Опція «ЕЦП і шифрування»

У діяльності сучасних організацій спостерігається стійка тенденція до впровадження безпаперових технологій обробки інформації.

Документи організації створюються, обробляються і пересилаються в електронному вигляді. Вхідні документи найчастіше також переводяться в електронну форму засобами сканування і розпізнавання тексту, або надходять вже в електронному вигляді.

Електронний документообіг істотно підвищує ефективність роботи управлінського і виробничого персоналу: прискорює процеси підготовки, узгодження, візування і затвердження документів, спрощує процедури пошуку та обробки документів, обміну ними як усередині організації, так і з зовнішніми кореспондентами / адресатами. Крім цього, відбувається значне скорочення споживання паперу та витратних матеріалів, знижуються потреби в копіювально-розмножувальної техніки і в обслуговуючому її персоналі.

Застосування електронного подання документів вимагає адекватного засоби посвідчення інформації, що міститься в документі. Таким засобом є електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог традиційного рукописного запевнення паперового документа (підписи).

На відміну від звичайного підпису, ЕЦП не тільки засвідчує особу людини, яка підписала документ, але і гарантує, що в документ після його підписання не були внесені жодні зміни.

Реєструючи вхідні документи, співробітник може ставити свій ЕЦП на файл документа, засвідчуючи його автентичність. При роботі з проектами документів, що виходять і внутрішніми документами організації, ЕЦП може застосовуватися при узгодженні, візуванні, затвердженні, реєстрації та надсилання документа адресату.

Для використання електронного цифрового підпису в системі «ДЕЛО» передбачена спеціальна опція «ЕЦП та шифрування».

Опція дозволяє підписувати цифровим способом документи, що зберігаються і обробляються в системі автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО». При необхідності, документ може бути підписаний кількома співробітниками, що дуже зручно для автоматизації процедур узгодження, візування і затвердження документів.

Будь-який співробітник, що має доступ до документа, отримує достовірну інформацію про підписи — хто і коли підписав цей документ, а також може перевірити справжність кожного підпису і переконатися, що після підписання документ не був відредагований. Процедура перевірки цифрового підпису гранично проста — достатньо один раз «клацнути» мишкою.

Опція «ЕЦП і шифрування» також надає можливість підписувати і шифрувати документи, що відправляються електронною поштою зовнішнім адресатам: філіям, дочірнім організаціям, клієнтам або партнерам. Шифрування повідомлень, переданих по зовнішніх каналах зв’язку, дозволяє гарантовано захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу — прочитання, спотворення або підміни.

У тому випадку, якщо система «ДЕЛО» встановлена?? у всіх учасників обміну інформацією, разом з документами передаються і цифрові підписи накладені на документ. Таким чином, користувачі корпоративної системи отримують можливість підписувати і поширювати по всій територіально-розподіленої організації підписані документи. При цьому, наприклад, перевірка підпису президента корпорації в видаленому філіалі виконується точно так само, як і перевірка підпису співробітника філії - один «клацання» мишкою.

Технологія роботи з опцією «ЕЦП і шифрування» .

Для кожного користувача системи «ДЕЛО», що володіє правом підпису, формується ключ, що складається з двох частин: секретної та відкритою.

Секретний ключ записується на носій: електронну таблетку Touch Memory або електронний ключ EToken, переданий особисто користувачеві. Секретний ключ може бути додатково захищений паролем користувача (на випадок втрати носія).

Секретний ключ використовується для підписання документів і для дешифрування повідомлень, що відправляються користувачем по електронній пошті. Щоб підписати файл документа або повідомлення, користувачеві досить помістити носій особистого ключа в зчитувальний пристрій комп’ютера і «клацнути» мишкою по кнопці «Підписати».

На підставі відкритого ключа формується сертифікат відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа використовується для перевірки достовірності ЕЦП.

Створення секретних ключів користувачів і їх сертифікатів здійснюються адміністратором Центру управління ключовою системою (ЦУКС), що представляє собою комплекс програмного забезпечення та пристрої запису / читання носіїв ключів, що входить в комплект поставки опції.

ЦУКС є корпоративними центром управління ключовою системою, його діяльність поширюється тільки на власну організацію, філії і дочірні організації. При необхідності, сертифікати, видані ЦУКС, можуть бути підписані і вищестоящим Засвідчуючим Центром. ЦУКС функціонує на автономному комп’ютері, в цілях безпеки не підключеному ні до якої лінії зв’язку.

Адміністрування ЦУКС не вимагає спеціальної підготовки. Вся необхідна інформація представлена в документації системи «ДІЛО».

Варіанти поставки та інсталяції опції «ЕЦП і шифрування» .

• · Опція «ЕЦП і шифрування» пропонується в 3-х різних варіантах поставки:
• · Повнофункціональна. Користувач може підписувати документи та повідомлення, шифрувати і розшифровувати повідомлення, перевіряти підписи інших користувачів. Для таких користувачів в комплект поставки опції входить апаратний пристрій зчитування секретного ключа.
• · Тільки перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Для робочих місць цих співробітників не потрібне використання апаратних засобів.
• · Віддалена перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Цей варіант доступний з версії «ДЕЛО» 8.09 і передбачає придбання сервера перевірки підпису, що дозволяє перевіряти підписи з будь-якого робочого місця системи «ДЕЛО».

Залежно від потреб замовника, можна набувати довільні комбінації варіантів Опції. Наприклад, придбати повнофункціональний варіант тільки для керівного складу, володіє правом підпису, а для решти співробітників закупити варіант «Тільки перевірка підпису».

Використовуване спеціальне програмне забезпечення.

Опція «ЕЦП і шифрування» використовує засіб криптозахисту «КріптоПро CSP», розроблене фірмою «КріптоПро» і сертифіковане ФАПСИ. Інтеграція криптографічного програмного забезпечення в систему автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» виконана компанією ЕОС, що має відповідні ліцензії ФАПСИ.