Функціональна підтримка бюджетування на підприємствах легкої промисловості на основі автоматизованої системи

ФУНКЦІОНАЛЬНА ПІДТРИМКА БЮДЖЕТУВАННЯ НА ПІДПРИЄМСТВАХ ЛЕГКОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ НА ОСНОВІ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

Сучасні умови господарювання в Україні свідчать про неоднозначність економічного становища вітчизняних підприємств промислового сектору, більшість з яких займають досить нестійкі фінансові позиції, на відміну від виробничих структур економічно розвинутих країн, що характеризуються суттєвим зростанням технічного рівня виробництва, а також якістю робіт та послуг, що ними виробляються. Причиною цього є уповільнені темпи науково-технічного розвитку, недосконалість системи організації виробничих процесів та міжгосподарських зв’язків, невелика масштабність виробництва тощо.

Покращення такої ситуації можливе за умов забезпечення стабільності функціонування промислових підприємств шляхом організації ефективного управління виробничими процесами, що характеризується спроможністю оперативного прийняття управлінських рішень, та досягатиметься за рахунок відповідних перетворень в галузі фінансового управління за допомогою впровадження ефективно діючих сучасних, високомобільних та якісних систем управління суб'єктами господарювання, що базуються на розробці передових управлінських технологій, зокрема, бюджетування.

Впровадження бюджетування на вітчизняних підприємствах легкої промисловості, хоча й не є універсальним засобом уникнення кризових ситуацій, але воно надає реальну можливість підприємствам зорієнтуватись у ринкових змінах сучасного господарювання, своєчасно прийняти потрібні управлінські рішення щодо організації та ведення бізнесу, та подолати проблеми, що виникають.

Цей процес потребує систематизації фінансово-економічної інформації, що формується на основі системи бюджетів, пристосованої під особливості функціонування конкретного підприємства, а його результативність забезпечується здатністю підприємства визначати найкращий варіант розвитку, що підвищить якість організації управління та сприятиме зростанню прибутковості.

Однак аналіз умов та особливостей функціонування виробничих структур галузі легкої промисловості (специфіка виробництва, унікальність та складність устаткування, багатономенклатурність, технічна складність виробленої продукції тощо) доводить неможливість ефективного впровадження бюджетування без використання програмного забезпечення, у зв’язку з чим виникає необхідність проведення комплексної автоматизації на підприємстві.

Наразі на сьогодні на вітчизняному ринку IT-технологій запропонована значна кількість відповідних програмних продуктів, тому постає актуальне питання щодо правильного та аргументованого вибору систем автоматизації управління, оскільки саме від цього залежатиме досягнення запланованого ефекту, пов’язаного із впровадженням бюджетування.

Літературний огляд. Дослідження наукової літератури (переважно, періодичних спеціалізованих видань) показали, що питання використання автоматизованих систем управління в бюджетуванні у різних галузях економіки знаходяться під пильною увагою фахівців.

Так, окремі напрацювання з питань автоматизації бюджетування на підприємствах, зокрема проблеми вибору автоматизованих систем, а також аналіз існуючих програмних продуктів, запропонованих на ринку інформаційних технологій, знайшли своє відображення у роботах таких вітчизняних та зарубіжних науковців, як Д. Гольнєв з колективом авторів [1], М. Тарасюк [2], О. Кузьмін [3], О. Мельник [3], О. Карпов [4], О. Кулакова [5], А. Федосеев, Я. Рочкус І. Комлєва тощо. Пропозиції щодо розробки автоматизованих систем бюджетування та алгоритмів їх впровадження в діяльності господарюючих суб'єктів висвітлювалися в працях О. Карпова [4], О. Галашкіна [6], М. Генина, О. Шевчука та інших. Варто зауважити, що серед українських фахівців, у зв’язку із специфічними умовами функціонування вітчизняних підприємств та відносно невеликим терміном застосування бюджетування, це питання є ще малодослідженим, що дає підстави для подальших напрацювань з даної тематики у теоретичному та практичному напрямах, зокрема, щодо розробки засобів автоматизації виробничих та управлінських процесів в умовах впровадження бюджетування на підприємствах легкої промисловості.

Застосування сучасних автоматизованих систем функціональної підтримки бюджетування на промислових підприємствах.

Необхідність оперативного прийняття управлінських рішень вимагає у керівництва багатьох господарюючих суб'єктів створення автоматизованої системи, яка в контексті впровадження бюджетування дозволяє вирішити багато нагальних питань поточної діяльності, у тому числі:

заздалегідь планувати та отримувати інформацію про стан функціонування підприємства (як у натуральних, так і у фінансових показниках) для прийняття відповідних рішень на перспективу;

контролювати фінансові наслідки прийнятих раніше управлінських рішень;

визначати ефективність діяльності як окремої одиниці у фінансовій структурі, так і всього підприємства загалом.

