Розділ 2. Організація бухгалтерського обліку в бюджетній установі

Структура бухгалтерії та розподіл роботи

Підвищення аналітичності та оперативності бухгалтерського обліку багато в чому залежить від раціональної організації облікового апарату.

До засад раціональної організації бухгалтерського обліку відносяться: чітка структура бухгалтерського апарату; розподіл обов’язків між співробітниками; схема документообігу; вибір форми ведення бухгалтерського обліку; організація робочого місця тощо.

Структура бухгалтерії залежить від виду діяльності підприємства та його об'ємних характеристик; виробничі структури підприємства; умов організації і технології виробництва, кількості філій, підрозділів; від обсягу та рівня автоматизації облікових робіт; чисельності персоналу тощо.

Чисельність персоналу в апараті бухгалтерії і закріплення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу залежать від обсягу і характеру господарської діяльності підприємства, його організаційної структури, оснащення технічними засобами обліку та ряду інших умов.

Одним з найпоширеніших показників, який характеризує відносну чисельність облікового персоналу, є коефіцієнт, що розраховується шляхом ділення загального числа працівників підприємства на число співробітників бухгалтерії. Наприклад, в ХІХ-ХХ ст. в Німеччині на 1500 працюючих передбачалося від 3 до 5 облікових працівників.

Головні ознаки правильної структури бухгалтерії — відсутність зайвих надбудов і інстанцій, дублювання, розпилення сил і складного зв’язку між окремими частинами.

При побудові облікового апарату слід всіма способами уникати дрібних підрозділів, так як їх надмірне дублювання тягне за собою розпилення кваліфікованих бухгалтерських сил.

Організацію облікового апарату визначають також регістри обліку. Застосування книг для обліку господарських операцій передбачає обробку кожної книги одним обліковим працівником, тоді як використання карток замість книг дає змогу ту ж саму облікову роботу розподілити між декількома працівниками бухгалтерії. Отже, регістри обліку впливають на метод обробки облікової інформації та організацію облікового апарату.

Розподіл облікової роботи між окремими виконавцями вимагає від головного бухгалтера уважного підходу, врахування індивідуальних особливостей та рівня знань виконавців.

Правильна структура апарату передбачає встановлення на визначений період твердої взаємної залежності окремих частин та працівників апарату, вираженої у відповідній лінії підпорядкування та управління. Найбільші шанси на вдале вирішення організаційних завдань має така структура, яка проектується тільки після того, коли вивчено діяльність даного підприємства, виявлені та визначені поставлені перед апаратом цілі, а для забезпечення досягнення цих цілей своєчасно розроблено чіткі робочі процеси. Зрозумілість мети, знання завдань та конкретизація роботи, яку потрібно виконати, — основні передумови структури будь-якого адміністративного органу. інформаційний потік бухгалтерський облік Основні вимоги, яким повинна відповідати побудова бухгалтерського апарату, наступні:

• — узгодженість між відділами та виконавцями;
• — зв'язок між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства, а також із зовнішніми організаціями;
• — оперативність керівництва та швидкість виконання;
• — високоякісне обслуговування підприємства, його кореспондентів та відвідувачів;
• — доведення кількості операцій до необхідного мінімуму та ліквідація паралелізму;
• — економія на штатах.

Важливим питанням організації роботи облікового апарату є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу і найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економічне, високоякісне ведення бухгалтерського обліку і здійснення контролю.

Внаслідок великої кількості роботи облікового апарату на підприємствах, різних за масштабами і характером господарської діяльності, його структура не може бути єдиною.

На великих та середніх підприємствах, які мають складну організаційну і виробничу структуру, ведення бухгалтерського обліку може бути централізованим і децентралізованим.

На співвідношення централізації і децентралізації в управлінні підприємством в цілому безпосередній вплив здійснюють такі фактори, як розміри підприємства; технологія виробництва і послуг, навколишнє середовище.

При централізованому обліку на підприємстві у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних (можлива попередня обробка), а формування звітних даних за ними і розробку звітності здійснює головна (центральна) бухгалтерія підприємства.

