Автоматизація роботи кадрової служби

Одним з головних способів підвищення продуктивності роботи співробітників і ефективності діяльності організації в цілому полягає в зменшенні часу, який витрачатися непродуктивно у пошуках потрібної інформації, а також на роботу із застарілими або помилковими даними. Фактично, чим більше організація і чим більше кількість підрозділів вона має, тим більше насущною для неї є проблема забезпечення ефективних засобів комунікацій.

Практично будь-який підрозділ у межах організації має справу з величезною кількістю інформації. Своєчасний і швидкий доступ до неї є критичним для підвищення продуктивності роботи співробітників. Інформаційні системи створюють для підрозділів централізоване сховище інформації, що забезпечує уніфікований доступ до них всіх співробітників, дає засоби для створення систем календарного планування і автоматизації вертикальних ділових процесів на рівні відділу.

Наприклад, канцелярія може використовувати бази даних для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції, контролю виконання документів, ведення електронних архівів тощо.

Відділ кадрів зможе використовувати їх для ведення електронної картотеки співробітників, автоматизації процедур підбору кадрів і прийому на роботу, сповіщення співробітників про внутрішньо корпоративні правила і процедури.

Існуюча традиційна система обміну інформацією і документами між підрозділами організації не забезпечує достатнього ступеня надійності і оперативності. Обмін діловою інформацією між такими підрозділами, як канцелярія, секретаріати керівників, відділи збуту, транспортні і інші виробничі відділи, бухгалтерія, є вузьким місцем ділових процесів. Ситуація посилюється у разі територіальної розкиданості підрозділів.

Корпоративна інформаційна система може зруйнувати бар'єри, що існують між підрозділами через їх функціональну спеціалізацію або територіальну розкиданість. На рівні організації в цілому за допомогою інформаційних систем можливо вирішувати весь спектр завдань автоматизації - забезпечення обміну інформацією, корпоративні сховища документів і знань, автоматизація горизонтальних ділових процесів.

Інформаційні системи на рівні розширеної організації: зв’язок з діловими партнерами, клієнтами і постачальниками.

Для більшості підприємств характерна автоматизація лише окремих облікових операцій. Як правило, немає комплексного використання обчислювальної техніки і програмного забезпечення як інструменту, що дозволяє вирішувати завдання в сфері управління персоналом. Вже зараз ми часто стикаємося з тим, що питання найму, розвитку, навчання, мотивації персоналу, оцінки продуктивності праці співробітників стають пріоритетними і вимагають швидкого рішення. Підвищується статус кадрового підрозділу підприємства, він бере участь у виробленні стратегії і тактики розвитку компанії, а отже, потребує нового ефективного інструменту управління, що дозволяє вирішувати нові завдання.

Розробка систем автоматизації облікових кадрових функцій, включає такі завдання:

• · облік і зберігання первинних документів, що входять в особову справу;
• · формування, проведення і зберігання наказів щодо особового складу;
• · підготовка і надання статистичних та інших звітів;
• · зберігання копій наказів з основній діяльності;
• · можливість отримання повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співробітників;
• · настроюваність системи на структуру підприємства, розробку звітної документації.

Автоматизовані системи кадрового обліку, що створюються фірмами, розробниками програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю кадровиків.

Існує багато різних програмних продуктів, які використовуються для автоматизації кадрової роботи. Розглянемо деякі з них.

Автоматизована програма «Фараон», яка дозволяє вести облік будь-яких кадрових операцій, автоматизує діловодство, а також допомагає планувати кадрову роботу. Головними особливостями програми кадри «Фараон» є її наочність і гнучкість.

Програма кадри «Фараон» дозволяє [60]:

— Ефективно організувати роботу.

— Розвинути цілісне уявлення про компанію.

— Оперативно вирішувати поставлені завдання.

— Використовувати сучасні комп’ютерні технології.

— Легко отримувати будь-яку інформацію про персонал.

— Вести діловодство згідно законодавству.

Програма кадри «Фараон» представляє організаційну структуру компанії у вигляді ієрархічного «дерева», що відображає вкладеність підрозділів і посад. Графічне представлення організаційної структури зручне тим, що дає можливість легко виконувати складні структурні перетворення. Наприклад, у разі поглинання одного підрозділу іншим, можна просто мишкою «перетягнути» один підрозділ усередину іншого. При цьому автоматично створиться наказ, зміниться штатний розклад, а також внесуться відповідні зміни в особові справи всіх співробітників даних підрозділів.

