Проблеми організації електронного діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування в україні

А. В. Онищенко

Маріуполь

У сучасному інформаційному суспільстві інформаційні технології проникають у всі сфери діяльності, в тому числі й у діловодство.

Електронне діловодство визначається як вид автоматизованого діловодства з використанням сучасних документаційних систем, яке передбачає автоматизацію роботи з будь-якими документами та організацію роботи з документами з електронним носієм інформації.

У свою чергу, згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Впровадження електронного діловодства для автоматизації документаційного забезпечення діяльності підприємств, установ та організацій є на сьогодні запорукою підвищення рівня ефективності виконання управлінських та виробничих функцій і вимогою часу.

В останні десятиліття проблеми впровадження електронного діловодства є об'єктами дослідження багатьох науковців. Використання інформаційних технологій у діловодстві стало об'єктом дослідження С. Головань, О. Єфімової, М. Поляк. Ю. Ковтанюк обґрунтовує необхідність виокремлення електронного документознавства як наукового напряму. Однак, на сьогодні відсутній єдиний підхід до організації електронного діловодства.

Основними перевагами автоматизації системи діловодства та впровадження електронних технологій в систему діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування, є наступні:

забезпечується оперативна взаємодія між органами влади; підвищується надійність доставки документів; зменшуються терміни доставки та обробки документів; підвищується прозорість розгляду документів; збільшується ефективність роботи державних службовців;

оптимізується система діловодства в цілому.

На жаль, в Україні існує багато проблем, пов’язаних з електронним діловодством. Однією з них є те, що електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Система подібного масштабу передбачає готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій, оскільки, заторкнувши майже всі основні сторони діяльності, подібне впровадження може загальмувати діяльність органу влади. Причому збої в роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується, але і як наслідок — у нижчестоящих.

Окрім цього, впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

персональних комп’ютерів для всіх працівників органу влади, які працюють з документами; сучасного програмного забезпечення;

необхідної оргтехніки;

засобів зв’язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями; автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, документ управлінський цифровий підпис що допускає перехід до електронного документообігу;

служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Для ефективної роботи з електронними документами також необхідне добре технічне оснащення офісів з безперервним постачанням електроенергії, щоб уникнути втрати важливої інформації і документів. Але на сьогоднішній день не всі організації можуть забезпечити вищезазначені умови в основному з фінансової точки зору, тому ця проблема довгий час залишається не вирішеною.

Дуже вагомими проблемами є вибір формату даних електронних документів, а також використання електронного цифрового підпису в електронному діловодстві. Етапи створення електронного документа, а також підготовка його до архівного зберігання й безпосередньо архівне зберігання пов’язані з вибором формату даних, до якого ставиться низка вимог, наприклад: вимога безперешкодного міжсистемного обміну документною інформацією, вимога довговічності формату, масовість використання тощо На жаль, досі не здійснено стандартизацію вимог до вибору формату даних електронних документів. Єдиним нормативним документом цієї тематики є «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади», затверджені наказом Державного комітету інформатизації України № 16 від 16 березня 2010 р. Ним визначено формати повідомлень при взаємодії автоматизованих систем. Однак, цей документ стосується лише електронних повідомлень, а не електронних документів в цілому.

Що стосується електронного цифрового підпису (ЕЦП), то він є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Робота з електронними документами має свої труднощі, пов’язані з його використанням. З одного боку, він є обов’язковим реквізитом електронного документа, що надає йому юридичної сили. З іншого боку, ЕЦП розроблений для забезпечення цілісності електронних даних, оперує в діловодстві з документами в цілому, а не з фрагментами документа, що було б доцільно для використання підписів для окремих реквізитів. Це є суттєвим обмеженням можливостей роботи з електронними документами, тому що наявність ЕЦП в документі не дає можливості додавати будь-які інші реквізити без порушення цілісності електронного документа. Перспективним кроком до вирішення цієї проблеми може стати розроблення ЕЦП не для всього файлу, а для окремих фрагментів документа.

Всі ці проблеми можливо вирішити шляхом внесення розділу «Електронне діловодство» у Закон України «Про діловодство», де б врегульовувалося використання основних термінів та понять електронного діловодства, приділялась увага системам керування електронними документаційними процесами, електронному цифровому підпису та уніфікації форматів даних електронного документа. Також вагомим внеском у вирішення цих проблем стало б достатнє фінансування електронного діловодства на державному рівні.