Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів

Реквізит 07 — найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується за повним.

Реквізит 10 — назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку і має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Датування документів — один з основних реквізитів документа, який забезпечує йому юридичну силу. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата його затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифрами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять дані фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2000 р.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

Обов’язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Дата підписання разом з індексом проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години й хвилини.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання і зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які, відповідно до завдань пошуку, можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу розміщуються в такій послідовності: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/02−15/55 або 21/77/59.

Адресування документів. Реквізит адресата проставляється, як правило, на вихідних документах. На внутрішніх документах цей реквізит проставляється, якщо документ призначений для передачі керівництву (заява, доповідна записка).

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту (прізвище, ініціали) У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (прізвище, ініціали) У реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат вказується узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсипку й на кожному документі зазначається лише один адресат. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису даних про адресу зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентом. Якщо документ надсилається громадянину, то спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Гриф затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «Затверджую», посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України ___________.

ініціали, прізвище.

(підпис) Дата Якщо документ затверджується розпорядчим актом, то на ньому зазначається гриф за такою формою:

Затверджено Наказ Міністерства фінансів України 20.05.02 № 15.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Перелік документів, які потребують грифа «Затверджую», визначається організацією на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 2).

Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, але за умови, що в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Але на документі повинно бути не більше однієї резолюції, крім випадків, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця недостатньо, її можна проставляти у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов’язково роблять такі помітки:

• * про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);
• * про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К» ;
• * про виконання документа й направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова «До справи» й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад:

До справи № 04/24.

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 10.06.02 (посада, ініціали, прізвище) Відмітка «До справи» свідчить:

• * про те, що робота над документом завершена;
• * про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесений на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Відмітка про виконавця. Кожний документ повинен мати відмітку про прізвище та номер службового телефону виконавця, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 224 50 70.

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери й прізвище, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Хоменко 444 18 61 ВП 5 12.01.02.

Оформлення додатків до документів. Додатки доповнюють, пояснюють окремі частини документа або документ у цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів бувають трьох видів:

• 1) що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
• 2) що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
• 3) що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають усі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

" Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою, зазначеною в Додатку 1″ .

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер, яка робиться на верхньому правому полі першого його аркуша, наприклад:

Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 30.05.02 № 17.

За наявності кількох додатків на них зазначаються номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

* якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням, наприклад:

Додаток: 1. Інструкція з діловодства на 10 арк., у 3 прим.

• 2. Відгук на проект інструкції на 4 арк., у 2 прим.;
• * якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. На самих додатках у правому верхньому куті пишеться слово «Додатки», номер додатка (якщо їх кілька), назва, дата й номер основного документа.

Текст — головний елемент документа. Підготовка текстової частини — одна з найважливіших операцій у документуванні. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих з певного питання документів. Його текст може бути оформлений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових, документах з матеріально-технічного постачання й збуту тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників установ. За зміст документа, який візується кількома особами, відповідальність несуть однаковою мірою всі ці особи.

У тексті документа, підготовленого іншими організаціями чи на основі виданих раніше документів, вказують їх реквізити:

• * назву документа;
• * назву організації — автора документа;
• * дату;
• * реєстраційний номер;
• * заголовок до тексту.

Якщо в тексті міститься кілька рішень, висновків тощо, то його потрібно розбити на розділи, пункти і пронумерувати арабськими цифрами.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст подають від третьої особи (постановляє, вирішив).

Текст протоколу подається від третьої особи множини (слухали, виступили, ухвалили).

У документах, що встановлюють права та обов’язки організацій, їхніх структурних підрозділів (положення, інструкції), а також тих, що вміщують опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу від третьої особи однини чи множини (відділ виконує функції, комісія постановила).

У листах використовуються такі форми викладу:

• * від першої особи множини («Просимо направити», «Направляємо на розгляд»);
• * від першої особи однини («Вважаю за необхідне», «Прошу виділити»);
• * від третьої особи однини («Міністерство не заперечує», «Академія управління вважає можливим»).

Постійна інформація може бути оформлена у вигляді трафаретного тексту, наприклад тексту довідки про заробітну плату робітника.

Підпис — обов’язковий реквізит службового документа. Він складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Документи підписують посадові особи установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Начальник Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (тдпж) (ініціали, прізвище) В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником відповідно до їхніх повноважень.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Коли документ надсилається одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора, а на місця розсилаються засвідчені копії.

Документи підписуються, як правило, однією особою, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) — двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту (підпис) (ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище) Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться машинописним способом або на ПК, наприклад, «в. о.», «заст.»).

Не допускається підписання документа з прийменником «за» або поставлення скісної риски перед найменуванням посади.

Печатка. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 1).

Печатка (негербова), яка відтворює найменування відповідної установи, її структурного підрозділу, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Погодження документів. Візи. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в установі (зі структурними підрозділами) посадовими особами, які відповідно до її компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа, — внутрішнє, так і за її межами — зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник відділу постачання (підпис) (ініціали, прізвище) Дата Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству й візують на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа й включає в себе слово «Погоджено», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО Заступник міністра економіки України.

(підпис) (ініціали, прізвище) Дата Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії.

Дата.

№____.

У разі коли зміст документа стосується більш ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади Найменування посади.

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище) Дата Дата Відмітка про засвідчення копії. Засвідчують копію документа для надання їй юридичної сили. Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори й приватних нотаріусів). Під час вирішення питання про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Копія документа виготовляється рукописним і машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Засвідчення документа складається зі слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії й проставляється нижче реквізиту «Підпис», наприклад:

Згідно.

Інспектор відділу кадрів.

(підпис) (ініціали, прізвище) Дата На копіях виданих документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс Начальник відділу.

(підпис) (ініціали, прізвище) Згідно.

Інспектор відділу кадрів.

(підпис) (ініціали, прізвище) Дата Також на копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців: напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Зразок 1.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка.

• 1. Акти (прийому, закінчених об'єктів будівництва, обладнання, виконання робіт: списання, експертиза тощо).
• 2. Аркуші погодження нормативно-правових актів.
• 3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
• 4. Довідки (лімітні: про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; нараховану й належну зарплату тощо).
• 5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
• 6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).
• 7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
• 8. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).
• 9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
• 10. Зразки й відбитки печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
• 11. Посвідчення про відрядження.
• 12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництв нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
• 13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
• 14. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями).
• 15. Протоколи (погодження планів поставок).
• 16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
• 17. Специфікації (виробів, продукції тощо).
• 18. Статути державних підприємств (об'єднань).
• 19. Титульні списки.
• 20. Штатні розписи.

Зразок 2.

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню.

• 1. Акти (перевірок, ревізій, прийому закінчених об'єктів будівництва, списання, експертизи, передачі справ, ліквідації установ).
• 2. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
• 3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні тощо).
• 4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготовку та освоєння виробництва нової продукції, на капітальне будівництво тощо).
• 5. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників тощо).
• 6. Переліки (посад працівників з нормованим робочим днем, типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).
• 7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних робіт; упровадження нової техніки, кооперативних поставок продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).
• 8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
• 9. Розцінки на здійснення робіт.
• 10. Статути державних підприємств (об'єднань).
• 11. Структура й штатна чисельність.
• 12. Форми уніфікованих документів.
• 13. Штатні розписи.

Контрольні питання.

• 1. Назвіть основні реквізити документа.
• 2. Опишіть основні випадки адресування документа.
• 3. Вкажіть, як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документа.
• 4. Перелічіть основні вимоги до тексту документів.
• 5. Перелічіть основні позначки на документах.