Введення. 
Сутність бухгалтерського обліку

Як уже зазначалося, однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських фактів (елементів виробництва і правових відносин), з одного боку, та процесів (господарських операцій), з іншого, що відбуваються в господарствах (на підприємствах, в установах, організаціях тощо). Для проведення такого спостереження необхідно кожний господарський факт оформити відповідним документом.

Первинні докази бухгалтерського обліку-бухгалтерські документи

Бухгалтерські документи — письмові підтвердження (доказ, свідоцтво) певної форми та змісту про факт здійснення того чи іншого господарського акту (процесу, операції).

У бухгалтерських документах зазначаються всі відомості, необхідні для економічної та юридичної характеристики зафіксованих на них господарських фактів, — явищ або процесів, та наступних бухгалтерських процедур: реєстрації, узагальнення, класифікації, систематизації, контролю та аналізу. Жодний господарський факт не може бути відображений в бухгалтерському обліку без належного його оформлення відповідними документами.

Бухгалтерські документи відображують сукупність економічної інформації, а тому мають кібернетичний, наскрізний характер.

Таким чином, бухгалтерський документ — це доказ про господарський факт (тобто об'єкт господарювання), зафіксований на певному технічному носії, а процес документування — сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа.

Процес фіксації господарських фактів у документах називається документуванням. Тому іноді бухгалтерський облік називають документованим обліком. Водночас документування господарських фактів на доказах (носіях) інформації є основним змістом первинного обліку.

Процес документування складається з чотирьох елементів: спостереження, сприйняття господарського факту, вимірювання його натуральних і вартісних параметрів і фіксування на носії цих даних. Під час спостереження з’ясовується сутність, економічна доцільність і закономірність господарського факту — явища або процесу. А це означає, що процес документування — не проста технічна робота, а важливий вид економічної та юридичної діяльності. Документування господарських фактів є передумовою подальшого бухгалтерського обліку і передусім для реєстрації господарських фактів у системі рахунків.

Бухгалтерський документ має складну структуру. Його створення потребує ґрунтовних знань, а саме — знання змісту господарських фактів, явищ і процесів, які формують одиниці первинного спостереження, а також законодавства тієї чи іншої країни про порядок оформлення майнових та правових відносин, які пов’язані з господарським фактом.

Кожний господарський факт — явище або процес — характеризується ознаками й показниками.

Основні ознаки господарських фактів:

речові елементи залучених до господарської діяльності фактів. Наприклад явищ (матеріали, гроші або джерела, позички, борги постачальникам, кредиторська заборгованість) чи процесів (передача матеріалів зі складу на виробництво або видача грошей із каси в підзвіт і т.ін.);

місце здійснення господарського факту;

час, коли відбувався господарський факт;

одиниці вимірювання речових елементів, залучених у господарську діяльність фактів, — натуральних і вартісних;

сторони, які брали участь у здійсненні господарського факту (назва).

Ці ознаки якісно відрізняють одні господарські факти від інших.

Доказовість бухгалтерських документів — це їх суттєва та юридична доказовість, яка забезпечується правильним оформленням, і передусім повнотою зареєстрованих даних про господарські факти, явища та процеси; підтвердженням осіб (підписами), які відповідають за здійснення господарського факту (операції) та реєстрацію документа; зберіганням документа протягом встановленого законом терміну.

Для зручності оформлення й подальшої обробки реквізити в документах розміщують у певному порядку та послідовності. Цей порядок визначає форму документа.

Розрізняють такі технічні форми документів:

зональна — документ поділяють на горизонтальні та вертикальні зони;

анкетна — реквізити розміщують за послідовною схемою, один за одним;

таблична — реквізити розміщують горизонтально та за вертикальною й горизонтальною ознаками у вигляді своєрідної матриці;

комбінована — поєднуються елементи наведених технічних форм.

Удосконалити технічні форми бухгалтерських документів можна за допомогою уніфікації, стандартизації, автоматичного зняття первинних даних, застосування технічних носіїв (терміналів тощо); скорочення кількості примірників, вилучення постійних реквізитів за автоматизованої обробки.

Матеріальними носіями документів можуть бути окремі паперові бланки, перфокартка; перфострічки, магнітні стрічки, магнітні диски і т. ін. Процедура оформлення бухгалтерських документів має забезпечити інформаційну та юридичну їх повноцінність.

У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або одержання від інших підприємств чи організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів.

Для забезпечення своєчасного й правильного обліку господарських фактів треба сформувати систему написання й опрацювання документів, яка б сприяла максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного та постійного архівів.

Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгалтерського обліку від моменту написання або отримання від інших підприємств до передачі в архів.

Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не більше одного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи.

Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або інших засобах діловодства.

У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто архівної номенклатури. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прибуткові, видаткові, авансові звіти, нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками).

У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або одержання від інших підприємств чи організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів.

Для забезпечення своєчасного й правильного обліку господарських фактів треба сформувати систему написання й опрацювання документів, яка б сприяла максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного та постійного архівів.

Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгалтерського обліку від моменту написання або отримання від інших підприємств до передачі в архів.

Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не більше одного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи.

Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або інших засобах діловодства.

У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто архівної номенклатури. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прибуткові, видаткові, авансові звіти, нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками).

Залежно від повноти охоплення об'єкта інвентаризації розрізняють два її види: повну і часткову.

Повна інвентаризація охоплює всі без винятку об'єкти господарювання — матеріальні цінності, гроші, розрахунки, що належать господарству. Таку інвентаризацію проводять перед річним звітом. Термін проведення інвентаризації окремих господарських фактів встановлюється законодавством (Основні положення про інвентаризацію, Положення про бухгалтерські звіти і баланси).

Часткова інвентаризація охоплює окремі види господарських фактів. Наприклад, перевірка грошей у касі, товарно-матеріальних цінностей тощо.

Окремо виконується вибіркова інвентаризація, хоча за характером охоплення господарських фактів вона належить до часткової.

Для виявлення результатів інвентаризації бухгалтерія складає порівняльні відомості. У них фіксуються лише ті матеріальні цінності, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У відомості спочатку визначають попередній результат інвентаризації — недостачі або надлишки, тобто розбіжності між показниками бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

До складання порівняльної відомості бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів у рахунках.

Інвентаризаційна комісія разом з бухгалтерією перевіряє правильність порівняльних відомостей, з’ясовує причини виникнення надлишків, нестач, пересортиці, встановлює винних. Остаточне рішення про причини, характер втрат і псування матеріальних цінностей комісія приймає на підставі письмових пояснень відповідальних осіб.

Усі висновки й пропозиції щодо регулювання різниці між показниками обліку та даними інвентаризації комісія фіксує у протоколі.

Результати інвентаризації попередньо розглядає головний бухгалтер, який складає висновок та передає керівникові. Керівник підприємства приймає остаточне рішення про порядок урегулювання результатів інвентаризації.