При централізації обліку обліковий апарат підприємства зосереджений в головній бухгалтерії, і в ній здійснюється ведення всього аналітичного і синтетичного обліку на основі первинних та зведених документів, що надходять з окремих підрозділів підприємства. В самих підрозділах здійснюють лише первинну реєстрацію господарських операцій.

У тих випадках, коли доцільно збір, обробку і формування бухгалтерських даних здійснювати в окремих виробничих підрозділах, а головна бухгалтерія здійснює зведення балансів філій, складає зведений баланс і звіти підприємства, а також здійснює контроль за постановкою обліку в окремих частинах підприємства, — це децентралізована організація обліку.

При децентралізації обліку обліковий апарат зосереджений по окремих виробничих підрозділах підприємства, де здійснюється синтетичний і аналітичний облік, складаються окремі баланси і звітності цехів, філій, структурних підрозділів. Головна бухгалтерія в цьому випадку здійснює зведення балансів філій, складає зведений баланс і звіти підприємства, а також здійснює контроль за постановкою обліку в окремих частинах підприємства.

З історії обліку. В цілому для німецьких бухгалтерів було характерне позитивне ставлення до централізованого обліку. Однак Иозеф Нертинг наполягав на обов’язковому децентралізованому обліку відділень і філій, кожен з яких повинен був, на його думку, обов’язково виділятися на окремий баланс. Останній потрібен для виявлення прибутку, а це необхідно для ухилення від оподаткування (одні філії штучно перетворювалися на збиткові, а інші, в тих землях Німеччини, де особливо низькі ставки прибуткового (промислового) податку, в прибуткові). Нертинг вважав недоцільним обов’язкове складання місячних оборотних відомостей (перевірка правильності розноски), місячних балансів (виявлення фінансового результату), які називаються проміжними. В той же час почався пошук удосконалення облікової процедури Так, Ф. Фреге писав і про використання механічних апаратів, про те, що внаслідок зростання обсягів господарської діяльності вже не можна записувати в Головну книгу всі господарські операції (це не так, бо можна було користуватися і користувалися матеріальними ордерами), а слід було використовувати принцип накопичення підсумків. Він же вважав, що бухгалтерія повинна вести записи в а’жур (день у день, тобто кожен факт господарського життя повинен бути зареєстрований в той день, коли він виник) і «без труднощів давати кінцеві і загальні висновки». Йому вторив австрієць Т. Драпала, який проголошував бухгалтерський лозунг: «Наочність, ясність і точність записів!» .

З технічних засобів отримують розповсюдження вільні листи, приблизно в той же час завойовують визнання і картки.

Розрізняють три типи організаційної структури апарату бухгалтерського обліку.

Вибір конкретного типу організаційної структури визначається різноманітними факторами.

В основу лінійного типу організації бухгалтерії покладений принцип розпорядження, яке передається тільки через старшого бухгалтера на правах головного по всіх рівнях виконавців. Така організація бухгалтерії найбільш типова для невеликих підприємств. Організація за лінійним або ієрархічним принципом застосовується для бухгалтерії цих підприємств, тому що вона передбачає універсальність у виконанні облікових операцій в кожній лінійній ланці.

Лінійна організація бухгалтерського апарату може застосовуватися при централізованому та децентралізованому обліку. При децентралізованому обліку лінійна організація бухгалтерської служби передбачає створення структури підрозділів бухгалтерії для обробки даних окремих виробничих та управлінських підрозділів.

Принцип організації бухгалтерії за лінійно-штабною системою передбачає створення спеціальних консультативних підрозділів на різних рівнях управління. При цій системі розповсюдження штабу (керівництва підприємства, головного бухгалтера) передаються не самому виконавцю, а через відповідного керівника, який очолює підрозділ бухгалтерії (старші групи). Лінійно-штабна організація бухгалтерії застосовується на середніх і великих підприємствах.

Організація бухгалтерії за комбінованим (функціональним) типом будується .на розподілі функцій управління, виділенні спеціальних структурних підрозділів, які виконують комплекс облікових операцій. Розподіл праці за цією системою передбачає усунення дублювання операцій. При цьому приділяється більше уваги системі організації робіт, а не підпорядкованості виконавців. Функціональна структура бухгалтерії передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам спеціалізованих підрозділів (заступникам головного бухгалтера), які самостійно розпоряджаються в межах своєї компетенції. Принцип функціональної організації бухгалтерії застосовується на великих підприємствах (об'єднаннях).

