Системы бюджетування: класифікація і вибір

Системы бюджетування: класифікація і выбор

Александр Смотров В справжньої роботи ми розповімо про основних концепціях побудови автоматизованих систем бюджетування (АСБ), наведемо їх основні характеристики, і навіть дамо їх класифікацію і по применению.

Давно пройшли часи, коли бухгалтер займався лише виписуванням документів, подсчётом оборотів за рахунками головною тогочасні книги й упорядкуванням бухгалтерської звітності. Під час ери персональних комп’ютерів ними лягло виконання частини звичних бухгалтеру рутинних функцій. Однак від імені цієї в нього не поменшало. Сьогодні керівник дедалі частіше жадає від бухгалтера як підготувати бухгалтерську звітність, а й вирішити низку інших питань. Наскільки ефективно підприємство й нам які напрями діяльності найбільш прибуткові? Яка продуктивності праці і ефективність витрат? Чи вдасться на найближчий квартал за величиною прибутків і потреби у отриманні кредита?

Как й раніше, допоможе знову приходить комп’ютер. Проте бухгалтерські системи не допоможуть рішенні поставлених завдань, потрібні програми іншого класу, звані «автоматизованими системами бюджетирования».

Сегодня російському ринку подано понад двох десятків систем як іноземного, і вітчизняних, виділені на автоматизації бюджетування. Вони різноманітні за своєю побудовою, застосовуваним інформаційних технологій, глибині проробки функцій і орієнтації на кількість користувачів. Проте досі немає стрункої системи класифікації програм для бюджетування, визначальною концепції їх побудови і дозволяє користувачеві виділення з усієї розмаїтості дві-три системи для докладнішого вивчення їх можливостей. Численні рекламні проспекти рясніють висловлюваннями про перевагу тій чи іншій системи та, ясна річ, не містять порівняльного аналізу. Провести ж виникає такий концептуальний аналіз неспеціалісту несила. Вочевидь, що за відсутності стрункої системи класифікації користувачі стикаються з значними труднощами під час виборів підходящого їм інструментального средства.

Размер має значение

Обычно усвідомлення необхідності автоматизації процесу бюджетування зароджується саме у фінансових службах. Але процес планування і виконання бюджету охоплює всю організацію, адже плани одного підрозділи тісно пов’язані з планами іншого. Так, бюджет продажів може бути тісно пов’язані з бюджетом закупівель і з бюджетом витрат реклами, бюджет податків залежить від загального бюджету прибутків і витрат тощо. буд. У невеличких організаціях процес бюджетування то, можливо централізовано. Для даного випадку підійдуть «коробочные» програми з простий адаптацією під вимоги єдиного користувача, але функціонально вони підтримують лише базові елементи бюджетування. Для великих підприємств, у яких процес бюджетування распределён за підрозділами, потрібні значно більше потужні програми, підтримують сотні користувачів. Наприклад, електронна таблиця — це ефективний засіб відстежування бюджетних показників лише на рівні одного фінансового підрозділи, але він несравнима по можливостям із спеціалізованою автоматизованої системою бюджетирования.

В роки існування СРСР і наявність централізованої соціалістичної економіки був економічних стимулів до створення автоматизованих систем оперативно керувати фінансами підприємств і проведення наукових досліджень про у сфері. Тоді продажу це вважали на умовних штуки, а витрати — в нормо-часах та інші суррогатах. Процес автоматизації в промисловості й торгівлі йшов шляхом розробки АСУ великих державними структурами, галузевих АСУ, систем підготовки статистичного звіту для вищих і середніх ланок управління у державі (міністерств союзних республік, галузевих об'єднань, обласної влади і крайових управлінь, і навіть великим підприємствам), створюваних з урахуванням універсальних, великих ЕОМ. Впровадження локальних обчислювальних систем на окремих підприємствах, у вона найчастіше було можливим завдяки розвитку виробництва вітчизняних микро-ЭВМ. Після лібералізації економіки та поширення доступних персональних комп’ютерів розвиток отримали учётные системи, значну частину яких становили докладання баз даних. Пізніше вони мали серйозне розвиток виробництва і стали називатися корпоративними інформаційними системами (КИСЛО), а далі, в залежність від рівня життя та напрями автоматизації, ще классифицировались як більш високорозвинені MRPі ERP-системы (Material Requirements Planning — планування потреби у матеріальних ресурсах, Enterprise Resource Planning — планування ресурсів підприємства). Вони охоплювали все основні ділянки інформаційного поля комерційних фірм, який став можливим тільки з застосуванням модульної концепції побудови додатків з єдиною базою данных.