Нерідко за висловом «автоматизація бюджетування» розуміють певну спеціальну програму, що здатна поєднати усі бюджети та синхронізувати їх так, щоб у підсумку отримати готовий план-факт аналіз, який полягає у співставленні запланованих у бюджеті показників із фактично отриманими, з метою виявлення відхилень та їх подальшого аналізу. Однак варто враховувати, що впровадження в діяльність автоматизованої системи бюджетування є досить повільний та трудомісткий процес (від декількох місяців до року).

В сучасних умовах на ринку засобів автоматизації виробничих та управлінських процесів користувачам пропонується декілька варіантів, які варто розглянути докладніше. До них належать:

використання в діяльності підприємства програмного забезпечення, створеного професійними компаніями-розробниками;

створення на підприємстві типових форм в Microsoft Excel (примітивні форми);

створення власної автоматизованої системи бюджетування (розробленої на підприємстві власними силами або із залученням ІТ-фахівців).

Аналіз як вітчизняних, так і зарубіжних програмних продуктів, що рекомендуються розробниками як придатні для впровадження в системі бюджетування, показав, що багато з них подібні за функціональними якостями, однак суттєво відрізняються за виробничими якостями, ступенем масштабності, рівнем захисту інформації, вартістю впровадження.

Програми для автоматизації бюджетування, створені професійними компаніями-розробниками, умовно можна класифікувати за такими критеріями:

• 1. За масштабами системи. Цей критерій показує, скільки працівників можуть працювати в системі і наскільки вони можуть бути віддалені один від одного. Такі програми можно поділити на малі (до 5 працівників), середні (від 5 до 50 працівників), великі (більше 50 працівників);
• 2. За рівнем пристосовуваності, який показує рівень налаштування під специфіку діяльності підприємства. За цим критерієм програми варто поділити на такі, що можуть пристосовуватись (гнучки), та такі, яким не притаманні ці якості.
• 3. За вартістю системи, під якою розуміють середню вартість ліцензій, що закуповуються підприємством відповідно до обраного програмного продукту. Виокремлюють три цінових діапазони вартості системи: недорогі програмні продукти (до 30 000 грн.), програмні продукти середньої вартості (від 30 000 до 180 000 грн.) та дорогі програми (більше 180 000 грн.).
• 4. За виробником. Залежно від місця створення, а також від категорії фахівців, що працювали над ними, програмні продукти слід поділити: за країною походження (вітчизняні та зарубіжні), за способом створення (придбані або власно розроблені програмні продукти (працівниками ІТ-відділу підприємства або залученими ІТ-фахівцями).

На теренах колишнього СРСР найчастіше пропонують до використання такі види програмного забезпечення [1, 2] як:

• — PROPHIX багатогалузевий програмний продукт, розроблений компанією EPS Software, призначений для складання бюджетів, управлінської та фінансової консолідованої звітності, проведення фінансового аналізу;
• — BJet розроблений компанією IIG, поєднує в собі гнучкий документообіг, створення бюджетів, контроль за їх виконанням, накопичення статистичних даних;
• — Plan Designer випускається компанією SoftProm (Москва), є досить коштовним. Гнучкий, прийнятний для масштабних підприємств, має зручні засоби графічного відображення бюджетної моделі та взаємозв'язків між бюджетами;
• — BPlan розроблений компанією ITeam з 2003 року, нескладний у застосуванні, дозволяє розробляти, аналізувати, контролювати виконання бюджетів, орієнтуючись на цільові фінансові показники компанії, рекомендований для малих підприємств;
• — «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» розроблений у 2001 році групою компаній «ІНТАЛЕВ». Його перевагою є можливість не лише автоматизації бюджетування, а й інші функції фінансового управління. Забезпечує повну інтеграцію з типовими та нетиповими конфігураціями програми «1С: Бухгалтерія», наділений функцією підтримки консолідації інформаційних ресурсів;
• — «Красный директор» випускається компанією «B-Micro» з 1997 року, є найпростішим засобом для впровадження бюджетування, містить мінімально необхідний набір функцій. Дозволяє використання проектного бюджетування;
• — «Быстрый старт. Бюджетирование» створений Cogito Management Consulting на базі Microsoft Access для виробничих, торгівельних та проектноорієнтованих підприємств. Має мінімально необхідний набір функцій та вбудованих звітів, потребує серйозного доопрацювання [1];
• — Hyperion Pillar розроблений корпорацією Hyperion, відрізняється широким функціоналом, зручностями коригування бюджетів, автоматизацією процесів, але потребує поглибленого навчання персоналу;
• — Adaytum e. Planning розроблений компанією Adaytum, є потужною системою автоматизації, однак автоматизований неповністю, що виключає можливість проведення ситуаційного аналізу;
• — «НЕФРИТ» розроблений компанією «ЦентрІнвестСофт», має недоліки: неповна автоматизація, додержання ретроградних підходів в управлінні (використання електронних таблиць Microsoft Excel);
• — Comshare MPC розроблений компанією Comshare, має високий рівень гнучкості та автоматизованості системи, допускає використання графічного матеріалу, сумісний із «1С:Бухгалтерія», внутрішніми корпоративними розробками тощо.