Програма кадри «Фараон» веде облік працівників наступних категорій :

• — Кандидати на роботу
• — Позаштатні співробітники
• — Штатні співробітники
• — Тимчасово непрацюючі співробітники (у декретних відпустках тощо)
• — Звільнені співробітники [60].

Поняття особової справи включає анкету співробітника і набір додаткових форм. Анкета співробітника побудована в точній відповідності з уніфікованою формою і при необхідності виводиться в Word для розпечатування. Програма кадри «Фараон» автоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Для універсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизацію наступних операцій:

прийом на роботу, переведення, звільнення, чергова відпустка, відпустка без збереження заробітку, відпустка по вагітності і пологам, відпустка по догляду за дитиною, лікарняний лист, відрядження, підвищення кваліфікації, професійна перепідготовка, зміна заробітної плати, зміна ПІБ, заохочення, атестація.

При цьому в програмі кадри «Фараон» передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операцій відповідно до принципів управління персоналом організації.

Діловодство. Програма кадри «Фараон» автоматично створює різні кадрові документи. Тексти документів виводяться в Word. Кожен документ створюється за шаблоном, який автоматично заповнюється Фараоном. Використовуючи Word, можна змінювати шаблони або створювати нові, а також редагувати текст документів, що виходять.

У Фараонові передбачено створення документів наступних типів [60]:

— Розпорядливі документи (накази, службові записки …).

• — Інформаційно-довідкові документи (довідки, контракти, вітальні листівки, листи, конверти …)
• — Організаційні документи (посадові інструкції, описи підрозділів …).

Програма кадри «Фараон» виводить наступні уніфіковані кадрові документи:

Форма «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу» .

Форма «Особиста картка працівника» .

Форма «Штатний розпис» .

Форма «Облікова картка науково-педагогічного працівника» .

Форма «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу» .

Форма «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам» .

Форма «Графік відпусток» .

Форма «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками» .

Форма «Наказ (розпорядження) про напрям працівників у відрядження» .

Форма «Посвідчення про відрядження» .

Форма «Службове завдання для напряму у відрядження і звіт про його виконання» .

Форма «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників» .

Форма «Табель обліку використання робочого часу» .

Форма «Записка-розрахунок про надання відпустки працівникові» .

Форма «Записка-розрахунок при звільненні» .

Форма «Акт про прийом робіт, виконаних за терміновим трудовим договором» .

При необхідності програма кадрів «Фараон» дозволяє створити шаблони будь-яких інших документів, потрібних законодавством або внутрішніми положеннями організації.

Таким чином, програма кадрів «Фараон» надає багато можливостей для автоматизації роботи кадрової служби. Розглянемо як приклад ще одну автоматизовану інформаційну систему.

Російський програмний продукт «Радость КАДРОВИКА» призначена для управління персоналом середніх і великих підприємств, з використанням передових інформаційних технологій, що знаходять все більш широке застосування в процесі організації сучасного бізнесу.

«Радость КАДРОВИКА» призначена для полегшення трудовій діяльності працівників відділу кадрів, прискорення процесу пошуку необхідної інформації, впорядковування зберігання даних і отримання необхідних вихідних форм. Система надає працівникам відділу кадрів наступні можливості [61]:

• · Ведення особової картки працівника, що включає службові дані і практично будь-які додаткові відомості.
• · Оперативний доступ до інформації про кадровий склад підприємства.
• · Отримання відомостей про всі призначення працівника в межах підприємства, а також про всі накази, що стосуються цієї людини.
• · Підготовка і видання наказів.
• · Зміна штатного розкладу підприємства, отримання інформації про ставки, вакансії, заштатниках і про зайняті посади.
• · Швидке отримання і видача стандартних довідок, призначених для надання в різні інстанції.
• · Підготовка аналітичних даних, отримання стандартних форм звітності і різного виду документів, найчастіше використовуваних в роботі, як по встановленій (типовий) формі, так і в запитальному режимі, тобто у формі, довільно складеній працівником відділу, з можливістю її збереження для повторного використання.

