспорт України є найбільш потужним серед країн Європи (Крім Росії). До складу господарств залізничного транспорту входять понад 250 окремих юридичних осіб (в тому числі 6 залізниць), понад 1100 вантажних станцій, понад 1200 структурних підрозділів.

Функціонування залізничної галузі не можливо без застосування потужних автоматизованих систем керування у всіх технологічних процесах та в управлінській діяльності. На сьогодні в галузі

1. Автоматизовано понад 22 000 робочих місць.

2. Експлуатується 34 центральних та 22 регіональних обчислювальних комплексів, понад 500 функціональних серверів.

3. Експлуатується мережа передачі даних, яка включає до себе понад 10 000 одиниць обладнання.

4. Працює понад 2000 одиниць комплектів квитково-касової апаратури, понад 4000 реєстраторів розрахункових операцій (РРО).

5. Супроводжується понад 1000 автоматизованих систем та задач (50 — загально галузевого значення), які щомісячно обробляють понад 30 Гбайт технологічної та фінансової інформації.

У той же час слід зазначити, що в умовах реформування залізничної галузі значно зростають вимоги до інформатизації залізничного транспорту.

Слід зауважити, що більшість автоматизованих систем розроблялися власними фахівцями (біля 300 осіб), які розгалужені по залізницях та підприємствах. При цьому мало місце дублювання розробок різними залізницями, створення автоматизованих систем, які технологічно не пов’язані між собою, використовують різну нормативну базу та інші проблеми.

Це безпосередньо впливає на зменшення ефективності управління виробничими процесами на залізницях України.

Із урахуванням перспективи подальшого розвитку інформатизації залізничного транспорту України в умовах його реформування нагальним стає питання створення Єдиного центру керування процесом інтеграції існуючих автоматизованих систем в єдиний технологічний процес, розробки та впровадження нових сучасних інформаційних систем керування на транспорті.

Ядром інформатизації перевізного процесу є автоматизована система оперативного управління перевезеннями (АСК ВП УЗ), що забезпечує інформаційний супровід усього процесу перевезень: від формування натурного листа до планування навантажувальних ресурсів. Розробником АСК ВП УЗ є ІСЦ Придніпровської залізниці, що у даний час здійснює супровід АСК ВП УЗ по всій мережі залізниць. Під його керівництвом створена ефективна схема супроводу, що включає відділи АСК ВП УЗ дорожніх інформаційно-обчислювальних центрів (ІОЦ).

При цьому співробітники ІСЦ Придніпровської залізниці є єдиним центром компетенції в області автоматизації перевізного процесу, продовжують роботи з удосконалювання АСК ВП УЗ і створенню дорожньо-сітьової моделі перевізного процесу. Саме розвиток АСК ВП УЗ є критично важливим моментом для рішення задачі, що постає перед Укрзалізницею, оптимізації перевезень.

Крім того, на залізницях України експлуатується єдина автоматизована система керування пасажирськими перевезеннями (АСК ПП УЗ). Система забезпечує виконання операцій від оформлення проїзду до формування фінансово-статистичної звітності за пасажирські перевезення, взаємодіє з аналогічною системою країн СНД «Експрес-3». АСК ПП УЗ потребує подальшого функціонального розвитку, інтеграції з іншими інформаційними системами залізничної галузі України, європейськими електронними системами обслуговування пасажирів, системами електронних платежів.

Базові складові інформатизації перевізного процесу в частині управління поїзною роботою розробляються спеціалізованими структурними підрозділами за напрямками розробок та впровадження програмного забезпечення:

— Інформаційно-статистичний центр Південної залізниці - структурний підрозділ з автоматизації систем управління роботою вантажних, сортувальних та прикордонних станцій, автоматизації системи статистичної звітності.

— Інформаційно-обчислювальний центр Донецької залізниці - структурний підрозділ з автоматизації диспетчерських центрів управління перевезеннями.

