Автоматизована форма реєстрації

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

ь назва установи (автор чи кореспондент);

ь назва виду документа;

ь дата і реєстраційний номер документа;

ь дата й індекс надходження;

ь заголовок до тексту (короткий зміст документа);

ь резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

ь строк виконання документа;

ь відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характерудокумента і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

ь гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;

ь внутрішнє переадресування документів за виконавцями;

ь код за тематичним класифікатором;

ь ключові слова;

ь кількість аркушів документа;

ь наявність додатків;

ь посадова особа, яка поставила документ на контроль;

ь перенесення строків виконання;

ь строк зберігання документа;

ь вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо)(Рис.3).

ь.

Рис. 3 Зразок автоматизованоъ форми реєстрації

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.

При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють [7, с.97].