Слід зазначити основні переваги при експлуатації системи «РАДОСТЬ КАДРОВИКА» на підприємстві [61]:

• · Підтримка строгої технології при роботі з кадрами, відстежування відповідності інформації про працівника з штатним розкладом.
• · При зміні тарифних ставок або при індексації окладів можливе проведення швидкої переіндексації, що істотно знижує витрати часу на внесення необхідних змін.
• · Усі необхідні відомості зберігаються в єдиній інформаційній базі, що забезпечує оперативний доступ до необхідних відомостей з декількох робочих місць і паралельну роботу декількох чоловік у системі.
• · Програмний комплекс «Радость кадровика» ефективний як для крупних підприємств з великою чисельністю співробітників, так і для невеликих організацій будь-яких форм бізнесу і галузей.
• · Система максимально функціональна і зручна в експлуатації. У стандартне постачання включені практично всі необхідні для роботи модулі.
• · На відміну від стандартних систем, що вимагають після установки обов’язкових додаткових настройок для забезпечення ефективної роботи, ПК «Радість кадровика» відразу готовий до роботи «в повному обсязі».
• · При необхідності можливе підключення інформації з систем обліку робочого часу
• · Могутня звітна система дозволяє готувати практично будь-яку інформацію з персоналу в будь-яких розрізах

Дуже важливим моментом в організації діяльності кадрової служби є відповідність нормативним стандартам при оформленні документації. Тому слід звернути особливу увагу на ті автоматизовані системи, які направлені на підтримання норм українського законодавства.

Як універсальну систему автоматизації, прилаштовану до українського законодавства, можна розглядати систему кадрового діловодства.

«Кадри» [5, с. 29] компанії «Електронні Офісні Системи».

Система «Кадри» призначена для автоматизації наступних.

функцій [5] :

• 1. Ведення штатного розкладу.
• 2. Ведення особистих карток працівників.
• 3. Ведення наказів щодо особового складу.
• 4. Ведення картотеки відряджень.
• 5. Ведення карток кандидатів на заміщення вакантних посад.
• 6. Пошук особистих карток працівників по різних критеріях.
• 7. Ведення табеля обліку використання робочого часу.
• 8. Формування звітів і довідок.
• 9. Завантаження даних із зовнішніх файлів.
• 10. Перерахунок окладів працівників.
• 11. Протоколювання дій користувачів у системі.

Як можна побачити система перекриває практично всі завдання, з якими стикається фахівець служби управління персоналом в процесі роботи.

Крім того система має вбудовану мову програмування, що дозволяє реалізовувати завдання, відмінні від типових, закладених в програму розробником.

Для організації інтергації кадрової служби з іншими підрозділами компанії, а також для організації видаленої роботи офісів (наприклад, зв’язок через Інтернет) більш підійде вирішення «1С: Зарплата і Управління Персоналом».

Програма «1С: Зарплата і кадри» є компонентом «1С: Облік» системи «1С: Підприємство» з типовою конфігурацією Зарплата і кадри для України, налаштовану на розрахунок заробітної плати і облік персоналу.

Компонент «Розрахунок» призначений для автоматизації періодичних розрахункових операцій. Сфери застосування компоненту: розрахунок заробітної плати, облік кадрів, облік акцій і розрахунок дивідендів, облік житлового фонду і розрахунок квартплати та ін. і може бути використаний як автономно, так і спільно з іншими компонентами системи «1С: Підприємство» .

У конфігурації, призначеній для розрахунку заробітної плати і кадрового обліку, компоненту «Розрахунок» може використовуватися як на госпрозрахункових підприємствах, так і в організаціях з бюджетним фінансуванням.

Типова конфігурація дозволяє здійснювати [63] :

• · розрахунок заробітної плати по почасовій і відрядній формі;
• · введення і розрахунок лікарняних листів і відпусток різного типу;
• · введення разових і довгострокових доплат;
• · оформлення наказів про виплату премії як по підрозділах, так і окремим співробітникам;
• · перерахунки «заднім числом» ;
• · розрахунок різноманітних доплат від доплати до окладу, ведення штатного розкладу підприємства;
• · отримання стандартних звітів і форм для надання в податкові органи;
• · міжрозрахункові виплати, повна або часткова виплата заробітної плати, виплата всіх заборгованостей по заробітній платі;
• · депонування сум, не виданих по платіжних відомостях;
• · облік боргів по заробітній платі;
• · оформлення наказів про прийом на роботу, просуванні по службі, звільненні з розрахунком компенсацій відпустки і вихідної допомоги і багато що інше.

У програмі передбачена можливість формування різноманітних звітів: зведення по нарахуваннях і утриманнях, розрахункові листки, розрахунково-платіжна відомість, платіжна відомість для отримання грошей через касу, витратні касові ордери, податкова картка, довідка про доходи тощо.

Програма володіє широкими можливостями по зв’язку з іншими програмами: обмін даними з іншим системами через файли .txt або .DBF, а також на основі сучасних засобів інтеграції: OLE, OLE Automation і DDE. Є можливість автоматичного формування проводок для «1С: Бухгалтерія|» .