На українському ринку ІТ-технологій найбільш прогресивні управлінські системи, які застосовуються також і у сфері бюджетування, пропонує корпорація «Галактика». Це багатокористувацькі мережеві комплекси, що охоплюють всі розділи бухгалтерського обліку, управління складськими операціями, закупівлями, реалізацією, а також фінансовий аналіз, планування та управління ресурсами, маркетингом, рекламою, кадрами. Адаптовані програмні системи розробляються відповідно до сфер та видів діяльності і пропонуються для багатьох галузей національної економіки.

Крім цього, на вітчизняному ринку програмного забезпечення пропонують свої спеціалізовані пакети прикладних програм компанія «Диск», а саме: «ДИСК: універсальна облікова система + ФП + III І», у якому реалізовано бюджетування (створення бюджетів для окремих підрозділів і всього підприємства, контроль за виконанням бюджетів), а також ТзОВ «Програмні системи розвитку», що є розробником програмних продуктів та технологічних рішень родини «Менеджер» («Менеджер-Олігарх», «Менеджер-Інвестор», «Менеджер-Стратег», «МенеджерГроші», «Менеджер-Фінанси» та інші), які також включають модулі бюджетування у відповідних сферах. До провідних українських розробників корпоративних інформаційних систем для великих та середніх промислових підприємств належить й НПП «Інформаційні технології», який пропонує на ринку повнофункціональну ERP, MRP II систему «ІТ Підприємство», що створює умови для комплексної автоматизації діяльності усіх служб промислового підприємства, містить модуль «Фінансове та технікоекономічне планування», що охоплює у тому числі й бюджетування, однак пропонує свої послуги у більшості випадків підприємствам харчової, а також машинобудівної та приладобудівної галузей [3].

Зауважимо, що до програмного забезпечення, що дуже часто використовують українські фахівціпрактики, варто віднести розробки у середовищі «1С: Бухгалтерія», зокрема «1С:Бухгалтерія: Бюджетування», яке дозволяє створювати моделі бюджетування, складати основні бюджети підприємства, управляти грошовими потоками за затвердженими бюджетами фінансово-господарської діяльності. Варто відмітити, що це далеко не весь діапазон програмних продуктів, що пропонуються розробниками у якості засобу автоматизації системи бюджетування на підприємствах.

Недоліком впровадження розробленого промисловим способом програмного продукту є неможливість його адаптування під специфічні потреби підприємства, наслідком чого є неспроможність обраної автоматизованої системи вирішувати поставлені перед нею завдання та отримувати очікувані результати. За статистикою доробка програми неминуча і доволі часто становить більш ніж 25% функціоналу вихідної програми, що призводить до збільшення витрат внаслідок додаткового залучення ІТ-фахівців.

Ще одним варіантом автоматизації бюджетування є створення типових форм в Microsoft Excel, що дозволяє суттєво зекономити на розробці бюджетної моделі, придбанні додаткової ліцензії, технічному супроводі, залученні відповідних фахівців, тобто скоротити сукупну вартість володіння системою. На думку автора, незважаючи на ще достатнє його розповсюдження, такий варіант є недосконалим та не може відповідати вимогам сучасного господарювання, оскільки має суттєві обмеження щодо функціональності та продуктивності застосування, зокрема, в системах, що побудовані на базі Microsoft Excel, відсутній централізований накопичувач інформації, який повинен забезпечувати цілісність даних, що не дозволяє здійснювати їх аналітичну обробку. Це призводить до обмеженості засобів оцінки та прогнозування, відсутності засобів групової роботи, а також викликає труднощі при проведенні план-факт аналізу та впровадженні ковзного бюджетування.

Виокремлені недоліки стосуються випадків використання Microsoft Excel як самостійного інструменту бюджетування, але навіть у випадку застосування Excel у якості одного з інтерфейсів програмного забезпечення функціонування системи бюджетування виникають недоліки, відповідні впровадженій автоматизованій системі бюджетування на підприємствах.