С розвитком ринку виробництва і підвищенням конкуренції, зокрема і з боку західних компаній, російські фірми змушені шукати нові інструменти, які мали не лише учётными функціями, а й широкі можливості проведення аналізу й кількості прихильників процес бюджетного управління. Оскільки значної частини інформації про господарську діяльність підприємства вже був зосереджена існуючих ERP-системах, то логічним стала поява окремих бюджетних модулів, які працюють із вже наявної базою учётных (бухгалтерських) даних. Проте впровадження й підтримка таких великих систем вимагає від користувача не лише витрат на ліцензій, а й серйозних додаткових фінансових вливань — як капітальних (модернізація комп’ютерного і комунікаційного устаткування), і поточних (видатки інтеграцію модулів, зміст кваліфікованих фахівців ИТ-службы, навчання користувачів і ін.). З іншого боку, користувальні ліцензії таких системи досить дороги, оскільки створення самого програмного продукту вимагають великих витрат із боку розробників. Тому окупитися ERP-системы можуть працювати тільки на великих підприємствах, здатних з допомогою підвищувати ефективність настільки, щоб покривати Витрати придбання і змістом цих систем. Тим більше що терміни впровадження ERP-систем нерідко становлять дватри роки, або навіть больше.

Новая економічна ситуація у Росії породжує конкуренцію — й зачіпає значне кількість малих та середніх підприємств, у яких застосування EPR-систем було б збитковим. Але такі підприємства також потребують програмах, підтримують сучасні технології управління і бюджетування. Через війну масового впровадження персональних комп’ютерів в господарську діяльність невеликі і середніх підприємств з’явилася зокрема можливість використання таких програм, але з урахуванням обмежень за системним вимогам для щодо недорогих персональних ЕОМ. З іншого боку, таке ПЗ є має мати коротким терміном впровадження, простотою в експлуатації, зручним користувальницьким інтерфейсом і невисокою вартістю. Такі програми, звісно, не підтримують всі можливості ERP-систем, проте виконують базовий набір функцій бюджетирования.

В той час російському ринку з’явилися б і облаштувалися західні спеціалізовані системи бюджетування, які й дорожче, ніж російські, але підтримує понад широкий набір функцій. Просто вони використовують більш сучасні й дорогі ИТ-технологии, ніж російські системи, але, зазвичай, впровадження обходиться користувачеві дешевше, гострішого за впровадження ERP-системы. Така спеціалізація не влечёт у себе для розробників додаткових витрат на підтримку інтеграції, що є під час створення ERP-систем, і дозволяє творцям системи сконцентрувати ресурси на підвищенні функціональності і продуктивності саме бюджетних функцій, що знаходить своє відбиток як і меншою вартості програмного рішення користувача, і у ширшому наборі бюджетних функций.

Специализация чи унификация?

Основное відмінність спеціалізованих АСБ (дамо їм умовний код моделі «З») від ERP-модулей бюджетування (дамо їм умовний код моделі «М») у відмови від концепції єдиної уніфікованої бази даних для підприємства у користь распределённого збереження і обробки спеціалізованої інформації. Взаємодія з учётными та інших програм спеціалізованими системах бюджетування здійснюється через взаємний обмін даними. Отже, можна говорити про існування двох базових концепцій автоматизації бюджетного процесу на підприємствах. Перша полягає у застосуванні інтегрованих модулів корпоративних інформаційних ERP-систем. Друга припускає використання спеціалізованих систем бюджетирования.

Обе концепції мають право існування хоча б оскільки існує сотня прикладів успішних упроваджень і з однієї, і з інший моделі. Проте користувачеві, перед яким стоїть питання вибору комп’ютерної програми, резонно поставити тут питання розбіжності в ефективності застосування програм, побудованих цих концепціях, на підприємствах різних типів. Серед іншого значної ролі відіграють завдання, які слід вирішити із застосуванням АСБ. У інтегрованих бюджетних ERP-модулях планування йде на основному немає від цілей, як від плану продажів. Вони закладається, як розподіляти наявні обмежені, щоб виконати такий план продажів найефективніше, вишукуючи резерви, наводячи економію т. буд. На відміну від спеціалізованих систем бюджетування тут використовується детальна номенклатура бюджетних аналітик. У цьому для модулів бюджетування важлива інтеграція з корпоративної учётной системою, бо коли складається бюджет із детальними аналітиками, те й контролювати його виконання необхідна за тому самому детальному розрізі. Тому управлінський облік по бюджетним аналітикам може бути організований дуже чётко.

Примеры побудови різних варіантів систем бюджетування наведені у табл. 1.