У мережевій версії і версії для SQL багатокористувальний режим забезпечує наступні можливості: одночасна робота декількох користувачів з однією інформаційною базою, автоматичне оновлення інформації на екрані при зміні її іншими користувачами, моніторинг роботи користувачів, захист від змін редагованих об'єктів.

Призначена для трьох користувачів версія «1С: Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри» є повним функціональним аналогом відповідної мережевої версії. Єдиною відмінністю є обмеження кількості одночасно працюючих користувачів з однією інформаційною базою в режимі запуску «1С: Підприємство» .

У комплект програми входить [63] :

• · документація (керівництво користувача, керівництво по установці і запуску, опис конфігурації, опис вбудованої мови і ін.);
• · дискети з релізом програми і конфігурації Зарплата і кадри для України;
• · ключ апаратного захисту (HASP|);
• · реєстраційна картка.

Конфігурація «1С:Зарплата і Кадри для України» розроблена на основі компоненти «Розрахунок» системи «1С: Підприємство» версії 7.7 і призначена для розрахунку заробітної плати і ведення кадрового обліку на підприємствах будь-якої форми власності і типу фінансування відповідно до законодавства України.

Конфігурація містить необхідний набір довідників для введення і зберігання інформації, набір документів, реєструючих ті або інші господарські операції, алгоритми розрахунків, набір різних звітів і інших допоміжних засобів управління даними.

Основними можливостями конфігурації є [62]:

• · автоматизація розрахунку нарахувань і утримань по будь-яких алгоритмах;
• · проведення розрахунків заднім числом;
• · формування розрахункових листків будь-якого вигляду;
• · розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань (бригадних, відрядних нарядів тощо);
• · формування платіжних відомостей з|із| впорядковуванням інформації по підрозділах і друком типових форм;
• · розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на підставі даних за минулі розрахункові періоди;
• · ведення штатного розкладу підприємства;
• · розподіл завдання введення початкової інформації між кадровиком і розраховувачем;
• · реєстрація кадрових переміщень співробітників;
• · формування різноманітних спеціалізованих звітів (виконавчі листи, відпустки тощо);
• · формування регламентованих звітів в податкові органи і фонди;
• · автоматичне формування і передача проводок в «1С:Бухгалтерію» .

Конфігурація «Зарплата і Кадри для України» поставляється з|із| програмними продуктами:

• · 1С: зарплата і Кадри 7.7 ПРОФ;
• · 1С: Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри мережева версія для 3-х користувачів;
• · 1С: Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри мережева версія;
• · 1С: Підприємство 7.7 для SQL. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри;
• · 1С: Підприємство 7.7 + MS SQL Server 7.0. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри (5 користувачів) CD.

Однією з цікавих інформаційних систем автоматизації кадрової служби, яка використовується з урахуванням законодавства України, є автоматизована система «Кадри Плюс Україна 4.1.8.2 », що розроблена компанією «ЕндіСофт» [ http://andysoftware.com/ru/kp/]. Вона має наступні можливості [62]:

• — Можливість ведення від 1-ої до будь-якої кількості організацій. Пошук співробітників по організаціях з можливістю переходу.
• — Структурована система організації. Зручний механізм введення структури організації дозволяє створювати дерево груп і посад. Будь-яка кількість рівнів ієрархії дозволяє ввести організацію будь-якої складності.
• — Класифікатор посад. У програму включений класифікатор всіх посад в 4-х відмінках відміни (для звітів і шаблонів).
• — Ведення бази даних співробітників, що працюють за трудовими договорами. У програмі передбачений механізм ведення особових карток співробітників, з вказівкою всіх відомостей, включаючи інформацію про дітей і соціальні пільги. Можливість формування особової картки співробітника формою П-2. Різні режими, такі як «звільнений», «архів», «сумісник» і «кадровий резерв», дозволяють фільтрувати список співробітників.
• — http://andysoftware.com/ru/kpu/screen.htmВедення бази даних співробітників, що працюють за договорами цивільно-правового характеру. Можливість ведення бази даних з вказівкою відомостей про договори. Контроль за термінами виконання.
• — Автоматична підготовка наказів. Формування наказів по формах П-1, П-3, П-4, штатного розкладу, штатної книги і графіку відпусток. Автоматичне складання заяв на прийом, переведення, звільнення, відпустку співробітників.
• — Облік робочого часу співробітників і друк табелів. Ведення обліку робочого часу, з умовними позначеннями і кодами, затвердженими законодавчими актами України. Можливість друку табелів формою П-5, а також за формою програми з детальним підрахунком кількості відпрацьованого часу і днів по різних кодах. Підсумковий підрахунок по різних кодах. Облік виробничого календаря України.
• — http://andysoftware.com/ru/kpu/screen.htmОблік руху співробітників і ведення кадрової статистики. Повні відомості про прийом на роботу, переведення на інші посади, звільнення, атестації, відрядження, професійні перепідготовки, заохочення і покарання, відпустки, лікарняні, надання звань/розрядів, підвищення кваліфікації. Зміни в табелях співробітників, формування звітів і побудова графіків на основі цих даних. Можливість пошуку відомостей в базі даних за певний період.
• — Журнал документів. Ведення загального журналу документів, з можливістю як автоматичного додавання всіх кадрових документів, сформованих в програмі, так і ручного додавання будь-яких документів. Зручна навігація і пошук документів по співробітниках. Ведення особового журналу документів кожного співробітника, з можливостями, аналогічними загальному.
• — Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів. Ведення книги обліку з автоматичним скануванням інформації про прийом і звільнення співробітників. Можливість друку. Ведення трудових книжок.
• — Розрахунок стажу. Можливість введення будь-якої кількості періодів роботи для підрахунку стажу. Декілька видів стажу. Можливість додавання будь-яких видів стажу. Вивід на друк.
• — http://andysoftware.com/ru/kpu/screen.htmФормування стандартних звітів. У програму вбудовано декілька простих звітів і більше 50 додаткових. Всі вказані звіти можна фільтрувати по групах і посадах, а також використовувати як фільтр додаткові відомості про співробітника.
• — Створення своїх звітів. Розроблена зручна форма для створення звіту, яка автоматично генерує SQL-запрос до баз даних. Можливість збереження і завантаження створених звітів.
• — Експорт звітів. Всі звіти виводяться у формі для звітів, передбаченій в програмі, але також експортуються в популярні формати: xls, rtf, xml, htm.
• — Експорт відомостей про співробітників. Будь-які відомості про співробітників експортуються в xls-формат. Зручна форма вибору відомостей.
• — Завантаження з xls-файла списку співробітників і структури організації. Програма містить функцію експорту списку співробітників і структури організації з xls-файла. У комплекті є зразковий список співробітників і структури.
• — http://andysoftware.com/ru/kpu/screen.htmПідтримка шаблонів документів. Створення своїх шаблонів для зв’язку з документами типу doc, docx, xls, xlsx. Можна легко виводити будь-які відомості про співробітників в затверджених організацією документи (накази, службові документи та інші). Шаблони підтримуються у вікні списку співробітників. На основі шаблону в документи може бути виведена практично будь-яка інформація, що міститься в особовій картці співробітника, а також інформація про кадрові рухи співробітників.
• — Шаблони типових бланків. У комплекті з програмою йдуть шаблони і бланки найбільш кадрових документів, що часто зустрічаються, такі як: автобіографія, акт узгодження, акт про розслідування, анкети працівників, доповідна записка, журнал узгодження, пояснювальна записка, документи для атестації та інші.
• — Додаткові функції. Розрахунок щорічної оплачуваної відпустки з обліком, якщо співробітник брав відпустки без збереження заробітної плати; розрахунок інших відпусток; розрахунок кількості днів для компенсації при звільненні або утримання у випадку, якщо співробітник брав відпустку і звільняється раніше закінчення робочого року; нагадування про дні народження і терміни закінчення трудових договорів.
• — Мережеві можливості. Програма може працювати в режимі клієнт-сервер. У програмі передбачений механізм авторизації користувачів. 4 типи прав доступу, які дозволяють як проглядати дані в програмі, так і змінювати їх. Кожен користувач може мати доступ до певного списку організацій.
• — Онлайн функції. Перевірка нових версій програми і, у разі потреби, можливість автоматичного оновлення. Оновлення виходять 1−2 рази на місяць і містять корисні зміни і доповнення.
• — Робота з базами даних. Функціональні можливості по переиндексации, архівації, очищенню баз даних [62].

Форми, позначення і коди, які використовуються у програмі, затверджені наказом Міністерства Статистики України № 253 від 09.10.2005.

Таким чином, впровадження на підприємстві автоматизованих систем управління персоналом є перспективним і необхідним кроком в світлі динамічного розвитку компанії. Можливості подібних систем виходять далеко за межі «настільних» баз даних і систем підготовки документації. Правильно спроектована система управління персоналом стає невід`ємною частиною глобальної системи автоматизації підприємства, інтегруючи всі підрозділи компанії, та є тим, що дозволяє мінімізувати тимчасові, матеріальні і інтелектуальні ресурси при організації взаємодії як працівників усередині відділу, так і цілих підрозділів.