Зважаючи на вищевикладене, автором пропонується третій варіант проведення автоматизації бюджетування на промислових підприємствах, в т. ч. галузі легкої промисловості, відповідно до якого відбувається створення власної розробленої автоматизованої системи бюджетування, яка наділена можливістю адаптуватись під потреби конкретного підприємства, а також дозволяє отримати певну економію у порівнянні із впровадженням готового універсального програмного продукту.

Апробація результатів дослідження. На нашу думку, процес впровадження автоматизованої системи бюджетування на підприємствах легкої промисловості повинен складатись з послідовних етапів:

• — етап 1 обґрунтування необхідності автоматизації на підприємстві (спираючись на проведений аналіз фінансово-господарської та виробничої діяльності та у відповідності до поставлених цілей). На даному етапі також здійснюється моніторинг ринку програмних засобів, вивчаються наявні пропозиції програмного продукту;
• — етап 2 вибір програмного продукту (за заздалегідь обумовленими показниками, визначеними керівництвом підприємства);
• — етап 3 придбання програмного продукту, що здійснюється двома шляхами:
  • • придбання універсального (неадаптованого) програмного продукту у компанії розробника;
  • • придбання (створення) програмного продукту, розробленого відповідно до специфіки діяльності працівниками ІТ-відділу підприємства або залученими ІТ-фахівцями;
• — етап 4 налаштування моделі бюджетування в програмному продукті. Це найзначніший етап з точки зору управління, оскільки забезпечує взаємозв'язок системи бюджетів із програмним забезпеченням;
• — етап 5 тестування автоматизованої системи бюджетування із подальшою експлуатацією. На даному етапі також відбувається навчання користувачів програмним забезпеченням з числа персоналу, а також консультації ІТ-фахівців;
• — етап 6 оцінка результатів впровадження автоматизованої системи бюджетування, перевірка їх відповідності визначеним попередньо цілям.

Водночас, при розробці рекомендованого програмного забезпечення відповідно до специфіки функціонування досліджених підприємств легкої промисловості автором були сформульовані вимоги, які повинні бути враховані при створенні програмного продукту:

• 1. Для автоматизації бюджетних процесів важливо визначити найбільш відповідну інформаційну систему, яка дозволить не тільки формувати звітність, а й проводити кваліфікований аналіз діяльності підприємства. Але розроблене програмне забезпечення повинне відповідати поставленим цілям, а вартість його розробки має бути в межах запланованих витрат.
• 2. При формуванні типових форм бюджетів потрібно дотримуватись раніше розроблених та рекомендованих до застосування стандартів, оскільки власне розроблені формати бюджетів можуть порушувати основні економічні принципи розрахунку певних показників, що призводить до ускладнень при проведенні аналізу таких звітів (бюджетів) та прийнятті відповідних управлінських рішень.
• 3. Зазвичай рекомендується спрощувати форми бюджетів (укрупняти, щоб не допускати зайвої деталізації). У випадку бюджетування на підприємствах легкої промисловості деталізація потрібна, але у розрізі асортименту виробів (тому що продукція виробляється невеликими партіями, відповідно, збільшується асортиментний перелік), а також за видами сировини та матеріалів, необхідних для виробничого процесу (оскільки виробництво продукції є процесом кропітким та матеріаловитратним).
• 4. При формуванні бюджетів має бути закладена функція попередження невідповідності лімітів за статтями, нормативів, від'ємних значень та ключових показників.
• 5. У кожному бюджеті варто розглядати інформацію лише за однією ділянкою управління.
• 6. Необхідно контролювати перелік показників для розрахунку з метою уникнення обчислення зайвих показників або дублювання обчислюваної інформації, оскільки це не дозволяє достовірно визначити якість функціонування підприємства.
• 7. При обчисленні розрахункових показників варто розробляти відповідні розрахунки-графіки.
• 8. Повинні бути чітко сформульовані відповідні бюджетні довідники.
• 9. Статті бюджетів мають бути сформульовані таким чином, щоб бути зрозумілими як для виконавців, так і для користувачів.
• 10. Всі бюджети мають бути об'єднані в систему та формуватись за принципом «ланцюгового зв’язку за відповідними показниками».
• 11. Створене програмне забезпечення повинне стати не тільки центром консолідації планової і фактичної інформації, а й джерелом отримання звітності (бюджетів) за формою, найбільш зручною для прийняття управлінських рішень.