— Інформаційно-статистичний центр Львівської залізниці - структурний підрозділ з автоматизації локомотивних депо, технічних центрів з обробки перевізних документів, автоматизації бухгалтерського обліку.

— Інформаційно-обчислювальний центр Придніпровської залізниці - структурний підрозділ з автоматизації обліку, ремонту та експлуатації пасажирських вагонів.

— Інформаційно-обчислювальний центр Одеської залізниці - структурний підрозділ з автоматизації видачі та відміни попереджень на поїзди, оперативний контроль дислокації локомотивів та локомотивних бригад.

— Інформаційно-обчислювальний центр Південно-Західної залізниці - структурний підрозділ із розробки та впровадження програмнотехнологічного забезпечення автоматизованої системи управління пасажирськими перевезеннями З метою організації та забезпечення ефективного управління перевізним процесом та наданням послуг на залізничному транспорті, а також підвищенням рівня інформатизації залізничної галузі в умовах реформування та створення єдиної сітьової інформаційної моделі залізничного транспорту України доцільно подальша координація всіх розробок, що виконуються інформаційно-обчислювальними центрами України. У зв’язку з цим доцільно фахівців з інформатизації, стратегічно важливої для Укрзалізниці в області експлуатаційної роботи, сконцентрувати у внутрішній структурі - ПКТБ АСУЗТ.

ПКТБ АСУЗТ пропонується створити на базі майна (основних та оборотних засобів), яке передає Укрзалізниця, зі штатом по підприємству 104 штатні одиниці. У подальшому необхідна чисельність повинна досягти 242 штатні одиниці, виходячи з покладених на підприємство основних задач:

1) підтримка і модернізація існуючої АСУ експлуатаційною роботою, супровід функціонуючих комплексів експлуатаційної роботи і повнофункціональних прикладних комплексів на базі єдиного інформаційного простору, включаючи керуючі технології;

2) участь у створенні та узгодженні концептуальних і методичних документів, що визначають стратегію створення і розвиток АСУ експлуатаційною роботою;

3) автоматизоване ведення фонду алгоритмів і програм. Класифікація автоматизованих систем управління, підсистем, задач, автоматизованих робочих місць. Збереження оригіналів, архивування і тиражування конструкторської, технологічної та іншої технічної документації, а також програмного забезпечення на об'єкти інтелектуальної власності ПКТБ АСУЗТ в області інформатизації;

4) участь у формуванні вихідних пропозицій на вибір субпідрядних організацій по розробці, впровадженню і супроводу АСУ експлуатаційною роботою, її підсистем і окремих задач;

5) виконання функцій генерального підрядчика і видача субпідрядникам завдань, чи вимог технічних умов на всі розробки в рамках підтримки і модернізації існуючої автоматизованої системи управління експлуатаційною роботою, відповідно до проектних рішень і стандартів. Контроль за виконанням робіт субпідрядниками;

6) розробка і ведення класифікаторів техніко-економічної і нормативно-довідкової інформації.

Створення в структурі Укрзалізниці ДП ПКТБ АСУЗТ та його розвиток (отримання доходів за рік — 10 056 тис. грн.) дозволить досягти наступних соціально-економічних наслідків:

1) створити єдиний інформаційний простір для оптимізації експлуатаційної діяльності залізниць України з використанням автоматизованих систем управління;

2) координувати роботи з розробки і супроводу автоматизованих систем управління в області експлуатаційної роботи залізниць України з метою інтеграції функціонуючих систем у єдину АСУ експлуатаційною роботою;

3) знизити ризики Укрзалізниці за рахунок збереження інтелектуальної власності на автоматизовані системи управління в області експлуатаційної роботи залізниць України;

4) мінімізувати сукупну вартість володіння АСУ експлуатаційною роботою за рахунок застосування комплексного архітектурного підходу, стандартів, уніфікованих і типових рішень;

5) підвищити рівень проектування конструкторських робіт до стандартів світового та європейського рівня.

