Абревіатури і графічні скорочення у документах

У офіційних документах застосовуються різні типи скорочень. Усі ці скорочення повинні відповідати вимогам, закріпленим у словниках, інструкціях, статутах, довідниках (Словник скорочень в українській мові. — К., 1988.).

У ділових документах вживаються складноскорочені слова (абревіатури), та графічні скорочення.

Скорочення у документах виправдані, оскільки вони передають ту саму кількість інформації в скороченому слові меншою кількістю знаків, ніж у відповідному словосполученні. Наприклад, абревіатура ВНЗ несе в сім разів більше інформації, ніж літера, що входить до складу співвідносного словосполучення (вищий навчальний заклад).

Другою важливою причиною вживання значної кількості скорочень у мові ділових паперів є прагнення до економії місця, зменшення обсягу документа. Вживання абревіатур пояснюється також прагненням уникати повторення кількаслівних назв (наприклад: назва організації наводиться один раз в адресі, штампі).

Отже, абревіатури та графічні скорочення є одним зі способів заощадження місця на папері, скорочення часу складання документа.

Абревіатура (від лат. скорочую) — іменник, утворений поєднанням початкових літер, звуків, частин слів, словосполучень. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в писемному мовленні. Наприклад: МВС, СБУ, СНД, міськком. В абревіатурах помітна тенденція до переходу у самостійні слова (їх можна не розшифровувати, вони і так зрозумілі). Ці скорочення почали відмінюватись, мають форму роду, пишуться, переважно, великими літерами без крапок і дефісів (дефіс вживається тільки тоді, коли до буквених приєднуються ще й числові позначення на зразок ТУ-144, ІЛ-18).

Графічні скорочення мають ту ж мету, але призначені для зорового сприйняття. Наприклад: проф. — професор, див. — дивися, та ін. — та інші, і т. д. — і так далі. Вони вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі.

Залежно від правопису та способу творення прийнято розрізняти скорочення таких типів:

• 1. Абревіатури ініціального типу (звукові, буквені), утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: МВС, СНД, неп, ДАІ, ДУМ та ін. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери (за винятком тих, котрі перетворилися на самостійні слова, наприклад, загс, вуз, неп).
• 2. Складноскорочені слова змішаного типу, які складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони за змішаним способом: міськвно, райвно, КамАЗ.
• 3. Складноскорочені слова складного типу (складові абревіатури), наприклад: радгосп, виконком, страйком; запчастини, ощадкаса, будматеріали; завкафедрою, завскладом.
• 4. Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, ФІФА, ЮНЕСКО, ФІАТ, напалм (згущене рідке паливо, що використовується у запалювальних авіабомбах, ракетах) та ін.
• 5. Графічні скорочення, які використовуються на позначення посад, географічних понять, відрізків часу, кількісних визначень, назв міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів і т.п. Вони мають інші правила творення і оформлення:
  • а) після скорочення обов’язково ставиться крапка (крім випадків, коли наявна остання літера: р-н), наприклад: м. (місто), с. (село); обл. і т.п. Стандартні скорочення метричних мір пишуться без крапки після скорочення: м — метр, мм — міліметр, см — сантиметр, дм — дециметр, км — кілометр;
  • б) зберігається написання великої і малої літер, дефісів, що були у повній назві: півн.-сх., Півн.-Крим. канал, див., акад.

Слова " оскільки", «таким чином», «тому що», «так званий» не повинні скорочуватись у документах.

Назви наукових ступенів, звань, номенклатурні назви скорочуються безпосередньо тільки перед або після власної назви: доц. Петренко В.І., інж. Захаров С. К, м. Запоріжжя;

• в) використовується повторення початкових літер: тт, рр.;
• г) дробове написання: п/с (поштова скринька), р/р (розрахунковий рахунок), а/с (абонентська скринька), н/р (навчальний рік);
• д) не скорочуються слова на голосну (крім початкової): укр. — український, пор. — порівняльний, о. — острів;
• е) слово скорочується до першого або до останнього приголосного у складі. При збігові двох і більше різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного: мід., мідн. (мідний), висот., висотн. (висотний).

Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватись таких вимог:

• 1. Скорочення повинне бути зрозумілим і легко розгортатися у повну назву. Тому бажано використовувати стандартні скорочення типу: ВВС — відділ внутрішніх справ, р-н — район, обл. — область.
• 2. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові. Наприклад: МТС (Московський театр сатири — міська телефонна станція) — невдале скорочення. Саме для того, щоб уникнути збігу, існують дві різні абревіатури: ДонНУ (Донецький національний університет), ДНУ (Дніпропетровський національний університет).
• 3. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті. Наприклад, скорочуючи слово юридичний формою юр., а другий раз юрид., ми порушуємо однотипність і однозначність документа.
• 4. Скорочення, які є назвами установ, підприємств, організацій, а також марок виробів та ін. повинні писатися з великої літери: Мінвуглепром, Міносвіти, ТУ-15, ВАЗ-69.

Якщо цифра стоїть після букв, вона поєднується через дефіс, якщо цифри перед буквами, тоді скорочене слово пишеться разом (Таурас 736Д): у марках матеріалів цифрові значки й буквені скорочення пишуться завжди разом (сталь Б2, алюмінієвий сплав АЛ5).

• 5. Слово " рік" скорочується тільки при цифрах, залишаючи одну літеру р. (крапка обов’язкова), після кількох дат ставлять дві літери рр. (між ними крапка не ставиться): 1992р., 1997 — 1998 рр.
• 6. Навчальний і фінансові роки пишуться через похилу риску, перший з двох пишеться повністю, другий скорочується на дві цифри, слово рік в цьому випадку пишеться в однині: у 1974/75 навчальному році.
• 7. Знаки №,

, % у тексті ставлять тільки перед цифрами, причому у множині вони не подвоюються, наприклад: № 16,

• 7, 10, 17, 50−60%.
• 8. При посиланні у тексті на сторінки, малюнки, рисунки, креслення, таблиці, їх слід використовувати, якщо вони стоять при цифрах, наприклад: с. 8, мал. 4, таб.5. Знак № у таких випадках не ставиться.
• 9. Скорочення типу P.S. (пізніше написане), Р.P.S. не можна використовувати у офіційних документах, оскільки після підпису не дозволяється щось дописувати. Це властиво тільки приватній кореспонденції.

Абревіатури і графічні скорочення слід вживати у ділових паперах обережно, тобто необхідно використовувати загальновідомі скорочення, щоб у тексті не виникло двозначного розуміння слів.