Ознайомлення з порядком складання замовлень на завезення товарів у магазин

В супермаркеті «Колібріс№ 45» добре організована система товаропостачання. Тут завезення товарів здійснюється згідно графіку завезення товарів в магазині. При цьому організація товаропостачання в магазині включає в себе дві форми, за якими здійснюється товаропостачання: транзитна та складська.

При транзитній формі товаропостачання товари надходять безпосередньо до самого магазину оминаючи склади. При такому методі до магазину надходять товари простого асортименту, які не потребують додаткового підсортування. При надходженні товару в магазин, постачальник зобов’язаний дати декларацію виробника на поставлений товар. (Додаток 3); (Додаток 4); (Додаток 5);(Додаток 6).

Транзитна форма товаропостачання сприяє прискоренню обігу товарів, зменшенню повторних перевезень і кількості завантажувально-розвантажувальних операцій, зниженню рівня витрат товарів. Окрім транзитної форми товаропостачання в супермаркеті «Косібріс№ 45» використовують також і складську, при якій товари надходять в магазин з власних складів. При цьому саме на складі здійснюється комплектування та сортування товарів та інші операції. Складська форма товаропостачання дозволяє забезпечити концентрацію товарних запасів на складах магазину, забезпечити в магазині більш широкий асортимент товарів і безперебійну торгівлю ними з меншими поточними запасами.

Організація процесу товаропостачання суттєво залежить від того, беруть у ньому безпосередню участь працівники магазину чи процес товаропостачання в магазині здійснюється без них. З врахуванням цієї ознаки розрізняють 2 методи товаропостачання: децентралізований і централізований. Супермаркет «Колібріс№ 45» використовує централізований метод товаропостачання, при якому товари до магазину завозяться автотранспортом постачальника.

Ефективний збут вимагає планування та перспективу, тож таким чином, для підвищення ефективності збуту в супермаркеті «Колібріс№ 45» підбирається цілий пакет стимулюючих заходів, включаючи рекламу, внутрішньо магазинні промоушн-акції. Раз на тиждень проводиться обговорення ходу виконання запланованих заходів для стимулювання продажу, уточнюється черговий тижневий план, а плани на наступні тижні обговорюються і коректуються. Доповнення вносять раз на місяць. Окрім всього цього для ефективного збуту в магазині з постачальниками укладають довгострокові контракти, щоб найкраще та найбільш вигідно задовольнити потреби споживачів. Відділ реклами планує спеціальні заходи заздалегідь, що теж є великим фактором під час організації системи збуту.

В супермаркеті «Колібріс№ 45» використовується така форма продажу товарів як магазинна форма. При такій формі покупцям в магазині надається найширший асортимент товарів та можливість їх вибору, а застосування сучасного обладнання, правильної організації торгово-технологічного процесу, раціональної спрямованості потоків покупців, застосування гарної викладки товарів значно спрощують процес вибору товарів, підвищують культуру обслуговування.

Для ефективної організації процесів товаропостачання роздрібної торговельної мережі потрібно забезпечити неперервну циркуляцію товарної маси в обсягах та структурі, які б відповідали обсягам, структурі та ритму реалізації товарів у підприємствах роздрібної торгівлі. Однією з основних умов розв’язання цього завдання є правильне визначення потреби в товарах для завезення у відповідному плановому періоді.

Безпосередньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство є замовлення на завезення товарів (яке працівники торгівлі ще називають «заявкою»).(Додаток 7).Як правило, замовлення складають у двох примірниках за встановленою формою; у ньому наводиться перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин, вказуються їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці за прайс-листком та ін.), а також необхідна кількість товарів кожного найменування. У разі замовляння товарів за прайс-листками, прейскурантами чи іншими документами з систематизованим переліком товарів, назви товарів доцільно записувати в тому порядку і з тими кодами та посиланнями на асортиментні ознаки, за якими вони перелічені в такому документі.

Під час складання замовлення товарів у замовленні доцільно записувати в певному порядку, зокрема, рекомендується спочатку записувати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складання заявки їх немає в продажу; потім — товари, запаси яких у магазині потрібно поповнити, а після цього — товари, на які прийняті замовлення від покупців або введення яких в асортимент дозволить наростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які раніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти в невеликих кількостях. (Додаток8.).

Сформоване в письмовій формі замовлення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряють печаткою підприємства і передають постачальникові для виконання. Для полегшення контролю виконання поданих замовлень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі з зазначенням дати подання.

Порядок оформлення і час подання замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і постачальником. У практиці торгівлі, як правило, замовлення на постачання продовольчих товарів подаються за 1 день до їх завезення, на непродовольчі товари — за 2−3 дні. Разом з тим при децентралізованому методі товаропостачання замовлення подається безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.

Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методу відпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можуть передаватися телефоном, у письмовій або усній формі, під час особистого відбору товарів.

Замовлення на товари простого асортименту можуть виконуватись і подаватись у письмовій або усній формі, у т. ч. — телефоном, з реєстрацією в спеціальному журналі часу їх подання та вимог магазину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними працівниками постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчерською службою, відділом логістики). Письмові замовлення рекомендується складати на бланках, в котрих наведений перелік товарів і графи для вказання кількості кожного товару (це спрощує складання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іноді бланк замовлення ділиться на кілька відривних частин відповідно до кількості секцій складу, які виконують замовлення.

Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асортиментом), можна здійснювати на основі т. званих автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину вказують кількість місць даного товару для наступного завезення.