Основними даними для аналізу фінансової діяльності підприємства ПКТБ УЗ є: баланс підприємства (форма № 1); звіт про фінансові результати (форма № 2); оперативні дані статистичного і бухгалтерського обліку (Додаток 4 — Таблиця 4.1 — 4.9).

У таблицях поданий аналіз фінансових результатів роботи підприємства за 2002;2003 рр. Як бачимо з аналізу таблиці, прибуток за звітний період за певними показниками складає до 86,6%, хоча на 100% зменшилися показники по іншим фінансовим доходам. У таблиці аналізу собівартості по ПКТБ УЗ зведені витрати на заробітну плату працівникам підприємства, соціальні відрахування, оплату податків, витрати на матеріали, необхідні для відновлення деталей, тощо. Якщо поглянути на розрахунок рентабельності підприємства, то вбачимо, що показники зросли за аналізований період. Також у таблицях зведені показники платоспроможності (ліквідності), показники фінансової стійкості підприємства, показники ділової активності.

Отже, головним завданням колективу ПКТБ Укрзалізниці є виробництво та реалізація конкурентоспроможної продукції для підприємств залізничного транспорту, а також для інших підприємств, що забезпечить отримання прибутку, необхідного для розвитку підприємства та забезпечення зростання добробуту колективу.

Колектив ПКТБ УЗ працює над:

Розробками нових технологій з розширеною номенклатурою зварювальних матеріалів вітчизняного виробництва, які будуть використані на впроваджених у виробництво зразках обладнання:

1.1 установка для наплавлення зношених отворів для відновлення нарізних отворів під болти М20 колісних пар типу РУ-1Ш;

1.2 установка по відновленню шийки осі та підступічного місця колісної пари;

1.3 установка для наплавлення великого та малого зуба автозчепа;

1.4 стенд для випробування автоматичних регуляторів гальмівної ричажної передачі;

1.5 машина для обмивання букс вантажних вагонів;

1.6 машина для обмивання роликових підшипників вантажних вагонів;

1.7 установка для гідравлічного та пневматичного випробування запасного резервуара.

2. Забезпеченням рентабельності підприємства для виконання заходів технічного розвитку підприємства, за рахунок зниження собівартості продукції:

2.1 зниження трудомісткості виконання робіт, шляхом проведення ремонту верстатного парку та інструменту (токарно-гвинторізний верстат, горизонтально-фрезерний верстат, свердлувальний верстат, настільно-свердлувальний верстат, універсально-фрезерний верстат, кран-балка, механічна пила);

2.2 придбання нових верстатів, інструменту;

2.3 вибір постачальників матеріально-технічних ресурсів на альтернативній основі;

2.4 економія матеріальних ресурсів (на установці для двостороннього нагріву колісної пари (КТ-066) здійснено заміну ізоляційного матеріалу: плити базальтової на мінеральну вату, що дозволило отримати економію в розмірі 607,00 гривень на одній установці).

3. Рекламною діяльністю:

3.1 випуск каталогу продукції підприємства;

3.2 участь в виставках;

3.3 використання прийому директ-мейл, тобто прямої поштової реклами, адресованої ймовірним споживачам продукція, яка виготовляється на підприємстві.

4. Удосконаленням сервісу реалізації продукції (проведення пусконалагоджувальних робіт, гарантійного та післягарантійного обслуговування).

Розділ 2. Аналіз документно-інформаційного забезпечення діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

2.1 ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТ». ВИДИ ДОКУМЕНТІВ. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

Важливим чинником забезпечення господарсько-договірної діяльності будь-якого підприємства є грамотне ведення документообігу. Документно-інформаційне забезпечення — справа діловодства.

Діловодство, або справочинство — службова діяльність, що «охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій» [26, 5]. Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів.

