Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері

Поняття та організація документообігу

Інформація являє собою зміст зв’язку між матеріальними об'єктами, що виявляється в зміні станів цих об'єктів.

Закон України «Про інформацію» гласить, що «інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі». 54, ст.1].

Інформація може бути представлена в документальному і не документальному вигляді.

У документальному вигляді інформація може бути відображена в письмовій, графічній або числовій формах.

Документ являє собою матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Згідно Закону України «Про інформацію», документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві". [54, ст.27].

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг — це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення).

Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз — створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.

Перша фаза — створення, складається з двох етапів:

• — одержання документів організацією зі сторони (вхідні документи);
• — створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза — завершення роботи з документами — складається з трьох етапів:

• — відправлення створених документів (вихідні);
• — здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів;
• — знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Документопотік — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів.

Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організація документообігу — це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, проте і швидкість цього руху.

В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва — інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

• — прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети чи певної службової особи, яка працюватиме з даним документом);
• — пропорційність (передбачає однакове документаційне навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка та ін.);
• — паралельність (застосовується в значенні одночасної функціональної роботи над одним документом кількох діловодних підрозділів);
• — ритмічність (забезпечується робота з документами всіх діловодних структур в єдиному робочому ритмі);
• — безперервність (відсутність тривалих пауз під час роботи з документами);
• — спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці її діяльності);
• — одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних картках.

При необхідності і з точки зору оперативного контролю за місцем перебування документа на певний момент можна використовувати телефонний зв’язок між окремими структурами.

Загальний рух документів в діловодних службах організації можна зобразити у вигляді таблиці (див. Додаток А).

Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловодства.

В той же час оптимальна організація роботи з документами — це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них. [20, с. 82].

Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача для опрацювання, контроль, зберігання, подальше використання та ін.) називається діловодством. Діловодство складається з двох основних процесів: документування (див. Додаток Б) та організації роботи з документами (див. Додаток В).

При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та документальний фонд.

Документальний потік (ДП) — організована кількість документів (первинних і вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі (в динаміці). Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документальних видань у закладі.

Документальний масив (ДМ) — визначена, незмінна в часі кількість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Документальні ресурси (ДР) — ЦК відносно впорядкована кількість документів, які слугують засобом чи об'єктом документообігу або поповненням документального фонду.

Документальний фонд (ДФ) — сукупність документів, зосереджених в організації, в тому числі тих, які функціонують в даний момент та тих які знаходять на зберіганні. [15,с.118].

У більшості випадків види оперативної роботи з документами тісно пов’язані між собою і є тими проміжним ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створення та завершення) в процесі документообігу.

Розрізняють типові недоліки в організації руху документів:

• Ш Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;
• Ш Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;
• Ш Не однократні повернення руху документа (в процесі реєстрації, редагування і друге);
• Ш Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрного зв’язку.

Головне правило документообігу — оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980;х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:

• Ш Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;
• Ш Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;
• Ш Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків; Уніфікацію прийомів роботи з документами.

В основні положення ГСДОУ включені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів.

Документообіг організації представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.