Структура облікового апарату також залежить від структури управління підприємством, від характеру самого підприємства, і від організаційних принципів побудови обліку (централізація або децентралізація).

В бухгалтерії здійснюється розподіл облікової роботи за функціональними відділами (групами, секторами) і за конкретними виконавцями.

При функціональній організації структурні підрозділи бухгалтерії створюються за ділянками облікової роботи, наприклад, обліковий відділ з оплати праці, матеріальний відділ, розрахунково-касовий центр тощо, або за функціями персоналу в процесі обробки даних і формування звітності, наприклад, група приймання і реєстрації первинних документів, відділ зведеного обліку тощо.

Функціональний поділ застосовується при централізованій побудові облікового апарату і передбачає виконання кожним працівником технічно однорідних робіт. Як правило, за цією ознакою будується робота бухгалтерського апарату центральної бухгалтерії.

Операційний поділ — побудова облікового апарату відповідно до структури підприємства. В цьому випадку вся обробка операцій даної групи виконується одним працівником або частиною облікового апарату. Позитивною стороною такого поділу праці є наближення облікового персоналу до об'єктів обліку, що дозволяє співробітникам бухгалтерії глибше вникнути в сутність операцій, що обліковуються, а також нести персональну відповідальність за виконання всього облікового циклу робіт.

Функціональний розподіл робіт на противагу від операційного дозволяє мати повне уявлення про хід облікових робіт, наближує до об'єктів, що обліковуються, створює умови для повного та рівномірного завантаження кожного облікового працівника. Однак за такого розподілу робіт потрібно більше кваліфікованих працівників.

Вибір тієї чи іншої ознаки поділу облікової праці визначається обсягом облікових робіт. Великий обсяг облікових і контрольних функцій на окремій ділянці викликає необхідність застосування першого принципу поділу праці, малий обсяг — другого.

При функціональному розподілі праці подрібнюється обліковий прогрес, в результаті чого звужується сфера діяльності виконавців та розподіляється відповідальність за достовірність даних по обліковому комплексу між багатьма виконавцями. При оперативному — необхідна висока кваліфікація бухгалтерів. Тому побудова бухгалтерії за однією ознакою в чистому вигляді майже не зустрічається.

Змішаний поділ — передбачає використання і функціональних, і операційних принципів. Необхідність в змішаному поділі робіт виникає у випадку неможливості забезпечити повне навантаження працівників при застосуванні тільки функціонального або оперативного поділу.

В основі цього принципу лежить поділ роботи за однорідністю технічних прийомів. Поряд із відомими перевагами поопераційний розподіл праці між бухгалтерами може призвести до знеособлення та зменшення відповідальності при виконанні облікових робіт.

В бухгалтерії підприємства, як правило, є декілька підрозділів, які відповідають за різні етапи обробки бухгалтерської інформації:

• — розрахункова група, працівники якої на підставі первинної облікової праці робітників та службовців виконують всі розрахунки оплати праці та утриманнях з неї, здійснюють контроль за використанням фонду оплати праці та фонду споживання, ведуть облік розрахунків з працівниками і службовцями по відрахуваннях на соціальне страхування робітників та службовців і відрахуваннях до Пенсійного фонду;
• — матеріальна група, працівники якої ведуть облік придбання виробничих запасів, розрахунків з постачальниками, надходжень та витрат виробничих запасів в розрізі місць їх зберігання, використання тощо (в невеликих підприємствах в матеріальній групі ведеться облік основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і готової продукції, у великих — для обробки даних цієї ділянки обліку створюються окремі групи);
• — виробничо-калькуляційна група, працівники якої ведуть облік витрат на всі види виробництв, калькулюють фактичну собівартість продукції (робіт, послуг), яку випускають, складають звітність; визначають склад витрат на незавершене виробництво;
• — загальна частина. До кола робіт в цій частині входить реєстрація всіх інших операцій підприємства, зведення даних поточного обліку, складання Головної книги, балансів та звітності.
• — фінансова група (виділяється на великих підприємствах), працівники якої ведуть облік грошових коштів та розрахунків з дебіторами та кредиторами, юридичними та фізичними особами.