Документ — основний засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ має бути достовірним, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють види документів за ознаками класифікації та групами.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документацій ні системи, як-то: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

2.2 ВИДИ ДОКУМЕНТІВ, ХАРАКТЕРНИХ ДЛЯ ДІЯЛЬНОСТІ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКОГО ТА ТЕХНОЛОГІЧНОГО БЮРО УКРЗАЛІЗНИЦІ

Якщо проаналізувати організаційну структуру управління Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці, можна виділити ті види документів, які характерні для певного сектору структури ПКТБ УЗ. За видами документів, можна виділити 2 сектори.

Перший сектор — сектор, у якому до документообігу входять документи зі сфери управлінської діяльності. Так, організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази з різноманітних питань — прерогатива діяльності керівника підприємства (у даному випадку — директор ПКТБ УЗ). На нижчих рівнях цей тип документів має чітко визначену вужчу спрямованість. Інженер з охорони праці і техніки безпеки розробляє, наприклад, інструкції з охорони праці і техніки безпеки. В основі конструкторського відділу, відділу нової техніки і перспективних технологій, відділу матеріально-технічного забезпечення — довідково-інформаційні документи. Так, конструкторський відділ займається створенням конструкторської документації, складає перелік матеріалів, паспорти на продукцію. Відділ нової техніки і перспективних технологій працює над оформленням ліцензій на обладнання, яке випускає ПКТБ УЗ. Відділ матеріально-технічного забезпечення займається плануванням забезпечення підприємства матеріалами і комплектуючими, веде картотеку постачальників, займається питаннями, пов’язаними з прийманням, зберіганням і видачею матеріалів і комплектуючих; оцінкою і вибором постачальників. Старший інспектор з кадрів розробляє штатний розклад, плани праці й заробітної платні.

Документи з господарсько-договірної діяльності - показник роботи бухгалтерії та планово-економічної групи. Так, бухгалтерія здійснює фінансові розрахунки із замовниками й постачальниками, одержує кредити в банку. Планово-економічна група розробляє річні, квартальні плани ПКТБ УЗ; нормативи для утворення фондів економічного стимулювання; веде статистичний облік; займається підготовкою й перевіркою договорів, калькуванням ціни на обладнання, що випускається підприємством.

Отже, документи повністю відображають діяльність ПКТБ УЗ, що дає можливість проаналізувати результативність цієї діяльності, визначити шляхи покращення документно-інформаційного забезпечення діяльності ПКТБ.

2.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТІВ З ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ДОГОВІР ЯК ОСНОВА ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Документування господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці здійснюється на підставі нормативних актів України, таких, як Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Перелік типових документів, що створюється в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів»; існує «Державний класифікатор управлінської документації, який використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством», Державна уніфікована система документації.

Досліджували типи ділових паперів та робили спроби класифікувати документи за різними ознаками такі вчені-лінгвісти, як М. Молдаванов, Л. Паламар, Ю. Палеха, С. Шевчук та ін.

Оскільки об'єктом дослідження стала господарсько-договірна діяльність ПКТБ УЗ, то основної уваги заслуговують документи з господарської діяльності.

Господарська діяльність, як відомо, ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин і т. ін. [26, 119].

Господарська діяльність Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці ґрунтується на виконанні певних ремонтних робіт обладнання, необхідного для забезпечення роботи Укрзалізниці; на виготовленні та поставці певних установок для відновлення обладнання для залізничного транспорту тощо. Будь-яка господарська діяльність ПКТБ УЗ базується на договірній основі, тому договір як вид документу із супутніми документами є основним для документного забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ.

Договір — це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків [26, 119].

Існують різні типи договорів. Одним із поширених типів договорів у діяльності ПКТБ УЗ є договір поставки.

Договір поставки — це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати в певні терміни організації-покупцеві (замовнику) у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами.

Сторонами договору поставки можуть бути державні, кооперативні, громадські, орендні й інші організації та підприємства.

Договір поставки, як і будь-який інший документ господарсько-договірної діяльності, повинен мати обов’язкові реквізити та мати чітко визначену структуру.