Створене у відповідності із визначеними автором вимогами програмне забезпечення із запропонованою назвою «Бюджетування: Легка промисловість» представлятиме собою засіб для здійснення бюджетування (прогнозування), складання управлінської звітності у формі бюджетів та їх консолідацію, проведення ситуаційного та «план факт» аналізу фінансово-економічної діяльності підприємств досліджуваної галузі з метою прийняття обґрунтованих управлінських рішень та уникнення кризових ситуацій.

На відміну від існуючих на ринку програмних продуктів запропонована автоматизована система «Бюджетування: Легка промисловість» буде недорогою за вартістю, досить простою у користуванні, та легко адаптуватиметься до специфіки індивідуального промислового підприємства, зокрема, його бізнес-процесів, організаційної структури, стилю управління.

автоматизація бюджетування програмний промисловий.

Висновки

За результатами проведеного дослідження встановлено, що в умовах сьогодення важливим питанням є забезпечення стабільності функціонування вітчизняних промислових підприємств, оскільки саме представники даного сектору економіки перебувають не на кращих рейтингових позиціях. Одним з найдієвіших інструментів підтримки прийняття управлінських рішень та успішного розвитку виробничих структур, зокрема, підприємств легкої промисловості, є бюджетування, забезпечення ефективності впровадження якого неможливо без проведення комплексної автоматизації та вірного вибору відповідного програмного продукту.

Вітчизняний ринок IT-технологій пропонує великий вибір програмних продуктів, пристосованих до впровадження у бюджетуванні, однак кожне конкретне підприємство має здійснити власний обґрунтований вибір програмного забезпечення.

Одним з варіантів є впровадження програмних продуктів, розроблених великими корпораціями (як вітчизняними, так і зарубіжними), які на даний час ранжуються за вартістю, здатністю адаптуватись до специфіки діяльності, кількістю користувачів у мережі. Однак, як показує практика, більшість з таких розробок характеризується невисоким ступенем пристосування до особливостей функціонування, що потребує додаткових фінансових вкладень та залучення ІТ-фахівців.

Іншим варіантом, більш економним у використанні та досить розповсюдженим, особливо на невеликих підприємствах, є створення типових форм в Microsoft Excel. Але, на думку автора, це є безперспективним, оскільки функціонал такого програмного забезпечення є дуже низький, що обмежує формування цілісної бази даних, ускладнює обробку отриманих даних, а також перешкоджає проведенню якісного план-факт аналізу результатів діяльності господарюючих суб'єктів.

У зв’язку із вищевикладеним автором запропоновано третій варіант проведення автоматизації бюджетування на підприємствах легкої промисловості, який полягає у створенні власної розробленої автоматизованої системи у процесі поетапного її впровадження із врахуванням вимог, сформульованих відповідно до особливості функціонування обраних для дослідження виробничих структур. Крім того, використання власної розробки є більш економічно вигідним у порівнянні із впровадженням готового універсального програмного продукту.

Успішно проведена автоматизація бюджетування дозволяє суттєво підвищити ефективність виробничих процесів та забезпечити гнучкість та прозорість функціонування всієї фінансової системи підприємств досліджуваної галузі, а також дає можливість отримати додаткову економію у порівнянні із впровадженням готового універсального програмного продукту та адаптувати її під потреби конкретної виробничої структури.

Література

• 1. Гольнєв, Д. Какую программу выбрать для автоматизации бюджетирования. Независимый тест-драйв [Текст] / Д. Гольнев, О. Диков, И. Комлева, Д. Покалюхин, В. Прокопець, А. Пряхина, Е. Шлимович // Фшансовый директор. 2009. № 5. С. 72−79.
• 2. Тарасюк, М. В. Дослідження ринку інформаційних систем для автоматизації контролінгу в управлінні торговельними мережами [Текст] / М. В. Тарасюк // Вісник Чернівецького торговельно-економічного інституту. 2009. № 4. С. 266−276.
• 3. Кузьмин, О. Автоматизация бюджетирования на предприятии [Текст] / О. Кузьмин, О. Мельник // Налоговое планирование. 2005. № 9. С. 49−53.
• 4. Карпов, А. Е. Постановка и автоматизация управленческого учета [Текст] / А. Е. Карпов. М.: Результат и качество, 2008. 504 с.
• 5. Кулакова, О. Преимущества и недостатки использования MS Excel для бюджетирования [Текст] / О. Кулакова // Финансовый менеджмент и бюджетирование. 2009. № 11. С. 25−28.
• 6. Королева, Е. Обзор систем бюджетирования: Hyperion Pillar, Adaytum e. Planning и Бюджетное управления для 1С: Предприятие [Текст] / Е. Королева, А. Галашкин // Корпоративные финансы. 2002. № 1. С. 13−16.