Реквізити договору поставки:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень).

4. Предмет договору (точна назва, кількість і в разі необхідності асортимент продукції, що підлягає постачанню).

5. Характеристика якості й комплектності продукції.

6. Вимоги, що ставляться до тари й упакування.

7. Зазначення цін на продукцію.

8. Термін і порядок відвантаження продукції.

9. Порядок розрахунків.

10. Порядок кількісного й якісного приймання продукції.

11. Додаткові умови до договору.

12. Вказівки на майнову відповідальність за невиконання зобов’язань постачальником або споживачем.

13. Виклад порядку розгляду суперечок.

14. Загальна сума договору.

15. Загальний термін дії договору.

16. Юридичні адреси сторін, що укладають договір.

17. Підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Додатком до договору, як правило, є специфікація, що характеризує продукцію, яка підлягає постачання.

Специфікація (англ. specification) — формалізований опис властивостей, характеристик і функцій об`єктів. Специфікація — належним чином оформлений та зареєстрований документ, стандартні реквізити якого визначають умови виконання зобов’язань за строковим договором.

У додатку 1 подається зразок оформлення договору з усіма необхідними реквізитами й за вимогами документообігу. Додаток 2 містить зразок оформлення специфікації, що є невід'ємною частиною договору.

Розгляньмо на практиці оформлення договору поставки господарської діяльності ПКТБ УЗ (Додаток 5).

Інший тип договору, який теж широко використовується на практиці в господарсько-договірній діяльності ПКТБ УЗ — договір на виготовлення продукції, оскільки Проектно-конструкторське та технологічне бюро займається виготовленням різних установок. Реквізити договору на виготовлення продукції ті ж, що й для договору поставки (Додаток 6).

Як бачимо, договір як домовленість між кількома сторонами передбачає в деяких випадках цілий ряд супутніх документів, оформлення яких є передумовою укладання чинного договору.

Як видно з тексту договору на виготовлення та поставку дослідної партії Установок, розрахунок за виготовлення кожного зразка з дослідної партії установок здійснюється після підписання акта прийому-здачі цієї установки.

Акт як документ належить до обліково-фінансової групи документів. Акт — документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють. Акт складають після ухвал; при переданні товарно-грошових цінностей однією особою іншій; після приймання завершених об'єктів будівництва; при проведенні випробувань нової техніки та ін.

Акт затверджується вищою установою або керівником підприємства. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має 2 частини:

вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що склали акт, а також присутні під час його складання);

констатуючу (викладається мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Документ має містити такі реквізити:

1. Автор документа (назва відомства й організації).

2. Дата, номер і місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії.

7. Присутні.

8. Текс (констатуюча частина).

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків до акта.

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Після слова «підстава» вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

Крім акта прийому-здачі Установки під час здачі й приймання робіт по договору Виконавець повинен надати замовнику такі товаросупроводжувальні документи:

рахунок фактуру;

технологічний процес;

податкові накладні;

акт приймання-передачі, а утримувачу — формуляр та настанову з експлуатації згідно з ГОСТ 2.601−95.

Акти та договори стосовно господарської діяльності ПКТБ УЗ оформлюються відповідно до правил і норм оформлення ділових паперів з метою уникнення розбіжностей, неправильного тлумачення умов договору та як наслідок правової відповідальності.

Розділ 3. Рекомендації щодо вдосконалення системи документно-інформаційного забезпечення господарської діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

3.1 УНІФІКОВАНА ФОРМА КЛАСИФІКАЦІЇ ТА КОДУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Оскільки запорукою ефективної господарської діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці є певна система документації, а під системою в даному випадку розуміємо сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами, то основним завданням є вдосконалення цієї системи.

Щоб система документації була стрункою, слід, перш за все, чітко визначитися із системою класифікації документації та її кодування.

Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації виробив Державний класифікатор управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Під управлінською документацією розуміємо сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.